1 Fossumhagen Sameie Til seksjonseierne i Fossumhagen Sameie Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2013. Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Fossumhagen Sameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Fossumhagen Sameie avholdes onsdag 26. mars 2014 kl. 18.00 i fellesrom i bodanlegg. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Det er ikke innkommet forslag. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 1 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, 20.2 2014 Styret i Fossumhagen Sameie Stein Erik Simensen/s/ Shahzad Ali Ahmed/s/ Harald Hoff/s/ Eirin Svan/s/
3 Fossumhagen Sameie ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Stein Erik Simensen Fossumveien 64 Styremedlem Shahzad Ali Ahmed Idas Vei 143 Styremedlem Harald Hoff Fossumveien 70 Styremedlem Eirin Svan Varamedlem Lill-Grethe Hansen Fossumveien 66 Varamedlem Valter Karstein O. Karlsen Fossumveien 68 Valgkomiteen Iver Johansen Fossumveien 68 Leif Sommer Fossumveien 64 Styrets medlemmer består i dag av 1 kvinne og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 129 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 999247679, og ligger i bydel 11 Stovner i Oslo kommune. Adresse: Fossumveien 64 Fossumveien 66 Fossumveien 68 Fossumveien 70 Gårds- og bruksnummer : 99 136 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Det har ikke vært rapportert om noen skader eller ulykker i 2013. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Ernst & Young AS.
4 Fossumhagen Sameie STYRETS ARBEID Det har vært avholdt 3 styremøter Styret har inngått serviceavtaler for heiser, takvedlikehold. Det har vært flere møter og samtaler med entreprenør i forbindelse med ferdigbefaringer. Det er inngått avtaler med Aker P-drift om parkering i garasje og gjesteplasser. Det har blitt utlevert parkeringsbevis til de i sameie som har garasjeplass, og ekstra parkeringsbevis for gjesteparkeringen. Vi har også skaffet 6 flere gjesteparkeringsplasser. Det er søkt om og blitt godkjent av PBE at vi kan foreta innglassing av balkonger. Det er også innhentet priser på dette. Styret har innhentet priser på låssystem med nøkkelkort, og dører med elektrisk åpner. Følgende saker er gjennomgått: Taket: Ferdigbefaring på taket er tatt med merknader. Ifølge AF Gruppen så er rekkverkene ifølge forskrifter. Næring: Sultan har inngått avtale med oss om leie det store møterommet. Atriet: Det er lagt asfalt i atriet. Gårdspass: Styret har nå inngått avtale med Gårdspass om både vaktmestertjenester. Vedlikehold avfallsbrønner: Sultan har gått bort fra avtalen om å leie en avfallsbrønn av oss. Vi har en avtale på service 1 gang i året, og rengjøring to ganger i året. En på våren og en på høsten. Søppelbøtter og askebegre: Det har blitt bestilt opp søppelbøtter til atriet og garasjen. I tillegg askebeger til hovedinngangsdøren. Lys: Beboerne ønsker mer lys i bygget der det er mørkt. Spesielt i hjørnene på bygget og inngangsdørene. Styret har nå bestilt mer lys. Møterom: Vi har kjøpt inn stoler og noen bord. Dører og heiser: Vi har hatt store problemer med heisene og dørene våre, men det skal nå være ordnet. AF har gjort avtale om service for nullstilling av heiser etter byggearbeider. Gjesteparkeringsskilt: Aker P-drift har kommet med forslag. Vi vil ha 2 døgn på gjesteparkeringsskiltet og gjesteparkering for handikapp er ok.
5 Fossumhagen Sameie Det skal legges en drenasje langs med hele bygg 2. Dette skal gjøre slik at regn ikke kommer inn i leilighetene. Af gruppen skal gjøre dette. Dører og heiser Lys i boder og garasje står på hele døgnet Styret forhandler med Gårdspass om vaktmestertjenester og vasking av trapper Styret tar kontakt med Sæther Elektriske for å få pris på belysning. Det blir lagt plater i taket, malt, satt opp lys i styrerommet Sæther Elektro monterer lys i fellesrommet og styrerommet Gjesteparkering og garasjeplasser Renhold av sluk i atriet og tak, samt kontroll sprinkleranlegg Service og vedlikehold på avfallsbrønner Ved tungt regnvær viste det seg at vannet var nær ved å skape store problemer. Dette ble tatt opp med entr. Som har gjort en utbedring som vi bare må avvente effekten av. Vi har hatt store problemer med heisene og dørene våre For å spare strøm monteres bevegelses sensorer for å redusere strømbruk Avtale om vaktmestertjenester og vasking av trapper Beboerne ønsker mer lys i bygget der det er mørkt. Spesielt i hjørnene på bygget og inngangsdørene. Styret må ta en befaring ført hvor vi ønsker lys. Det innhentes tilbud på opp pussing av møterom og styrerom Det må senkes lamper og røykvarslere i forbindelse med nytt tak. Aker P - Drift har kommet med forslag, Vi vil ha 2 døgn på gjesteparkeringsskiltet og gjestparkering for handikapp er ok. De leverer parkeringsbevis. Inngått avtale med Imtech AS om vedlikehold av sluk på tak og i atriet. Da blir avtalen vask og kontroll avfallsbrønner for Fossumhagen. NIWI kontaktes for avtale Dette er nå ordnet Bevegelsessensor er montert Avtale er laget Tilbud er gitt Styret har fått akustikkplater i tak møterom og styrerom. Komplettering av tak med senking av lamper og røykvarsler. Inngått avtale med Aker om å overvåke gjesteplasser og garasjeplasser. Sprinkleranlegg og VA i fellesrom. Serviceavtale pålydende: 3 restavfall 2 ganger pr år
6 Fossumhagen Sameie KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2014. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr 3 595 603. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr 2 716 902. Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 394 160, mens regnskapet viser kr 434 446. Hovedårsaken til avviket var installasjon av brannvarslingsanlegg som ikke var hensyntatt i budsjettet. Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til forsikring og strøm skyldes feil periodisering av kostnadene grunnet trinnvis overtakelse av bygget. Resultat Årets resultat på kr 893 980 foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013. Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013 er kr 893 980. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2013 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
7 Fossumhagen Sameie KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2014. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5 %, mens renovasjonsavgiften øker med 8 % og feieravgiften blir uendret. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2013. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2014) Driftskonto: 0,35 % for alle innskudd Sparekonto: 3,30 % for innskudd under kr 500 000 3,35 % for innskudd fra kr 500 000 til kr 2 000 000 3,40 % for innskudd over kr 2 000 000 Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2014. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2014. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 20.2.2014 Styret i Fossumhagen Sameie Stein Erik Simensen/s/ Shahzad Ali Ahmed/s/ Harald Hoff/s/ Eirin Svan/s/
10 Fossumhagen Sameie 7068 - FOSSUMHAGEN SAMEIE RESULTATREGNSKAP 24.10.12-31.12.13 Regnskap Budsjett Budsjett Note 2013 2013 2014 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde 2 3 595 477 3 045 052 3 227 592 felleskostnader Andre inntekter 3 126 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 3 595 603 3 045 052 3 227 592 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-9 165-19 000-22 000 Styrehonorar 5-65 000-130 000-150 000 Revisjonshonorar 0-10 000-10 000 Forretningsførerhonorar -150 494-163 000-170 000 Konsulenthonorar 6-41 001 0-15 000 Kontingenter -2 000 0 0 Drift og vedlikehold 7-434 446-394 160-474 000 Forsikringer -440 105-300 000-420 000 Kommunale avgifter 8-628 589-393 750-562 500 Energi/fyring -288 599-190 000-280 000 Kabel-/TV-anlegg -338 400-278 000-458 000 Andre driftskostnader 9-319 103-483 333-367 250 SUM DRIFTSKOSTNADER -2 716 902-2 361 243-2 928 750 DRIFTSRESULTAT 878 701 683 809 298 842 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 10 15 368 0 1 000 Finanskostnader 11-89 0 0 RES. FINANSINNT./- KOSTNADER 15 279 0 1 000 ÅRSRESULTAT 893 980 683 809 299 842 Overføringer: Til opptjent egenkapital 893 980
11 Fossumhagen Sameie EIENDELER BALANSE Note 2013 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 15 739 Kortsiktige fordringer 12 76 288 Driftskonto i OBOS-banken 241 945 Sparekonto i OBOS-banken 1 163 257 SUM OMLØPSMIDLER 1 497 228 SUM EIENDELER 1 497 228 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 893 980 SUM EGENKAPITAL 893 980 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 127 046 Leverandørgjeld 80 694 Annen kortsiktig gjeld 13 395 509 SUM KORTSIKTIG GJELD 603 249 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 497 228 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, 20.2.2014, STYRET FOR FOSSUMHAGEN SAMEIE STEIN ERIK SIMENSEN/s/ SHAHZAD ALI AHMED/s/ HARALD HOFF/s/ EIRIN SVAN/s/
... 12 Fossumhagen Sameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie 219 460 Forretningslokaler 29 165 Startkap. Sameie 431 684 Felleskostnader 2 366 319 Felleskostn.næring 188 800 Kabel-TV 360 049 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 3 595 477 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Opprydning reskontro 126 SUM ANDRE INNTEKTER 126
13 Fossumhagen Sameie NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -9 165 SUM PERSONALKOSTNADER -9 165 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr 65 000. NOTE: 6 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -6 791 OPAK AS -9 250 OBOS Eiendomsforvaltning AS -24 960 SUM KONSULENTHONORAR -41 001 NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -77 148 Drift/vedlikehold VVS -30 154 Drift/vedlikehold elektro -83 037 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -48 500 Drift/vedlikehold fellesanlegg -4 581 Drift/vedlikehold heisanlegg -6 563 Drift/vedlikehold brannsikring -146 723 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -21 740 Egenandel forsikring -16 000 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -434 446 NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -381 424 Renovasjonsavgift -247 347 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -628 589
14 Fossumhagen Sameie NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -5 118 Verktøy og redskaper -2 419 Driftsmateriell -12 675 Lyspærer og sikringer -11 839 Vaktmestertjenester -99 080 Renhold ved firmaer -76 809 Snørydding/gressklipping -33 020 Andre fremmede tjenester -5 414 Kontor- og datarekvisita -35 840 Trykksaker -7 148 Møter, kurs, oppdateringer mv -1 820 Andre kontorkostnader -5 242 Telefon/bredbånd -411 Telefon, annet -6 855 Porto -13 698 Bankgebyr -1 716 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -319 103 NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS 1 053 Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS 13 257 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1 058 SUM FINANSINNTEKTER 15 368 NOTE: 11 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader -89 SUM FINANSKOSTNADER -89 NOTE: 12 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2014) 76 288 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 76 288 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2014, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2014. NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Hafslund - Påløpte kostnader -7 419 Los AS - Påløpte kostnader -6 848 Oslo kommune Påløpne kostnader -381 242 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -395 509
16 Fossumhagen Sameie Orientering om sameiets drift. Styret Styret har kontortid tirsdag, onsdag og torsdag mellom kl. 13 og kl. 17. Styret har telefonnummer 47963708, Se sameiets hjemmeside på www.fossumhagen.no for ytterligere informasjon. Vaktmester Sameiet har avtale om vaktmestertjeneste med Gårdpass. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må seksjonseier påregne å måtte betale for tjenesten selv. Parkering Sameiet har parkering i fellesparkeringsanlegg. Den enkelte har en vedtektsfestet bruksrett til parkeringsplass. Parkeringsplassen overføres kjøper ved eierskifte, med melding til forretningsfører. Nøkler/skilt Skilt og nøkler kan bestilles hos styret. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 586549. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret.
17 Fossumhagen Sameie HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Kabel-TV/Bredbånd Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål knyttet til dette kan du ringe Canal Digital på telefon 06090 eller besøke deres nettside www.canaldigital.no Ingen må gjøre inngrep i TV-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten eller foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrelser på signalene til andre beboere og kan i verste fall skade anlegget. Avtale om leveranse av elektrisk kraft Selskapet har inngått avtale med Hafslund om levering av elektrisk kraft Den enkelte beboer må selv velge strømleverandør. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.