Hyllestad kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Formannskapssalen Dato: 05.09.2017 Tid: Kl. 12:00 14:00 Faste representantar som møtte: Gunn Tonning Albertsen Jørgen Solvang Svein Arild Dale Sakliste Sak nr. Sakstittel 24/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 25/17 Skriv og meldingar 26/17 Investeringsprosjekt med fokus på innkjøp (forvaltningsrevisjon) - prosjektplan 27/17 Rekneskapsrevisjon - informasjon frå revisor 2017 28/17 Budsjett for Hyllestad kontrollutval 2018 29/17 Oppfølgingsliste 4-2017 30/17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim. KRYSS Revisjon ved Aud Marit Nyland Eide og Charles Litsheim. Ordførar Morten Askvik. Rådmann Bente Nesse. Underskrifter:
24/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. HYL- 24/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 25/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Tilsyn med kommunal beredskapsplikt: Utdelt i møtet: E-post frå rådmann Bente Nesse datert 31.8.17 med tilbakemeldingar om Fylkesmannen sitt tilsyn med kommunal beredskapsplikt. Kontrollutvalet ønskjer kopi av tilbakemelding frå Fylkesmannen om avslutting av tilsynet. Kontrollutvalet ønskjer å få statistikk over avvik frå kvalitetssystemet til neste møte. HYL- 25/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 26/17: Investeringsprosjekt med fokus på innkjøp (forvaltningsrevisjon) - prosjektplan Side 2
Prosjektplan for forvaltningsrevisjon om «Investeringsprosjekt med fokus på innkjøp» vert godkjent. Tilleggsframlegg i møtet: Kontrollutvalet presiserer at økonomi- og finansreglement, delegeringsreglement og eventuelle spesielle delegasjonar vert tekne med i prosjektet. Tilrådinga med tilleggsframlegg vart samrøystes vedteken. HYL- 26/17 VEDTAK: Prosjektplan for forvaltningsrevisjon om «Investeringsprosjekt med fokus på innkjøp» vert godkjent. Kontrollutvalet presiserer at økonomi- og finansreglement, delegeringsreglement og eventuelle spesielle delegasjonar vert tekne med i prosjektet. 27/17: Rekneskapsrevisjon - informasjon frå revisor 2017 Informasjonen vert teken til orientering. Informasjon ved rekneskapsrevisor Aud Marit Nyland Eide. HYL- 27/17 VEDTAK: Informasjonen vert teken til orientering. 28/17: Budsjett for Hyllestad kontrollutval 2018 Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2018: Konto Tekst B2017 B2018 Side 3
10800 Godtgjersle folkevalde 21 10990 Arbeidsgjevaravgift 2 11 Opplæring / kurs / seminar 22 11600 Skyss / diett 1 11959 Kontingentar (FKT) 1 Sum 47 21 2 22 1 3 49 HYL- 28/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2018: Konto Tekst B2017 B2018 10800 Godtgjersle folkevalde 21 21 10990 Arbeidsgjevaravgift 2 2 11 Opplæring / kurs / seminar 22 22 11600 Skyss / diett 1 1 11959 Kontingentar (FKT) 1 3 Sum 47 49 29/17: Oppfølgingsliste 4-2017 Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Gunn T Albertsen informerte frå kontrollutvalsdagen 15.6.17. Side 4
HYL- 29/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 30/17: Eventuelt Barnevern: Kontrollutvalet ønskjer orientering frå det interkommunale barnevernet til kommunestyret og kontrollutvalet. Postjournal og offentlegheit: Punktliste frå kontrollutvalsdagen om postjournal og offentlegheit (Orientering ved Gunn T Albertsen under oppfølgingsliste). Kontrollutvalet ønskjer skriftleg tilbakemelding frå rådmannen til neste møte. Tilgjengelighet av informasjon i kommunesektoren, offentlighet - grunnlova paragraf 100, ytring og informasjonsfrihet. Offentleg lova, arkivloven paragraf 1,6 og9 Spør rådmann om arkiv - 1 - har kommunen ein ajourført arkivplan i henhold til arkivforskriften 2 - har kommunen lett tilgjengelig rutineskildring for journalføring og arkivering 3 - har kommunen tydelige og fullstendige retningslinjer og rutiner for registrering av organiserte dokument 4 - har kommunen rutiner for korleis inngående og utgåande dokument til og frå sakshandsaming frå kommunen vert arkivert Spør rådmann om postlister- 5 - har kommunen skriftleg rutiner for skjerming av informasjon i postlista 6 - har kommunen skriftleg rutiner for å vurdere informasjon etter prinsippet om meirinnsyn 7 - har kommunen skriftleg rutiner for handsaming av krav om innsyn Møte offentlighet 8 - har kommunen system og rutiner som sikrar kunngjering av politiske møter på ein føremålstenkelig måte 9 - har kommunen skriftlige prosedyrer for lukking av møter i folkevalde organ 10 - har dei folkevalde motteke tilstrekkelig opplæring om stemple og lukke/opne møter HYL- 30/17 VEDTAK: Side 5