Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget i Lund kommune Møteinnkalling Møtested: Møterommet på Rådhuset Dato: 05.03.2014 Tidspunkt: Kl. 9.00 Møtenr: 1-2014 Til behandling: Sak nr Sakstittel 1/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 20. november 2014 2/14 Orientering fra administrasjonen - innkjøp 3/14 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vedlikehold 4/14 Årsplan for 2014, kontrollutvalget i Lund 5/14 Årsmelding 2013 - kontrollutvalget i Lund 6/14 Kontrollutvalget regnskap pr. 3. tertial - årsregnskap 2013 7/14 Statusoversikt pr. mars 2014 Referatsaker/meldinger Periode: 20.11.2013-05.03.2014 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 1/14 13/00120-11 KST Vedtak FR: Økonomistyring og intern kontroll 2/14 13/00171-7 Målsettinger og strategier 2012-2015 3/14 13/00067-25 KST Vedtak: Søknad fra Klepp om opptaker som deltaker med fast samarbeidsavtale 4/14 13/00290-8 Ku Lund, økt timeantall bestilling Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51 33 65 90 evt.988 06 776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Moi, 24.02.2014 Arne Skobba Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet 1
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 1/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 20. november 2014 Arkivsak-dok. 13/00045-9 Arkivkode. 033 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Lund 05.03.2014 1/14 Protokollen fra kontrollutvalget møte den 20. november 2013 legges fram for utvalget til endelig godkjenning. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møtet den 20. november 2013. SANDNES, 21.02.2014 Vedlegg: Protokoll 2
2/14 Orientering fra administrasjonen - innkjøp Arkivsak-dok. 13/00250-3 Arkivkode. Saksbehandler. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 1 Kontrollutvalget i Lund 05.03.2014 2/14 Kontrollutvalget ba på forrige om at innkjøpsansvarlig i kommunen på dette møtet orienterer om prisforskjeller mellom medlemskapet i Innkjøpsassistanse Vest og å evt. ha en egen ansatt som tar seg av innkjøp for kommunen. Innkjøpsansvarlig Tor Inge Moi møter for å orientere kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Lund tar redegjørelsen fra innkjøpsansvarlig i Lund kommune til orientering. SANDNES, 21.02.2014 Click here to enter text. 3
3/14 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vedlikehold Arkivsak-dok. 14/00015-3 Arkivkode. 217 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Lund 05.03.2014 3/14 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Rapporten var opprinnelig bestilt for levering i 2012, men ble da utsatt til fordel for rapporten ang. økonomistyring i pleie- og omsorg. Prosjektmandatet ble tatt fram og vurdert på ny i september 2012, der kontrollutvalget bestilte rapporten for levering i 2013 med enkelte tilleggspunkter. Rapporten er i stor grad gjennomført for tilgjengelige midler i 2013, men var ikke ferdigstilt til kontrollutvalgets siste møte i november 2013. Formålet med prosjektet har vært å se nærmere på om kommunen sikrer forvaltningen av realkapital (bygg) og å angi konsekvenser for kommuneøkonomien og brukerne av utsatt vedlikehold. Det ble vedtatt å se nærmere på disse problemstillingene: Hvordan har utviklingen i vedlikeholdsomfanget vært, og hvor stort er det eventuelle etterslepet? Hvordan arbeider kommunen for å forvalte sin realkapital på kort og lang sikt gjennom forebyggende aktiviteter, ordinært og ekstraordinært vedlikehold og rehabiliteringer? Hvilke konsekvenser har utsatt vedlikehold for kommunens økonomi og for brukerne? Kontrollutvalget presiserte ved bestilling også følgende: Prosjektet skal også omfatte kommunale boliger Vurdering av muligheter/behov for å evt. selge deler av bygningsmassen I den ferdigstilte rapporten peker revisor innledningsvis på at kommunen i stor grad eier sine formålsbygg; som skoler, barnehager, omsorgsboliger m.m. selv. Det overordnede vedlikeholdsbehovet er skriftliggjort i en vedlikeholdsplan, som årlig vedtas i PNM-utvalget og videresendes kommunestyret til orientering. Revisor påpeker at dette er en god måte å dokumentere vedlikeholdsbehovet på, og innebærer i tillegg involvering av det politiske nivået. I tillegg blir større vedlikeholdsprosjekter meldt inn til kommunestyret og tatt opp i budsjettet. Når det gjelder utviklingen av vedlikeholdsomfanget, er tilstanden varierende, og de ansatte gir på kort sikt et positivt bilde av kommunens bygg. En del eldre bygg mangler en del funksjonaliteter, som bl.a. grupperom i skolen. Revisor konkluderer likevel ut fra en KS-rapport fra 2008 med at dagens ressursinnsats ligger på et nivå som vil akkumulere et etterslep på vedlikeholdet. Kommunen synliggjør i stor grad forvaltning av realkapitalen gjennom den årlige vedlikeholdsplanen Brukernes oppfatning av vedlikeholdet er positiv, det gjelder både innvendig og utvendig vedlikehold. 4
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Når det gjelder konsekvenser for kommunens økonomi, påpeker revisor at kommunen ikke har foretatt KOSTRA-rapportering etter gjeldende retningslinjer, slik at analysemuligheter i dette systemet ikke kan foretas. Ellers framholder revisor at regnskapstall tyder på at man må anta at det akkumuleres et etterslep på vedlikehold på 1 1,5 mill. kr. de siste årene. Dette kan få konsekvenser både for kommuneøkonomien og ha innvirkning på arbeids-miljøet bl.a. i form av dårligere inneklima, trivsel, dårlig tjenestetilbud til brukerne osv. Dette kan ytterste konsekvens påvirke kommunenes omdømme. Revisor peker på at kommunen har mange eldre boliger, som de siste årene har generert en del vedlikeholdsutgifter. Kommunen bør derfor vurdere nærmere om enkelte av disse bør selges. Samlet sett kommer revisor med følgende anbefalinger: Vi vil anbefale kommunen å vurdere om man skal utarbeide en vedlikeholdsstrategi, slik at man styrker politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid Vi vil anbefale kommunen å vurdere om det er hensiktsmessig å selge eldre kommunale boliger Vi vil anbefale kommunen å vurdere hvordan man kan styrke KOSTRArapporteringen, slik at man kan få nytte av dette verktøyet i sitt analysearbeid. Det vises til selve rapporten for utdyping av funn og anbefalinger. Rådmannen har med bakgrunn i lovbestemmelser fått anledning til å uttale seg til rapporten. Bortsett fra kommentarer til praktiske forhold/feilretting, har rådmannen ingen kommentarer. Kontrollutvalget innstiller direkte til kommunestyret i denne saken. Kontrollutvalgets vedtak og saksutredning skal derfor videresendes utendret til kommunestyret. Kommunestyret i Lund tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten ang. vedlikehold/eiendomsforvaltning til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å ta ytterligere stilling til utarbeiding av vedlikeholdsstrategi salg av eldre kommunale boliger forbedring av KOSTRA-rapporteringen Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på oppfølging av disse anbefalingene ca. 6 måneder etter at rapporten er vedtatt i kommunestyret. SANDNES, 19.02.2014 Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport 5
4/14 Årsplan for 2014, kontrollutvalget i Lund Arkivsak-dok. 13/00186-14 Arkivkode. 033 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Lund 05.03.2014 4/14 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget vedtar hvert år en årsplan for kontrollutvalgets arbeid det kommende året. Sekretariatet har laget utkast til årsplan for 2014 som er bygget over samme lest som tidligere planer. Forslaget er ment som et utgangspunkt for diskusjon i kontrollutvalget, der utvalget legger til eller tar bort etter eget ønske. Sekretariatet innarbeider evt. endringsforslag som måtte komme fram i forslaget til årsplan før den videresendes. Kontrollutvalget rapporter til kommunestyret. Planen videresendes derfor til kommunestyret. Det vises for øvrig til vedlagte planforslag. Kontrollutvalget i Lund vedtar den framlagte årsplanen for 2014. Planen oversendes kommunestyret i Lund til orientering. SANDNES, 24.02.2014 Vedtak: Utkast til årsplan for 2014 6
5/14 Årsmelding 2013 - kontrollutvalget i Lund Arkivsak-dok. 13/00186-13 Arkivkode. 033 Saksbehandler. Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 1 Kontrollutvalget i Lund 05.03.2014 5/14 Vedlagt følger utkast til årsmelding for 2012 for kontrollutvalget i Lund Årsmeldingen skal oppsummere kontrollutvalgets arbeid i året som gikk. Årsmeldingen tar som vanlig i grove trekk for seg kontrollutvalgets arbeid i 2013. Kontrollutvalgets aktivitet er også sett opp mot måloppnåelse i forhold til vedtatt årsplan for 2013. Det vises for øvrig til det vedlagte forslaget til årsmelding. Sekretariatet innarbeider evt. endringer som måtte komme i møtet inn i årsmeldingen før den videresendes. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret, og årsmeldingen videresendes derfor til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Lund godkjenner den framlagte årsmeldingen for 2014. Årsmeldingen videresendes kommunestyret i Lund til orientering. SANDNES, 21.02.2014 Wencke S. Olsen daglig leder Click here to enter text. Vedlegg: Årsmelding for 2013 Click here to enter text. 7
6/14 Kontrollutvalget regnskap pr. 3. tertial - årsregnskap 2013 Arkivsak-dok. 13/00247-12 Arkivkode. 212 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Lund 05.03.2014 6/14 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget er ansvarlige for å fremme forslag til budsjett for området kontroll og tilsyn. (Forskrift for kontrollutvalg 18). Dette medfører også at utvalget har ansvar for regnskapsoppfølging av dette budsjettområdet. Sekretariatet har fått tilsendt budsjettkontroll pr. 31.12.13 fra Rogaland Revisjon IKS. Denne oversikten viser hva som faktisk er fakturert i 2013 knyttet til kontrollutvalgets budsjettområde. Det går fram av samlet regnskapsoversikt at det er et merforbruk i revisors regnskap, det relaterer seg i hovedsak til forvaltningsrevisjon, attestasjoner og oppmøte i kontrollutvalget. Sekretariatets utgifter samsvarer med vedtatt budsjett. Sekretariatet har i tillegg bedt om en samlet regnskapsoversikt fra Lund kommune. Dette regnskapet viser et noe mindre samlet forbruk enn det som går fram av selskapenes regnskap. Samlet revidert budsjett tilsier imidlertid at det ikke er et merforbruk på noen av områdene. Samla bruttoregnskap som sekretariatet har mottatt fra kommunen viser et brutto forbruk på kr. 548.593,- og et justert bruttobudsjett på kr. 697 000,-. Her er imidlertid kun utgående og ikke inngående merverdiavgift tatt med. I den vedlagte regnskapsoversikten går det fram at de reelle bruttoutgiftene når refusjon av merverdiavgift tas med blir på kr. 452 859,-, som tilsvarer et samlet forbruk på ca. 76% for 2013. Kontrollutvalget i Lund tar årsregnskap 2013 for budsjettområdet Kontroll og tilsyn til etterretning. SANDNES, 21.02.2014 Vedlegg: Regnskapsoversikt 8
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 7/14 Statusoversikt pr. mars 2014 Arkivsak-dok. 13/00046-14 Arkivkode. 217 Saksbehandler. 1 Kontrollutvalget i Lund 05.03.2014 7/14 Det legges til hvert møte fram en oversikt over de sakene og prosjektene kontrollutvalget arbeider med eller har bestilt fra revisor. Dette er kontrollutvalgets verktøy for å kunne følge med i saker som går over flere møter. Den første tabellen inneholder saker som er bestilt fra revisor/evt. sekretariatet, men som ennå ikke er levert til behandling. Den andre tabellen inneholder oversikt over saker som er behandlet ferdig i kontrollutvalget og videresendt kommunestyret, men som venter på oppfølging av kommunestyrets vedtak. Dette skjer som regel et godt halvår etter vedtaket i kommunestyret. Den siste tabellen inneholder saker der også oppfølgingen er behandlet i kontrollutvalget, og som dermed anses som ferdigbehandlet. Til dette møtet foreligger forvaltningsrevisjonsrapporten vedlikehold til behandling. Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikt pr. mars 2014 til orientering. SANDNES, 20.12.2013 Vedlegg: Statusoversikt mars 2014 9
Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Referat-/meldingssaker: 1/14 KST Vedtak FR: Økonomistyring og intern kontroll 2/14 Målsettinger og strategier 2012-2015 3/14 KST Vedtak: Søknad fra Klepp om opptaker som deltaker med fast samarbeidsavtale 4/14 Ku Lund, økt timeantall bestilling 10