Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møtedato/tid: 13.02.2012 kl. 10:00 12:55 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, Kommunestyresalen Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Andre møtende: Kai Terje Dretvik, rådmann (sak 1-7) Egil Selnes, rådgiver næringsliv og informasjon (sak 1-2) Bernt Olav Aune, kommunalsjef helse og sosial (sak 1-3) Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold (sak 1-4) Kjell Næssvold, oppdragsansvarligrevisor (sak 8) John Geir Stølan, ordfører (sak 1-5) Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær Saker til behandling: 001/12-012/12 Arkivsak: NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 001/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 08.11.2011 002/12 Orientering fra rådmannen vedr. utbyggingen i Hyllberget 003/12 Svanem AS - Orientering til kontrollutvalget 004/12 Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Orientering til kontrollutvalget 005/12 Bestilling av forvaltningsrevisjon 006/12 Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og spesialundervisning - rådmannens oppfølging 007/12 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune 008/12 Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor 009/12 Kontrollutvalgets årsmelding 2011 010/12 Forslag til møteplan 1. halvår 2012 011/12 Referatsaker 012/12 Eventuelt Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-2-3-4-5-6-7-9-8-10-11-12
Sak 001/12 - Godkjenning av protokoll fra møte den 08.11.2011 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.11.2011 godkjennes. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.11.2011 godkjennes. Sak 002/12 - Orientering fra rådmannen vedr. utbyggingen i Hyllberget Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Egil Selnes, rådgiver næringsliv og informasjon, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Rambøll sitter med prosjekteringsoppdraget. Kommunen håper at tomtene kan være byggeklare tidlig høst 2012. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 003/12 - Svanem AS - Orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Bernt Olav Aune, kommunalsjef helse og sosial, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Ca. 35 ansatte i Svanem AS, i perioder opp mot 50. Av disse er 9 arbeidsledere med ulik kompetanse.
Snillfjord kommune «eier» 2 av 14 VTA-plasser (varig tilrettelagt arbeid), begge plassene er i bruk i dag (har variert noe over tid). Snillfjord kommune har tilgang på alle tiltakene som Svanem AS tilbyr. En utfordring for de som har behov for tilrettelagt arbeid er at det kan være lange avstander, og derfor vanskelig tilgjengelig for dem. Snillfjord kommune kjøper i tillegg kommunal plass av bl.a. Rosenvik (langt dyrere ordning). Snillfjord kommune har i dag 5 ansatte i egen bedrift som er klare kandidater til arbeid i skjermet virksomhet (Svanem e.l.). Ordningen er både økonomisk og praktisk best for kommunen og personene. Kommunen får mye faglig bistand fra Svanem når det gjelder denne ordningen. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Sak 004/12 - Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Orientering til kontrollutvalget Saken legges frem uten forslag til vedtak. Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Beredskapsplan og ROS-analyse for vann, sist revidert 2010. Tiltakene er ikke gjennomført pga. mangel på ressurser. I løpet av året skal det være oppstart av kommuneplan, i forbindelse med arealplan vil det bli utarbeidet en delplan for vann og avløp. Beredskapsplan vann vil da bli revidert og arbeidet med en ROS-analyse og utarbeidelse av beredskapsplan på avløp vil ferdigstilles. Reservevannsløsning, strømstans: Løsningen kan bli aggregat. Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med følgende punkter videre i sin oppfølgingsliste: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med følgende punkter videre i sin oppfølgingsliste: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans
Sak 005/12 - Bestilling av forvaltningsrevisjon 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen saksbehandling. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 220 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 31. juli 2012. 2. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å inngå avtale som ivaretar overføring av ressurser slik at en forvaltningsrevisjon lar seg gjennomføre. Innretningen på forvaltningsrevisjonen må gå på kvalitet og effektivitet på områdene teknisk, omsorg og oppvekst. På grunn av at Snillfjord kommune kun har fått 100 timer til disp. til forvaltningsrevisjon i 2012, går kontrollutvalget ut fra at budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon blir omtrent det samme også for 2013. Ressursrammen til forvaltningsrevisjon innen saksbehandling settes derfor ned til 200 timer. Innstillingen med endring av timeantall enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen saksbehandling. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 200 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 31. juli 2012. 2. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. 3. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å inngå avtale som ivaretar overføring av ressurser slik at en forvaltningsrevisjon lar seg gjennomføre. Sak 006/12 - Forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring og spesialundervisning - rådmannens oppfølging Saken legges frem uten forslag til vedtak. Kai Terje Dretvik, rådmann, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget.
Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren 2012. Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren 2012. Sak 007/12 - Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Sak 008/12 - Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Sak 009/12 - Kontrollutvalgets årsmelding 2011 Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2011 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2011 til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2011 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2011 til orientering. Sak 010/12 - Forslag til møteplan 1. halvår 2012 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2012: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret 31. 22. 19. 31. 21. Formannskapet 17. 14. 06. 27. 24. 14. 12. Kontrollutvalget 13. 7. 11. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2012: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret 31. 22. 19. 31. 21. Formannskapet 17. 14. 06. 27. 24. 14. 12. Kontrollutvalget 13. 7. 11. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig.
Sak 011/12 - Referatsaker Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Skatteoppkreveren i Snillfjord kommune, Årsrapport for 2011 2. Kommunene budsjetterer med altfor lave kostnader til pensjon i de neste årene, viserberegninger som AON Grieg har gjort (vedlegg 2, 3 og 4). Kommunal Rapports nettavis 20.01.2012. 3. De største sektorene skjermes i årets budsjetter, viser ny undersøkelse fra KS. Nesten halvparten budsjetterer med dårligere resultat. Kommunal Rapports nettavis 18.01.2012 4. Muntlig orientering i møtet fra oppdragsansvarlig sekretær, om forbruk av tid sekretariatstjenester 2011. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 012/12 - Eventuelt Saken legges frem uten forslag til vedtak. Regnskap 2011 May Hårstad Lian, økonomileder, orienterte om at regnskapet for 2011 mest sannsynlig først vil bli avlagt en uke etter fristen som er den 15. februar. Ingen vedtak.