Representanter Styret i avd. 1 5. Norsk Kolonihageforbund Oslokretsen Oslo, 13.05.2016 Innkalling til Felles årsmøte i Solvang Kolonihager. Mandag 23. mai 2016 kl. 18.00 på huset i avdeling 3. Dagsorden: 1. Åpning og konstituering. 2. Valg av dirigent, referent, tellekorps og to medlemmer til å undertegne protokollen 3. Samarbeidsutvalgets årsberetning 4. Årsregnskap med revisors beretning 5. Budsjett 6. Innkomne forslag 7. Fastsettelse av honorarer 8. Valg av 2 revisorer, samt godkjenning av regnskapsfører Under møtet vil punkt 6 innkomne forslag behandles før budsjett, grunnet forslag om rehabilitering av strømnettet. Etter Felles årsmøtet vil Kolbjørn Njøten avd 4 informere om samarbeidet med TV-produksjonselskapet STRIX i forbindelse med rekkehytteutbyggingen. Enkel servering. Vennlig hilsen for Solvang Kolonihager Samarbeidsutvalget Svein Sæterdal Leder Mona Ombustvedt
3. Samarbeidsutvalgets beretning Årsberetning for perioden 18.5.2015-23.5.2016 Samarbeidsutvalget (SU) har hatt følgende medlemmer i perioden: Svein Sæterdal, leder avd 1 Liv Teetma avd 2 Turid Heier avd 3 Anne-Kjersti Larssen avd 4 til 29.6.2015 Kolbjørn Njøten avd 4 fra 29.6.2015 Dag Bøgeberg avd 5 I samsvar med vedtektene har styret konstituert seg selv. I denne perioden har det vært lite skifte i avdelingenes representanter. Mona Ombustvedt, avd. 4 har blitt engasjert som konsulent/sekretær/ forretningsførerhjelp. Liv Teetma har hatt noen sekretær funksjoner. Revisorer: Åse Marthinsen, avd. 3 og Ragnhild Myrdahl, avd. 2 Forretningsfører: Mona Ombustvedt, avd 4 Generelt SU vil ha avholdt 10 styremøter innen periodens utløp og ordinært årsmøte 23.5.2016. Den daglige driften med innkreving og betaling av strøm, jordleie, vann og avløpsavgift, administrasjon av Handelshuset, gjerder og strømanlegg ligger hos forretningsfører. Strømanlegget Vårt ca. 60 år gamle stolpe- og linjenett begynner nå å vise svakheter, særlig gjelder dette skifte av isolatorkopper og strekk til hyttene. Vårt mest brukte elektrikerfirma har også meldt fra om uforsvarlige uisolerte ledningsstrekk, der det kan komme pålegg fra elektrisitetstilsynet om skifte av ledninger. Dette tas opp på årsmøtet 2016. Strømregnskapet Hver avdeling har overtatt ansvaret for strømregnskapet. Svinn og fellesstrømforbruket var i år om lag som i fjor. Svinn og fellesforbruk var i 2015 på vel 10%. SU har også i 2015/16 satset på spotpriskontrakt for elektrisitet. Strømregnskapet for 2015 gav en KWh pris på 62 øre, som var under den budsjetterte prisen på 90 øre pr KWh. Vedlikehold av handelsbygning og gjerder I påvente av rekkehytteutbyggingen av Handelshuset i Nordbergveien har det ikke blitt utført noe vedlikehold. Rørlegger har imidlertid utført kontroll av ledningsnett inn til bygningen som ledd i rekkehytteutbygningen. Tilstanden for gjerdene er flere steder dårlig, dels forårsaket av medlemmenes manglende kontroll med vekster inn i gjerdet, og dels av rent hærverk av utenforstående. Forsøket på å få refundert noen av disse utgiftene fra avd2s nabo mislykkes. Vannsaker Vannforbruket i 2015 satte for første gang på lenge ingen ny rekord, kanskje takket være den våte sommeren. Men forbruket er likevel forbausende høyt. Bruk av Handelshuset i Nordbergveien SU har etter årsmøte-vedtaket i 2012 arbeidet videre med planer for hvordan vi skal få utnyttet arealet og eventuell bygningsmassen til kolonihagebruk. På ekstraordinært årsmøte 19.11.2012 ble det framlagt skisser av en rekkehytteløsning med 3 hytter, som
det ble besluttet å arbeide videre med. Oppdraget ble gitt til Enerhaugen arkitektkontor, som i dialog med SU har kommet fram til plantegninger som Plan og bygningsetaten i kommunen (PBE) gav rammegodkjenning sommeren 2014. Det er arbeidet videre med utkast til en kontrakt basert på utbygging av rekkehyttene. Dette arbeidet ble siden endret til en dialog med TV produksjonsselskapet STRIX om mulighet for at de overtar utbyggingsadministrasjonen og bruk av konkurranse. Kontrakt med STRIX ventes undertegnet i løpet av mai måned 2016. Dialogen med TV Produksjonsselskapet STRIX har fortsatt i perioden og nå ser det ut til at kontrakten med STRIX snart er klar til å undertegnes. STRIX vil da overta utbyggingen av rekkehyttene. SU fortsetter dette arbeidet. Bjørka-parsellen Utbyggingen av Bjørka-parsellen er nå fullført og hytteeier her er ordinært medlem i Avd. 4. Særskilte avdelingsvise ordensregler og felles ordensregler. Endringene i ordensreglene som ble vedtatt på årsmøtet 2015 er innarbeidet i ordensreglene og distribuert til avdelingene. SU har i perioden mottatt ett forslag om endring av særregler fra avd 5. Felles årsmøtets 2015s vedtak i byggeforskriftene om uteskap har medført at SU har fjernet avd.3s særskilte bestemmelse i ordensreglene om utebod. Fellingstillatelse for skogstrær SU har på grunnlag av forslag fra avdelingene om felling av skogstrær på vårt leieområde hatt befaring med grunneiers representant. Avd1. fikk sine ønsker om trefelling innvilget, mens forslagene fra avd.5 og avd.3 ble avslått. Reguleringssak - komposttomta. I denne perioden har det ikke kommet noe nytt om regulering eller igangsetting av barnehageutbygging på komposttomta. Bruk av Solvangs stolper av Telenor og Kringsjå kabelanlegg. Konflikten med Kringsjå- kabelanlegg om kontrakten fra 2006 har ikke blitt aktualisert i 2015, da ingen stolper med Kringsjåkabler på har blitt skiftet. Saken om betaling av Telenor for stolpeleie til oss for kabling til nye basestasjon på avd 4s forsamlingshus er fortsatt ikke gitt opp, men ennå ikke noe gjennombrudd. Byggeforskrifter. Ajourførte byggeforskrifter etter vedtaksendringene på årsmøtet 2015 er sendt avdelingene pr E-post for videre distribusjon. Dette inkluderer tegninger for uteskapet. Reguleringsuttalelse om mur mellom avd 4 og naboer. SU har sendt inn uttalelse om forslag til mur mellom avd 4 og naboer. Uttalelsen ser ut til å bli tatt til følge. Erfaringsutveksling SU-møtene har som tidligere år fungert som et nyttig erfarings-/utvekslingsforum mellom styrene på de enkelte avdelingene. Regnskapet/Økonomien Likviditeten i SU i 2015 er tilfredsstillende. Dette skyldes i noen grad at de faktiske strømprisene ble lavere enn de budsjetterte. Egenkapitalen er etter vedtak på årsmøtet 2011 konstant, hvis ikke annet blir vedtatt av årsmøtet, på kr 459 563,76 som utgjør omlag 10 prosent av årets utgifter. Vel en tredel av denne egenkapitalen er ved årsskiftet bundet opp i forskutterte planleggingsutgifter til rekkehytteprosjektet.
Så lenge avdelingene betaler inn ¼ års fakturaene i tide, gir denne egenkapitalen en brukbar likviditet for SU, men SU tåler ikke utgifts-sjokk. Utgiftsgodtgjørelse SUs medlemmer mottar etter vedtak på årsmøtet 2012 en liten utgiftsgodtgjørelse pr frammøte. Utbetalt godtgjørelse for 2015 blir kr 8000 til forretningsfører og 8000 til leder samt 300 kr pr møte til andre representanter. Samarbeidsutvalget takker for dette året og ser frem til den kommende sommersesong med godt vær og stort besøk av kolonister og byens befolkning til vår herlig levende park! Svein Sæterdal Liv Teetma Turid Heier Kolbjørn Njøten Dag Bøgeberg
4. Årsregnskap med revisors beretning Eget vedlegg (regnskap 2015) (revisjonsberetning 2015) 5. Budsjett Eget vedlegg (budsjett 2016 SU) 6. Innkomne forslag Forslag 1 fra Styret i avd 1 Bakgrunn: I byggeforskrifter for Solvang og på arkitekttegningene fra Enerhaugen arkitekter er det ikke omtalt vinduer på bakre langvegg (langveggen uten Solvanghjørne). Vi ser imidlertid at mange av de originale hyttene har vindu(er) på bakvegg. Eksempler på dette er hytte 51, 76, 87 og 90 på avdeling 1. Disse vinduene er originale vinduer. Forslag til tillegg til byggeforskrifter for Solvang: "Det tillates å sette inn inntil to vinduer på hyttas bakre langvegg (langveggen uten Solvanghjørne). Vinduene kan være ett stående enfags sidehengslet med mål: 600x1000 mm og ett liggende enfags topphengslet med mål 700x1100 mm. Vinduene skal ha sprosser. Samarbeidsutvalget anbefaler forslaget. Forslag 2 fra Samarbeidsutvalget NY regel om nabovarsling i byggeforskriftene våre Nabovarsel: Det skal gis nabovarsel ved alle typer endringer som krever byggesøknad. Det er utarbeidet et eget skjema som skal benyttes. Skjemaet legges ved byggesøknaden. Gammel regel: Nabovarsel Det skal gis nabovarsel ved legging av treplatting, oppsetting av levegg og markiser, heving av hytta, samt oppsetting av veksthus. Det er utarbeidet et eget skjema som avdelingene kan benytte. Begrunnelse for endringsforslaget: Hyttene på Solvang ligger tett, og arkitekten for den opprinnelige utbyggingen av avd. 1-4 tok meget godt hensyn til dette ved plassering av hyttene på tomtene og vindusplasseringen på hyttene slik at det ble minst mulig innsyn fra naboene. Utbyggingen med diverse tilbygg til hyttene og andre utbygginger har gjort at hensynet til innsyn og utsyn for naboene i noen grad har måttet vike, men det er stadig viktig å unngå
uforholdsmessig ulemper for naboer av diverse byggetiltak. Dette hensynet er til nå ivaretatt ved nabovarslingskrav for de fleste av byggeprosjektene det nå er adgang til å søke om. Forslag til vedtak: Felles årsmøte gir sin tilslutning til forslaget. Forslag 3 fra Samarbeidsutvalget Forslag til tillegg til byggeforskrifter for Solvang: Uteskap Nytt tillegg : I tillegg til standardtegningen av uteskap fra Enerhaugen tillates også byggesettet for uteskap fra JULA : «artikkel 716027 redskapsbod 149x164x78cm». Begrunnelse : Dette byggesettet fra JULA vil av utseende knapt kunne skilles fra Enerhaugens standardtegning. SU mener derfor at dette kan være et godt og rimeligere alternativ for dem som ellers måtte ha leiet hjelp for å få bygget Enerhaugens standardskap. Det finnes sikkert også andre uteskap på markedet som ligner mer eller mindre på Enerhaugens standardskap, men SU er redd for utglidning hvis det åpnes for mere skjønn på dette feltet. Forslag til vedtak: Felles årsmøte gir sin tilslutning til forslaget. Forslag 4 fra Samarbeidsutvalget Til ordensreglene ny bestemmelse Hønsehold Hønsehold kan tillates på parsellene etter følgende bestemmelser: Oppsetting av hønsehus krever ordinær byggesaksbehandling. Veiledende størrelse er L 195 cm, H 75cm; B 103cm. Det settes en begrensning på 4 høner per parsell. Det er ikke anledning til å holde hane. Det forutsettes at plassering av hønsehuset, foring og renhold ivaretas i henhold til forsvarlig dyrehold. Hønsehuset må forankres i bakken, slik at hønene er beskyttet mot rovdyr. Ved avslutning av hønseholdet skal hønsehuset fjernes omgående. Ved mislighold kan styret pålegge avvikling av hønseholdet.
Begrunnelse: Forsøksordningen avd. 3 har hatt for hønsehold etter bestemmelsene ovenfor har virket positivt ikke bare for hønseholderen selv, men vært et aktivum for besøkende,- særlig barn. Ulempene for naboer synes ikke ha vært av betydning. SU mener det derfor vil være til glede for både kolonister og byens befolkning om ansvarlig hønsehold blir igangsatt på flere av Solvangs avdelinger. Forslag til vedtak: Felles årsmøte gir sin tilslutning til forslaget. Forslag 5 fra Samarbeidsutvalget Rehabilitering av strømnettet i 2016 og 2017. Anslagsvis kostnad 2-2,5 mill kroner. Begrunnelse: Etter at et ledningsstrekk med full spenning falt ned i 2015, fikk SU bekymringsmelding fra utførende elektriker om at deler av Solvangs ledningsnett, som er over 60 år gammelt, må skiftes ut med isolerte ledninger. I tillegg er mange av isolatorkoppene i dårlig forfatning. Et foreløpig anslag på en slik rehabilitering er ca 2-2,5 millioner kroner. Det ble skiftet ut mye av ledningsnettet i begynnelsen av 2000 tallet, men det er mye uisolerte ledninger som nå må byttes ut. Forslag: 1/3 av rehabiliteringen starter senhøstes 2016, det resterende arbeidet senhøstes 2017. For budsjettet for 2016 antas dette å medføre en merutgift på 700 tusen som må innbetales i 3 kv. 2016, mens de resterende kostnader tas på 2017 budsjettet, med innbetaling i de tre første kvartaler i 2017 på 600 tusen kr pr kvartal. Skulle utgiftene til rehabiliteringen bli lavere vil dette bli tilbakebetalt avdelingene på ordinært vis ved avregningen for 2017 regnskapet i 2018. 7. Fastsettelse av honorarer Det foreslås ingen endringer i utgiftsgodtgjørelse. 8. Valg av 2 revisorer, samt godkjenning av regnskapsfører Forslag på revisorer: Gjenvalg av Åse Marthinsen, avd 3 og Ragnhild Myrdal, avd. 2. Forslag på regnskapsfører: Mona Ombustvedt, avd. 4