Innhold Quickguide til prosjektledere... 1 Innlogging... 1 Glemt passord... 1 Hvordan opprette nytt prosjekt... 2 Prosjektopplysninger... 3 Kommunikasjon... 4 Annonse... 5 Sende mail til de som abonnerer på ledige stillinger.... 9 Bekreftelse... 9 Prosjektoversikten... 10 Redigere prosjekt... 11 Når et prosjekt er avsluttet... 12 Hanne Bråthen
Quickguide til prosjektledere Innlogging Du logger inn i systemet ved å bruke denne linken: https://echo.hr-manager.net/login.aspx?customer=first_hotels Her legger du inn brukernavn (epost) og passord som du har fått tilsendt. Har du ikke fått dette så ta kontakt med systemadministrator i Schibsted. Glemt passord Har du glemt passord kan du klikke på Glemt passord linken på innlogginssiden. Side 1 av 13
Hvordan opprette nytt prosjekt Du oppretter et nytt prosjekt ved å klikke på Nytt prosjekt i menyen til venstre. Side 2 av 13
Prosjektopplysninger Her fyller dere inn følgende informasjon: Prosjektdetaljer: Stillingstittel: Dette er navnet på stillingen og vil vises i annonsen. Søknadsfrist Avdeling: Hvilken avdeling skal stillingen være i. Arbeidssted: Dette feltet vises i jobblisten på hjemmesiden til Schibsted. Arbeidssted Jobbagent: Dette vises i Jobbagenten til Schibsted Arbeidssted: Klikk på Velg for å skrive inn adressen som skal vises i kartet i annonsen. Tilgjengelige søknadsspråk: Her velger dere hvilket språk søknadsskjema skal vises på. Valgene dere får opp er språkene som er lagt inn i systemet til Schibsted. Side 3 av 13
Tilgangsalternativer Prosjektleder: Velg hvem som skal være prosjektleder. Merk at det automatisk er brukeren som er logget inn som blir satt som prosjektleder. Om en annen bruker skal være prosjektleder kan dere fjerne nåværende bruker og legge til en ny prosjektleder. Prosjektdeltaker: Dette er brukere som blir invitert til å være med i prosjektet. De har kun tilgang til å se på kandidatene i prosjektene de er med i. Prosjekttype: Velg rekrutteringsprosjekt Klikk Lagre og Neste for å komme til fanekortet Kommunikasjon Kommunikasjon Under fanekortet «Kommunikasjon» ligger alle standard e-postmaler som kan sendes til kandidater for dette prosjektet. Merk at malen som heter «Takk for søknaden (Auto)» sendes automatisk dagen etter til alle kandidater som har sendt inn søknad. For å endre en e-postmal, klikk på ikonet til høyre. Teksten som vises i malen mellom to klammer [Tekst] erstattes automatisk med korrekt informasjon når malen sendes. Side 4 av 13
Klikk Lagre og Neste for å komme til fanekortet Søknadsskjema Velg ønsket søknadsskjema du ønsker å knytte til denne stillingen. Dere kan velge mellom disse skjemaene som er opprettet av First Hotels. Klikk Lagre og Neste for å komme til Annonse. Annonse For å opprette en ny annonse, klikk på «Ny annonse». Her skriver dere utlysningsteksten. Dere behøver ikke å skrive stillingstittelen øverst for stillingstittelen hentes automatisk fra feltet Stilling som dere fylte ut i det første fanekortet Prosjektdetaljer. Side 5 av 13
Det er opprettet 4 layoutmaler for First Hotels: 1. Layout Dansk: Velger du denne malen kommer layouten i annonsemalen på dansk. Slik som f.eks. knappen Søk stillingen kommer på dansk språk 2. Layout English: Velger du denne malen kommer layouten i annonsemalen på engelsk. Slik som f.eks. knappen Søk stillingen kommer på engelsk språk 3. Layout Norsk: Velger du denne malen kommer layouten i annonsemalen på norsk. Slik som f.eks. knappen Søk stillingen kommer på norsk språk 4. Layout Svensk: Velger du denne malen kommer layouten i annonsemalen på svensk. Slik som f.eks. knappen Søk stillingen kommer på svensk språk Innholdsmal: Det er ikke opprettet inholdsmal for First Hotels. Velg en av layoutmalene for denne stillingen. Side 6 av 13
Om du ønsker å lime inn annonsetekst fra MS Word kan du enten lime teksten inn i annonseeditoren, eller klikke på knappen Lim inn fra MS word. Vi anbefaler å lime inn teksten ved å bruke Lim inn fra MS Word knappen for da fjernes formatteringen fra Word. Denne knappen finnes i verktøylinjen i annonseeditoren. Når du har lagret annonsen velger du hvilket medie søknaden skal publiseres til. Marker mediene du ønsker å publisere til og klikk «Publiser». Du ser nå at ikonet bytter farge fra rødt til grønt, som viser at annonsen er publisert. Mediet som heter Hjemmeside er hjemmesiden til First Hotels. Mediet som heter Intranet er Intranettet til First Hotels. Etter at du har publisert annonse til ønskede medier så har du mulighet til å gjøre en del handlinger: Rediger: Du kan her redigere utlysningsteksten Kopier: Du kan kopiere annonsen og evt. redigere teksten i kopien. Slett: Du kan slette hele annonsen. Merk da at annonsen MÅ være avpublisert før annonsen slettes. Så lenge annonsen er publisert så vil den fortsatt være tilgjengelig for søkerne. Side 7 av 13
Vis: Forhåndsvisning av annonsen PDF: Du kan konvertere annonsen til et pdf dokument E-post: Du kan sende annonsen på e-post til ønskede mottakere Til høyre for publiseringsboksen er det en Slett knapp. Om du klikker på denne så betyr ikke dette at annonsen avpubliseres, men du fjerne bare medie fra linjen. Om publiseringsknappen er grønn og dere sletter f.eks. Hjemmeside så vil fortsatt annonsen være publisert og være tilgjengelig for søkere. Ønsker du å avpublisere annonsen så klikker du på knappen Avpubliser. Merk at systemet håndterer automatisk avpublisering.du kan manuelt avpublisere hvis du ønsker å avpublisere annonsen før søknadsfristen. Side 8 av 13
Sende mail til de som abonnerer på ledige stillinger. DSB har aktivert funksjonen Automatisk Jobagent og derfor vil det automatisk sendes ut en e-post til abonnentene, og denne knappen vil ikke være synlig. Bekreftelse Siste siden er en bekreftelse på at prosjektet er opprettet. Her kan du se linken/linkene til annonsen og til søknadsskjemaet. Klikk på Fullfør for å fullføre prosjektopprettelsen. Du kommer til tilbake til prosjektoversikten på forsiden. Side 9 av 13
Prosjektoversikten Den første siden i systemet er en prosjektoversikt. Denne siden viser en liste over alle dine rekrutteringsprosjekt som du har tilgang til å se. For å se mottatte søknader (kandidater), kan du klikke på prosjektnavnet. Avhengig av hvilken tilgang du har i systemet så kan det variere hvilke moduler du ser i menyen til venstre. Om du vil gå tilbake til prosjektoversikten fra en annen side i systemet, klikk på knappen Hjem øverst til venstre i menyen. Oversikten har følgende kolonner (overskrifter): ID: Alle prosjekter får en unik prosjekt ID Prosjektnavn: dette er navnet på stillingen. Du klikker på prosjektnavnet for å komme inn i kandidatlisten og se på søkerne som har kommet inn. Avdeling: hvilken avdeling prosjektet er opprettet i Prosjektleder: Dette er det samme som Leder i ansettelseskomite og dette er hvem som har opprettet prosjektet. Etablert: Datoen prosjektet ble opprettet. Søknadsfrist: prosjektets søknadsfrist som er satt. Antall søkere: antall søkere i prosjektet. Tallet som står i parentes (1) er antall nye søkere som er kommet inn siden du logget inn sist. Status: Dette er statuser som inngår i arbeidsflyt, der du kan se hvor mange kandidater som har ulike statuser i systemet og få en oversikt over hvor i prosessen kandidaten har kommet. Statusene har 4 farger: o Sort: Det er ingen kandidater i prosjektet Side 10 av 13
o o o Rød: Det har kommet inn kandidater, men kandidatene har status «Søknadsmottak» og arbeidet med kandidatene er ikke påbegynt. Gult: en eller flere kandidater har endret status fra «søknadsmottak» og gått videre i rekrutteringsprosessen. Grønn: En eller flere kandidater har blitt ansatt. Publisert: Her kan du se om en annonse er publisert eller avpublisert, og ved å holde musepeker over kan du se hvilke medier annonsen er publisert til. Redigere prosjekt For å redigere informasjon om prosjektet klikker du på tannhjulet til venstre i oversikten. Her får du frem en liste med snarveier til de ulike fanekortene i prosjektet. Avhengig av hvilken rolle du har i systemet så er det ikke sikkert du ser se samme snarveiene. Velg Rediger prosjekt prosjektdetaljer Her kan du redigere informasjonen, som f.eks. søknadsfrist, avdeling, deltakere osv. Klikk videre til de ulike fanekortene der du ønsker å gjøre endringer. Klikk Lagre når det er gjort. Du behøver ikke å publisere annonsen på nytt når du har gjort endringer i prosjektet, uansett om du bare endrer søknadsfrist, legger til deltakere eller redigerer utlysningsteksten. Annonser som er publisert til FINN.no Side 11 av 13
Om du endrer på utlysningsteksten til annonser som er publisert til FINN.no så må annonsen republiseres til FINN.no. Det betyr at du må sette en hake i boksen til høyre for Finn.no og klikk på knappen Publiser. Når et prosjekt er avsluttet Når en kandidat har akseptert et tilbud og øvrige kandidater har fått svar, er prosjektet avsluttet. Da kan du deaktivere prosjektet slik at de havner under Inaktive prosjekter. Dette gjør du under innstilinger for et prosjekt. Merk at du ikke kan deaktivere et prosjekt som er publisert, dvs. knappen i kolonnen Plublisert er grønn. Annonsen må være avpublisert og knappen må være rød. For å se inaktive prosjekter må du ha lagret innstilling for dette. Du velger hvordan du vil se prosjektoversikten under «Innstillinger for prosjektliste». Side 12 av 13
Side 13 av 13