EIGERSUND KOMMUNE Kontrollutvalget Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 12.04.2013 Møtested: Formannskapssalen Tidspunkt - fra: 09:00 Tidspunkt - til: 13:30 Sak fra / til: 010/13-018/13 Følgende medlemmer møtte: Sølvi Ege SP Elin Svanes Hjørungnes AP Harald Oddsen Havsø - H Alf Håkon Hetland - FRP Følgende medlemmer hadde forfall: Svein Olav Tengesdal SP Følgende varamedlemmer møtte: Lisbeth Kjos-Hansen - V Følgende varamedlemmer møtte i enkeltsak(er): Følgende fra administrasjonen/andre møtte: Kommunalsjef økonomi Tore Oliversen under sakene 010/13 og 11/13. Regnskapssjef Bente Bø Torvaldsen i sak 10/13 og 11/13. Informasjonssjef Leif Brochunderr sak 18/13 Fra sekretariatet: Ingrid Bergum Fra Rogaland Revisjon: Annbeth M. Mathiassen og Edit Sætrevik Merknader til møtet: Sølvi Ege Utvalgsleder Ingrid Bergum Utvalgssekretær
Utvalgets faste medlemmer/varamedlemmer (00): Sølvi Ege (KrF) Leder Harald Oddsen Havsø (H) Nestleder Elin Svanes Hjørungnes (AP) Alf Håkon Hetland (FrP) Svein Olav Tengesdal (SP) 1. Lisebeth Kjos-Hanssen (V) 2. June Stuen 3. Kenneth Pedersen (KrF) 4. Lilly Remme Brunel (H) 5. Bitten Fugelsnes (AP) Saksliste: Sak nr. Sakstittel L 010/13 Årsregnskap og årsmelding Eigersund Havnevesenet KF 2012 011/13 Behandling av Årsregnskap og årsmelding 2012 for Eigersund kommune 012/13 Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune 013/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 4.2.2013 014/13 Prosjekt for forvaltningsrevisjon - integrering 015/13 Referatsaker til kontrollutvalgets møte 17.4.2013 016/13 Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte 12.4.2013 017/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon/selskapskontroll 018/13 Orientering om rutiner knyttet til opplæring saksbehandlere i kommunen
010/13: Årsregnskap og årsmelding Eigersund Havnevesenet KF 2012 Kontrollutvalgssekretariatets forslag til vedtak 02.04.2013: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetningen for regnskapsåret 2012. Årsregnskapet og årsrapport gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av foretakets økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget registrerer at Eigersund Havnevesen har tilfredsstillende økonomiske resultater. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 3. Årsregnskap og årsrapport for Eigersund havnevesen KF 2012 godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON-010/13 Vedtak: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetningen for regnskapsåret 2012. Årsregnskapet og årsrapport gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av foretakets økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget registrerer at Eigersund Havnevesen har tilfredsstillende økonomiske resultater. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 3. Årsregnskap og årsrapport for Eigersund havnevesen KF 2012 godkjennes. 011/13: Behandling av Årsregnskap og årsmelding 2012 for Eigersund kommune Sekretariatetes forslag til vedtak 03.04.2013: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsrapport, revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotat for regnskapsåret 2012. Årsregnskapet og årsrapport gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av kommunens økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen følge opp forholdene i revisjonsberetningen.
3. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret at Eigersund kommunes årsregnskap og årsmelding for 2012 godkjennes. ELIN SVANES HJØRUNGNES (AP) fremmet følgende nytt pkt. 3 i tillegg til sekretariatets forslag: «Kontrollutvalget ser med bekymring på kommunens høye lånegrad og manglende nedbetaling av gjeld. Dette er forhold kontrollutvalget også har bemerket tidligere år. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret, i forbindelse med fremlegging av årsregnskap og årsmelding for Eigersund kommune 2012 i kommunestyremøtet, å invitere kommunalsjef økonomi Tore Oliversen til å gi kommunestyret en muntlig redegjørelse av årsregnskapet for å tydeliggjøre de tall og tanker som ligger bak regnskapet, dette spesielt for å belyse de alvorlige utfordringer som bruk av premieavvik vil ha for kommunen i årene fremover.» Sekretariatets forslag med tilleggsforslag fra Hjørungnes enstemmig vedtatt. KON-011/13 Vedtak: 1. Kontrollutvalget har gjennomgått årsregnskapet, årsrapport, revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotat for regnskapsåret 2012. Årsregnskapet og årsrapport gir etter Kontrollutvalgets mening et dekkende bilde av kommunens økonomi og aktivitetsutvikling. 2. Kontrollutvalget ber administrasjonen følge opp forholdene i revisjonsberetningen. 3. Kontrollutvalget ser med bekymring på kommunens høye lånegrad og manglende nedbetaling av gjeld. Dette er forhold kontrollutvalget også har bemerket tidligere år. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret, i forbindelse med fremlegging av årsregnskap og årsmelding for Eigersund kommune 2012 i kommunestyremøtet, å invitere kommunalsjef økonomi Tore Oliversen til å gi kommunestyret en muntlig redegjørelse av årsregnskapet for å tydeliggjøre de tall og tanker som ligger bak regnskapet, dette spesielt for å belyse de alvorlige utfordringer som bruk av premieavvik vil ha for kommunen i årene fremover. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: 4. Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret at Eigersund kommunes årsregnskap og årsmelding for 2012 godkjennes.
012/13: Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Eigersund kommune Sekretariatets forslag til vedtak 03.04.2013: 1. Kontrollutvalget har merket seg at konklusjonen i kontrollrapporten for 2012 fra Skatt Vest. 2. Saken tas for øvrig til orientering, og oversendes formannskap og kommunestyre for videre behandling. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. KON-012/13 Vedtak: 1. Kontrollutvalget har merket seg at konklusjonen i kontrollrapporten for 2012 fra Skatt Vest. 2. Saken tas for øvrig til orientering, og oversendes formannskap og kommunestyre for videre behandling. Vedtaket er enstemmig 013/13: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 4.2.2013 Forslag til vedtak 04.03.2013: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 4.2.2013 godkjennes. Protokollen enstemmig godkjent KON-013/13 Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 4.2.2013 godkjennes.
014/13: Prosjekt for forvaltningsrevisjon - integrering Sekretariatets forslag til vedtak 04.04.2013: Kontrollutvalget vedtar fremlagte forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av området «Integrering» fra Rogaland Revisjon. Sekretariatets innstilling enstemmig vedtatt. KON-014/13 Vedtak: Kontrollutvalget vedtar fremlagte forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av området «Integrering» fra Rogaland Revisjon. 015/13: Referatsaker til kontrollutvalgets møte 17.4.2013 Referatsaker som legges frem for utvalget 04.03.2013: Sakene legges frem uten innstilling/merknad fra administrasjonen. Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 13/9895 I 09.01.2013 Eigersund kommune 2 12/10388 I 23.03.2012 Dalane Miljøverk 3 13/7030 I 28.02.2013 Eigersund Havnevesen KF Informasjon angående innkjøp Innkalling til representantskapsmøte 26.04.12 Dalane Miljøverk IKS Innkalling og saksliste havnestyremøte 07.03.13 sak 01.13-02.13 Det fremkom ingen merknader til referatsakene. KON-015/13 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken.
016/13: Spørsmål/orienteringer i kontrollutvalgets møte 12.4.2013 Sekretariatets forslag til vedtak 04.03.2013: Det forelå ingen spørsmål/orienteringer i møte. KON-016/13 Vedtak: Det ble ikke fattet vedtak i saken. 017/13: Bestilling av forvaltningsrevisjon / selskapskontroll Sekretariatets forslag til vedtak 08.04.2013: Saken fremlegges uten forslag til vedtak. HARALD HAVSØ (H) fremmet følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon IKS utarbeide forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon for Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjon psykisk helsevern (2007) med utgangspunkt i et omfang på 100 timer». Havsøs forslag enstemmig vedtatt. KON-017/13 Vedtak: Kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon IKS utarbeide forslag til prosjektmandat for forvaltningsrevisjon for Oppfølging av tidligere forvaltningsrevisjon psykisk helsevern (2007) med utgangspunkt i et omfang på 100 timer. Vedtaket er enstemmig
018/13: Orientering om rutiner knyttet til opplæring saksbehandlere i kommunen Sekretariatets forslag til vedtak 08.04.2013: Rådmannens gjennomgang tas til orientering. Leif Broch gav på vegne av rådmannen kontrollutvalget en orientering om hvilke rutiner som er knyttet til opplæring av saksbehandlere i kommunen. Harald Havsø (H) forlot møtet etter Broch sin gjennomgang, og var ikke tilstede da vedtak ble fattet. Det ble ikke innkalt vara. ELIN SVANES HJØRUNGNES (AP) fremmet følgende forslag til vedtak: «Rådmannens gjennomgang tas til orientering. Kontrollutvalget merker seg at administrasjonen har fokus på lederopplæring, hvor rutiner knyttet til saksbehandling, herunder opplæring innen forvaltningsloven og offentleglova, er en integrert del. Hjørungnes forslag enstemmig vedtatt. KON-018/13 Vedtak: Rådmannens gjennomgang tas til orientering. Kontrollutvalget merker seg at administrasjonen har fokus på lederopplæring, hvor rutiner knyttet til saksbehandling, herunder opplæring innen forvaltningsloven og offentleglova, er en integrert del.