Fosnes kommune Fosnes helse og omsorg Saksmappe: 2016/6563-1 Saksbehandler: Anne Johanne Lajord Saksframlegg Anskaffelse av pasientvarslingssystem og trygghetsalarmer i pleie- og omsorg Utvalg Utvalgssak Møtedato Fosnes kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Det vedtas å gå til anskaffelse av pasientvarslingssystem og trygghetsalarmer innenfor en kostnadsramme på 2 623 495 inkludert mva. 2. Dette finansieres med låneopptak, momskompensasjon og tilskudd på følgende vis: Art Ansvar Tjeneste Prosjekt Beløp Type 02000 4000 26110 0485 2 623 495 Investering 07290 8000 84100 0485-524 699 Momskomp 08100 8000 26110 0485-1 443 000 Tilskudd 09100 8000 88000 0485-655 796 Låneopptak 3. Dette vedtaket erstatter budsjettvedtak 2016 sak 92/15 der det ble vedtatt å bruke 1.200.000,- til formålet. 4. Følgende budsjettrevidering foretas: K/02500 4000 26110 0485 kr. -1.000.000,- K/04290 4000 26110 0485 kr. - 200.000.- D/09100 8000 88000 9999 kr. 1.000.000.- D/07290 8000 84100 9999 kr. 200.000,-
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 19.07.2016 Anskaffelse av pasientvarslingssystem og trygghetsalarmer i pleie- og omsorg Vedlegg: 1 Tilsagn om investeringstilskudd - nytt pasientvarslingssystem Saksopplysninger Pasientvarslingsanlegget ved Fosnes sykeheim ble anskaffet tidlig på 90- tallet. Den opprinnelige leverandøren av anlegget er ikke på markedet lengre, men en annen leverandør har til nå vært i stad til å skaffe oss reservedeler. Men i og med at systemet nå holder på å bli såpass gammelt, vil det framover i tid ikke være mulig å skaffe nye deler til anlegget. En fornyelse/ utskifting er derfor helt påkrevet. Når det gjelder trygghetsalarmer er det nasjonalt varslet en overgang på telefoni fra analog til digital plattform, og det er pålagt en overgang til fulldigitale løsninger innen utgangen av 2018. Dette får betydning for kommunens eksisterende trygghetsalarmer, da de er basert på analoge linjer. Digitale varslingssystemer vil gi nye muligheter og kan på en helt annen måte enn dagens analoge alarmer gi trygghet for pasienten, også når han ferdes utenfor hjemmet. Løsningene som nå velges skal være i tråd med velferdsteknologiens krav om nasjonale standarder for morgendagens omsorg, og det legges vekt på enkle og fleksible løsninger som kan forenkle hverdagen for hjemmeboende, og som kan bidra til at eldre føler seg trygge på å bo lengre heime. På pleie- og omsorgssiden står vi ovenfor store omsorgsutfordringer framover. Økt levealder, endret alderssammensetning og økende forekomst av ulike demenslidelser er faktorer som vil utfordre dagens tjenester og som vil tvinge fram nye arbeidsmetoder og bruk av ny teknologi. Økt levealder har stor betydning for utviklingen av sykelighet, og vi vil få flere eldre som lever med kronisk sykdom. I dag har generelt 80 % av alle pasienter som bor på sykeheim en demenssykdom, og i tillegg vet vi at halvparten av alle som har en demenssykdom bor i heimen. Forekomsten av sykdommen er økende. Bruk av lokaliseringsteknologi for å øke trygghet og mestring vil for denne pasientgruppen være betydningsfullt. At man organiserer og dimensjonerer helse -og omsorgstjenesten slik at den er rustet til å møte disse ulike utfordringene vil være vesentlig. Det har derfor vært viktig for kommunen å tenke innovativt, helhetlig og framtidsrettet i anskaffelsesprosessen, slik at vi kan greie å finne løsninger som vil kunne være effektive og funksjonelle 20-30 år fram i tid. I nær tilknytning til pasientvarsling ligger også behovet for å bedre ha mulighet til å kunne styre adgangen til sykeheimspasienter slik at man kan sikre en tryggere og bedre omsorg. Det er viktig at ulike systemer snakker sammen og fungerer som ett system. Vi har i tillegg til å anskaffe system for varslings- og lokaliseringsteknologi derfor også valgt å inkludere et adgangskontrollsystem i samme anskaffelsen. Varslingsystemsanskaffelsen er planlagt og ligger i kommunens økonomiplan, og arbeidet med behovskartlegging og planlegging ble startet opp så tidlig som i februar 2015. Overhalla
kommune hadde allerede startet opp arbeidet på samme grunnlag som vårt, og Fosnes valgte derfor å gå sammen med dem om en felles anbudsrunde for begge kommunene. Anskaffelsen var felles fram til kontraktsinngåelse, og kommunene inngår hver sine kontrakter med leverandør. Anskaffelsesprosessen har vært lang og tidkrevende. Den har fulgt en metodikk for innovative anskaffelser, der blant annet Overhalla kommune organiserte en dialogkonferanse med markedet ( leverandørsiden) og andre kommuner. Det ble også invitert til en-til-en- møter med aktuelle leverandører. Kartleggingsarbeidet har foregått i lokale arbeidsgrupper i begge kommunene, og disse har vært bredt og tverrfaglig sammensatt av deltakere. I tillegg har kommunene hatt en felles prosjektgruppe bestående av deltakere fra begge kommunene, der også brukerrepresentant har deltatt. Å samarbeide med en annen kommune i dette arbeidet har udelt vært positivt, nyttig og lærerikt, og har bidratt til at vi har blitt utfordret på andre erfaringer og problemstillinger enn hva vi kanskje selv ville ha sett om vi skulle jobbet alene om anskaffelsen. Ikke minst har anskaffelseskompetansen og erfaringene som Overhalla besitter på dette området vært svært verdifull for oss. Det ble i månedene fra oppstarten av arbeidet og fram til anskaffelsen ble lagt ut jobbet med behovskartlegging og det ble laget detaljerte kravspesifikasjoner. I mars 2016 ble anskaffelsen lagt på Doffin- portalen og anbudsrundene ble igangsatt. Det ble valgt å bruke modellen anskaffelse med forhandling, og det kom inn tilbud fra seks leverandører. Etter en prosess med presentasjoner, vurderinger og forhandlinger endte vi opp med to leverandører som vi forhandlet videre med. I løpet av disse forhandlingene ble det også gjort befaring på to av anleggene som den ene tilbyderen hadde levert. Den andre tilbyderen oppmonterte en demoversjon på helsesenteret i Overhalla. Denne var vi med og fikk en grundig gjennomgang på. I juli d.å. ble leverandør for anskaffelsen valgt ut, etter en grundig vektingsprosess. Dette ble gjort med forutsetning om et positivt politisk finansieringsvedtak. Systemet er planlagt montert høsten 2016. Det er oppnevnt en lokal arbeidsgruppe som får ansvar for at implementeringsfasen og driftssettingsfasen skal skje mest mulig rasjonelt og uten for store utfordringer for den daglige drifta. Pasientvarslingssystemet som nå er valgt er fremtidsrettet, fleksibelt og med gode muligheter for utvidelse etter hvert som pasientbehovene endres. Det inneholder langt mer enn et vanlig sykesignalanlegg slik vi har i dag. Dette kan eksemplifiseres ved at det f eks i dagens system kun er mulig å varsle om hjelp via trekksnorer som finnes på pasientrom og bad. I det nye systemet vil varslingen kunne skje via trådløse smykker eller armbånd, og pasienten vil kunne påkalle hjelp uansett hvor han befinner seg i bygget. Det vil også være mulig med toveis tale, slik at personalet har mulighet til å kommunisere med pasienten for å avklare hvilke hjelpebehov pasienten har, og hastegrad. Dette vil være en langt mer effektiv løsning enn dagens. Varslingsenheten/armbåndet har også innebygd fallsensor, og dersom pasienten faller vil det automatisk gå et varsel om dette, og personalet vil raskt kunne være på plass hos pasienten. I dagens system er det ingen varsling for dette. I systemet finnes et utall av ulike sensorer og diverse utstyr som tar høyde for ulike behov. Det er både sensorer som kan plasseres i seng og på dører og vinduer. Det inneholder også sensorer som kan varsle om epilepsi-anfall og det finnes muligheter for å få varsel på grenseverdier i overvåking av pasientens helsetilstand. I tillegg til det mer pasientrettede utstyret inngår også mottakerenheter, serverpakke, kabling, tilkobling til dataprogrammer, loggføring osv. Når det gjelder adgangskontrollsystemet leveres dette som et eget system, som samhandler med pasientvarslingsanlegget. Det inneholder nye låser og beslag i alle dører med tilhørende
automatikk, kabling og utskifting av de dørene som krever dette, kortlesere, sentralutstyr, programvare osv. Total kostand på anskaffelsen er beregnet til kr 2 623 495 inkludert mva. Det er i økonomiplanen avsatt 1,2 mill på investeringsbudsjettet til dette formålet. Husbanken gir investeringstilskudd til omsorgsboliger og sykehjemsplasser på inntil 55 % av totale brutto kostander ved slike investeringer. Kommunen har etter søknad fått tilsagn om tilskudd på inntil 1 443 000 kr. Netto kostnad vil derfor holde seg godt innenfor vedtatt ramme. Vurdering Denne anskaffelsen vurderes å være helt nødvendig å gjennomføre, da det er et tidsspørsmål når det går i stykker deler på dagens anlegg på sykeheimen som ikke lar seg bytte ut. Dersom dette skjer, vil det ikke finnes noen andre muligheter for pasientene til å varsle når de trenger hjelp, bortsett fra å bruke en manuell bjelle. Lyden av denne vil kun høres i en kort omkrets rundt rommet, og vil ikke være tilstrekkelig funksjonell. Ved overgangen til digital plattform vil dessuten kommunen måtte ha funnet en ny løsning på dagens trygghetsalarmer i nær framtid. Det synes også være hensiktsmessig å se på denne anskaffelsen som en totalinvestering og som èn anskaffelse, slik at både pasientvarslingssystem, trygghetsalarmer og adgangskontrollsystem leveres av en hovedleverandør som får ansvar får leveransen, og som knytter til seg underleverandører. Dette bidrar i enda større grad til å sikre at systemene samhandler og kommuniserer med hverandre, og man får en sømløs fungering. Det vil også være rimeligere å anskaffe dette samlet enn stykkevis og delt. Kommunen har også under hele prosessen vært opptatt av at systemet for hjemmeboende og for sykeheimspasienter skal være mest mulig gjenkjennbart og likt, slik at sensorer og måte å varsle på skal være noe kjent for pasienten når han flyttet på institusjon, dersom han har hatt trygghetsalarm og ulike hjelpemidler i heimen. Dersom disse anskaffelsene hadde vært kjørt i to prosesser hadde dette vært vanskeligere og tatt høyde for. Bortsett fra trygghetsalarmer som tildeles fra kommunen, tildeles hjemmeboende andre hjelpemidler fra NAV Hjelpemiddelsentralen. Det er helt avgjørende at kommunens trygghetsalarmer kommuniserer med dette utstyret. Dette har derfor også har hatt fokus i prosessen. Rådmannen vil gi ros til de involverte medarbeiderne i både Fosnes og Overhalla for en grundig prosess med mye nyttig læring og utvikling underveis. Kommunene har også gjennom å være bevisste på å fremlegge sine behov, bidratt til utvikling på området. I stedet for å spørre leverandørene hvilke løsninger de kan tilby, har kommunene etterspurt løsninger som i starten av prosessen ikke fantes på markedet, men som leverandørene har tatt på alvor og jobbet fram løsninger for. Dette har bidratt til at systemet og utstyret som velges er innovativt og det nyeste på markedet. Denne nye teknologien vil kunne utvikle pleie- og omsorgstjenestene i kommunene våre, samtidig som prosjektet også vil kunne bidra med nyttig erfaringskompetanse til andre kommuner med samme behov. Den generelle økningen av demenssykdom er noe som helse- og omsorgstjenesten også lokalt merker. Vi får mange pasienter med sykdommen, og disse trenger en helt annen tilrettelegging, pleie og omsorg enn hva kognitivt friske pasienter trenger. Pasienter med en alvor demenssykdom vil være mer urolige, utagerende og trenger å bli skjermet for sanseinntrykk. Ofte bidrar de til å gjøre hverdagen mer utrygg for sine medpasienter, da de ikke kjenner seg igjen i omgivelsene og derfor like gjerne går inn på andre pasienters rom som på sitt eget. Å kunne utstyre dørene med en teknologi som bidrar til at tilgangen til ulike rom kan styres, synes derfor etter hvert å være en nødvendighet for å kunne sikre trygghet og ivaretakelse av
alle. Spesielt er dette viktig i og med at vår sykeheim ikke har en egen skjermet enhet for demente. Det er spesielt betryggende på natt med bare to ansatte på jobb, at både pasienter og personalet slipper å engste seg for at pasienter kan være på vandring uten at man greier å oppdage dem før de går inn på en medpasient sitt rom. I pasientvarslingssystemet som nå er valgt finnes det utallige muligheter for å ivareta pasientenes behov, der noen varsler gjøres aktivt fra pasienten, enten ved å trykke på en knapp, ved å bruke stemmen eller andre måter for å tilkalle hjelp. Andre varsler kan være passive, det vil si at pasienten nødvendigvis ikke er klar over at det blir sendt varsel. For pasienter som ikke alltid er i stand til å forstå situasjonen og som derfor selv ikke forstår å be om hjelp, vil et passivt varsel kunne trygge pasienten og forebygge ulykker. Sensorer som gir varsel om bevegelse, fall, epilepsi osv er eksempler på slike passive varsler. Det finnes i systemet også mulighet til å ha nattilsyn via kamera dersom det er pasienter som ønsker det framfor at nattevakta kommer inn på rommet flere ganger, og kanskje forårsaker en avbrutt søvn. Kameraet vil da bli påslått på et avtalt og bestemt tidspunkt og det blir tatt et bilde som sendes til personalet. Ut fra bilde vil personalet kunne vurdere om pasienten sover og har det bra, eller om det er forhold som tilsier at pasienten trenger tilsyn og hjelp. Beslutningen om å foreta anskaffelsen er allerede tatt gjennom økonomiplanen. I og med at Husbanken etter søknad har innvilget et tilskudd på vel 1.4 mill, bidrar dette vesentlig til at prosjektet kan gjennomføres innenfor en fornuftig økonomisk ramme, og at låneopptaket blir mindre enn først antatt. Under forutsetning av positiv politisk behandling vil kontraktinngåelse skje i begynnelsen av oktober, og det tas sikte på at installeringen av de nye systemene er fullført rundt årsskifte. Oppsummering: Samlet sett vil dette nye systemet innebære et stort steg framover i forhold til utnyttelsen av ny teknologi i pleie- og omsorgstjenesten. For pasienten vil dette bl a medføre økt trygghet og økte muligheter for egen mestring. Man kan i større grad enn hva som er tilfelle i dag unngå fysisk oppfølging og tilsyn for de som ikke ønsker det, og likevel kunne være trygg både i hjemmesituasjon og på institusjon. For ansatte gir systemet muligheter for bedre oppfølging av pasienter og en trygghet for opprettholdelse av kvalitet. Det vil også bidra til en mer effektiv og bedre ressursutnyttelse, slik at man i større grad kan bruke personaleressursene riktig. I så måte er anskaffelsen også et ledd i organisasjonsutvikling for å sikre oss å møte framtida på en best mulig måte. Anskaffelsen er framtidsrettet og komplett, og inneholder i tillegg til pasientvarslingssystemet også adgangskontrollsystem og trygghetsalarmer.