KOMMUNIKASJONSPLAN for RINDAL KOMMUNE 206-2020 Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6
Innhold Innledning... 2 Statusvurdering / Situasjonen i dag... 3 2 Ekstern kommunikasjon... 5 2. Strategier for ekstern kommunikasjon... 5 2.2 Kommunikasjonsmål... 5 2.3 Digital kommunikasjon... 5 2.4 Enhetlig visuell profil... 6 3 Intern kommunikasjon... 7 3. Strategier for intern kommunikasjon... 7 3.2 Kommunikasjonsmål internt... 7 3.3 Kunnskapsdeling og samhandling på tvers... 7 3.4 Omdømmearbeid... 7 4 Målgrupper... 8 5 Ansvar... 9 6 Prinsipper for kommunikasjon... 0 7 Tiltaksplan... 7. Tiltaksplan ekstern kommunikasjon... 7.2 Tiltaksplan for intern kommunikasjon... 4 8 Oppfølging og rapportering... 5 8. Hvordan nå målene... 5 Vedlegg - Pressereglement... 6 Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side
Innledning Det overordna målet med kommunikasjonsplanen er å etablere en felles plattform for kommunens samlede kommunikasjon. Den omfatter prinsipper for offentlig kommunikasjon samt strategiske mål og virkemidler for å videreutvikle et solid omdømme. Kommunikasjonsplanen 206-2020 for Rindal kommune skal brukes av alle ansatte som kommuniserer på vegne av kommunen, både ekstern og intern kommunikasjon ligger i dette. Den bygger på Kommuneplanens samfunnsdel 205-2025 Lov om offentlighet Forvaltningsloven Kommuneloven. Rindal kommunes visjon: «Rindal tid til å leve» legger også føringer for strategien. Stortingsmeldingen «Digital agenda for Norge: IKT for en enklere hverdag» påpeker at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Videre står det at egnede tjenester tilbys digitalt og skal være den primære måten å kommunisere med forvaltningen på. - Målet med IKT-politikken er å skape en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og ansatte i offentlig sektor. Vi legger til rette for økt verdiskaping og produktivitet. Vi øker ambisjonene og styrker gjennomføringsevnen, sier kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner da han la fram stortingsmeldingen Digital agenda for Norge. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 2
Statusvurdering / Situasjonen i dag Hver dag kommuniserer Rindal kommune med virksomheter, grupper og enkeltpersoner. Kommunen er tilgjengelig både fysisk og i digitale medier, og dagsorden settes av et mangfold av mennesker. God dialog er en forutsetning for et godt forhold mellom kommunen, innbyggerne og samarbeidspartnere. Kommunens legitimitet og omdømme er avhengig av at det er samsvar mellom de forventninger innbyggerne har til oss og kvalitet og omfang på de tjenestene vi leverer. Den viktigste kanalen for kommunikasjon til innbyggere er i dag er kommunens internettsider på www.rindal.kommune.no. Løsningen er fra 2004 og kommunen ønsker å gå over til en mer tjenestebasert og moderne løsning slik at innbyggere og næringsliv skal få tilgang til kvalitetssikret informasjon gjennom et bedre og raskere møte med det offentlige. Den raske utviklingen av digitale kommunikasjonsverktøy gjør at vi ikke lenger kan tenke tradisjonelt når vi kommuniserer. Vi må bruke noen av de samme verktøyene og kanalene som omgivelsene. Det gir Rindal kommune store utfordringer i årene framover, holdninger må endres og kunnskap om ny kommunikasjons- og samarbeidsteknologi må økes. Sosiale media gir et mangfold av muligheter når det gjelder kommunikasjon, gode resultater avhenger hvordan man utnytter dem. Å bruke sosiale medier bør være en del av den daglige mediehåndteringen og kommunikasjonsvirksomheten. Dette gjelder for både ekstern og intern kommunikasjon. Status for bruk av informasjonskanaler i Rindal kommune er pr. i dag: Kommunens hjemmeside - Er i dag den mest benyttede kilden til å gi informasjon om kommunens tjenester. Det har vært gjennomført en brukerundersøkelse som viser et greit nok resultat for Rindal kommune. Hjemmesiden har integrasjon med fagsystemet for sak/arkiv og kan med dette vise postlister, og nettstedet gir innbyggerne tilgang til elektroniske skjema. Sosiale media - Egen Facebook-side opprettet for Rindal kommune. I tillegg har Rindal kino egen side. Trollheimsporten / Kunngjøringer og annonser / Bruk av media - Benytter pressekonferanser eller pressemeldinger i lokalpressen ved nyheter eller presentasjon av saker. E-post - Den daglige kommunikasjonsformen internt og eksternt. Telefon / mobiltelefon / telefonmøter - Benyttes daglig ved intern og ekstern kommunikasjon. Kommunen er betjent med sentralbord som har åpningstid fra kl. 09:00 til kl. 5:00. Telefonkonferanse benyttes også til deltakelse i eksterne møter. Rindal kommune har tatt i bruk Mobil Bedrift med mange gode muligheter for effektivisering. Intranett - Intranettet er operativt, men benyttes lite. Ingen felles plattform for samhandling og kunnskapsdeling. Videokonferanser - Benyttes ikke. Chat benyttes ikke Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 3
Rindal kommune har følgende utfordringer knyttet til bruk av ulike kommunikasjonskanaler: Kommunens hjemmeside Nåværende hjemmeside trenger en oppgradering og fornyet layout og brukervennlighet. Denne oppleves som lite fleksibel og brukervennlig for informasjonsoppdatering. Det er ønske med ny hjemmeside som fremstår mer tjenestebasert. Sosiale medier I og med at dette er en ny form for kommunikasjon, må holdninger endres og kunnskap om ny kommunikasjons- og samarbeidsteknologi økes. Intranett Intranettet benyttes lite av ansatte. Ny løsning for hjemmeside kan sees i sammenheng med oppgradering av intranettet, evt. kan nye løsninger som Facebook at work vurderes. Når intranettet ikke er i bruk er det få kanaler hvor ansatte kan få felles helhetlig informasjon, utenom kommunens hjemmeside. Det er derfor ønske om en ny og moderne løsning for deling av kunnskap og samhandling internt i Rindal kommune. Videokonferanser Mangler utstyr og verktøy for å ta dette i bruk. Videokonferanser kan med fordel benyttes for å begrense noe reiseaktivitet og effektivisere møter. Chat Mangler lisenser for å ta i bruk Skype for Business. Chat kan med fordel benyttes for å begrense mange «små-mailer», samt effektivisere både interne og eksterne møter. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 4
2 Ekstern kommunikasjon 2. Strategier for ekstern kommunikasjon Rindal kommunes kommunikasjon om vår samfunnsvirksomhet, tjenestetilbud, rettigheter, plikter og viktige politiske beslutninger skal være aktiv, offensiv og tilrettelagt for målgruppene. Kommunen er en stor arbeidsplass, med en rekke ulike tjenester til innbyggerne. Vi er også en betydelig samfunnsaktør. Kommunikasjonsarbeidet skal: Synliggjøre kommunens samfunnsrolle Aktivt orientere innbyggerne om rettigheter, plikter og muligheter Gi informasjon som er oppdatert, relevant og til rett tid Være offensivt, skape engasjement og bidra til deltakelse i beslutningsprosesser Være planlagt og synliggjøre kommunens resultater Legge til rette for innsyn og meroffentlighet Tilrettelegge møteplasser og arenaer for dialog (fysisk og digitalt) Prioritere digitale kanaler som formelle kommunikasjonskanaler Bruke medier aktivt og strukturert for å få fram positive nyheter (Lokalaviser, Trollheimsporten, Adresseavisen) Gjennom avtale med Trollheimsporten utnytte de fordelene denne kanalen tilbyr som kommunikasjonsverktøy. Bruke annonsering på en gjennomtenkt måte Formidle viktige og presise budskap i krisesituasjoner Krisekommunikasjon blir nærmere beskrevet i kommunens Beredskapsplan 2.2 Kommunikasjonsmål Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å: Skape engasjement og interesse hos innbyggerne og gi mulighet for påvirkning og deltakelse i kommunens arbeid Gjøre innbyggerne kjent med kommunens tjenestetilbud og rolle som samfunnsaktør Gi innbyggerne realistiske forventninger til vår virksomhet Vise fram Rindal som et godt sted å bo, besøke, ha hytte og der vi opplever at vi har «Tid til å leve» Bidra til at Rindal kommune oppleves som en attraktiv arbeidsplass Fremme Digitalt førstevalg gjennom dialog med innbyggerne 2.3 Digital kommunikasjon Rindal kommune vil utnytte mulighetene digital kommunikasjon gir med tanke på raskere og mer effektiv kommunikasjon. Digital kommunikasjon gir bedre muligheter for dialog mellom kommunen og innbyggere/andre aktører. Vår hovedkanal for kommunikasjon skal være kommunens internettsider. Vår Portal-løsning (kommunens nettsider) skal tilpasses DIFIs krav, og vi skal kontinuerlig holde oss oppdatert på nye muligheter i programmet. Trollheimsporten er en viktig kanal for å nå raskt ut til våre innbyggere og andre med informasjon. Bruk av sosiale medier vil være et tillegg til Trollheimsporten og kommunens nettsider. Sosiale Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 5
medier egner seg godt til dialog og for å gi rask og kortfattet informasjon. Bruk av bilder og video passer godt på sosiale medier. Telefon- og videokonferanser er verktøy som bidrar til effektivisering av møter, samt reduksjon kostnader tilknyttet reisevirksomhet. Begge disse verktøyene er med å skape attraktive arbeidsplasser. 2.4 Enhetlig visuell profil Rindal kommune må videreutvikle sin grafiske profil, «Rindal-Tid til å leve». Denne skal brukes for å sikre gjenkjennelighet. I all informasjon og kommunikasjon fra kommunen skal det være tydelig at det er Rindal kommune som er avsender. Rindal kommune har valgt å bruke denne som profil. Det er utarbeidet en profilmanual for Rindal «Tid til å leve». Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 6
3 Intern kommunikasjon 3. Strategier for intern kommunikasjon Det interne kommunikasjonsarbeidet skal: Legge til rette for kunnskapsdeling og samhandling på tvers; effektiv deling av informasjon Legge til rette for effektiv deling av politisk informasjon, med fokus på gjennomførte vedtak Bruke digitale kanaler for å nå egne ansatte med informasjon Legge til rette for dialog og medvirkning 3.2 Kommunikasjonsmål internt Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at: Våre ansatte er godt orientert om kommunens virksomhet Våre ansatte har gode muligheter for å ivareta ansvaret til å sette seg inn i saker som er opp til politisk behandling, spesielt egne saker. Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til at alle ansatte forstår og respekterer sin rolle som tjenesteyter overfor kommunens innbyggere, med fokus på god service, oppfølging og tilbakemelding. Det legges til rette for utstrakt deling av kunnskap og informasjon på tvers av fagområder 3.3 Kunnskapsdeling og samhandling på tvers En organisasjon preget av åpenhet og delingskultur bidrar til gode arbeidsplasser og god tjenesteyting. Kunnskap er en vesentlig kompetanse- og trygghetsfaktor og gir motivasjon og trivsel. Vi skal: Tilrettelegge for dialog og møteplasser Ta i bruk relevant teknologi for å fremme delingskultur Bruke digitale løsninger som den viktigste kanalen for felles interninformasjon Kvalitetssystemet brukes for å sikre at alle har tilgang til vedtatte rutiner og prosedyrer 3.4 Omdømmearbeid Alle ansatte og politikere er ambassadører for Rindal kommune gjennom sitt daglige arbeid. Rindal kommunes omdømme skapes gjennom de inntrykkene innbyggerne får i sin kontakt med kommunen. Rindal kommunes profil «Rindal Tid til å leve» skal være tydelig i vårt omdømmearbeid, både visuelt og i kommunikasjon både internt og eksternt. Begrepet «Tid til å leve» skal brukes aktivt for å knytte det sterkest mulig til Rindal. Vi skal: Bruke vår visuelle profil Alle som henvender seg til kommunene opplever å bli møtt på en god måte Vi skal yte gode tjenester Jobbe for å synliggjøre gode resultat og positive nyheter Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 7
4 Målgrupper Rindal kommunes viktigste målgrupper i kommunikasjonsarbeidet er Alle som bor og/eller jobber i Rindal Brukere av kommunale tjenester Alle som har en tilknytning til Rindal gjennom fritid eller annet. f.eks. oppvokst i Rindal, «høttrindalinger» Næringslivet Media Frivillige Innbyggere i nabokommuner Andre samarbeidspartnere Egne ansatte Andre forvaltningsnivåer fylkeskommunen, fylkesmannen, andre kommuner Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 8
5 Ansvar LEDERANSVAR Kommunikasjon er et lederansvar. Kommunikasjon og informasjon skal være integrert i kommunens plan- og styringsdokumenter. LINJEANSVAR Kommunikasjonsansvaret skal følge linjeprinsippet; den som har ansvaret for en tjeneste har også ansvaret for å informere om denne tjenesten. KOMMUNIKASJONSKOMPETANSE Det er den enkelte leders plikt å sørge for at virksomheten/avdelingen følger kommunikasjonsplanen og har kommunikasjonsfaglig kompetanse. Rindal kommune har, våren 206, ansatt en person våren 206 som skal ha ansvar for informasjon og beredskap. Denne vil få en viktig rolle i gjennomføring av kommunens kommunikasjonsplan. Alle ansatte, enheter og ledelse vil likevel være de som til daglig må følge opp vedtatte tiltak og mål. For å sikre god gjennomføring og måloppnåelse, må planen løftes fram i ulike fora gjennom året. I politiske organ, lederteam, utvidet ledermøte og på alle enheter. Informasjonsansvarlig må bidra til at framdrift skjer, og at alle får kjennskap til innholdet i planen. Deretter må enhetslederne i samarbeid med informasjonsansvarlig iverksette tiltak som gjør hver ansatt i stand til å følge planen. Tiltaksplanen tar utgangspunkt i strategiene i denne planen. Den er også sammenholdt med vedtatt IKT-plan for Rindal kommune 205-207. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 9
6 Prinsipper for kommunikasjon Disse er i stor grad basert på de fem statlige kommunikasjonsprisnippene, med noen tillegg og tilpasninger. Følgende prinsipper gjelder for kommunens kommunikasjon med sine omgivelser:. Åpenhet I sin kommunikasjon skal Rindal kommune være åpen, tydelig og tilgjengelig. Kommunikasjonen skal være pålitelig og lettfattet. Kommunen skal følge prinsippet om meroffentlighet. 2. Aktiv Aktiv informasjon og kommunikasjon om innbyggernes rettigheter, plikter og muligheter, er en forutsetning for demokratisk deltakelse. 3. Medvirkning Rindal kommune skal aktivt involvere innbyggere, organisasjoner og næringsliv i politikkutforming. Det samme gjelder når ordninger og tjenester skal etableres, drives og evalueres. 4. Nå alle Rindal kommune skal innhente kunnskap om de ulike målgruppenes informasjonsbehov og forutsetninger, og tilpasse informasjon og kommunikasjon til de gruppene man skal nå. Vår informasjon skal, både eksternt og internt, være tilgjengelig elektronisk. Viktig/helt nødvendig informasjon skal også være tilgjengelig på papir. 5. Helhet Rindal kommunes kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet, og ha en tydelig avsender. 6. Lederansvar Kommunikasjon er et lederansvar, det gjelder både internt og eksternt. Informasjon og kommunikasjon er ikke et mål i seg selv, men virkemidler i kommunen for å nå mål og løse oppgaver effektivt. Godt kommunalt lederskap er derfor et resultat av ledernes evne og vilje til å ta ansvar for å innarbeide kommunikasjonsmål i sine virksomhetsplaner og realisere dem i det daglige. 7. Klart språk Rindal kommune etterstreber å skrive klart og brukervennlig i tekster til publikum. Klart språk fremmer demokratiet og rettssikkerheten, sparer tid og ressurser og skaper tillit. 8. Ytringsfrihet Ansatte har rett til å ta kontakt med og uttale seg til media. Dette gjelder også spørsmål som er omstridt innad i kommunen. Det er ønskelig at ansatte deltar med sine kunnskaper og meninger i den offentlige debatt. Den enkelte ansatte plikter å gjøre oppmerksom på at det dreier seg om personlige ytringer, og ikke ytringer eller uttalelser på vegne av Rindal kommune. Rådmann/lederteam skal om mulig være orientert i forkant. Se for øvrig Rindal kommunes pressereglement (Vedlegg). Dette gjelder også valgte politikere. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 0
7 Tiltaksplan 7. Tiltaksplan ekstern kommunikasjon Tiltak Prioritet Ansvar Tid. KOMMUNENS HJEMMESIDE Kontinuerlig tilpasse kommunens hjemmeside slik at den bidrar til «Digitalt førstevalg» for innbyggere i Rindal kommune. STAB 206 DESIGN OG FUNKSJONALITET Tilpasse kommunens nettside med nytt design og med mer tjenestebasert funksjonalitet, samt ivareta DIFI s krav om universell utforming. - Delta aktivt i Orkide sin faggruppe for Portal, og kommunisere og følge opp krav til innhold og tidsfrister for en tjenestebasert løsning - Være oppdatert på gode løsninger og muligheter som finnes STAB STAB 206 kont. POLITIKK Politiske vedtak skal presenteres godt synlig på kommunens hjemmeside, med fokus på vedtak. OPPDATERING INFORMASJON Kommunens hjemmeside skal ha oppdatert informasjon som skal kunne være varig over en lengre periode, mens utvalgte nyhetssaker skal publiseres jevnlig i løpet av uken. - Etablere digitale tjenesteansvarlige (?) (krav fra Orkide) - Ivareta et klart språk på hjemmesiden; skrive klart, korrekt og enhetlig - Ivareta presentasjon og god oppdatering av politisk ledelse og ansatte i kommunen 2. SOSIALE MEDIER Benytte Facebooksiden til å gi informasjon og fremme nyhetssaker som synliggjør hele kommunens virksomhet og tjenesteområder, samt kommunens deltakelse på eksterne arrangement. kont. Bruke sosiale medier for å fremme dialog, øke informasjonsspredning og ivareta/bygge omdømme. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side
- Opprette Facebook-side for Rindal kommune - Opprette Facebook-side for evt. andre enheter - Ta i bruk YouTube for å laste opp filmer og presentasjoner som skal publiserer på kommunens Facebook-side og/eller på hjemmesiden. - Utarbeide egne retningslinjer for bruk av sosiale media og for hvordan det forventes at ansatte opptrer i sosiale medier i forhold til saker som angår den ansatte og kolleger eller Rindal kommune som arbeidsgiver. - Gjennomføre opplæring i bruk av Facebook for ansatte i Rindal kommune. Informere og lage «pådriveraktiviteter» for at Facebook tas i bruk. 2 IA IA IA IA IA 206 kont. kont. 206 206 Twitter: Vurdere å opprette konto på Twitter som kan brukes til å gi beskjeder knyttet til særskilte hendelser, i krise- og beredskapssituasjoner. 3 IA 207 LinkedIn: Vurdere å opprette en egen profil på LinkedIn som kan benyttes til å gi informasjon om Rindal kommune i rekrutteringssammenheng og til å profilere ledige stillinger og framtidig rekrutteringsbehov. Vurdere andre sosiale medier. 3 3 IA IA 207 Kont. 3. TID TIL Å LEVE IA 206 «Tid til å leve» er et mangeårig samarbeid mellom kommunen, næringslivet, lokale organisasjoner og andre aktører om omdømmearbeid og profilering av Rindal. Intensiteten er nå betydelig lavere enn før. I arbeidet med ny næringsplan for Rindal høsten 206 vil spørsmålet om videreføring av «Tid til å leve» være ett av noen få utvalgte hovedområder. Her må det avklares hvilke tiltak det skal arbeides med framover hvordan arbeidet skal organiseres og finansieres hvem som skal ha ansvaret, både for helheten og for gjennomføring av ulike tiltak om det er grunnlag for å fortsette med egne nettsider for «Tid til å leve», eller om det er bedre å ta i bruk andre plattformer for å kommunisere med folk om dette Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 2
4. RINDAL KOMMUNE APP Utrede muligheter utifra forslag til APP som tilgjengeliggjør bruk av kommunale tjenester for innbyggerne på en brukervennlig måte. Forslaget til APP ble presentert på Grundecamp 206. 5. OPPDATERE GRAFISK PROFIL - Utarbeide en plan og oppdatere profilmanualen for hvor og hvordan profilen skal benyttes (på konvolutter, brevmaler, annonser, reklamemateriell, profileringsmateriell, nettsider, sosiale medier, signatur på epost). - Oppdatere profileringsmateriell med nye bilder - Oppdatere og rydde bildearkiv - Legge logoer lett tilgjengelige for bruk - Oppdatere presentasjons-mal (PowerPoint)og legge lett tilgjengelig for bruk - Oppdatere dokumentmaler for store dokumenter; plandokumenter mm. (Word) og legge lett tilgjengelig for bruk 3 IA 207 IA 206 og kont. Utarbeide en rutine for bruk av annonsering; profil og kanaler. Avklare ansvarsområder. Vedta en grafisk profil 6. DIGITALT FØRSTEVALG FOR INNBYGGERE I RINDAL KOMMUNE - Automatisere arbeids-prosesser som utføres i kommunen og som er et ledd i et tjenestetilbud til enten innbyggere, organisasjoner og næringsliv o Kommunikasjon krisehåndtering o Alle brev sendes digitalt. Det utarbeides muligheter for at brev med sensitive opplysninger også kan sendes digitalt. o SvarUt tas i bruk o o Ta i bruk digitale skjema på flest mulig områder. Lage en plan for alle tjenesteområder Lage en plan med aktiviteter som skal bidra til å få maksimalt utbytte av IT-investeringer, med fokus på gevinstrealisering (ref. tiltaksmål for realisering av digitale løsninger i IKT-plan for Rindal kommune) Stab Kont. Alle enheter velger digitale løsninger for kommunikasjon så langt det er mulig. 7. «ALLE SOM HENVENDER SEG TIL KOMMUNENE OPPLEVER Å BLI MØTT PÅ EN GOD MÅTE». Alle Kont. Alle enheter jobber med hva følgende betyr for sin enhet. Profilere sin enhet og Rindal kommune på en god måte ved å tipse media om gode saker. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 3
8. VIDEOKONFERANSER og Chat Vurdere løsninger for å effektivisere møter vha. videokonferanser og chat. Vurdere løsninger. 2 IA 207 9. TROLLHEIMSPORTEN Bruke Trollheimsporten som et medium for kommunikasjon, informasjonsdistribusjon og god omdømmebygging. 7.2 Tiltaksplan for intern kommunikasjon Tiltak Prioritet Ansvar Tid Stab. SAMHANDLING OG KUNNSKAPSDELING Videreutvikle våre system for interninformasjon. Vurdere eksisterende løsning opp mot nye løsninger som understøtter samhandling og kunnskapsdeling. Bidra til å finne løsninger der intranettet kommuniserer med fagsystemene Ta i bruk videokonferanser og chat-funksjon for dialog og medvirkning Alle prosedyrer, retningslinjer osv. legges inn i kvalitetssystemet (Compilo). Lage en plan med aktiviteter som skal bidra til å få maksimalt utbytte av IT-investeringer (kommunikasjonsløsninger) med fokus på gevinstrealisering. Være oppdatert på gode løsninger og muligheter som finnes. 2 Kont. Tiltaksplanen revideres årlig i juni. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 4
8 Oppfølging og rapportering 8. Hvordan nå målene Rindal kommune ansetter en person våren 206 som skal ha ansvar for informasjon og beredskap. Denne vil få en viktig rolle i gjennomføring av kommunens kommunikasjonsplan. Alle ansatte, enheter og ledelse vil likevel være de som til daglig må følge opp vedtatte tiltak og mål. For å sikre god gjennomføring og måloppnåelse, må planen løftes fram i ulike fora gjennom året. I politiske organ, lederteam, utvidet ledermøte og på alle enheter. Informasjonsansvarlig må bidra til at framdrift skjer, og at alle får kjennskap til innholdet i planen. Deretter må enhetslederne i samarbeid med informasjonsansvarlig iverksette tiltak som gjør hver ansatt i stand til å følge planen. Tiltaksplanen tar utgangspunkt i strategiene i denne planen. Den er også sammenholdt med vedtatt IKT-plan for Rindal kommune 205-207. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 5
Vedlegg - Pressereglement PRESSEREGLEMENT FOR RINDAL KOMMUNE Rindal kommune skal ha en god dialog med media for å skape trygghet og forståelse for hverandres roller. Media skal oppleve kommunen som en åpen, aktiv og profesjonell organisasjon som samarbeider aktivt med media for å nå ut med informasjon til innbyggerne. De ansatte skal ha en bevisst holdning til bruk av media og medvirke til at nyttig informasjon når innbyggerne i kommunen. DISSE PERSONENE KAN UTTALE SEG TIL MEDIA: Politisk ledelse Rådmann/lederteam Enhetsledere Andre ansatte, men etter delegert myndighet Tillitsvalgte HVEM UTTALER SEG I HVILKE SAKER: Den politiske ledelsen gir politiske vurderinger. Rådmannen kan uttale seg i alle saker som er under behandling, dvs. før politiske vedtak er fattet. Herunder faller også saker av strategisk eller policy preget karakter. Enhetsledere har myndighet til å uttale seg om arbeidsoppgaver innen egen enhet av økonomisk, administrativ eller faglig karakter. Enhetsleder kan gi sin fremstilling av en sak der enheten er saksbehandler inntil det er fattet endelig politisk vedtak. Enhetsledere kan også uttale seg om saker i kommunen generelt, og som berører flere enheter, men da bare etter oppfordring og delegert myndighet fra rådmannen. Ansatte kan gi faktaopplysninger i enkeltsaker og innen eget fagområde i samråd med enhetsleder. Tillitsvalgte kan uttale seg om forhold som angår arbeidstakere i Rindal kommune. AKTUELT STOFF OG SAKER TIL MEDIA: Det bør etterstrebes å få gode nyheter fra vår virksomhet ut i media. Alle medarbeidere oppfordres til å tipse nærmeste overordnede om saker som har allmenn interesse, og til å komme med forslag til innfallsvinkler, fotomotiv og annet som kan selge saken bedre. Sitt ikke på saker som kan bli medieoppslag. Dersom en medarbeider oppdager noe som kan gi oppslag i mediene skal han/hun straks kontakte den nærmeste overordnede. Kritikk kan føles urettferdig, og kommunen skal i tråd med medias egne regler for tilsvarsrett gis anledning til å svare på kritikken. Rådmannen skal i samråd med enhetsledere involveres dersom kritikk fremkommer i media. Innlegg fra publikum knyttet til politikere, politiske vurderinger og vedtak besvares og håndteres av den politiske ledelsen. Vedtatt av Rindal kommunestyre den 05.0.6 KS-060/6 Side 6