IBX eorder Admin Bruksanvisning Manuell Revisjon: : 11.1.1 Date: 12-FEB-2010 Language: Norwegian
Dokumentkontroll Revisjonshistorie Versjon Dato Konsulent Beskrivelse 1.0 20.09.2010 Merja Karjalainen Lag innledende dokument 1.1 19.01.2011 Merja Karjalainen Oppdatering av mal Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse Alle 19.01.2011 Oppdatering av mal www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 1
Innholdsfortegnelse 1. Logg inn... 4 2. IBX eorder... 5 2.1 Arbeidsflyter... 5 2.2 Søk produkter... 6 2.3 Mine bestillinger... 9 2.4 Kjøperoppsett... 13 2.5 Behandle bestillinger... 14 2.6 Handlekurv/bestillingsdetaljer... 15 2.7 Håndtering av brukergrensesnitt... 16 2.8 Skriv ut bestillinger eller handlekurv... 18 www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 2
Innholdsfortegnelse, Figurr Figur 1: Login... 4 Figur 2: IBX eorder... 4 Figur 3: Skjerm til IBX eorder... 5 Figur 4: eorder - Søk produkter... 6 Figur 5: Søk produkter... 6 Figur 6: Lag en handlekurv... 7 Figur 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder... 7 Figur 8: Skjerm for hvordan opprette en handlkurvåpne Shopping Cart Confirmation-skjermen. Klikk på Send Shopping Cart For Approvalknappen som vist.... 8 Figur 9: Bekreftelsesskjerm for handlekurven... 8 Figur 10: Kanseller handlekurv... 9 Figur 11: Menyen til Søk Produkter... 9 Figur 12: Statuser for handlekurver... 10 Figur 13: Detaljer for handlekurv... 10 Figur 14: Kanseller handlekurv... 11 Figur 15: Kanseller handlekurv - Bekreftelse... 11 Figur 16: Skjermen for handlekurver... 11 Figur 17: Bestillingsdetaljer... 12 Figur 18: Detaljer til bestilling... 12 Figur 20: Bekreft levering... 13 Figur 19: Avbryt bestilling... 13 Figur 21: Legg godkjenner... 14 Figur 22: Søk etter bestillinger... 14 Figur 23: Laste ned rapport... 15 Figur 24: Skjerm for bestillingsdetaljer... 16 Figur 25: Håndtering av brukergrensesnitt... 17 Figur 26: Brukergrensesnittspråk... 17 Figur 27: Brukerprofil... 17 Figur 28: Endre profil... 18 Figur 29: Skriv ut bestilling... 18 www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 3
1. Logg inn Åpne lenken http://www.ibxnordic.net og velg språk fra menyen til venstre. Klikk på LOG ON for å åpne innloggingssiden. Figur 1: Login Skriv inn bruker-id*, Org ID, Passord*, og trykk på send. MERK: Stjernen (*) indikerer et obligatorisk felt. Bruker-ID og passord er personlig, organisasjons-id-en er den samme i hele selskapet. Ta kontakt med administratoren for ytterligere assistanse. Etter en vellykket innlogging vil siden for arbeidsområdet vises på skjermen. Menyen til venstre siden består av lenker til administrativ- og profilkonfigurasjon. Naviger gjennom kategoriene for å få tilgang til andre tjenester levert av IBX. Figur 2: IBX eorder Klikk på IBX eorder-lenken under Workspace-fanen hvis du ønsker å åpne eorder for å håndtere bestillinger.
2. IBX eorder IBX eorder brukes til å opprette handlekurver og administrere bestillinger. IBX eorder er integrert med IBX Søkemotor som lar kjøpere søke etter produkter i salgskataloger og opprette handlekurver som skal sendes for godkjenning til IBX eorder. Figur 3: IBX ebestillings side MERK: En e-postmelding sendes for å varsle enhver endring i statusen til handlekurver eller bestillinger. 2.1 Arbeidsflyter De ulike arbeidsflytene for kjøperen i eorder er: Søkemotor o Søk etter produkt o Opprett en handlekurv o Sjekk ut handlekurven Mine bestillinger o Opprett en handlekurv o Kanseller handlekurv o Gå gjennom og send handlekurv til godkjenning o Avbryt bestilling o Bekreft levering o Vis detaljer for handlekurv o Vis bestillingsdetaljer o Vis bestillingssvar o Send endret bestilling til godkjenning Behandle bestillinger o Søk etter bestillinger o Last ned rapporter Kjøperoppsett o Legg til godkjenner www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 5
o Oppsettinformasjon til organisasjon 2.2 Søk produkter Klikk på Søk produkter-fanen for å søke etter produkter som skal kjøpes. Dette navigerer til siden Søkemotor for å søke og legge de valgte produktene i en handlekurv. Figur 4: eorder - Søk produkter 2.2.1 Søkemotor Søk Produkter Hvis du ønsker å finne et produkt i IBX Søkemotoren, bruk følgende metoder: Hurtigsøk - Skriv inn ett eller flere søkeord og klikk Søk. Avansert søk - Legg til ytterligere informasjon for å avgrense søket eller søke kun i visse attributter. Produktkategorier - Søk i en produktkategori, uavhengig av leverandør eller katalog. Bla gjennom salgskataloger - Søk i produktkatalogen etter en bestemt leverandør. Figur 5: Søk produkter Lag en handlekurv Legg til de valgte produktene i Shopping Cart ved å klikke på detaljert informasjon om produktet. -ikonet i resultatlisten, eller på
Figur 6: Lag en handlekurv Produktene som er lagt i handlekurven vises nederst på siden. Klikk på Checkout-knappen eller Back to eorder-knappen for å gå tilbake til eorder. Sjekk ut handlekurvene til eorder Klikk Checkout-knappen for å overføre produktene fra handlevognen til eorder. Figur 7: Sjekk ut handlekurvene til eorder Se IBX Search Engine - User Manual for mer informasjon om hvordan søkemotoren skal brukes. 2.2.2 Forbered handlekurven Den valgte handlekurven overføres til eorder-systemet når man klikker på Checkout-knappen. Fyllinn nødvendig informasjon i de feltene som er merket med *, og klikk på Review and Send Shopping Cart for Approval som vist.
Figur 8: Side for forberedelse av handlevogn Dette åpner siden for handlevogn bekreftelse. Click Send Shopping Cart For Approval button as shown. Kanseller handlekurv Figur 9: Siden for handlevogn bekreftelse For å avbryte handlevognen, klikk på avbryt handlevogn på siden for handlevognforberedelse.
Figur 10: Kanseller handlekurv 2.3 Mine bestillinger Denne kategorien viser statusen til handlekurver og bestillinger. 2.3.1 Handlekurver De handlevognene som er sendt til godkjenning vises under fanen mine bestillinger Statuser for handlekurver Figur 11: Menyen til Søk Produkter Ulike statuser under godkjenning av Shopping Carts og deres betydning er: Venter på godkjenning - Handlekurven sendes til godkjenning. Sending pågår - Denne statusen brukes for en bestilling når en godkjenner har sendt et bestillingssvar.
Godkjent - Handlekurven godkjennes og bestillingen sendes til leverandøren. Avvist av godkjenner - Handlekurven avvises av godkjenner. Kansellert - Bestillingen har blitt kansellert. Status feltet vises som på siden for handlevogner. Detaljer for handlekurv Figur 12: Statuser for handlekurver Klikk på Handlevognnummer -lenken for å se detaljene for en handlekurv. Figur 13: Detaljer for handlekurv Cancel Shopping Cart Klikk på Kanseller handlekurv-knappen på detaljsiden for handlekurven for å kansellere en handlevogn. MERK: Handlekurver med status Awaiting Approval kan kanselleres.
Figur 14: Kanseller handlekurv Et bekreftelsesvindu åpnes. Klikk Ja for å bekrefte. Figur 15: Kanseller handlekurv - Bekreftelse Statusen til den avbrutte vognen endres til kansalert. 2.3.2 Bestillinger Bestillingene for handlevognene vises under fanen Mine bestillinger. Bestillingsstatus Figur 16: Handlevognsiden Ulike statuser under godkjenning av Orders og deres betydning er: Sending pågår - Når bestillingen er sendt til godkjenning. Sendt - Bestillingen godkjennes eller endres og sendes til leverandøren. Levert - Leveringsprosessen for bestillingen er fullført. Avvist av godkjenner - Bestillingen er avvist.
Venter godkjenning - Bestillingen er opprettet av rekvirent og sendt til godkjenning Bekreftet av leverandør - Leverandørorganisasjonen har sendt et bestillingssvar. Endret av leverandør - Leverandør har sendt et svar på en endringsordre. Avvist av leverandør - Bestillingen aksepteres ikke av leverandøren. Delvis levert - Minst én god kvittering er registrert for bestillingen, men leveringsprosessen er likevel ikke ferdig. Kansellert - Bestillingen er kansellert. Status viser bestillingsstatusen. Figur 17: Bestillingsdetaljer Detaljer til bestilling Ved å klikke på særlig vil Order Number og Order Details åpnes for den aktuelle handlekurven. Bekreft levering Figur 18: Detaljer til bestilling Klikk på Confirm Delivery-knappen på siden Bestillingsdetaljer hvis du ønsker å bekrefte en bestilling.
Figur 19: Bekreft levering Avbryt bestilling Klikk på Cancel Order-knappen for å kansellere en bestilling Figur 20: Avbryt bestilling 2.4 Kjøperoppsett Denne kategorien brukes til å utføre følgende handlinger: KonFigurre e-domener Legge til/fjerne godkjennere for bestilling Legge til/fjerne godkjenner Click Add Approver button to add an approver. Skriv inn navnet og e-postadressen i pop-upvinduet og trykk på Ok-knappen. Klikk på Remove-knappen for den valgte brukeren hvis du ønsker å fjerne en godkjenner fra listen.
Figur 21: Legg godkjenner 2.5 Behandle bestillinger Denne kategorien brukes til å utføre følgende handlinger: Søk etter bestillinger Laste ned søkelisten som en Excel-eller CSV-fil. Søk etter bestillinger Bruk følgende søkealternativer for bestillinger: Søk etter dato: Velg From- og To- dato og klikk på Search-knappen. Bestillingsnummer: Fyll inn Order Number i tekstboksen og klikk på Search -knappen. Status: Velg avmerkingsboksen for ønsket status og klikk på søkeknappen. MERK: Det er mulig å søke ved hjelp av flere statusvalg. Leverandør: Fyll ut Vendor-tekstboksen, og klikk på Search -knappen for å søke etter bestillinger fra en bestemt leverandør. Rekvirent: Fyll ut Requisitioner-tekstboksen, og klikk på Search-knappen for å søke etter bestillinger fra en bestemt rekvirent. Figur 22: Søk etter bestillinger Laste ned rapport Last ned søkeresultatlisten over bestillinger ved å klikke på Excel- eller CSV-lenkene som finnes nederst på søkeresultatsiden.
Figur 23: Laste ned rapport 2.6 Handlekurv/bestillingsdetaljer Ulike ord og deres betydninger som brukes på Order Details-skjermen er: Handlekurvnr. - En unik ID for handlevognen Opprettet på - Opprettelsesdato for handlekurv Status - Den siste statusen for handlekurv Godkjenner - Navn på godkjenner Godkjenningsdato - Dato da handlevognen godkjennes Kontokode - Kontokoden til kjøperen som brukes for bestillingen Kostnadssted - Kostnadssted for kjøperen som skal brukes for bestillingen Regningen til - Adresse hvor fakturaen sendes Leveranse til- Leveringsadresse Melding til godkjenner - Melding sendt til godkjenneren etter oppretting av handlekurven Produktnavn - Kort beskrivelse av produktet Leverandør - Navnet på leverandøren som du bestiller fra Leverandørens produktnummer - Leverandørens delnummer Ledetid - Den beregnede leveringstiden Prisenhet kvantum - Enheten for produktet Totalpris - Totalprisen for handlekurven i brukerens valuta Totalpris/katalogvaluta - Totalprisen for handlekurven i katalogens valuta. Siden Bestillingsdetaljer består av alle de ovennevnte opplysningene.
2.6.1 E-postmeldinger Figur 24: Side for bestillingsdetaljer E-postmeldinger sendes for å varsle en statusendring for handlevogner og bestillinger. Alle e- postmeldinger sendes fra IBX SD Support Global (support@ibxgroup.com). 1. En e-postmelding med forespørsel om godkjenning sendes til godkjenning med emnet: IBX - Godkjenn handlekurv IBXxxxxxx 2. En e-postmelding med forespørsel om kjøpsgodkjenning sendes til godkjenning med emnet: IBX - Godkjenn innkjøpsbestilling IBXxxxxxx-x 3. En e-post med informasjon om avvist bestilling sendes til brukeren med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x avvises 4. En e-post med informasjon om godkjent bestilling sendes til kjøperen med emnet: IBX - Endret bestilling IBXxxxxxx-x godkjennes 5. En e-post med informasjon om godkjent handlekurv sendes til kjøperen med emnet: IBX - Handlekurv IBXxxxxxx godkjennes 6. En e-post med informasjon om avvist handlekurv sendes til brukeren med emnet: IBX - Handlekurv IBXxxxxxx avvises 7. En e-postmelding med bestillingssvar sendes til brukeren med emnet: IBX - Mottatt bestillingsvar for bestilling IBXxxxxxx-x 2.7 Håndtering av brukergrensesnitt Naviger gjennom alle sidene på eorder ved å klikke på lenker til toppmenyen. Klikk på Shopping Cart Number eller Order Number for å se detaljer.
2.7.1 Brukergrensesnittspråk Figur 25: Håndtering av brukergrensesnitt Select a Language fra menyen på venstre side på innloggings- eller startside som vist. Figur 26: Brukergrensesnittspråk Klikk på User ID-lenken på toppen av eorder-siden for å endre brukerprofilen. Figur 27: Brukerprofil Change Profile-siden åpnes. Utfør endringene, og klikk på Submit -knappen for å sende inn endringer. Klikk på Reset -knappen for å tilbakestille til standardinnstillinger.
Figur 28: Endre profil 2.8 Skriv ut bestillinger eller handlekurv Alle bestillinger og handlekurver kan skrives ut i html-format ved hjelp av utskriftsfunksjonen i nettleseren. En utskrevet bestilling brukes til å se den detaljerte informasjonen på Order / Shopping Cart Details-siden, som for eksempel Status og Delivery Address. Hvis bestillingen inneholder et e-skjema, vil informasjonen på e-skjemaet skrives ut på siste side. Figur 29: Skriv ut bestilling 2.8.1 Skriv ut én bestilling eller handlekurv 1. Velg Order Details. 2. Bruk funksjonaliteten i nettleseren. - SLUTTEN PÅ DOKUMENTET -