NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM. TID: 09.05.2012 kl. 09.15 STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2.ETG. RÅDHUSET Eventuelle forfall meldes på t elefon 61 11 60 46 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 3/12 RETNINGSLINJER FOR UTLÅN AV KOMMUNALE KJØRETØY, MASKINER OG UTSTYR NORDRE LAND KOMMUNE, den 2. mai 2012. Liv Solveig Alfstad ordfører
Lnr.: 5805/12 Arkivsaksnr.: 12/1168 Arkivnøkkel.: 600 &00 Saksbehandler: HNE Utskrift til: RETNINGSLINJER FOR UTLÅN AV KOMMUNALE KJØRETØY, MASKINER OG UTSTYR Sammendrag: Det foreligger ikke felles skriftlige retningslinjer for utlån av kommunale bygg, kjøretøy, maskiner og utstyr. Utlån av kommunalt utstyr skjer i ulik grad i alle enheter. For å begrense og regulere dette bør det foreligge skriftlige retningslinjer. Forslag til retningslinjer ble behandlet i Formannskapet adm. den 28.03.2012 sak 2/12 og ble sendt tilbake til administrasjonen for ny vurdering på enkelte områder. Rådmannen innstiller på at nytt forslag til Retningslinjer for utlån av kommunale bygg, kjøretøy, maskiner og utstyr vedtas. Vedlegg: Retningslinjer for utlån av kommunale kjøretøy, maskiner og utstyr. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Etiske retningslinjer som ble revidert av Kommunestyret, sak nr 11 i 2011, viser i pkt. 8 til at evt. privat bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr bare kan skje i samsvar med fastsatte retningslinjer. Det har ikke tidligere foreligget felles skriftlige retningslinjer for utlån av kommunale kjøretøy, maskiner og utstyr. Men i enhet Teknisk Drift og Eiendom har det vært utarbeidet retningslinjer internt, som vi har lagt til grunn i forslag til nye retningslinjer. Foreslåtte retningslinjer gir oversikt over hvilket utstyr som kan lånes ut eller leies ut og om beslutningsmyndighet og vilkår. Retningslinjene omhandler også bruk av tjenestebil og utlån av rom. Første forslag til retningslinjer ble behandlet i Formannskapet adm. den 28.03.2012 sak 2/12.
Vurdering: Utlån av kommunalt utstyr skjer i ulik grad i alle enheter. For å begrense og regulere dette bør det foreligge skriftlige retningslinjer. Dette er blant annet viktig for å begrense unødig og uønsket slitasje på kommunalt utstyr, samt få fram at leietaker/lånetaker eventuelt kan bli stilt til ansvar ved skade på eller ødeleggelse av utstyr. Retningslinjene gir en signaleffekt om at vi skal være svært varsomme med å bruke kommunalt utstyr i privat sammenheng og at kommunalt ansatte ikke har ordninger som blir oppfattet som goder som ingen andre har. De er retningsgivende for hvilken etisk standard som er ønsket hos kommunens ansatte på området. Punkt 1 i retningslinjene omhandler utlån av kjøretøy, maskiner og utstyr. Her er det nulltoleranse for utlån til private eller ansatte, med mindre det gjelder forebygging eller begrensning av store skader på vei eller eiendom ved skred, oversvømmelser etc. Det er i dag praksis på flere arbeidsplasser at det lånes ut forskjellig utstyr til ansatte, men dette vil ikke retningslinjene gi rom for videre. Etablert praksis i enhet Omsorg og Rehabilitering om utleie mot betaling av bord, stoler og duker i forbindelse med cateringvirksomhet opprettholdes. Det er videre gitt åpning for utlån av utstyr til lag og foreninger. Dette skal da kun finne sted etter nærmere avtale. Slik utlån kan være med å stimulere til økt bolyst og fremme kulturelle aktiviteter i kommunen. Eksempler på slik utlån/utleie kan være: Sperremateriale for å stenge av gater/områder ved diverse arrangementer, utlån av utstyr (f.eks barnesykler, små bord og stoler) fra skoler og barnehager i forbindelse med aktiviteter 17. mai, utlån av lydutstyr og instrumenter i/fra Kinosal ved kulturelle arrangementer og utlån av forskjellig utstyr i enhetene som bruk til rekvisitter. Punkt 2 i retningslinjene omhandler bruk av kommunale bygg og anlegg. Privat bruk av kommunale bygg og anlegg skal ikke forekomme. Det er fra enhet Teknisk Drift og Eiendom også meldt behov for å spesifisere at dette også gjelder lagring og oppbevaring av private eiendeler, med mindre det er inngått særskilt avtale om leie av lagerplass. Det er foreslått unntak for bruk av svømmehall, rom og treningsutstyr, fordi det er ønskelig fra arbeidsgivers side at de ansatte holder seg i god form. Derfor foreslår vi ut fra et folkehelseperspektiv at det blir mulig å benytte slike fasiliteter dersom det organiseres som et tilbud til en gruppe ansatte eller samtlige ansatte, og ikke fortrenger tjenestelig bruk. Rådmannen gis ansvar for å godkjenne slike tiltak. Utlån av rom til lag og foreninger kan finne sted, men dette skal da reguleres av egne retningslinjer for det enkelte hus. Dette er med samme begrunnelse som for utstyr; at det kan være med å stimulere til økt bolyst og fremme kulturelle aktiviteter i kommunen. I forbindelse med bruk av tjenestebil, se punkt 3.3.1 i retningslinjene, er det gitt unntak for parkering av tjenestebil på tjenestestedet for vaktansvarlig for veg, vann og avløp med bopel i Aust-Torpa og Nord-Torpa. Dette er mest hensiktsmessig da det også kan være oppdrag ved anleggene i Torpa. Det er lite effektivt tidsmessig å måtte reise ned til Dokka for å hente vaktbil for så å returnere til Torpa igjen.
Retningslinjene er uttømmende. F-adm stilte spørsmål omkring unntaket for vask av egen bil mot betaling for ansatte ved TDE-driftsstasjon, og ønsket dette nærmere utredet. Dette unntaket er på nytt drøftet med enhetsleder og avdelingsleder ved TDE, uten at nye momenter er kommet frem i saken. Det har derfor ikke fremkommet argumenter som er så tungtveiende at Rådmannen kan gå inn for et slik unntak fra hovedregelen for utlån av kommunalt utstyr. Dette punktet er derfor fjernet fra retningslinjene. Administrasjonens innstilling: Rådmannen vil råde Formannskapet adm. til å fatte slikt vedtak: Retningslinjer for utlån av kommunale bygg, kjøretøy, maskiner og utstyr gjøres gjeldende fra 9. mai 2012. NORDRE LAND KOMMUNE, den 30. april 2012 Jarle Snekkestad Rådmann Inger Berit Heimdal
Retningslinjer for utlån og utleie av kjøretøy, maskiner og annet utstyr tilhørende Nordre Land kommune Retningslinjene er uttømmende. 1. Utlån og utleie av kjøretøy, maskiner og utstyr 1.1 Det er ikke anledning til å låne ut eller leie ut kjøretøy, maskiner eller annet utstyr til ansatte eller andre for privat eller næringsmessig bruk. 1 1.2 Kjøretøy, maskiner og annet utstyr kan lånes ut til tjenestelig bruk ved andre enheter innen Nordre Land kommune. 1.3 Kjøretøy, maskiner og annet utstyr kan lånes ut eller leies ut til ansatte eller andre innbyggere i Nordre Land kommune dersom dette er nødvendig for å forebygge eller begrense skader på veg, eiendom eller kostbart materiell. Eksempler på slike tilfeller kan være ved skred, oversvømmelser og brann. 1.4 Kjøretøyet eller maskinen skal føres eller betjenes av kvalifisert personell innen aktuell avdeling, primært den som benytter kjøretøyet eller maskinen til daglig. I de tilfeller hvor kjøretøy eller maskiner leies ut/lånes ut og vil bli betjent av andre enn den som benytter kjøretøyet eller maskinen til daglig, skal det påses at aktuell maskinfører/sjåfør har den sertifisering og godkjenning som er påkrevd. Ved utlån av annet utstyr skal det påses at leietaker/lånetaker har fått nødvendig opplæring og instruksjoner for bruk av utstyret. 1.5 Utlån og utleie av utstyr til lag og foreninger kan skje etter egen avtale med den aktuelle enhet. 2. Kommunale bygg og anlegg 2.1 Privat bruk av kommunale bygg og anlegg skal ikke forekomme. 2.2 Lagring eller oppbevaring av private eiendeler i kommunale bygg eller på kommunale områder skal ikke forekomme uten særskilt avtale. 2.3 Unntak: 2.3.1 Utlån eller utleie av svømmebasseng ved skolene, rom og treningsutstyr i enhetene kan skje etter egen avtale i forbindelse med organiserte aktiviteter for kommunens ansatte. Jf. folkehelseperspektivet. 1 Bord, stoler og duker som leies ut mot betaling i forbindelse med cateringvirksomhet i enhet Omsorg og rehabiliteringer fortsatt tillatt. 1
2.3.2 Utlån av rom til lag og foreninger kan skje i henhold til egne retningslinjer for utlån/utleie av lokaler ved den enkelte enhet. 2 For bruk av tjenestebil eller kommandobil gjelder følgende 3.1 Kommunens biler skal ikke benyttes i privat sammenheng, og skal parkeres på tjenestestedet. 3.2 Alle tjenestebiler skal ha et system for registrering av kjøring, i form av kjørebok eller annen form for logg/registrering. 3.3 Unntak: 3.3.1 Vaktansvarlig for veg, vann og avløp, med bopel i Aust-Torpa og Nord-Torpa, kan gis unntak fra kravet om parkering av tjenestebil på tjenestestedet. 3.3.2 Vakt innen vaktmestertjenesten skal kunne bruke tjenestebil i de tilfeller det er nødvendig for å utføre et arbeidsoppdrag utenfor normal arbeidstid. Bilen skal ikke benyttes som privat nyttekjøretøy. 3.3.3 Overordnet vakt innen brannvesenet skal bruke kommandobil til enhver tid under vakt. Bilen skal ikke benyttes som privat nyttekjøretøy utover ordinære og nødvendige ærend. 4. Beslutningsmyndighet og vilkår i henhold til disse retningslinjene 4.1 Det er enhetsleder eller den som enhetsleder skriftlig har delegert myndighet til som har ansvar for at retningslinjene gjøres kjent blant de ansatte, og at reglene blir fulgt. 4.2 Den som har beslutningsmyndighet og har lånt ut eller leid ut utstyr i henhold til pkt. 1.2, 1.3, 1.4,1.5, 2.3.1 og 2.3.2 har ansvaret for å påse at det ikke blir utlånt/utleid utstyr i et slikt omfang at beredskapen eller tjenesten blir svekket. 4.3 Den som leier eller låner utstyret har ansvaret for at utstyret blir levert tilbake i samme stand som ved utlevering. 4.4 Ved skade på lånt eller leid utstyr kan leietaker/lånetaker bli stilt til økonomisk ansvar. 4.5 Utlån og utleie skal kvitteres i egen bok eller skjema. 4.6 Organiserte aktiviteter for kommunens ansatte i henhold til punkt 2.3.1 skal godkjennes av rådmannen. 4.7 Overtredelse av retningslinjene medfører reaksjoner i form av tilrettevisninger. 2
Retningslinjene er godkjent av F-adm i sak.., i møte 3