1115dddV KONKURRANSEGRUNNLAG ANSKAFFELSE AV RAMMEAVTALE FOR RILLING AV RULLEBANER. KONKURRANSE MED FORHANDLING I ETT TRINN 1/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
2215dddV Innhold 1. INNLEDNING... 3 1.1 Innbydelse... 3 1.2 Beskrivelse av ytelsen... 3 1.3 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3.1 Beskrivelse av ytelsen... 3 1.3.2 Krav til Leverandørens personell... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.5 Fremdriftsplan for anskaffelsen... 4 2. KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 2.1 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2.2 Kommunikasjon i tilbudsperioden... 5 2.3 Opplysningsplikt... 5 3. TILBUDET... 5 3.1 Tilbudenes struktur og innhold... 5 3.1.1 Formelle krav... 5 3.1.2 Vedlegg... 6 3.1.3 priser... 6 3.1.4 Tilbudsbrevet... 6 3.2 Deltilbud... 6 3.3 Alternative tilbud... 7 3.4 Forbehold... 7 3.5 Offentlighet... 7 3.6 Innlevering av tilbud... 7 3.7 Registrering av innkomne tilbud... 8 3.8 Tilbudsåpning... 8 4. KVALIFIKASJONSKRAV... 8 4.1 Krav til skatteattester og HMS... 8 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 9 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 9 4.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner og totale kapasitet...10 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 10 5.1 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet...10 5.2 Forhandlinger...10 5.3 Tildelingskriterier...10 5.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang...11 2/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
3315dddV 1. INNLEDNING 1.1 Innbydelse Avinor AS (Oppdragsgiver) inviterer herved til konkurranse med forhandling for anskaffelse av rammeavtale for rilling av banesystemer. Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr. 403 (Forsyningsforskriften). For anskaffelsen gjelder i tillegg bestemmelsene i dette dokumentet. Prosedyren vil bli gjennomført etter forskriftens del I; konkurranse i ett trinn med forhandling. Forhandlinger vil bli avholdt før valg av leverandør jf. pkt. 5.2. 1.2 Beskrivelse av ytelsen Avinor har behov for en rammeavtale med en Leverandør som kan gjennomføre rilling på lufthavnene. Rammeavtalen skal også kunne benyttes av forsvaret på deres flystasjoner i Norge (Rygge, Bodø, Andøya og Bardufoss). Med rilling menes saging av dreneringsspor i rullebanen. Dekket på rullebanen kan være av asfalt eller betong. Fra 1.7.2009 er det et forskriftskrav at rullebaner skal rilles dersom teksturen er under 1,0 mm. Tiltaket kan også benyttes på øvrige baner der teksturen er >1,0 mm eller på spesielle områder på taksebaner. 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Avinor skal inngå kontrakt med én Leverandør for 2 år med opsjon for Avinor på forlengelse på 1+1 år. Totalt er kontraktsperioden maksimalt 4 år. Det stilles krav om at Leverandøren har nødvendig utstyr til å gjennomføre oppdrag som nevnt, og nødvendig mobilitet, slik at oppdrag kan gjennomføres på de lufthavner som til en hver tid har behov for tjenesten. Det anslås at Avinor har behov for rilling av 4 til 8 rullebaner pr. år. Det gjøres oppmerksom på at omfanget kan variere betraktelig fra år til år. Estimatet innebærer ikke at oppdragsgiver forplikter seg til å benytte rammeavtalen i dette omfanget. 1.3.1 Beskrivelse av ytelsen Ytelsen som ønskes levert er nærmere beskrevet i Avinors tekniske spesifikasjon i vedlegg 1. 1.3.2 Krav til Leverandørens personell De av Leverandørens personell som skal utforme arbeidet, skal ha eller kunne få utvidet politiattest. 3/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
4415dddV Alle som skal arbeide på lufthavnene skal delta på lokalt Airside Safety-kurs og kjørekurs på hver lufthavn. Disse kursene tar 6 timer pr. person. Kostnadene ved dette dekkes av Leverandøren. De av Leverandørens personell som skal kjøre på flysiden skal gjennomføre Radiokurs en gang pr. år. 1.4 Kontrakt Kontrakten som inngås vil bestå av følgende dokumenter: NS 8406 Avtaleformular Dette konkurransegrunnlaget med vedlegg 1.5 Fremdriftsplan for anskaffelsen Aktivitet Dato Kunngjøring Doffin/TED 27.3.2013 Frist for å stille spørsmål til 22.4.2013 konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 29.4.2013 kl. 12:00 Tilbudsåpning 29.4.2013 kl. 13:00 Forhandlinger Uke 19-20 Tildeling Uke 21 Karenstid og klagefrist 10 dager etter tildeling Kontraktsinngåelse Uke 22-23 Oppstart av kontrakt Juni/juli 2. KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av: Dette dokumentet, Vedlegg 1 - Avinors tekniske beskrivelse og Vedlegg 2 HMSegenerklæring. 2.1 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, vil Avinor fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
5515dddV 2.2 Kommunikasjon i tilbudsperioden Ethvert spørsmål om konkurransegrunnlaget forbindelse med ferdigstilling av tilbud skal fremlegges skriftlig via e-post til: Ashild.Sjoli@inventura.no E-post må være merket med Tilbud Rammeavtale Rilling av rullebaner. Alle spørsmål fra tilbyder vil, sammen med svar på disse, blir distribuert til samtlige tilbydere. Dette uten at spørsmålsstilleren identifiseres. Avinor forbeholder seg rett til å unnlate å svare på spørsmål en mener er irrelevant eller ledende, eller av en hvilken som helst annen årsak, uten å grunngi slik avgjørelse. Frist for fremsettelse av spørsmål er senest 7 dager før tilbudsfrist. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet fra leverandøren avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 3. TILBUDET 3.1 Tilbudenes struktur og innhold 3.1.1 Formelle krav Det stilles følgende formelle krav til tilbudet for at det skal bli akseptert: Levering: Tilbudet skal inngis direkte eller pr. post. (Levering pr. e-post eller Telefaks aksepteres ikke) Lukket: Tilbudet skal leveres i en lukket konvolutt eller innpakning. Kopier: Tilbudet skal utarbeides i 4 eksemplarer, hvorav: En original, en kopi, en sladdet versjon (se pkt. 3.5), en digital versjon på cd eller minnebrikke hvor tilbudet er scannet i pdfformat Språk: Tilbudet skal utarbeides på norsk. Struktur: Tilbudet skal være komplett og strukturert i henhold til de instruksjoner som er gitt i konkurransegrunnlaget. Vedståelse: Tilbudet skal i sin helhet, inkludert pris og øvrige betingelser, være gyldig i 60 dager etter tilbudfristen. Signatur: Tilbudet skal signeres av en person med fullmakt til juridiske å binde selskapet, samt inneholde tilbyders registrerte navn og adresse. Merking: Tilbudet skal være klart merket med Tilbud Rammeavtale Rilling av rullebaner. Avinor forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke tilfredsstiller ovennevnte krav. 5/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
6615dddV 3.1.2 Vedlegg Tilbudene skal deles inn i følgende vedlegg: Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene: Vedlegg A: Skatteattest (se pkt.4.1) Vedlegg B: Merverdiavgifts attest (se pkt. 4.1) Vedlegg C: HMS-egenerklæring (se pkt. 4.1) (bruk gjerne vedlagt mal vedlegg 2) Vedlegg D: Firmaattest (se pkt. 4.2) Vedlegg E: Regnskap m.m.(se pkt. 4.3) Vedlegg F: Dokumentasjon for gjennomføring av tilsvarende oppdrag (se pkt.4.4) Vedlegg G: Beskrivelse av tilgjengelig utsyr (se.pkt 4.4) Dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene: Vedlegg H: Prisskjema (se pkt. 2.2.3 og 5.3) Vedlegg I: Tids- og leveringsplan (se pkt.2.2.4 og 5.3) Vedlegg J: Beskrivelse av behov for assistense (se pkt. 5.3) 3.1.3 priser Prisskjema følger vedlagt i Avinors tekniske spesifikasjon pkt. 3.2. Ferdig utfylt pris-skjema merkes Vedlegg H. Det er etterspurt priser for to rille-mønster. Begge skal prises. Det skal oppgis en fast m 2 pris. I tillegg skal det oppgis en riggpris for de forskjellige sonene som er definert i Avinors tekniske spesifikasjon. Det forutsettes at tilbudet er fullstendig. Tilbyder bærer risikoen for at alle kostnader som er nødvendig for oppfyllelse av kontrakten er tatt med i tilbudet. 3.1.4 Tilbudsbrevet Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist jf. pkt. 3.1.1 (sjette kulepunkt) Tilbyders kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold jf. pkt. 3.4 3.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
7715dddV 3.3 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 3.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som Forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranseeller kontraktsbestemmelser. 3.5 Offentlighet I følge offentlighetsloven 23, tredje ledd kan det gjøres unntak for innsyn i tilbud og protokoll til valg av leverandør er gjort. Oppdragsgiver plikter likevel å hindre at det gis innsyn i taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter) etter dette tidspunkt. På bakgrunn av det ovenstående bes leverandørene levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet (se pkt. 3.1.1, tredje kulepunkt). 3.6 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være Avinor i hende på innleveringsstedet senest 29.4.2013 kl. 12:00 Tilbud som mottas etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. Adresse: Tilbudet skal sendes til: Inventura AS Att: Åshild Eikenes Sjøli Karl Johans gate 12J 0154 OSLO Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. [09:00] - [16:00]) til følgende adresse: Inventura AS Karl Johans Gate 12J 0154 OSLO 7/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
8815dddV 3.7 Registrering av innkomne tilbud Tilbudene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. 3.8 Tilbudsåpning Tilbudene vil bli åpnet av to representanter for Avinor snarest etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderne får ikke være til stede ved åpningen. 4. KVALIFIKASJONSKRAV Leverandørene skal dokumentere sine kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremgår av dette punkt. Oppdragsgiver har rett til men ikke plikt til å fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse av manglende HMS-egenerklæring eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon. Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å fylle kravene til økonomisk og finansielle kapasitet og de tekniske og faglige kvalifikasjonene jf. Forsyningsforskriften 7-11, tredje ledd. Dersom dette er tilfelle skal leverandøren dokumentere at han har rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. 4.1 Krav til skatteattester og HMS Avinors kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Det skal leveres to skatte- og avgiftsattester: 1) Attest utstedt av kemner / kommunekasserer der leverandøren har sitt hovedkontor (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift) 2) Attest fra Skattekontoret avdeling innkreving merverdiavgift, (tidligere skattefogden) i vedkommende fylke. Begge attestene skal være av typen RF- 1244 fastsatt av Skattedirektoratet, eller tilsvarende. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra søknadsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av 8/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
9915dddV vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. Leverandøren skal tilfredsstille alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring (se vedlegg 2). Utenlandske leverandører bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredsstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat. 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Avinors kvalifikasjonskrav Opplysninger om eierform og organisering. Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Oversikt over selskapsform, organisasjon, eierstruktur, eiere og lokalisering. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Firmaattest (ikke eldre enn 12 mnd.) Utenlandske selskaper: Godtgjørelse for at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Avinors kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha god økonomisk gjennomføringsevne. Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Årsregnskap for siste 3 år med tilhørende revisjonsberetning. Styrets årsberetning. 9/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
101015dddV 4.4 Leverandørens faglige kvalifikasjoner og totale kapasitet Avinors kvalifikasjonskrav Dokumentasjon for at de angitte krav er oppfylt Det kreves god gjennomføringsevne Dokumentasjon for gjennomføring av lignende oppdrag på flyplass eller veg. Beskrivelse av tilgjengelig utstyr av betydning for gjennomføring av oppdraget. 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Avinor skal avvise et tilbud dersom: Tilbudet er innlevert etter tilbudsfristens utløp jf. pkt. 3.6 Tilbudet inneholder forbehold til konkurransegrunnlagets konkurranseregler jf. pkt. 3.4 Tilbudet er i strid med bestemmelsene om alternative tilbud jf. pkt. 3.3 Avinor kan avvise et tilbud dersom: Tilbudet er avgitt i strid med bestemmelsene om deltilbud i pkt. 3.2. Tilbudet er ikke utformet i tråd med pkt. 3.1.2 Tilbudet inneholder vesentlige forbehold jf. punkt. 3.4, 2. ledd. Tilbudet på grunn av forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. 5.2 Forhandlinger De 2-4 Leverandørene som har levert det beste tilbudet i henhold til tildelingskriteriene i punkt 5.3 vil bli invitert til forhandlinger. Konkurransen tillater forhandlinger om alle sider ved de innleverte tilbudene. Alle leverandører som blir invitert til forhandlinger, vil gis adgang til å gi et revidert tilbud før beslutning om tildeling av kontrakt. Avinor forbeholder seg retten til å redusere antall tilbydere gjennom forhandlingene. En eventuell reduksjon vil skje i medhold av tildelingskriteriene oppgitt i pkt. 5.3. 5.3 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 10/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
111115dddV Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prismatrise. Fremdrift 30 % Tids- og leveringsplan som viser kapasitet m²/time, antall netter pr. lufthavn. Behov for assistanse til deler av arbeidet 10 % Beskrivelse av hva som trengs av assistanse fra lufthavnen mht.: o Vann o o Rengjøring Montering/demontering av kantlys 5.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en kort skriftlig tilbakemelding om hvem Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. Dato: Navn, Stilling Vedlegg: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 HMS egenerklæring 11/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
121215dddV Avinors tekniske spesifikasjon Vedlegg 1 1. Rilling av rullebaner 1.1. Bakgrunn Avinor riller rullebaner ved lufthavnene for å øke vannavrenning, redusere «tørketid» for overflaten som igjen reduserer kjemikalieforbruket om vinteren. 2. Leveranser 2.1 Utførelse Rillene skal sages på tvers i dekket med 6mm brede sagblad og med minimumsdybde på 7 mm. For grove dekker (Ska 16 eller tekstur > 1,5 mm) skal det sages 10 mm dybde. Fra kantlinje til kantlinje og i hele lengden til og med endefelt. For flate partier med lengdefall < 0,3 % skal dekket også rilles på langs med depotriller c- c 1,5 meter. All smuss etter sagingen skal fjernes av entreprenøren. 2.2 Fremdrift Arbeidet skal foregå uten innvirkning på flytrafikken. Dette medfører at entreprenøren må påregne nattarbeid ved de fleste plassene. For kortbaneplasser kan utførelsen skje på ettermiddag/kveldstid avhengig av trafikken ved lufthavnen. Dette skal avtales for hver lufthavn i avropene. Leverandøren skal i tilbudet angi antall dager (netter) som er nødvendig for å rille hver rullebane. 12/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
131315dddV 3. Prissammenstilling 3.1 Hva som skal legges til grunn i prisleggingen Avinor ber om at priser for rilling oppgis pr. m 2 og en separat pris for rigg ut i fra hvilken sone arbeidene utføres i. Riggutgifter skal oppgis for de ulike sonene definert i pkt. 3.2 Planlagt antall timer arbeid pr. 1000 m 2. I tilbudet skal det angis om konsekvens for enhetsprisen dersom skuldrene rilles samtidig med rullebanen på en gitt lufthavn. I tilbudet skal Leverandøren angi hvilken bistand som er nødvendig fra lufthavnen. I tilbudet skal Leverandøren angi hvor mange personer og kjøretøy som skal ut på rullebanen. 13/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
141415dddV 4.2 Prisskjema 4.2.1 Rilling pr m 2 Beskrivelse Saging med 125 mm avstand mellom rillene Saging med 1,5 meter avstand mellom rillene Pris per m 2 (NOK Eks. MVA.) 4.2.2 Faste riggpriser for rilleutstyr, inndelt i soner. Sone Svalbard Finnmark og Troms Nordland og Trønderlag Østland, Sørland, Hordaland og Rogaland Oppland, Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Vigra, Hovden, Anda og Florø Riggpris (NOK Eks. MVA.) 14/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner
151515dddV Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Vedlegg 2 Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte * The following applies for foreign contractors: I hereby confirm, by preparing this offer, that the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1996 pursuant to law of 17 June 2005 no. 62, have been taken into consideration. I hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the company s system for taking care of the work of health, environment and safety. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. 15/15 Tilbudsinnbydelse (K.nr) Rammeavtale for rilling av rullebaner