IME

Midtveisevaluering@ IME Midtveisevaluering på IME Kort historikk IDI 2004, revidert 2007 ITEM 2007 Holden utvalget, Forskerutdanning ved IME-fakultetet, utvalgsrapport, 2007 Øien utvalget: Tiltak for styrket gjennomstrømning og fullføringsprosent i doktorgradsutdanningen ved IMEfakultetet, 2008 Arbeidsgruppe: Midtveisevaluering, desember 2009 NTNUs PhD - Felles standard og Håndbok, sept 2011 Elkraft januar 2012 IET Juni 2013, IMF & ITK November 2013? 1

utenlandsk grunnutdanning. 2013-10- 29 5 Look through it! NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning 02. oktober 2013 NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Vedlegg 2: NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning Felles standard for NTNUs ph.d. - utdanning A. Rekruttering Rolle/Ansvar Oppgave Aktivitet Tiltak Rektor Informasjon og Informere om ph.d.-utdanningen Informasjon om ph.d.-utdanningen på norsk og engelsk skal rekruttering være lett tilgjengelig på nettsidene. Dekanus Utlysing av stipendiatstillinger Det skal foreligge rutiner for utlysing av stipendiatstillinger, behandling av søknader og informasjon til søkere. Instituttleder! Instituttleder Rekruttering Et aktivt rekrutteringsarbeid kreves for å nå de beste kandidatene. Instituttleder og ph.d.- programleder Fagmiljøet og foreslåtte veilederes kompetanse, kvalitet og kapasitet skal vurderes for hver rekruttering. Alle kandidater skal normalt ha minst 2 veiledere. Krav til formell kompetanse hos søker samt motivasjon og egnethet skal innhentes før tilbud om stilling. Det skal gjennomføres intervju for å kartlegge kandidatens motivasjon og egnethet. Krav til formell kompetanse må vektlegges for søkere med 2

Fra: Kvalitet i ph.d.-utdanningen Felles standard og Håndbok Fakultetet skal ha rutiner for å kontrollere at framdriften er i samsvar med planene Det skal gjennomføres årlig rapportering, separat for kandidat og veileder En grundigere rapportering underveis i løpet bør/skal* gjennomføres for alle kandidater. Rapporten blir gjerne kalt midtveisevaluering og kandidat, veileder, instituttleder og ph.d.-programleder deltar i rapporteringen. * står skal i Felles standard for NTNUs ph.d.-utdanning Fakultetet har ansvar for å håndtere bytte av veileder der dette er nødvendig. Fakultetet har ansvar for å videreutvikle veiledernes kompetanse. Det bør arrangeres veilederseminarer/kurs. Mid-study evaluation [IDI, ITEM, Elkraft, optional] Course/ seminar in ph.d. superv. Ph.d. application, eduacation plan Ph.d. intro. seminar Research plan Status reports Mid-study evaluation Ph.d. cand. Interview Supervisor Project and activity def. Candidate recruit & selection Dept. Revision ph.d.progr. & courses Employment IDI,ITEM Elkraft IME Research (FU) Employment (AU) FU Adm. & sci. key personel Target of activity Assurer Other party Info.flow Adm. Adm. FU & LG Approx. 2 yrs Ph.d. committee 3

Gjennomføring av midtveisevaluering NTNU beste praksis IDI ITEM Elkraft IET IVT forslag NTNUs ph.d. håndbok Ikke enig i at dette representerer beste praksis. MIDTVEISEVALUERING EKSEMPEL PÅ GJENNOMFØRING BESTE PRAKSIS Et tiltak for å kvalitetssikre forskningsarbeidet og inkludere ph.d.-kandidaten i fagmiljøet, er å gjennomføre midtveisevaluering. Her er et eksempel på hvordan det kan organiseres: Gjennomføres i kandidatens 3. semester (eventuelt 4. semester ved fireårig tilsetting). Instituttet der kandidaten har ansettelsesforhold, har ansvaret for gjennomføring. Evalueringsgruppe oppnevnes av instituttleder og kan bestå av faggruppeleder og et medlem av faggruppen/institutt. Ph.d.-kandidat gir en muntlig presentasjon (cirka 30 minutter), eventuelt en skriftlig rapport, om: - status i prosjekt - planlagte publikasjoner - eventuelle avvik i faglig innhold/forskningsprosjekt - tidsplan, eventuelle avvik - status opplæringsdel - eksterne forskningsopphold, forskningssamarbeid, internasjonalisering - veiledningen Evalueringsgruppen oppsummerer sammen med kandidat og veileder. Kandidatens arbeid og framdrift evalueres i henhold til skjema for midtveisevaluering. Evalueringsgruppen tar stilling til om prosjektets faglige utvikling og framdrift/tidsplan er tilfredsstillende. Dersom alle forhold er tilfredsstillende, melder instituttet dette til kandidat og veileder. Dersom ikke alle forhold er tilfredsstillende, gjør instituttet hensiktsmessige tiltak, som for eksempel: - gjennomføre samtale med kandidat og veileder (sammen eller hver for seg) - be om ny framdriftsrapport innen fastsatt frist - vurdere tiltak som for eksempel å endre veiledningstilbudet eller justere omfang på prosjekt - vurdere avslutning av ph.d.-løpet Forhold som ikke er tilfredsstillende, bes korrigert gjennom skriftlig redegjørelse som inkluderer tiltak fra kandidat og veileder. 4

MIDTVEISEVALUERING EKSEMPEL PÅ GJENNOMFØRING BESTE PRAKSIS Et tiltak for å kvalitetssikre forskningsarbeidet og inkludere ph.d.-kandidaten i fagmiljøet, er å gjennomføre midtveisevaluering. Her er et eksempel på hvordan det kan organiseres: Gjennomføres i kandidatens 3. semester (eventuelt 4. semester ved fireårig tilsetting). Instituttet der kandidaten har ansettelsesforhold, har ansvaret for gjennomføring. Evalueringsgruppe oppnevnes av instituttleder og kan bestå av faggruppeleder og et medlem av faggruppen/institutt. Ph.d.-kandidat gir en muntlig presentasjon (cirka 30 minutter), eventuelt en skriftlig rapport, om: - status i prosjekt - planlagte publikasjoner - eventuelle avvik i faglig innhold/forskningsprosjekt - tidsplan, eventuelle avvik - status opplæringsdel - eksterne forskningsopphold, forskningssamarbeid, internasjonalisering - veiledningen Evalueringsgruppen oppsummerer sammen med kandidat og veileder. - veiledningen Evalueringsgruppen oppsummerer sammen med kandidat og veileder. Kandidatens arbeid og framdrift evalueres i henhold til skjema for midtveisevaluering. Evalueringsgruppen tar stilling til om prosjektets faglige utvikling og framdrift/tidsplan er tilfredsstillende. Dersom alle forhold er tilfredsstillende, melder instituttet dette til kandidat og veileder. Dersom ikke alle forhold er tilfredsstillende, gjør instituttet hensiktsmessige tiltak, som for eksempel: - gjennomføre samtale med kandidat og veileder (sammen eller hver for seg) - be om ny framdriftsrapport innen fastsatt frist - vurdere tiltak som for eksempel å endre veiledningstilbudet eller justere omfang på prosjekt - vurdere avslutning av ph.d.-løpet Forhold som ikke er tilfredsstillende, bes korrigert gjennom skriftlig redegjørelse som inkluderer tiltak fra kandidat og veileder. 5

Mid-study evaluation Department Computer & Info Sci. - IDI Telematics - ITEM Basis Form Feedback 3 Supervisors IDI section FU rep. (w/o confl.) Revised and extended research plan (Status and plans) 2 h meeting. Open low attendance. Presentation, Q-A, discussion. Closed committee disc. Oral during meeting Written with conclusion, recommendations, tentative revision requirement Research area coordinator, (w/o) Most expert ( w/o conflicts) Draft introductory part of thesis Completed work/papers Detailed plan for completion 2 h research area meeting. Open high attendance Presentation, Q-A, discussion. Closed committee disc. Oral during meeting Written with conclusion, recommendations, tentative follow up from the department 22 Mid-study evaluation II Department Power Engineering. - Elkraft Electronics and Telecom. Basis Form Supervisors External member - International member - NTNU sci. staff The entire project is subject (not just the candidate) 1 week preparations 30 min. presentation Closed committee and student meeting. Content, progress, plans, adjustments, supervision, conflict handling Supervisor One member from group One member outside group Work performed, planned Publications, visits, presentations Duty work, other activity Department-wide seminar 30 min presentation evaluation Social arrangement Feedback Signed report motivating alt.: - On track - Actions to improve progress - Why it should be aborted. General progress Strong points Proposals for issues to focus on 2013-02-06 6

23 Mid-study evaluation III Department Mathematics - IMF Cybernetics - ITK Basis Form Supervisors External member - International member - NTNU sci. staff The entire project is subject (not just the candidate) 1 week preparations Supervisor One member from group One member outside group Under preparation autumn 2014 30 min. presentation Closed committee and student meeting. Content, progress, plans, adjustments, supervision, conflict handling Work performed, planned Publications, visits, presentations Duty work, other activity Department-wide seminar 30 min presentation evaluation Social arrangement Feedback Signed report motivating alt.: - On track - Actions to improve progress - Why it should be aborted. General progress Strong points Proposals for issues to focus on 2013-02-06 Momenter (ikke utømmende) Pro Kvalitetsforbedring av innhold i forskningsarbeidet Bedret styring av fremdrift (Fullføringsprosent og -tid) [Bidra til at håpløse arbeider avsluttes] Kandidatene er meget positive etter gjennomføring Bidrag til et åpent miljø Contra Merarbeidet for vitenskapelig stab Det passer ikke for vårt studium. Midtveis har kandidaten ikke nådd frem til forskningsfronten og produsert noe som gir grunnlag for en evaluering (Hevdet av noen) [Kan skape indre spenninger/konflikt i fagmiljøet] 7

Synspunkt Ph.d. utdanningen et fagmiljøansvar Vi bør ha en profesjonell holdning Evaluering av prosjektet -- ikke kun kandidaten Målsettingen er ikke (primært) å få terminert studiet til svake kandidater Få fokus på totaliteten i arbeidet Utkast til introdel Plan for fullføring Et viktig deliverable for kandidaten Et element i læringen (Jfr. KRV) Evalueringskomiteen bør ikke inkludere veiledere. (Mitt syn) Arbeid med evaluering eksternt (paper reviews, TPC, ); vi bør også nytte denne innsikten internt (La oss gjøre det på en måte vi synes er tjenlig, fremfor å få et påbud.) Tentative tema Erfaringer forbedringsforslag Gjennomføring Komitee; Hvordan bør den settes sammen? Basis; Hva forlanges som forarbeid av kandidaten og hvor lang til bør han/ hun ha Hvordan gjennomføres evalueringen. Er veileder(e) med i utforming av konklusjonen? Er kandidat med i utforming av konklusjonen? Tilbakemeldinger Skriftlig Muntlig Oppfølging Timing Når i studieløpet? Bør det være mer enn én evaluering? Hvordan bruke midtveisevalueringer til å bedre kvalitet på forskningen og forskerutdanningen? 8