VERRAN KOMMUNE Kontrollutvalget KOIT\ K Il' f)d9laq [KS -sekretariat for korfirollutualqene ' SAKSPROTOKOLL SAK 003/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 TIL KOMMUNESTYRET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 23.01.2017 Per Helge Genberg 003/17 419-1724-5.3 Kontrollutvalgets vedtak: 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 til orientering.
SAKSBEHANDLING/SAKS GANG: Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 til orientering. Behandling Forslag Ingen i møtet Avstemming Enstemmig Endelig vedtak 1. Det framlagte forslaget til Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 vedtas. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 til orientering. Saksopplysninger: Ikommunelovens 77 heter det: Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Ettersom kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan for kontroll og tilsyn, må kommunestyret bli informert om utvalgets arbeid, jfi. merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Etter regelverket har ordføreren møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordføreren og rådmannen får tilsendt alle møteinnkallinger med fullstendige saksdokument. For å gi løpende orientering om sakene som er behandlet, sendes kontrollutvalgets møteprotokoller til ordføreren og rådmarmen. Skriftlig rapport om kontrollutvalgets virksomhet blir avgitt til kommunestyret hvert år. I tillegg rapporteres enkeltsaker fortløpende. Årsrapporten følger en viss struktur som skal samsvare med årsplanen for utvalgets arbeid.
Verran Kontrollutvalget kommune Kontrollutvalgets årsrapport for 201 6 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte 23.01.201 7 Komjek Iwndelag I -sekretariat for Kontrollutualgene Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E- post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
1 INNLEDNING Kommunestyret i Verran valgte i møte 29.10.2015 et kontrollutvalg på 3 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden 2016-2019. Leder Dag Ivar Borg 1. Per Stavrum Nestleder Vigdis Fjær Otterbekk 2. Geir Bartnes Medlem Frank Bartnes 1. Georg Ekmarm Dag Ivar Borg sitter i kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2016 2.1 MØTER I 2016 har kontrollutvalget holdt 6 møter og behandlet 19 saker, se vedlegg. Tilsvarende tall for 2015 var 7 møter og 27 saker. Møtene i utvalget er åpne. Kommunens revisor deltar med møte- og talerett. Ordføreren har møte- og talerett i kontrollutvalget, og både ordfører og rådmann får tilsendt møteimrkalling og -protokoll. 2.2 BEHANDLING A VK OMM UNENS REGNSKAP Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget uttale seg om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen går til kommunestyret, men kopi skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til uttalelsen før dette organet avgir sin innstilling til kommunestyret, jfr. forskr. 7. I møte 23.05.2016 ga kontrollutvalget uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap med revisjonsberetning og kommunens årsmelding for 2015 (sak 07/16). 2.3 FOR VALTNINGSREVYSJON Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2019 ble vedtatt av kontrollutvalget 23.05.2016 (sak 10/16) og av kommunestyret 30.06.2016. Kontrollutvalgets forvaltningsrevisjonsprosjekter 2016 2019 i uprioritert rekkefølge er: 0 Integrering av flyktninger 0 Tidlig innsats (helsestasjon og PPT) 0 Vedlikehold av kommunal eiendom 2.4 SELSKAPSKONTROLL I møte 23.05.2016 (sak 09/16) behandlet kontrollutvalget rapport fra selskapskontroll i J ekta AS. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 SIDE 3 AV 6
INN HOLDSF ORTEGN ELSE 1 INNLEDNING.....3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2016.....3 2.1 MØTER.....3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAP.....3 2.3 FORVALTNINGSREVISJON.....3 2.4 SELSKAPSKONTROLL.....3 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER.....4 2.6 TILSYN MED REVISJONEN.....4 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON.....4 2.8 BESØK/BEFARING.....4 2.9 ANDRE SAKER.....4 3 AVSLUTNING.....4 4 VEDLEGG.....6 OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2016.....6 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 SIDE 2 AV 6
Plan for selskapskontroll 2016-2019 ble vedtatt av kontrollutvalget 23.05.2016 (sak 11/16) og av kommunestyret 24.1 1.2016. Følgende selskaper er prioritert for selskapskontroll i perioden 2016 2019: 1. Verran Utbyggingsselskap AS 2. Reko AS 2.5 GJENNOMGANG A VMØTEPROTOKOLLER. Rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet tas som et ledd i revisors ordinære statusrapportering. Hensikten med gjennomgangen av saksframlegg og vedtak er å kontrollere at de er i tråd med lov, forskrifl, regelverk og overordnede planer. Saker av vesentlig økonomisk betydning er prioritert. 2.6 TILSYN MED RE VISJONEN Gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen fører utvalget tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Oppdragsansvarlige revisorer skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Disse ble forelagt kontrollutvalget i møte 05.09, sak 17/16. 2. 7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Disse har møtt og orientert kontrollutvalget i møte: 0 Rådmann Jacob Br. Almlid og økonomisjef Elise Dahl 23.05 under sak 07/16 om kommunens årsregnskap og sak 08/16 om oppfølging av forvaltningsrevisjon - Investering, Malm skole 2.8 BES ØK/BEFARIN G Det er ikke gjennomført besøk i 2016. 2.9 ANDRE SAKER Etter oppdrag fra kommunestyret iverksatte kontrollutvalget gransking av saken Oppsigelser i barnevernstjenesten, og KomRev Trøndelag IKS la fram en rapport (definert som undersøkelse) som ble behandlet av kontrollutvalget i møte 20.10 (sak 19/16) og av kommunestyret 2 7. 1 0. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret- som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med de øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. Den årlige meldingen er viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. KONTROLLU l VALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 SIDE 4 AV 6
Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at utvalget ser nærmere på. Verran, 23.01.2017 Dag Ivar Borg Vigdis Fjær Otterbekk Frank Bartnes leder nestleder medlem KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 SIDE 5 AV 6
4 VEDLEGG OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2016 002 003 Kolales årpo for 015 til unset Oppfølging av saker fra kontrollutvalget Orientering fra revisjonen 07.03 004 005 006 Skatteoppkreverfunksjonen Orientering fra revisjonen rapport etter intern kontroll på likvidornrådet og innkj øpsornrådet Rapport etter ekstern kvalitetskontroll av KomRev Trøndelag IKS 23.05 007 008 019 010 011 Kontrollutvalgets uttalelse - Verran kommunes årsregnskap for 2015 Oppfølging av forvaltningsevisjon - Investering, Malm skole Rapport fra selskapskontroll i J ekta AS Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Plan for selskapskontroll 2016-2019 04.08 012 013 Orientering fra administrasjonen - barnevernstjenesten J ekta AS ennomgang 05.09 014 015 016 017 018 Referatsaker Bamevemstjenesten - gransking Forslag til driftsbudsjett for kontroll og tilsyn 2017 Oppdragsansvarlige revisorers uavhengighetsvurderinger Revisj onsstrategi 2016 20.10 019 Oppsigelser i barnevernstjenesten - rapport KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2016 SIDE6 AV 6