Skedsmo kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt for elektronisk samhandling mellom kommunen og fastlegene.
Godkjent av: Styringsgruppe Side 2 av 7 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 4 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 5 2.1 Hovedmål... 5 2.2 Delmål... 5 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 5 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 6 4.1 Prosjektansvarlig... 6 4.2 Styringsgruppe... 6 5.3 Prosjektleder... 6 5.4 Prosjektgruppen... 6 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 6 6.1 Timerapportering... 7 7.0 Milepælsplan... 7 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 7 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer... 7 8.6 Signatur... 7 2
Godkjent av: Styringsgruppe Side 3 av 7 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn Prosjektet er etablert på bakgrunn av invitasjon fra Elin-k om å delta som en av 30 samspillkommuner. Kommunens ønske om å komme i gang med elektronisk meldingsutveskling, kunnskap om prosjektet, og muligheten til å ta del i erfaringer og kompetanse var grunnen for å søke om å bli med i prosjektet. Skedsmo kommune ønsker å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling mellom pleie-og omsorgstjenestene og fastlegene for å: a) bedre kvalitetssikring av data i samhandlingen mellom pleie- og omsorg/fastlegene. b) slippe å registrere pasientdata flere ganger. Dagens situasjon Pleie- og omsorgstjenesten bruker elektronisk pasientjournal. Omsorgssystemet Gerica blir brukt av helse- og pleiepersonalet i hjemmetjenesten, sykehjem og psykisk helsevern, miljøpersonell i boliger og fysio- og ergoterapitjenesten. Kommunen er ikke tilkoblet Norsk helsenett. Alle legekontorene i kommunen er tilknyttet Norsk helsenett og sender elektroniske henvisninger og mottar prøvesvar fra laboratorier. Utfordringer med dagens situasjon og behov for endring: Kommunen mottar og kommuniserer i dag i med papirløsninger og telefon. Hjemmetjenesten opplever at de bruker mye tid på kontakt med fastlegene. Det er behov for bedre løsning i forhold til bestilling av resepter, avtale om medikamenthåndtering, kontroll av medikamentlister og utskrift av diagnoser. Slik det fungerer i dag blir det mange telefonhenvendelser og mye dobbeltregistrering. Det er forventninger både fra kommunens pleie- og omsorgstjeneste og fastlegene om at ved å gjøre det elektronisk vil man oppnå sikrere informasjon ved at man unngår dobbeltregistreringer og at det også vil være ressursbesparende. Forhold til organisasjonens mål og strategi. Kommunen arbeider kontinuerlig med kvalitetssikring i omsorgstjenestene og med fokus på bedre tjenester til brukerne. Elektronisk meldingsutveksling vil være ett av flere middel for å komme nærmere dette målet. Den elektroniske pasientjournalen skal gjennomføres. Dette vil sikre kvaliteten på dokumentasjon rundt hver enkelt bruker, samt dialogen mellom tjenesteytere på flere nivå. Kommunen ønsker å oppnå total kontroll på pasient informasjon, uten fare for dobbelt- og feilregistrering. Dette er avgjørende for å sikre rett tjeneste på rett nivå til rett tid. 3
Godkjent av: Styringsgruppe Side 4 av 7 I henhold til kommunens IT strategi, som er revidert i samsvar med E-kommune 2012, skal kommunen iverksette tiltak for å komme i gang med elektronisk samhandling. Initiativtaker, Prosjekteier. Initiativtakere er tjenestestedene, IT-seksjonen og avdeling for administrative tjenester. Fastlegene har også etterlyst elektronisk samhandling. Prosjekteier er sektorsjef Trine Wikstrøm. Forhold til andre prosjekter. Helsestasjon- og skolehelsetjenesten vil parallelt starte opp med elektroniske meldinger (SysVak). 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 følger opp S@mspill 2007. Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan (2007 2010) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 Skedsmo kommunes IT-strategi 2009-2012 4
Godkjent av: Styringsgruppe Side 5 av 7 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Gjennomføre et forprosjekt som definerer mål og tiltak for hovedprosjektet for innføring av elektronisk samhandling med fastlegene i kommunen, og etablere en prosjektplan for dette. 2.2 Delmål Prosjektet har definert følgende delmål: Etablere nødvendig infrastruktur for meldingsutveksling mellom kommunen og fastleger. Etablere avtale om pilotering av meldingsutveksling med legekontor i kommunen. Starte arbeidet med å etablere rutiner for elektronisk samhandling mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastlegene. Spre kunnskap om elektronisk samhandling i kommunen. 2.3 Avgrensing i prosjektet Forprosjektet skal ikke gjennomføre meldingsutveksling med fastleger i kommunen, men klargjøre for pilotering av dette for et fastlegekontor og en avdeling i hjemmetjenesten. 3.0 Gjennomføring Administrative: Det skal utarbeides innledende statusrapport. Det skal utarbeides prosjektplan for gjennomføring av forprosjektet. Det skal utarbeides prosjektplan for utarbeidelse av hovedprosjektet Det skal utarbeides sluttrapport Tekniske: ELIN-k løsninger skal anskaffes fra TietoEnator (Gerica) og være klar til installering. Det skal inngås avtale med Norsk Helsenett. Personellmessige: Det skal utarbeides plan for opplæring av ansatte som berøres av piloteringen. Organisatoriske: Det skal inngås samarbeidsavtale med en samhandlingsaktør, dvs. et legekontor. Det skal utarbeides retningslinjer for bruk av løsningen med vår samarbeidspartner. Det skal utarbeides rutiner for avvikshåndtering. Prosjektet skal forankres i egen organisasjon 5
Godkjent av: Styringsgruppe Side 6 av 7 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling 4.1 Prosjektansvarlig Sektor for helsevern og sosiale tjenester er prosjektansvarlig ved sektorsjef Trine Wikstrøm. 4.2 Styringsgruppe Avdelingssjefene i Sektor for helsevern og sosiale tjenester er styringsgruppe. 5.3 Prosjektleder Prosjektleder er Linda Solheim, rådgiver IT fag. Prosjektleders ansvar i prosessen er: Sikre fremdrift i prosjektet. Lede arbeidsgruppen. Koordinere de aktiviteter som skal gjennomføres. Skrive prosjektplan og sluttrapport. 5.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen består av: Linda Solheim, prosjektleder Anne Joran Stakkerud, avdelingssjef avdeling for adminitrative tjenester Lisbet Nederberg, seksjonsleder IT Reidun Risvik, tjenestekontoret Ragnhild Rogndokken, avdelingsleder sykehjem Elin Lundby, avdelingsleder hjemmetjenesten Ragnhild Ottestad, avdelingssjef helsestasjons- og skolehelsetjenesten I tillegg er det ønskelig at en lege tiltrer prosjektgruppen når det er avgjort hvilket legekontor som skal være med i piloteringen. Prosjektgruppen har ansvar for å: Delta i planlegging og utføring av aktivitetene i prosjektet Ivareta egen virksomhets interesse og behov knyttet til rutiner Bidra til spredning av informasjon om prosjektet i egen virksomhet. 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6
Forprosjekt for elektronisk samhandling Versjon 1 Godkjent av: Styringsgruppe Side 7 av 7 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 7.0 Milepælsplan Aktivitet November Desember Januar Februar Mars Statusrapport er utarbeidet Prosjektplan for forprosjekt er utarbeidet og godkjent Prosjektplan for hovedprosjekt er utarbeidet Sluttrapport er utarbeidet elink er bestilt Oppkobling til Norsk helsenett er bestilt Plan for opplæring er utarbeidet Samarbeidsavtale med samhandlingsaktør er inngått Rutiner for meldingsutveksling er utarbeidet Rutiner for avvikshåndtering er utarbeidet 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 15.04.09 og hovedprosjektbeskrivelse senest 30.04.09. 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av styringsgruppen den 18.12.2008. 7