UiO PROSJEKTANVISNING FOR UTOMHUSANLEGG Listen er ment som et systemverktøy for administrasjonen av nyanlegg og rehabilitering av landskapsarbeider ved UIO. Punktene er veiledende og behovet for anvendelse må vurderes ut fra det enkelte prosjekts omfang og kompleksitet. 1 Programfase / Forprosjekt Prosjektledelsen og representant(er) fra UIO park. Felles enighet om mål, rammer og budsjett for prosjektet 1.1 Vurdering av og beslutning om mål, kvalitetsnivå, tidsramme og budsjett for både bygging og framtidig drift og vedlikehold. Det skal også vurderes om garantiskjøtsel skal inkluderes. Byggherre må tidlig etablere et realistisk forhold til forventet prosjekt ut fra tilgjengelig budsjett til selve prosjektet, og budsjett til framtidig drift og vedlikehold. 1.2 Vurdering av, og beslutning om ønsket bruksformål og innhold i anlegget. Interessentanalyse, for identifisering av krav. Tydelig definert bruksformål og innhold i anlegget reduserer faren for omprosjektering og forsinkelser. Invitere interessenter til å komme med krav i forhold til framtidig bruk. 1.3 Utarbeide grovt kostnadsoverslag av etableringskostnadene for å få et realistisk forhold til anleggets innhold og utforming. Enhetspriser fra referanseprosjekter benyttes som grunnlag. For kontroll av pkt. 1.1 og 1.2. Også viktig som styringsverktøy overfor landskapsarkitekt. Ved eventuelle store avvik fra budsjett må punkt. 1.1 og 1.2 revideres. 1.4 Utarbeide grovt kostnadsoverslag over forventet fremtidig årlige drifts- og skjøtselskostnader. Som pkt. 1.3, samt som grunnlag for vurdering av UiO park om dette er i overensstemmelse med ressurser til fremtidig drift og vedlikehold. 1.5 Miljøkrav og miljømål Bærekraftig overvannshåndtering Tilpasning til null-bruk av kjemiske plantevernmidler. Trolig kommer det et null-krav til offentlig forvaltning i Norge slik Danmark har hatt i flere år. Ivareta krav i henhold til svarteliste for planter, for å hindre uheldig spredning og forurensing fra utomhusanlegg Bruke vegetasjon som er sterke mot skadegjørere Tilpasning til miljø- og klimavennlig drift, jfr. de nasjonale mål om utslippsreduksjon og målene for Grønt UiO Gatevarme, i henhold til UiOs retningslinjer (foreligger ikke pr i dag) Krav om minimum 70% kildesortering UiO Prosjektanvisning for utomhusanlegg Side 1 av 5
2 Prosjekteringsfasen Prosjektledelsen, representant(er) fra UIO park, landskapsarkitekt Tydelig og klar bestilling av prosjektering God oppfølging/ styring av prosjekteringen, kontroll av milepeler 2.1 Utarbeide en grundig prosjektbeskrivelse og bestilling av prosjektering fra landskapsarkitekt. Herunder viktig å definere krav fra pkt. 1.1 og 1.2. Bestillingen må også omfatte budsjettramme for etablering, eventuell garantiskjøtsel og årlig fremtidig drift og skjøtsel. Viktig juridisk dokument ved eventuell klage på feilprosjektering/ manglende forståelse av anleggets omfang/ budsjett 2.1.1 Krav til utforming og design Det skal utarbeides en intensjonsbeskrivelse for anlegget som beskriver overordnet mål med anlegget, samt retningslinjer for skjøtsel for ivaretakelse av intensjonen Utformingen skal være i slektskap med og gjenkjennbar med Blindernanlegget Helhetlig design, robuste og varige materialer og løsninger Universell utforming i henhold til gjeldende forskrifter Utformingen skal være tilpasset UiOs løsninger for drift og UiOs ressurser til drift og vedlikehold Legge til rette for moderne metoder for differensiert forvaltning som både vil gi nye opplevelser og redusere driftskostnadene Utformingen skal være tilpasset rasjonell drift, f.eks. utforming som gir redusert bruk av kantklipper og en hensiktsmessig snøhåndtering Uansett utforming og uttrykk skal kvaliteten være høy, det som varierer er graden av arbeidstimer og driftskostnader ved hvor på skalaen anlegget legges i forhold til intensiv/ekstensiv utforming mm Grasarealer som skal klippes skal ha hellingsgrad under 20 % 2.1.2 Krav til vegetasjon Parkeringsareal i henhold til UiOs retningslinjer (foreligger ikke pr i dag) Tilrettelegging for automatisering, som robotklippere, vanningsanlegg med mer Plantene skal beskrives i henhold til NS for planteskolevarer NS 4400-NS 4413 Plantevalget skal være med vekt på rask etablering og rasjonell skjøtsel Plantevalget skal være tilpasset lokale klima- og vekstforhold, også med tanke på framtidige klimaendringer Det skal være variasjon i plantevalget slik at risikoen spres med tanke på blant annet framtidige angrep av skadegjørere som sopp og insekter Vegetasjonen skal by på opplevelse både gjennom vekstsesongen og i vinterhalvåret UiO Prosjektanvisning for utomhusanlegg Side 2 av 5
2.1.3 Krav til faste dekker, belegg, trapper med mer Beskrivelsene skal være etter NS 3420 I tillegg skal det gis spesifisering i kvalitetsbeskrivelser, slik at f.eks. importert stein bestilles etter samme kvalitetskrav som tilsvarende norske produkter Beskrive krav til etterfuging og lignende 2.1.4 Krav om at elementer i anlegget skal være i henhold til UiOs standard Vanningsanlegg Utebelysning Avfallssystem Møblering Sykkelstativ 2.1.5 Krav til vekstjord Det skal beskrives tilstrekkelig volum og kvalitet tilpasset plantevalget Vekstjord skal dokumenteres med varedeklarasjon Vekstjord skal være fri for rotugras, og tilnærmet fri for frøugras. Vekstjord som inneholder avfallskomponenter skal være sertifisert, dette skal dokumenteres. Veiledende mengder organisk innhold i vekstjord er 4-7 % til grasarealer og 10 % til plantebed og trær 2.2 FDV dokumentasjon Beskrive krav til FDV dokumentasjon Material- og leverandørlister for alle produkter, spesifiserende drifts- og skjøtselsrutiner med anbefalinger om frekvens. 2.3 Utarbeide milepelplan for prosjekteringen, herunder detaljert plan for innlevering av skisseplan, anbudstegninger, detaljtegninger/snitt, anbudsbeskrivelse og drifts-/ skjøtselsbeskrivelse. Definere viktige milepeler for byggherres kontroll av prosjekteringen. Dette reduserer faren for unødvendig feilprosjektering, forhindrer forsinkelser og gir mulighet for å sette dagmulkt. 2.4 Kontroll av milepeler (vurdere utforming i skissefasen, valg av tekniske løsninger, kontroll av kostnadsoverslag) Utføres av prosjektledelse og representanter fra UIO park. Eventuelle korrigeringer foretas fortløpende 2.5 Kontroll av tegningsgrunnlag, anbudsbeskrivelse og kostnadsoverslag. Eventuelle avvik og mangler korrigeres før utsendelse til prisforespørsel. Kontroll utføres i samarbeid med UIO park. UiO Prosjektanvisning for utomhusanlegg Side 3 av 5
3 Anbudsfasen Prosjektledelsen, representant(er) fra UIO park, landskapsarkitekt Anbudsutsendelse og vurdering av innkomne tilbud Bygging av UiOs utomhusanlegg skal utlyses som selvstendig utomhusentreprise, og således ikke være en del av generalentreprise for bygg 3.1 Utarbeide generell del til anbudsbeskrivelsen. (Eventuelt kontrollere denne om den er utarbeidet av landskapsarkitekt) Generell informasjon om tilgjengelighet, generelle krav, etc. kan ha innvirkning på pris. 3.2 Utarbeide vurderingskriterier for valg av anbyder. Legge til rette for å kunne velge anbydere etter kvalitet og ikke bare pris. 3.3 Utarbeide milepelplan for utførelse Kvalitetssikring/ kontroll. Tillegge utfører ansvaret for å varsle byggleder i god tid før kontroll ved milepæler. Kontrollverktøy 3.4 God og tydelig anbudsbefaring med tanke på avklaring av spørsmål og sikre riktig forståelse av byggherres og landskapsarkitektens intensjoner. Eventuelle avklaringer må dokumenteres grundig og skal innarbeides i tilbudene. Siste mulighet for å avklare uklarheter før mottak av tilbud. Etter dette vil endringer bli regnet som tilleggsarbeid og avvik (=dyrt). 3.5 Anbudsåpning og kontroll av innkomne tilbud Korrekt håndtering av byggherre, protokollførsel. 3.6 Vurdering av tilbud Vurdering på kvalitet, pris, gjennomførbarhet, bemanning og forventet anleggsperiode. 3.7 Kontraktsinngåelse. Generell del, anbud, tegninger og milepelplan Sørge for at ingen viktige punkter i avtalen forbigås eller endres uten grundig vurdering av konsekvens. Milepelplan skal kunne revideres gjennom byggeperioden UiO Prosjektanvisning for utomhusanlegg Side 4 av 5
4 Byggefasen Prosjektledelsen, landskapsarkitekt, utførende, UIO park Oppfølging i byggefasen Byggeleder skal ha grøntanleggskompetanse 4.1 Etablering av rutiner for møter og varsling, herunder milepeler. Prosjektleder og utførende 4.2 Oppfølging i byggefasen i henhold til beskrivelse Omfang avhenger av type prosjekt og kompleksitet. Grundig dokumentasjon. 4.3 Ferdigbefaring av hele eller delområder Grundig dokumentasjon. 4.4 Nødvendig sluttdokumentasjon utarbeides av utfører og kontrolleres av prosjektledelsen. Ferdigbefaring med gjennomgang av FDV-dokumentasjon Overtakelse for de anlegg som ikke har garantiskjøtsel Overtakelsesprotokoll 5 Garantiperioden Prosjektledelsen, UIO park, utførende, landskapsarkitekt Oppfølging i garantiperioden Byggeleder skal ha grøntanleggskompetanse 5.1 Oppfølging i garantiperioden Kontroll at drift- og skjøtselsbeskrivelse overholdes. Viktig med god etablering av grøntanlegg. 5.2 Garantibefaring og overtakelse av UIO park. UIO park deltar. I tvilstilfeller innhentes spesialkompetanse for faglig vurdering. UiO Prosjektanvisning for utomhusanlegg Side 5 av 5