Mottakere i henhold til liste Vår dato 29.11.2017 Deres dato Vår referanse 17/00608-116 Deres referanse Saksbehandler: Morten Andreas Østerholt Meddelelsesbrev Reisebyrå Statens innkjøpssenter viser til konkurransegrunnlaget og kunngjøringen av konkurransen, og til deres tilbud. Vi takker for interessen dere har vist og ressursene dere har brukt på å utarbeide tilbud og delta i konkurransen. Ved tilbudsfristens utløp var det registrert fem (5) tilbud. Ingen leverandør ble avvist fra konkurransen. Samtlige leverandører har tilfredsstilt alle minimumskrav uten forbehold. Vi har besluttet å tildele statlige fellesavtaler for reisebyråtjenester til følgende to selskaper: 1. Egencia Norge AS, beste tilbud 2. G Travel Norge AS, nest beste tilbud De valgte leverandørene er funnet kvalifiserte. Innlevert dokumentasjon er i tråd med punktene 3.7 «Skatteattest», 4 «Krav om utfylling av ESPD» og 5 «Kvalifikasjonskrav» i konkurransegrunnlaget. Leverandørens andel av kontraktsverdien og fordeling av oppdragsgivere vil bli gjennomført i henhold til punkt 3.3 «Fordelingsnøkkel» i konkurransegrunnlaget. Tilbud om møter for tilbakemeldinger Vi ønsker å bidra til leverandørutvikling, og vi er opptatt av å evaluere anskaffelsesprosessen. Vi ønsker derfor å invitere den enkelte leverandør til et møte kort tid etter mottakelse av meddelelsesbrevet. Beskrivelse av evalueringen Vi har evaluert tilbudene utfra det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier: «Pris» 50%, «Kvalitet på elektronisk selvbestillingsportal» 25% og «Kvalitet på øvrige reisebyråtjenester» 25%. Ved evaluering av tilbudene er det benyttet relativ poengmodell. For hvert tildelingskriterium er det gitt en poengscore mellom 0-10, hvor 0 er dårligst og 10 er best. Tildelingskriteriene og krav til dokumentasjon er nærmere beskrevet i konkurransegrunnlagets punkt 6.1. Evalueringsmodellen er beskrevet i konkurransegrunnlagets punkt 6.2. Direktoratet for forvaltning og ikt Besøksadresse Oslo: Besøksadresse Leikanger: Postboks 8115 Dep, 0032 Oslo 22 45 10 00 Grev Wedels plass 9 Skrivarvegen 2 Org.nr: NO 991 825 827 postmottak@difi.no 0151 Oslo 6863 Leikanger www.difi.no
Leverandørenes besvarelser og løsningsbeskrivelser knyttet til kvalitetskriteriene er faktisk og skjønnsmessig vurdert utfra innlevert dokumentasjon i tilbudene og testing av løsninger. Videre har vi evaluert tilbudene i tråd med konkurransegrunnlaget og lov og forskrift om offentlig anskaffelser (LOA / FOA). Meddelelse om valg av leverandør og begrunnelse er i samsvar med FOA 25. Samlet totalscore Tildelingen skjer på bakgrunn av hvilke leverandører som har levert tilbud med det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Tabellen under viser alle tilbydernes poengsum per tildelingskriterium (pris, kvalitet elektronisk selvbestilling og kvalitet øvrige). Som det fremgår av tabellen over vurderer vi tilbudet fra Egencia som det beste og tilbudet fra G Travel som det nest beste. Tilbudene viste store forskjeller på tildelingskriteriet pris, noe som gav store utslag i poengfordelingen. Det dyreste tilbudet var mer enn dobbelt så dyrt som de to vinnende tilbudene. Poengfordelingen på kvalitetskriteriene hadde langt mindre variasjon. I de påfølgende punkter følger nærmere redegjørelse for evalueringen av de enkelte kriterier. Samlet evaluering av tildelingskriteriet «Pris» vektet 50 % Tilbudet med høyest pris var mer enn dobbelt så høyt som tilbudet med den laveste prisen. Poengene er beregnet og evaluert ut fra totalpris oppgitt i prisskjemaet, jf. Konkurransegrunnlaget punkt 6.1 og jf. Punkt 6.2 Egencia har beste totalpris på 85,7 mill for 4 år og får derfor 10 poeng. G Travel har nest beste totalpris på 99,1 mill for 4 år og får 8,45 poeng. 2
Samlet evaluering av tildelingskriteriet «Kvalitet på elektronisk selvbestillingsportal (web og app)» vektet 25 % Evaluering av kravspesifikasjonens punkt 3 «Evalueringskriterier» nr. 8 ble vurdert under tildelingskriterium 2 «Kvalitet på elektronisk selvbestillings portal (web og app)». Samtlige besvarelser holdt god kvalitet. Tabellen viser sum vektet poengsum og normalisert score. Egencia kom på andreplass og fikk 9,93 poeng, og G Travel kom på tredjeplass med 8,95 poeng. Vurdering av Egencias tilbud Vi vurderer beskrivelsen og løsningene i tilbudet til Egencia å ha god funksjonalitet og intuitivt brukergrensesnitt. Egencia har god funksjonalitet for å styre bruker inn mot reisepolicy. Egencia har beskrevet universell utforming på en god måte, med utfyllende svar på hvordan de sørger for universell utforming. Egencia har planlagt fornuftige og gode oppgraderinger som øker kvaliteten og senker brukerterskelen. I brukertesten kom Egencia totalt sett godt ut og ble vurdert av testerne til å ha den beste funksjonen på universell utforming. Superbrukertesten viste at Egencias portal var lettest å tilpasse slik at valgene som kom opp var i samsvar med reisepolicy. Vurdering av G Travels tilbud G Travels løsninger har også god funksjonalitet og brukervennlighet. Deres løsning viser god funksjonalitet for å styre bruker inn mot reisepolicy. Leverandøren får trekk for manglende beskrivelse av universell utforming i tilbudet. Tilbudet hadde noe svakt fokus på videreutvikling av system, fordi det hviler seg på Amadeus AeTM sine lanseringer uten selv å drive utvikling. I vurderingen av de elektroniske portalene kom G Travel godt ut, og deres app ble vurdert som den beste. Det fremheves her at det blant annet opplevdes enkelt å navigere i deres meny. 3
Samlet evaluering av tildelingskriteriet «Kvalitet på øvrige reisebyråtjenester» vektet 25% Evalueringskriteriene nr. 1-7 og 9-14 ble vurdert under tildelingskriterium 3 «Kvalitet på øvrige reisebyråtjenester». I tabellen under ser man oversikten over poengfordelingen for de 13 evalueringskriteriene for dette tildelingskriteriet. Kriteriene nr. 4,5,6 og 7 ble vektet med faktor 3. Den del av tjenesten som er opsjon (nr. 12, 13 og 14) hadde en mer begrenset betydning for evalueringen og ble vektet med faktor 0,5. Samtlige besvarelser holdt god kvalitet. Totalt sett har Egencia den beste besvarelsen og G Travel den svakeste. Under neste punkter redegjøres for de egenskaper og relative fordeler ved de vinnende tilbud. Vurdering av Egencias tilbud Egencia fikk beste karakter på totalt 9 av kriteriene inkludert kriteriene 4-7 som er vektlagt høyest. Besvarelsene på de 13 evalueringskriteriene var generelt meget utfyllende og gode. Egencia fikk beste karakter på kriteriet 3; Kompetanse til kundeteam. Egencias kundeteam vurderes som meget velorganiserte med høy kompetanse, også på spesialreiser. Egencia har et godt system for videreutvikling av kompetanse og videreformidling av kompetanse. Samme system for opplæring og kompetanseutvikling for dag og nattskift vurderes også positivt. Beste karakter på kriteriet 4; KAM tjenester. Egencia tilbyr salgsdirektør som strategisk KAM som sikrer mandat og gjennomføringsevne for oppfølging av Fellesavtalen. Han har solid erfaring fra reisebyrå og han har hatt ansvar for store og komplekse kunder. I tillegg har han erfaring som forretningsutvikler og innkjøpsdirektør som gir pluss, da det gir god forståelse for kompleksiteten i avtalen og oppfølgingen mot Avtaleeier. Meget god og utfyllende beskrivelse av inkluderte KAM-tjenester. Egencia har et meget godt opplegg med klare tiltak for å oppnå avtalens overordnede mål som vurderes positivt. Skiller seg ut med meget god 4
rådgivning og endringsledelse, samt leverandøroppfølging. Egencia beskriver hvordan oppfølging av de forskjellige oppdragsgivere bør følges opp etter retningslinjer fra Avtaleeier/strategisk nivå. Dette viser god forståelse. Beste karakter på kriteriet 5; Implementering og oppfølging av avtale. Egencia gir en svært god og utfyllende beskrivelse på strategisk nivå. Har god rolleforståelse og beskriver tydelig hvilke oppgaver avtaleeier, leverandør og oppdragsgivere har i implementeringsprosessen. Pluss for konkrete og tydelige aksjonspunkter som gir tillit til at implementeringen vil fungere godt. Tydelig beskrivelse av kundens rolle og involvering. Operativt har de også en god gjennomføringsplan med god rolleforståelse og definerer tydelig ansvaret. Oversiktlig og realistisk fremdriftsplan med god beskrivelse av milepæler samt relevante eksempler. Meget overbevisende plan for fremdrift og oppnåelse av selvbestillingsmål, og pluss for måten reisekonsulentene styrer bestilleren inn på policy og selvbestilling. Utfyllende besvarelse om virksomhetsspesifikke tilpasninger med relevante eksempler. Beste karakter på kriteriet 6; Sikkerhet og beredskap. Egencia gir en svært god beskrivelse av rutiner og systemer og får tillegg for å beskrive ledelsens rolle i beredskapsteamet. Egencia får ekstra uttelling for å jobbe strukturert med å klassifisere risikosituasjonene og tilpasse aktiviteter til farenivå. Pluss for beskrivelse av akutte situasjoner med høy vanskelighetsgrad. Beskriver sporingssystemet detaljert og svært godt. Egencia samarbeider bl.a. med IJET, Red24 og I-SOS. Pluss for måten samarbeidspartnere er integrert i systemet. Svært gode beskrivelser for hvordan de bestykker sitt team for å finne alternative løsninger. Beste karakter på kriteriet 7; Innsparingsmuligheter. Egencia vurderes som svært god på dette kriteriet med grundig og omfattende besvarelse av innsparingsmuligheter med forventet effekt. De får pluss for at de skiller mellom ulike fremgangsmåter ovenfor virksomhetene med tre alternative policyprogrammer; mykt, moderat og aggressivt. Leverandøren får også pluss for strukturert og konkret oppsett med kostnadsoptimalisering og benchmarking, samt at de har god beskrivelse av verktøy og analysemodeller. I tillegg fikk Egencia beste karakter på disse tildelingskriteriene; Leveranse utland, Gruppe og konferansereiser, Visumtjenester og Rederirelaterte tjenester. Egencia er totalt sett beste leverandør på dette tildelingskriteriet. Vudering av G Travels tilbud G Travel fikk beste karakter på 4 av 13 evalueringskriterier. De fikk beste karakter på kriteriet 1; Service i ordinær åpningstid. G Travel har beste åpningstid, best responstid på e-post. Chat er tilgjengelig. Samlet vurdering, beste besvarelse på grunn av lang åpningstid. Får, i likhet med de øvrige tilbudene, beste karakter på kriteriet 11; Leveranse utland Beste karakter på kriteriet 13; Visumtjenester. G Travel gir en svært god besvarelse. De leverer tjenesten selv og har en fullverdig tjeneste som også tilbyr hjelp med LOI og garantibrev. 5
Beste karakter på kriteriet 14; Rederirelaterte tjenester. G Travel gir en meget god løsningsbeskrivelse med god integrasjon med system for crew-håndtering samt rutiner for Letter of Guarantee (LOG). De har også integrasjon mot OCS, som vurderes som positivt. Generelt var G Travels besvarelse av god kvalitet, men den var mindre utfyllende enn de andre tilbyderne som derfor har ført til trekk på mange av kriteriene. De var svakest på kriteriene 4-7 som var vektlagt høyest. G Travel fikk derfor den svakeste poengsummen på dette tildelingskriteriet. Oppsummering Tilbudene viste store forskjeller på tildelingskriteriet pris, noe som gav store utslag i poengfordelingen. Poengfordelingen på kvalitetskriteriene hadde langt mindre variasjon, og blir derfor ikke like utslagsgivende. Egencia og G Travel er etter dette vinnerne av denne konkurransen. Karensperiode og kontraktsinngåelse Karensperioden er fastsatt til 10 dager beregnet fra dagen etter at denne meddelelsen er sendt, jf. FOA 25-2(1). Karensperioden utløper den 11. desember 2017, kl 16.00 Statens innkjøpssenter til hensikt å signere statlig fellesavtale med de to valgte leverandørene straks karensperioden har løpt ut. ****************** Vi vil igjen takke for deres deltagelse, samarbeidsvilje og engasjement i denne konkurransen. Vi ønsker dere velkommen tilbake til mulige oppdrag i fremtiden. Vennlig hilsen for Difi Kjetil Østgård avdelingsdirektør Morten Andreas Østerholt Prosjektleder Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer. 6