Prosedyrar og rettleiar for NSSU - Nettbasert sakshandsaming av søknad om spesialundervisning
Innleiing Det er utvikla i Hordaland eit nettbasert program for sakshandsaming av søknadar om spesialundervisning. Programmet vil bli teke i bruk våren 2010 av Opplæringsavdelinga og alle dei 47 vidaregåande skulene i Hordaland fylkeskommune. Dette er ei stor satsing av Hordaland fylkeskommune, i form av både midlar og personressursar, som vi vonar vil gjere Hordaland til eit føregangsfylke innan dette saksfeltet. Programmet skal syte for at Hordaland fylkeskommune har eit forsvarleg system for sakshandsaming av søknader om spesialundervisning. Elevane sine rettar skal ivaretakast og det skal vere lettare å avdekke avvik. Med dette programmet blir saksgangen raskare og meir oversiktleg for dei involverte i sakshandsamingsprosessen og det vil sikre at malar er oppdaterte og lett tilgjengelege. Programmet skal vere brukarvennleg og gjere arbeidet med sakshandsaminga enklare for elev, skule, OT/PPT og Opplæringsavdelinga. Tryggleik Søknader om spesialundervisning og alle påfølgande dokument er unnateke offentleggjering og er underlagt strengt personvern. For å sikre personvernet i sakshandsaminga er systemet lagt i sikker sone og tilgangen til systemet er avgrensa. Det er definert 4 brukargrupper i systemet; 1. HFK Opplæringsavdelinga Opplæringsavdelinga administrerar systemet og har tilgang til alle søknadar om spesialundervisning og saksflyten ved dei vidaregåande skulene. 2. Rektorar og leiar av ressursteam Rektor og leiar av ressursteam, eventuelt andre som rektor har peika ut, har tilgang til alle søknader om spesialundervisning og saksflyten ved eigen skule. 3. Lærarar Lærarar får tilgang til dei søknader rektor eller ressursteamleiar har tildelt dei. 4. OT/PPT OT/PPT har lesetilgang til programmet slik at dei har tilgang på all dokumentasjon som finnast for dei elevane dei er sakshandsamar for. I denne prosedyrebeskrivinga er det gjort greie for sakshandsamingsprosessen frå det er oppdaga eit behov hos ein elev til eleven har motteke spesialundervisning. Her finn du alle prosedyrar for kva som skal gjerast, kven som har ansvar for dei ulike oppgåvene og kva for ein frist ein har for å utføre desse oppgåvene. Lukke til! 2
Saksflyt Elev / foresatt OT / PPT Skole Opplæringsavd. Elev/ foresatt Ped. vurdering før søknad Fordele søknader til skoler Oversikt søknader skoler Elev/ foresatt Tildele lærer Tildelt lærer i NSSB Saksflyt: Enkeltvedtak, spesialundervisning Ped. vurdering etter søknad Pedagog. rapport + Tilvisning OT/PPT Utforme sakkunnig vurdering Elev/ foresatt Utforme enkeltvedtak Sakkunnig vurdering Elev/ foresatt Enkeltvedtak spes. und. Utforme IOP 1 2 3 4 5 1 Elev/ foresatt Elev/ foresatt 1 2 IOP Oversikt IOP Undervisning Oversikt enkeltvedtak Prosedyre x Oversikt ½ års vurdering Tegnforklaring Doku ment X Utforme ½-års vurdering av IOP 6 Doku ment y Registreringspunkt ½-års vurdering av IOP Utforme statusrapport Søknad spesialundervisn. Statusrapport spesialundervisning Flytdiagrammet (saksflyten) er ei beskriving av prosedyrane for sakshandsaming av søknadar om spesialundervisning. Det er ein kronologisk oversikt over rollane og oppgåvene til Opplæringsavdelinga, OT/PPT, skulene og elevane/føresette. Tala i flytdiagrammet er referansenummer som viser til prosedyrane for skulene. 3
Prosedyrar for enkeltvedtak om spesialundervisning Dokumenttype: Prosedyrar Utarbeid av: Drift og utviklingsseksjonen v/ Janne Strøm, Kjersti Haugland og Mona Viken Godkjent av: Inger Øvsthus Tønder Godkjent dato: Gjeld frå: Tal sider: Våren 2010 6 Revidert dato: Arkivsak: 4
1. Føremål Rutinen skal sikre at elevar som har rett til spesialundervisning får dette, jf. kapittel 5 i Opplæringslova. I enkeltvedtaket skal det kome fram at fylkeskommunen har alminneleg plikt til å gje rettleiing om reglar for sakshandsaming og andre reglar som er relevante for parten sine rettar og plikter (fvl 11). 2. Omfang Det er rektor ved den einskilde skule som har fullmakt til å fatte vedtak om spesialundervisning for elevar som ikkje har, eller som ikkje kan få, tilfredsstillande utbytte av den ordinære undervisninga. Mynde til å fatte enkeltvedtak kan ikkje delegerast vidare frå rektor (jf Rundskriv HF 21/2001, Doculive arkivsak 200104477). 3. Prosedyrar for gjennomføring: 1) Pedagogisk vurdering før søknad Ansvar: Leiar av ressursteam Frist: Fortløpande I nokre høve vert eleven sine vanskar i undervisninga oppdaga etter at skuleåret har starta. Ressursteamet skal handsame meldingar frå undervisningspersonale om behov for å gjere ei kartlegging av behov for spesialundervisning, eller om det er snakk om ei nyorientering av undervisningstilbodet slik at eleven får tilpassa undervisning. Denne kartlegginga og vurderinga skal gjerast i samråd med eleven. Det skal takast stilling til om det er slik at eleven ikkje har, eller ikkje kan få, tilfredstillande utbytte av det ordinære (tilpassa) opplæringstilbodet ( 5-1). Om det er slik, har eleven rett på spesialundervisning. For vidare rettleiing i høve til skilje mellom tilpassa undervisning og spesialundervisning sjå rettleiinga frå direktoratet: http://www.utdanningsdirektoratet.no/upload/brosjyrer/veiledning_spesialunderv_gs_ vgo_rev2004.pdf 5
Det er eleven si avgjer om det skal søkast om spesialundervisning eller ikkje, og eleven kan, ut frå eiga vurdering, søkje om spesialundervisning, uavhenging av dei konklusjonane skolen har trekt. Eleven skal få rettleiing i korleis det skal søkjast. Søknadsskjema for spesialundervisning finn du på www.hordaland.no under skjema og på www.skoleportalen.no. Søknaden vert registrert hjå Opplæringsavdelinga som tildeler den til rette skule. 2) Tildele lærar Ansvar: Rektor/leiar for ressursteam Frist: Frå grunnskulen: Ut august For andre: Ei veke etter at skulen er tildelt søknaden frå HFK Etter at skulen er tildelt ein søknad frå HFK skal rektor eller leiar for ressursteamet tildele søknaden til ein eller fleire lærarar som har i oppgåve å utforme pedagogisk rapport etter søknad (3), IOP (5) og vurdering (6). Søknaden skal tildelast kontaktlæraren eller faglæraren(e) i det emnet eller dei emna det er søkt om spesialundervisning i. 3) Pedagogisk vurdering etter søknad Ansvar: Leiar ressursteam Frist: Frå grunnskulen: 15. september For andre: To veker etter søknad Mal: Tilvisning til OT/PPT med pedagogisk rapport Etter at eleven har søkt om spesialundervisning skal skolen skrive ein pedagogisk rapport. Den skal synleggjere grunnlaget for skolen si vurdering av undervisningstilbodet til eleven før tilvising til OT/PPT som sakkunnig instans. 6
Rapporten skal utarbeidast i samarbeid med eleven, og OT/PPT kan vere rådgjevar i arbeidet. Relevant dokumentasjon sendast som vedlegg OT/PPT. Leiar for ressursteam sender dokumentet til Doculive. Frist for ferdigstilling av sakkunnig vurdering er 1 månad etter tilvisning til OT/PPT med pedagogisk rapport er sendt til Doculive. 4) Utforming av enkeltvedtak om spesialundervisning Ansvar: Rektor Frist: Frå grunnskulen: 20 oktober For andre: Ei veke frå den sakkunnige vurderinga ligg føre Mal: Enkeltvedtak for spesialundervisning Med grunnlag i den sakkunnige vurderinga og den pedagogiske rapporten skal rektor fatte eit enkeltvedtak om spesialunderisning. Vedtaket om spesialundervisning er eit enkeltvedtak etter Forvaltningslova (fvl) 2,b: enkeltvedtak, et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer. Rektor har ikkje høve til å delegere desse avgjerdene til andre. Enkeltvedtaket skal : gjere greie for innhaldet i det spesialpedagogiske tilbodet gjere greie for organiseringa av det spesialpedagogiske tilbodet gjere greie for omfanget av det spesialpedagogiske tilbodet gjere greie for kva tidsrom enkeltvedtaket gjeld for gjere greie for om det er 45 eller 60 min einingar gjere greie for klageadgang I den skriftlege utforminga av enkeltvedtaket kan fylkeskommunen v/rektor nøye seg med å skildre hovudtrekka i det tilbodet eleven skal få. Om føresetnadane som går fram av den sakkunnige vurderinga ligg til grunn for enkeltvedtaket, kan det visast til den. 7
Enkeltvedtak om rett til spesialundervisning er tidsavgrensa. Normalt gjeld vedtaket for det inneverande skuleåret, uavhengig av på kva tidspunkt i skuleåret vedtaket er fatta. Om enkeltvedtaket avvik frå den sakkunnige vurderinga, skal grunngjevinga for vedtaket mellom anna vise kvifor fylkeskommunen meiner at eleven likevel får eit opplæringstilbod som oppfyller retten etter Opplæringslova 5-1. Her skal det nyttast mal for enkeltvedtak avvik. Mellombels enkeltvedtak skal nyttast når sakkunnig vurdering frå OT/PPT ikkje ligg føre. Mellombels vedtak kan fattast på grunnlag av sakkunnig vurdering frå PPTgrunnskulen, relevant dokumentasjon frå andre faginstansar eller drøfting i skulens ressursteam. Mal for mellombels vedtak skal nyttast. Enkeltvedtaket skal underteiknast av rektor og sendast til eleven. Rektor sender dokumentet til Doculive. 5) Utforming av IOP Ansvar: Kontaktlærar/faglærar Frist: Frå grunnskulen: Seinast 1. november For andre: To veker frå rektor har tildelt lærar Mal: IOP eitt fag eller IOP fleire eller alle fag Den meir konkrete utforminga av innhaldet i spesialundervisninga skal gå fram av den individuelle opplæringsplanen, IOP, som skulen utformer på grunnlag av sakkunnig vurdering og enkeltvedtak om rett til spesialundervisning. Alle elevar som har vedtak om spesialundervisning skal ha ein individuell opplæringsplan. Tilsvarande skal det skal berre lagast IOP for elevar som etter enkeltvedtak har rett på spesialundervisning. Det er ein mal for IOP i eitt fag og ein for IOP i fleire eller alle fag. Kontaktlærar/ faglærar leverer den ferdige IOP-en til leiaren for ressursteamet. 8
Når IOP er underteikna av rektor skal det sendes til eleven/føresette. Ein med rektorrollen sender dokumentet til Doculive. 6) Utforming av ½ års-vurdering Ansvar: Kontaktlærar/Faglærar Frist: For haustsemesteret: 10. januar For vårsemesteret: 10. juni Mal: ½ års vurdering eitt fag eller ½ års vurdering fleire eller alle fag Mot slutten av kvar termin skal det utformast ei ½ års-vurdering på grunnlag av den individuelle opplæringsplanen. Når rektor har underteikna ½ års-vurderinga skal den sendast til eleven/føresette. Ein med rektorrollen sender dokumentet til Doculive Skjema og vedlegg: Utdanningsdirektoratet sin rettleiar til spesialundervisning i grunnskule og vidaregåande skule: http://www.utdanningsdirektoratet.no/upload/brosjyrer/veiledning_spesialunder v_gs_vgo_rev2004.pdf Rundskriv Udir-4-2009 om rett til spesialundervisning m.v.: http://www.utdanningsdirektoratet.no/upload/rundskriv/2009/udir-4-2009.pdf 9
Kome i gong Logg på programmet (http://siop for ADMIN-nettet og https://siop.hfk.no for PED-nettet) med ditt brukarnamn og passord (kontakt IT- ansvarleg eller superbruker ved din skule om du ikkje har brukernamn og passord) Du får eit oversyn over søknadene du har tilgang til ved din skule. 10
11
12
13
Når søknaden om spesialundervisning er tildelt ein eller fleire lærarar av rektor/ ressursteamleiar skal det utarbeidas ein tilvisning til OT/PPT med pedagogisk rapport: Denne prosessen gjentek du kvar gong du skal opprette eit nytt dokument, anten du skal opprette tilvisning til OT/PPT med pedagogisk rapport, enkeltvedtak, IOP eller vurdering. Om dokumentet er under arbeid kan du lagre det og arbeide med det over tid. Når arbeidet med eit dokument er ferdig skal det sendast til Doculive. 14
Doculive er arkivsystemet til HFK. Når du sender eit dokument til Doculive opprettes det eit dokumentnummer som fungerer som eit referansenummer. Dokumentnummeret blir lagt til dokumentet automatisk. Det same gjeld dato på dokumentet. Når eit dokument er sendt til Doculive er det låst og kan ikkje lenger redigerast. Forutan tilvisning til OT/PPT med pedagogisk rapport er det berre rektor eller leiar for ressursteam som kan sende dokument til Doculive Når eit dokument er sendt til Doculive dukkar det opp i statistikken til rektor og Opplæringsavdelinga. 15
Du kan jobbe med alle dokument fortløpande men du kan ikkje sende eit dokument til Doculive før det førre dokumentet i saksflyten er sendt til Doculive. Det vil seie at ei tilvisning til OT/PPT med pedagogisk rapport må føreligge før du kan sende enkeltvedtak til Doculive. Enkeltvedtaket må være sendt til Doculive før du kan sende IOP til Doculive. Likeeins må det føreligge ein IOP før du får sende vurderinga av IOP til Doculive. Om du opprettar eit dokument ved ein feil eller dokumentet av ei eller anna årsak ikkje skal nyttast kan du slette det. Om dokumentet er sendt til Doculive kan du ikkje slette det. 16
Malar Opplæringsavdelinga har laga malar for alle dokument som følgjar ei søknad om spesialundervisning. Alle skal nytte desse malane. Når de oppretter eit dokument vil namn på skulen og eleven automatisk leggast til malen. Somme felt er standard og skal ikkje redigerast. Dei vil de sjå som grå tekst i malane. Når de skriv ut er all tekst svart. Bruk tabulator på tastaturet for enkel navigering mellom dei felta som skal redigerast. Spørsmål Om de ikkje finn den informasjonen de treng i denne rettleiaren Ta kontakt med IKT-ansvarleg eller leiar for spes.ped avdelinga ved din skule. Om dei ikkje finn ut av det kan dei ta kontakt med Opplæringsavdelinga ved Dale Casey eller Mona Viken. 17