MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Arkivsak: 12/6001-1 Møtested: Skifer Hotell Oppdal Møtedato: 07.09.2012, kl 11:00-13:00 Sak SAKSLISTE 18/12 Budsjett bygningsteknisk drift 2013 19/12 Tolkning av sameieavtalens punkt 4 20/12 Reklamasjonshåndtering - utvidelse av økonomisk ramme 21/12 Salg på universitetssykehusets utearealer 22/12 Rørposttilknytning for Øya Helsehus 23/12 Status reklamasjonshåndtering
Sak 18/12 Sak 18/12 Budsjett bygningsteknisk drift 2013 Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 12/4484-2 Arkiv: 030.7 Innstilling Sameiestyret godkjenner fremlagte forslag til kostnadsbudsjett for 2013 for Sameiet St. Olavs Hospital/NTNU. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling.
Sak 18/12 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Driftsbudsjett sameiet 2013 2. Driftsbudsjett sameiet 2014 3. Driftsbudsjett sameiet 2015 4. Beregnede årskostnader vedlikehold og utvikling FAKTISKE OPPLYSNINGER Sameiets budsjett omfatter kostnadsbudsjett for 2013 og langtidsbudsjett for 2014 og 2015. Budsjettet er basert på sameiets budsjett for 2012, regnskap for 2011 og regnskap hittil i år, hvor årskostnadsanalyse og erfaringstall er lagt til grunn. Målsetningen med årskostnadsanalysen er at bygningene og de tekniske installasjonene skal ha den mest gunstige sammensetningen av FDVkostnader (Forvaltning, Drift, Vedlikehold) over byggets levetid. Budsjettet omfatter også kostnader knyttet til drift og vedlikehold av heis, rørpostanlegg, UPS, AGV, adgangskortkontrollsystem, SD-anlegg og tøyautomater. I budsjettet for 2013 inngår også beløp for periodisk vedlikehold. Beregnede årskostnader til vedlikehold og utvikling framgår av vedlegg 4. Grunnlaget for årets vedlikeholdsbudsjett er utarbeidet av St. Olavs Driftsservice. Vedlikeholdsbudsjettet for 2013 er lavere enn det som framgår av årskostnadsanalysen. Kostnadene vil være lavere de første driftsår bl.a pga 3-års garantitid og et lavere behov for vedlikehold på nye bygg. Eierne har valgt å ikke gjøre avsetninger og må derfor påregne at vedlikeholdskostnadene vil øke på sikt. St. Olav Eiendom holder særskilt oversikt over kostnadene til rørpost, UPS, AGV og TEXI, da NTNU s andel av disse dekkes av St. Olavs Hospitals basisramme jfr. avtale av 3.7.08 (samarbeid om universitetsklinikkfunksjonene). Beløpet tas inn i Sameiets årsmelding. Det er budsjettert driftskostnader for Kunnskapssenteret fra planlagt overlevering fra Helsebygg 25. september 2013.
Sak 18/12 Forslag til budsjett 2013/vedtatt budsjett 2012 Alle tall er oppgitt i 1000-kroner Budsjett 2013 Budsjett 2012 Endring Forvaltningskostnader 11 402 10 634 768 Driftskostnader 117 446 117 522-76 Vedlikehold 27 563 25 286 2 277 Driftsbudsjett i 2012 kroner 156 411 153 442 2 969 3 % antatt prisstigning 4 692 4 692 Sum Driftsbudsjett 161 103 153 442 7 661 Driftskostnadene samlet er beregnet til 161,1 mill kr for 2013. Dette innebærer en økning på 7,7 mill kr i forhold til budsjett for 2012. Forvaltning Forvaltningsavtale mellom Sameiet og St. Olav Eiendom er godkjent i sameiestyret (sak 10/09) og avtalen gjelder fra 6.3.09. Sameiestyret har en løpende forvaltningsavtale med St. Olav Eiendom. St. Olav Eiendoms kostnader i budsjettet er estimert, men blir belastet netto uten påslag etter medgått tid og kostnad etter forvaltningsavtalen. Forsikring. Arbeidet med å inngå ny forsikringsavtale fra 1.7.2012 pågår og premiene er ennå ikke endelig fastsatt. Forsikringsmegler antyder en prisøkning på 5 prosent i forhold til dagens premie for perioden 1.7.2012 1.7.2013. I tillegg er det lagt inn en viss økning i premien pga. bruk av EPS i dekker. FDV-avtale FDV-avtalen omfatter kjøp av tjenester fra St. Olavs Driftsservice for teknisk drift av bygningsmassen. Dette omfatter også bistand for håndtering av reklamasjoner, feil og mangler ved overtatte bygg. Videre omfatter avtalen internkontroll og oppdatering av FDVdokumentasjon. Arbeidet med ny avtale for 2013 og 2014 starter til høsten.
Sak 18/12 Drift-Utearealer Helsebygg har i notat av 20.8.2008 gitt en beskrivelse av utearealer omfang og ressursbehov. For sykehusparken går garantiperioden f.o.m 2008 til juni 2012. Totalt anslås ca 7000 timer for vedlikehold av utearealet. St. Olavs Driftsservice har stipulert kostnadene for drift av parker og takterrasser til 1,2 mill kr i 2013 og 2014 og 1,4 mill kr i 2015. Energi Budsjettet er basert på energiforbruk i 2011. Det er lagt til grunn en strømpris på 85 øre og fjernvarmepris på 37,5 øre. Vedlikeholds- og utviklingskostnader St. Olavs Hospital har engasjert Multiconsult til å gjennomføre en vurdering av byggenes tekniske tilstand og oppgraderingsbehov. Kartleggingen er en oppdatering av et tilsvarende arbeid som ble gjennomført i 2009. Det er benyttet tilstandsgrader fra 0 til 3, der 0 er best og 3 er dårligst. Det er beregnet et teknisk oppgraderingsbehov som tilsvarer den innsats som kreves for at ingen bygningsdeler skal falle ned til tilstandsgrad 2 eller dårligere (tilstandsgrad 1 = god/tilfredsstillende) iht Norsk standard. Rapporten konkluderer med at byggene fra fase 1 og 2 har et samlet oppgraderingsbehov på 372 mill kr som bør gjennomføres over 6-10 år. Deler av dette er imidlertid pågående reklamasjons- /garantiarbeider. Vedlikehold omfatter normalt periodisk vedlikehold og utskiftinger. Kostnadsbudsjettet omfatter i hovedsak det periodiske vedlikeholdet. Eierne må i tillegg dekke utlegg til utskiftinger, ombygginger, offentlige krav/pålegg og oppgraderinger etter hvert som behov oppstår. Dette er normalt investeringer og inngår ikke i driftsbudsjettet. Eierne må innarbeide dette i sine respektive budsjetter utenfor sameiet. Beregnede årskostnader til vedlikehold og utvikling framgår av vedlegg 4. Reklamasjonssaker og restanser Avtale om overføring av ansvaret for oppfølging av reklamasjonssaker og restanser mellom Helse Midt-Norge RHF v/ Helsebygg Midt-Norge og St. Olavs Hospital HF ble inngått 9.3.2010. Avtalen gjelder fra 1.3.2010. Pr 1.6.2012 har Helsebygg overført 30 mill kr til St. Olavs Hospital. Pr utgangen av juli er det samlet bestilt arbeider for 20 mill kr, herav kostnadsført 19,3 mill kr. St. Olav Eiendom har beregnet et samlet behov for reklamasjonsmidler i størrelsesorden 50 mill kr. Det er m.a.o. behov for å få tilført ytterligere ca. 20 mill kr for å dekke behovet. Det er innledet forhandlinger med Helsebygg Midt-Norge om økning av rammen.
Sak 18/12 Det føres eget prosjektregnskap og forbruk rapporteres via sameiestyret til Helse Midt-Norge. Investeringer Det er nå behov for å finansiere flere investeringsprosjekter (bl.a. bygningsmessige endringer tøyskap, returautomater og utemøbler). Dette er investeringer og det må avklares hvordan dette praktisk skal håndteres i sameiet. DRIFTSBUDSJETT 2013 I budsjettet for 2013 er det lagt til grunn en prisjustering av kostnadene med 3 % (antatt prisstigning) i forhold til budsjett for 2012. Sameiets totale driftsbudsjett utgjør etter tillagt forventet prisstigning: Alle tall er oppgitt i 1000-kroner Driftsbudsjett 2013 St. Olavs Hospital NTNU 161 103 122 116 38 988 KONKLUSJON Kostnadsbudsjett for 2013 legges med dette frem for godkjennelse.
Vedlegg 1. 1. DRIFTSBUDSJETT SAMEIET 2013 2012-PRISER, Hele 1000-kr Bygg Lab Kv.barn Nevro 1902-bygg Forsyn.s Bevegelse Gastro Akutt Kunnskap Felles Sum Sum Totalt TOTAL Total Total total total total total total total *) Kulv./Bruer STOH NTNU BTA/Brøk 25 556 31 427 34 943 7 442 17 635 19 304 31 500 40 093 5 819 2 950 216 669 Forsikring 582 488 542 54 128 300 375 622 90 500 2 701 980 3 681 Administrasj. 911 1 120 1 245 265 628 688 1 123 1 429 207 105 5 891 1 830 7 721 Sum Forv. 1 493 1 608 1 787 319 756 988 1 498 2 051 297 605 8 592 2 810 11 402 FDV-avtale 6 135 7 544 8 388 1 607 3 807 4 949 7 562 9 835 1 390 2 712 41 074 12 855 53 929 Energi 7 963 6 257 9 706 1 832 5 050 3 476 8 596 11 090 1 047 0 41 601 13 416 55 017 Renovasjon Vann/avløp 1 076 1 241 1 379 293 696 762 1 244 1 581 228 0 6 463 2 037 8 500 Sum Drift 15 174 15 042 19 473 3 732 9 553 9 187 17 402 22 506 2 665 2 712 89 138 28 308 117 446 Vedl. Prosj. 2 020 2 730 2 270 950 970 1 800 1 800 3 160 0 11 180 20 309 6 571 26 880 Vedl.plan 80 99 110 24 56 61 100 126 18 9 522 161 683 Vedlikehold 2 100 2 829 2 380 974 1 026 1 861 1 900 3 286 18 11 189 20 830 6 733 27 563 Totalt 18 767 19 479 23 640 5 025 11 335 12 036 20 800 27 843 2 980 14 506 118 559 37 852 156 411 *) Areal 23 276 kvm vektet for et kvartal gir 5 819 kvm.
Vedlegg 2. 2. DRIFTSBUDSJETT SAMEIET 2014 2012-PRISER, Hele 1000-kr Bygg Lab Kv.barn Nevro 1902-bygg Forsyn.s Bevegelse Gastro Akutt Kunnskap Felles Sum Sum Totalt TOTAL Total Total total total total total total total Kulv./Bruer STOH NTNU BTA/Brøk 25 556 31 427 34 943 7 442 17 635 19 304 31 500 40 093 23 276 2 950 234 126 Forsikring 582 488 542 54 128 300 375 622 362 500 2 837 1 116 3 953 Administrasj. 911 1 120 1 245 265 628 688 1 123 1 429 829 105 6 202 2 141 8 343 Sum Forv. 1 493 1 608 1 787 319 756 988 1 498 2 051 1 191 605 9 039 3 257 12 296 FDV-avtale 6 135 7 544 8 388 1 607 3 807 4 949 7 562 9 835 5 557 3 227 43 538 15 073 58 611 Energi 7 963 6 257 9 706 1 832 5 050 3 476 8 596 11 090 4 191 0 43 173 14 988 58 161 Renovasjon Vann/avløp 1 076 1 241 1 379 293 696 762 1 244 1 581 913 0 6 806 2 379 9 185 Sum Drift 15 174 15 042 19 473 3 732 9 553 9 187 17 402 22 506 10 661 3 227 93 516 32 441 125 957 Vedl. Prosj. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 26 780 19 790 6 990 26 780 Vedl.plan 0 0 0 0 0 0 0 0 0 756 559 197 756 Vedlikehold 0 0 0 0 0 0 0 0 0 27 536 20 349 7 187 27 536 Totalt 16 667 16 650 21 260 4 051 10 309 10 175 18 900 24 557 11 852 31 368 122 904 42 885 165 789
Vedlegg 3. 3. DRIFTSBUDSJETT SAMEIET 2015 2012-PRISER, Hele 1000-kr Bygg Lab Kv.barn Nevro 1902-bygg Forsyn.s Bevegelse Gastro Akutt Kunnskap Felles Sum Sum Totalt TOTAL Total Total total total total total total total Kulv./Bruer STOH NTNU BTA/Brøk 25 556 31 427 34 943 7 442 17 635 19 304 31 500 40 093 23 276 2 950 234 126 Forsikring 582 488 542 54 128 300 375 622 362 500 2 837 1 116 3 953 Administrasj. 911 1 120 1 245 265 628 688 1 123 1 429 829 105 6 202 2 141 8 343 Sum Forv. 1 493 1 608 1 787 319 756 988 1 498 2 051 1 191 605 9 039 3 257 12 296 FDV-avtale 6 135 7 544 8 388 1 607 3 807 4 949 7 562 9 835 5 557 3 434 43 691 15 127 58 818 Energi 7 963 6 257 9 706 1 832 5 050 3 476 8 596 11 090 4 191 0 43 173 14 988 58 161 Renovasjon Vann/avløp 1 076 1 241 1 379 293 696 762 1 244 1 581 913 0 6 806 2 379 9 185 Sum Drift 15 174 15 042 19 473 3 732 9 553 9 187 17 402 22 506 10 661 3 434 93 669 32 495 126 164 Vedl. Prosj. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 27 180 20 086 7 094 27 180 Vedl.plan 0 0 0 0 0 0 0 0 0 756 559 197 756 Vedlikehold 0 0 0 0 0 0 0 0 0 27 936 20 645 7 291 27 936 Totalt 16 667 16 650 21 260 4 051 10 309 10 175 18 900 24 557 11 852 31 975 123 352 43 044 166 396
Vedlegg 4. 4. BEREGNEDE ÅRSKOSTNADER VEDLIKEHOLD OG UTVIKLING 2012-PRISER, Hele 1000-kr Bygg Lab Kv.barn Nevro 1902-bygg Forsyn.s Bevegelse Gastro Akutt Kunnskap Felles Sum Sum Totalt TOTAL Total Total total total total total total total STOH STOH NTNU BTA/Brøk 25 556 31 427 34 943 7 442 17 635 19 304 31 500 40 093 23 276 73,9/26,1 Periodisk vedlikehold 3 620 3 213 4 279 895 2 122 2 323 3 793 4 825 2 768 0 20 469 7 369 27 838 Utskiftinger 4 517 4 283 5 730 1 173 2 780 3 043 4 964 6 319 3 625 0 26 879 9 555 36 434 Utviklingskostnader 3 428 2 443 3 163 729 1 727 1 892 3 086 3 928 2 253 0 16 461 6 188 22 649
Sak 19/12 Sak 19/12 Tolkning av sameieavtalens punkt 4 Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 12/4494-1 Arkiv: 030.2 Innstilling Saken legges frem uten innstilling.
Sak 19/12 VEDLEGG - Brev dat. 21.5.2012 fra Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesykdommer - Brev dat. 22.2.2012 fra Klinikk for Laboratoriemedisin BAKGRUNN Institutt for laboratoriemedisin, barne-og kvinnesykdommer (LBK) og Laboratoriemedisinsk klinikk (LMK) har ved flere anledninger drøftet og ikke blitt enige om tolkning av sameieavtalens punkt 4, som omhandler råderett over anlegget. Flere søknader om bygningsmessige endringer blir ikke ferdigbehandlet i husråd på grunn av denne uenigheten, som gjelder punkt 4.1 Begrensninger i partenes råderett. Ved forrige møte i husråd i Laboratoriesenteret 3.mai 2012 ble partene enige om å rette forespørselen til sameiestyret for å få overordnet avgjørelse på hvordan punktet skal tolkes. FAKTISKE OPPLYSNINGER Fra sameieavtalens punkt 4. Råderett over anlegget:
Sak 19/12 DRØFTING Synspunkter fra begge partene er vedlagt (vedlegg 1 og 2), og partene ber sameiestyret gi en skriftlig tilbakemelding på hvordan man skal tolke ovennevnte punkt i sameieavtalen.
Laboratoriemedisinsk klinikk Ledelsen Notat Til: Nils Kvernmo, Administrasjonsavdelingen Gudmund Marhaug, Enhet for helsefaglig rådgivning Stig Slørdahl, Det medisinske fakultet Frank Arntsen, NTNU Kopi til: Mats Hobber, St.Olav eiendom Vår referanse Deres referanse Arkiv Dato 10/1547-1/TRJACO 03 22.02.2010 Oppgis ved henvendelse Tolkning av Sameieavtalen mellom St. Olavs Hospital HF og NTNU, datert 03. juli 2008 Laboratoriemedisinsk klinikk ønsker en avklaring av forståelsen av Sameieavtalens avsnitt 4 om råderett over anlegget, herunder spesielt pkt. 4.1 Begrensninger i partenes råderett. Bakgrunnen er at man ved planleggingen av Laboratoriesenteret la stor vekt på at det skulle være mulig å integrere forskning og rutinedrift. Intensjonen var at faggruppene ved Institutt for Laboratoriemedisin, kvinne- og barnesykdommer skulle etablere samhandlende virksomhet med tilsvarende laboratoriespesialitet på sykehussiden, med mål om å kunne oppnå faglige synergieffekter samt metodesamarbeid. Man så også for seg en viss grad av sambruk av instrumenter og utstyr, hvilket ble ansett som viktig for best mulig utnyttelse av knappe arealer. Som en følge av dette ble NTNU-arealer og sykehusarealer plassert vegg i vegg, og det ble etablert laboratorier hvor begge parter skulle eie en ideell halvpart hver. NTNU planlegger nå å flytte inn et fagområde/faggruppe som på ingen måte kan integrere sin virksomhet med det aktuelle laboratoriemedisinske fagområde og hvor den nye planlagte virksomhet oppfattes som en ulempe for sykehusets rutinedrift. NTNU viser til at dette ikke kan oppfattes som en bruksendring av vesentlig betydning ettersom det fortsatt skal foregå laboratoriearbeid i lokalene. I denne sammenheng henvises det til en muntlig meddelelse fra St. Olavs Eiendom, gitt i et møte for instituttledere ved NTNU, men der sentrale personer fra Laboratoriemedisinsk klinikk ikke deltok. Laboratoriemedisinsk klinikk mener på sin side at bruksendringen er vesentlig, ettersom virksomheten da ikke lenger er i samsvar med intensjonen for samlokalisering. På bakgrunn av denne uenighet ønskes en avklaring fra Sameiestyret. Med vennlig hilsen Trond Jacobsen klinikksjef Tlf. 72573087
Sak 20/12 Sak 20/12 Reklamasjonshåndtering - utvidelse av økonomisk ramme Saksbehandler: Åge Lien Arkivsaksnr.: 11/8681-2 Arkiv: 030.33 Innstilling Sameiestyret gir sin tilslutning til at rammen til reklamasjonshåndtering styrkes med ytterligere NOK 12,8 mill.
Sak 20/12 VEDLEGG - Sak 25/11 til Prosjektsyret i HBMN - Tabell med oversikt over reklamasjonssakene BAKGRUNN Sameiestyret fikk i sak 12/11 en oversikt over kjente større reklamasjonssaker som viste at den opprinnelig overførte rammen til reklamasjonssaker på NOK 20 mill var for liten. FAKTISKE OPPLYSNINGER Basert på oversikten i sak 12/11 og tiltakt/saker som har kommet til, har det vært drøftinger med Helsebygg Midt-Norge om økning av rammen. Det ble fort enighet mellom partene om at den foreløpige rammen på NOK 20 mill var for liten. Det ble i første omgang enighet om en ytterligere overføring av NOK 10 mill og sameiestyret gjorde i sak --/-- følgende vedtak: Redegjørelsen om status i forhandlingene med Helsebygg Midt-Norge, med foreløpig overføring av NOK 10 mill tas til orientering. Forhandlingene sluttføres snarest og legges fram for Sameiestyret for endelig godkjennelse. DRØFTING Etter drøfting i sameiestyret ble et klart at det ikke var grunnlag for å sluttforhandle en endelig ramme. Forhandlingene er videreført og er i denne omgang sluttført administrativt med et omforenet resultat om ytterligere overføring av NOK 12,8 mill, slik at den totale rammen som er overført hittil er NOK 42,8 mill. Følgende forutsetninger er fra sameiets side presisert og lagt til grunn: Overføringen er fortsatt å betrakte som en foreløpig ramme Reklamasjonsarbeider etter Kunnskapssenteret er ikke med Noen større saker som også er med som krav mot NCC, og er avhengig av resultat her. KONKLUSJON Sameiestyret aksepterer en økning av den foreløpige rammen til reklamasjonshåndtering av byggefase 1 og 2-1 på NOK 12,8 mill slik at den samlede overføring hittil blir på NOK 42,8 mill.
Sak 21/12 Sak 21/12 Salg på universitetssykehusets utearealer Saksbehandler: Renate Hansen Arkivsaksnr.: 12/5986-1 Arkiv: 039 Innstilling Sameiestyret vedtar at det på universitetssykehusets utearealer ikke gis tillatelse til salg av varer.
Sak 21/12 VEDLEGG Ingen BAKGRUNN St. Olav Eiendom har fått forespørsler om salg av produkter på universitetssykehusets utearealer og ønsker derfor en prinsipiell avklaring fra Sameiestyret på om uteareal kan benyttes og tilrettelegges for varesalg. FAKTAOPPLYSNINGER St. Olavs Hospital er hjemmelshaver av uteområder markert rosa i utsnitt fra regulerings og bebyggelsesplan. Disse områdene er definert som fortau og torg.
Sak 21/12 DRØFTING For å oppklare regelverk har St. Olav Eiendom tatt kontakt med Trondheim Kommune, og har fått opplyst fra Trondheim Kommune v/eierskapsenheten at de får en del henvendelser om ønske av salg og har i hovedsak ikke tillatt salg på offentlig areal. Unntak har blitt gjort på 17.mai og ved større arrangement i regi av City Manager. I praksis følges prinsippene i den tidligere handelsforskriften for Trondheim, som regulerte salg utenom fast utsalgssted. Utgangspunktet er at salg av varer utenom fast utsalgssted ikke skal konkurrere med den virksomheten som drives i byens forretninger, bakerier, kafeer og kiosker. St. Olavs Hospital står fritt til å avgjøre selv om uteområder der sykehuset er hjemmelshaver skal tilrettelegges og benyttes til varesalg, men hele fortau og gangarealer må ikke sperres av med stands og salgsboder da framkommeligheten for myke trafikanter må ivaretas. Det er gitt aksept for at utearealer kan benyttes til uteservering for eksisterende leietakere av kommersielle arealer. KONKLUSJON For å bevare et ryddig og framkommelig uteområde foreslås det å ikke tillate varesalg på universitetssykehusets uteareal. Leietakere av kommersielle arealer kan gis tillatelse til uteservering/-salg i tilknytning til sitt leieforhold etter nærmere avtale.
Sak 22/12 Sak 22/12 Rørposttilknytning for Øya Helsehus Saksbehandler: Silje Marie Nedland Arkivsaksnr.: 12/5975-1 Arkiv: 030.2 Innstilling Sameiestyret godkjenner at Øya Helsehus får koble seg til Universitetssykehusets rørpostsystem. Endelig avtale skal forelegges Sameiestyret for godkjenning.
Sak 22/12 VEDLEGG - Risikovurdering rørposttilknytning Øya Helsehus, utført av St. Olav Eiendom i samarbeid med Allmenn Teknikk og Helsebygg. BAKGRUNN Øya Helsehus har kontaktet St. Olav Eiendom med ønske om å knytte seg til Universitetssykehusets rørpostsystem med én rørpoststasjon i Øya Helsehus. Hovedformålet med tilknytningen er å benytte rørpost til forsendelse av prøver til prøvemottaket i Laboratoriesenteret. Øya Helsehus er allerede tilknyttet Universitetssykehusets avfallssug. FAKTAOPPLYSNINGER Rørpostsystemet består totalt av 172 stasjoner, inkludert 11 stasjoner som blir montert i Kunnskapssenteret. Rørpostsystemet er et svært viktig system for Universitetssykehuset og brukes til å sende blod, prøver og medisiner døgnet rundt. Sykehusapoteket er tilknyttet rørpostanlegget, og i løpet av 2013 vil alle avdelinger ved St. Olavs Hospital motta medisiner i rørpost direkte fra Endoseanlegget i Sykehusapoteket. Øya Helsehus antar at antall rørpostforsendelser per dag vil ligge mellom 1 og 10, med hovedvekt på prøveforsendelser. Øya Helsehus benytter kun Sykehusapoteket som medisinleverandør i spesielle tilfeller når deres medisinleverandør ikke kan levere visse produkter, så rørposten der vil i liten grad bli brukt til medisiner. I dag er det i snitt 1500 forsendelser i rørpost pr. dag. Gjennomsnittstiden på en forsendelse er ca. 3,4 minutter, og dermed godt under det satte kravet på maks 5 minutter. I løpet av 2013 vil antallet rørpostforsendelser per dag fra Sykehusapoteket øke med rundt 450, og det totale antallet rørpostforsendelser blir da trolig rundt 1900 per dag. Utførelsesmessig vil en tilkobling av Øya Helsehus skje via gangbroen over til Hotell St. Olav og tilkoblet en pens i Nevro Øst. Kostnaden for selve tilknytningsarbeidet må Øya Helsehus ta selv mot leverandør. DRØFTING Se vedlagt risikovurdering. Som vist i risikovurderingen kan de fleste usikkerhetene som kan skape problemer reguleres i kontrakten med Øya Helsehus. Dette gjelder blant annet fremtidig økt forsendelsesbehov, endring av medisinleverandør, hva som er tillatt å sende med rørpost og at Øya Helsehus må velge samme bedrift til drift og vedlikehold av anlegget som Universitetssykehuset har.
Sak 22/12 Rørpostlinja i Nevro Øst som Øya Helsehus ønsker å koble seg til har ikke særlig stor trafikk. Siden forsendelsesantallet også er lavt vil tilkoblingen av Øya Helsehus til rørpostanlegget ha svært liten innvirkning på trafikkbildet og den gjennomsnittlige forsendelsestiden. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Øya Helsehus må betale en tilkoblingsavgift for å kunne knytte seg til rørpostanlegget. Det er benyttet en modell som tar utgangspunkt i totalsummen som er brukt for anskaffelse av hele rørpostsystemet inkludert Kunnskapssenteret, og der Øya Helsehus betaler for sin andel av rørpostsystemet i forhold til antall rørpoststasjoner, dvs. 1/173 av dette. Dette er stipulert til ca. 250.000,- KONKLUSJON En tilkobling av Øya Helsehus til rørpostsystemet vil ha svært liten innvirkning på trafikkbildet og den gjennomsnittlige forsendelsestiden i rørpostsystemet. Sameiestyret godkjenner at Øya Helsehus får koble seg til Universitetssykehusets rørpostsystem. Endelig avtale skal forelegges Sameiestyret for godkjenning.
Risikovurdering skjema 1 Bruk av skjemaet er nærmere beskrevet i retningslinjen Metode for l risikovurdering. FASE 1: FASE 2*: FASE 3**: Hendelse (Hvor, når, relatert til hvilken arbeidsoppg.?) Risiko (Hva kan gå galt, problemet?) Konsekvens Sannsynlighet Resultat vekting av risiko Risikoreduserende tiltak (forebyggende og/eller skadebøtende) 1 Fremføringsvei fra pens til stasjon i Øya Støy 2 5 10 Minimalisere rørføring i pasient- /publikumsområder Helsehus Brannskille/gjennomføring 5 1 5 Prosjektering/ferdigbefaring må gjelde også bygningsmessig konstruksjon. Fysisk fremkommelighet, design av trasé 2 2 4 Må vurderes i prosjekteringsfase Plassering og adgang til stasjon i Øya Helsehus Støy til nærområdet 2 4 8 Utlufting og lyddemping/silencer Uautorisert tilgang til mottak og sending 3 2 6 Adgangskontroll på stasjon, plassering i adgangskontrollert område For lav frekvens på uttak av patron full kurv 2 4 8 Prosedyre på tømming av kurv, kontaktperson Fremtidig ønske om flere stasjoner 2 4 8 Prosjektering av plassering av første stasjon må muliggjøre videre utbygging med flere stasjoner Dimensjonering og bruksmønster Økt fremtidig medisintransportbehov pga. skifte av leverandør til Sykehusapoteket Økt transportmengde pga. nye behov enn hva rørpostsystemet i utgangspunktet er dimensjonert 4 3 12 Kontrakten må regulere hva rørposten skal brukes til endringer må avtales før de trer i kraft (inn i avtale) 4 4 16 Kontrakten må regulere hva rørposten skal brukes til endringer må avtales før de trer i kraft (inn i avtale) Side 1 av2 Utskrift 31.08.2012 14:25
Risikovurdering skjema 1 for Driftsproblem Mottar feilsendinger Endret pasientgrunnlag på Øya Helsehus (Samhandlingsreform) 3 3 9 Kontrakten må regulere Øya Helsehus bruk av rørpost ikke evt. andre fremtidige leietakere i huset (annen bruk må avtales og inn i kontrakten) Brukerfeil 2 5 10 Opplæring må være autorisert bruker (gjelder også ferievikarer). Rørpost utilgjengelig/nede 2 4 8 Kontrakten må spesifisere at Øya Helsehus er ansvarlig for å skaffe alternativ transport selv Manglende korrigerende og/eller planlagt vedlikehold Patron m/innhold blir liggende for lenge 4 2 8 Kontrakten må regulere partenes ansvar ang. vedlikehold samme drifter/vedlikeholder på hele anlegget (kan ikke velge å leie inn annen drifter) 2 3 6 Må ha en person som er ansvarlig for rørpost følge opp, prosedyrer for håndtering og retur Deltagere: Silje Marie Nedland (STOE), Bjørn Bakken (HBMN), Otto Koch (STOD). Dato: 13. januar 2012. *- Risikovurdering - skjema nr. 2 (se under fanen Relatert) benyttes i fase 2. Konsekvens oppgis som Mindre farlig, Farlig, Kritisk og Meget kritisk. Sannsynlighet oppgis som Svært liten, Liten, Stor, Svært stor. Resultat vekting risiko oppgis som en farge, se skjema nr. 2. **- Tiltakene overføres til en handlingsplan, se forslag til mal, skjema 3. Side 2 av2 Utskrift 31.08.2012 14:25
Sak 23/12 Sak 23/12 Status reklamasjonshåndtering Saksbehandler: Leif Inge Hassel Arkivsaksnr.: 12/867-5 Arkiv: 030.30 Innstilling Sameiestyret tar statusrapport reklamasjonshåndtering per 13.8.2012 til orientering.
Sak 23/12 VEDLEGG - Statusrapport reklamasjonshåndtering per 13.8.2012
Reklamasjonsarbeider 13.08.2012 Endring siden 2 010 2011 2012 Akkumulert 14.06.2012 Overført ramme til reklamasjonsarbeider 30 000 000 10 000 000 Bestilt arbeider pr dato 6 927 557 6 445 318 2 942 810 16 315 685 1 736 173 Lønnsmidler pr dato 1 132 856 1 635 024 886 373 3 654 253 19 969 938 Gjenstående av overført ramme i forhold til bestilt 10 030 062 Av bestilte arbeider er utført og fakturert 4 489 013 6 700 109 4 422 254 15 611 376 1) 1 588 323 Lønnsmidler pr dato 3 654 253 Forbruk pr dato 19 265 629 Gjenstående av overført ramme i forhold til forbruk 10 734 371 Av større oppgaver nevnes: Under beh. Ferdigstilt Bf. 2. Forsyningssenteret. Ny Hepafiterinstallasjon i Dyrestall. HMS-tiltak: Montert filterinatallasjon tillater ikke tilstrekkelig sikkerhet ved skifting av fillter. Sak 708 686 000 Bf. 1. KVB. Avsug lystgass. HMS-tiltak: Bedre ventilasjon for å sikre ansatte mot eksponering av lysygass. Sak 722 1 775 000 Bf. 1. Modifisering plattformer avfallsvekslere HMS-tiltak: Bedre sikkerheten for ansatte ved drifts- og vedlikeholdsarbeider. Sak 855-6-7 358 000 Bf. 1. HMS-arbeider på tak. Sikre ansatte ved arbeider på tak. Sak 734 503 000 Bf. 2 AH-senteret. Forlengelse av avkastkanal fra kjøkken opp over tak. Sak 920 605 000 Bf. 1 KB-senteret. Utbedre oppheng for pasientterminaler og avskjerming mellom radiator og sovesofa på pasientrom. Sak 935 721 000 BF.1 Manglende belysning i 9 m2 kontorer 800 000 120 000 Bf. 2 Nye oppvaskmaskiner i senterkjøkken GA- og i AH-senteret 1 200 000 Bf. 2 Utbedring tak over Stråleterapien 1 200 000 13.08.2012 15.05.2012 Endring Pr 19/8-10 Endring Antall saker som er registrert, ikke behandlet 216 237-21 371-155 Antall saker som er under behandling 135 147-12 139-4 Antall saker som er lukket 836 798 38 159 677 Antall saker som er avslått 6 6 0 0 6 Sum antall saker 1193 1188 5 669 13.08.2012 1) Av dette utgjør kr 655.115,- utgifter i forbindeløse med lekkasje i fuelanlegget for helidekket, og som muligens vil bli refundert. AMA og LIH