FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: 22.05.15 Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag 22.0 5.15 Sted: Møterom «Toppen», Åfjord helsesenter, Åfjord kommune Tid : Fredag 22. mai 2015, kl 0900 Tilstede: Andre: Forfall: Roar Leirset, Osen, Roy Bjarne Hemmingsen, Roan, Per Johansen, Åfjord, Snorre Glørstad, Ørland, Vigdis Bolås, Rissa, Tor Langvold, Bj ugn, Kai Terje Dretvik, Leksvik, i tillegg deltok Harald S. Jensen (deler av møtet) og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Eirin Folde, prosjektleder, DDF, (orientering om DDF), Jostein Krutvik, Fylkesmannen i Sør - Trøndelag og Therese Guddingsmo, Fos en barneverntjeneste (orientering om barnevern), Kristoffer Fjeldvær og Robert Karlsen, Fosen IKT (orientering om IKT), Siri Vannebo og Trude Iversen Hårstad, Faggruppe Kart/Gab (orientering om kartprogram) Ingen Møteleder: Roar Leirset Sak er til behandling: Sak 0 6 /1 5 Møte i Rådmannsgruppa den 17. april - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 17. april godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av sake r behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av referatet. Behandling i møtet: Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 17. apri l godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning.
Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Sak 07/15 Årsmelding Fosen Regionråd 2014 Sekretariatets forslag til vedtak: Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte årsmelding som Fosen Regionråds årsmelding for 2014. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte årsmelding som Fosen Regionråds årsmelding for 2014. Sak 08/15 Fosen Regionråd regnskap 2014 Sekretariatets innstilling: 1. Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte regnskap som Fosen Regionråds regnskap for 2014. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk på prosjekter med til sammen kr. 652 410,46 avsettes slik: Prosjekt Prosjektnavn Mindreforbruk 2014 Avsettes på følgende fond 4900 Fosen Regionråd 16 351,42 Disposisjonsfond 25600011 Sekretariatet 4902 Fantastiske Fosen 11 939,20 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4911 Fosenportalen 6 732,80 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4916 Prosjekt reiseliv 15 000,00 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen for Fosen 750,00 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4931 Regionkoordinator helse 443 307,69 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4950 Regionkonsulent oppvekst 131 329,35 Disposisjonsfond 25600014 Regionkonsulenten 4954 Etterutdanning barnehage 27 000,00 Bundet driftsfond 25100019 Etterutd barnehage SUM 652 410,46 3. Avsetninger til bundne driftsfond slik det fremkommer i regnskapet godkjennes. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: 1. Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte regnskap som Fosen Regionråds regnskap for 2014. 2. Regnskapsmessig mindreforbruk på prosjekter med til sammen kr. 652 410,46 avsettes slik: Prosjekt Prosjektnavn Mindreforbruk 2014 Avsettes på følgende fond 4900 Fosen Regionråd 16 351,42 Disposisjonsfond 25600011 Sekretariatet 4902 Fantastiske Fosen 11 939,20 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4911 Fosenportalen 6 732,80 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler
4916 Prosjekt reiseliv 15 000,00 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen for Fosen 750,00 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4931 Regionkoordinator helse 443 307,69 Disposisjonsfond 25600010 Tiltaksmidler 4950 Regionkonsulent oppvekst 131 329,35 Disposisjonsfond 25600014 Regionkonsulenten 4954 Etterutdanning barnehage 27 000,00 Bundet driftsfond 25100019 Etterutd barnehage SUM 652 410,46 3. Avsetninger til bundne driftsfond slik det fremkommer i regnskapet godkjennes. Sak 09/15 Regnskap og årsmeldinger 2014 for regionale samarbeidsordninger (orientering til styret og rådet) Sekretariatets innstilling: 1. Regnskapene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Regnskapene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. Sak 10/15 Fjerndrift Agresso fra Evry Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Rådmannsgruppen gir faggruppe Økonomi v/kristoffer Fjeldvær i oppdrag å gjennomføre forhandlinger med Evry, innenfor stipulert ramme, med tanke på fjerndrift av Agresso. 2. Kostnadsfordeling mellom kommunene blir vanlig fordelingsnøkkel, 60-40. Denne kostnad faktureres kommunene sammen med øvrige «systemkostnader» knyttet til Agresso. (Vertskommune Bjugn) Behandling i møtet: Leder i faggruppe Økonomi, Kristoffer Fjeldvær, orienterte om saken. Rådmannsgruppen sa seg enig i å prøve ut fjerndrift av Agresso, men oppstart blir ikke for fra. januar 2016. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Rådmannsgruppen gir faggruppe Økonomi v/kristoffer Fjeldvær i oppdrag å gjennomføre forhandlinger med Evry, innenfor stipulert ramme, med tanke på fjerndrift av Agresso fra 01.01.16. 2. Kostnadsfordeling mellom kommunene blir vanlig fordelingsnøkkel, 60-40. Denne kostnad faktureres kommunene sammen med øvrige «systemkostnader» knyttet til Agresso. (Vertskommune Bjugn)
Sak 11/15 Budsjett / økonomiplan for 2016 og 2017 budsjetteringskriterier Sekretariatets forslag til vedtak: (saken legges fram uten innstilling fra sekretariatet. Behandling i møtet: Rådmannsgruppen tar inn over seg at samarbeidsordningen i siste budsjettbehandling stort sett tok innover seg de kriterier som rådmannsgruppen la for budsjettet i 2015. Det åpnes derfor for at det for 2016 kan budsjetteres med 2015-nivå + lønns og prisstigning, stipulert til ca 2,5 %. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. For 2016 kan det budsjetteres med 2015-nivå med en kompensasjon for lønns- og prisvekst, stipulert til ca 2,5 %. 2. Faggruppe Økonomi/Regnskap har «ansvaret» for budsjettering av samarbeidsordningene i Fosen Regionråd. Dette skal skje i tett samarbeid med den enkelte samarbeidsordnings leder og vertskommunens økonomiansvarlig. Leder av faggruppe Økonomi/Regnskap sørger for at budsjett for samarbeidsordningene blir presentert for Rådmannsgruppen i henhold til tidsplanen som er skissert i saken. 3. Rådmannsgruppa presiserer at i arbeidet med budsjettet for 2016 må tidligere konklusjoner som er trukket i forhold til å synliggjøre effektiviseringstiltak / kostnadsreduserende tiltak følges opp, jfr. den økonomiske situasjonen som kommunene på Fosen er i. Konkrete tiltak og konsekvensene av de kutt som foreslås må beskrives. Orienteringer/drøftinger: Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) Status og videre fremdrift (orientering ved prosjektleder Eirin Folde) Eirin gav en grundig presentasjon av arbeidet, en hektisk periode frem mot lansering. o Tett dialog med ACOS o Design er stort sett på plass o Akseptansetest team; Eirin Folde, Rolf Braun og Øyvind Lindseth o Ang forskningsprosjektet viktig at minst 2 3 kommuner stiller seg til rådighet for SINTEF slik at de kan gjøre sine intervjuer. Kommunene vil bli kontaktet. Økonomisjef, barnehagebestyrer, saksbehandler og sektorleder er roller som vi ønsker å møte. o Det oppfordres til at web-redaktørene gis tilstrekkelig med tid til å jobbe med forberedelse til den nye portalen skal presenteres. Viktig at rådmennene holder tett kontakt med web-redaktørene. o Portalen offentliggjøres 19. juni håper på redaksjonell omtale i lokalavisa. Annonsering av ny portal skjer etter ferien. o Brukertesting i august.
o Stiller seg til rådighet for orientering i kommunestyremøter bare ta kontakt og avtal tid. o Nettadresse blir www.fosenportalen.no Presentasjonen til Eirin vedlegges utsendelsen av referatet til rådmannsgruppen. Oppfølging av DDF settes på sakskartet til det ekstraordinære rådmannsmøtet den 21. august. Sekretariatet har fått en henvendelse fra «Gule sider» om en felles oppføring for alle kommunene der det var muligheter for å «klikke på» de ulike tjenesteområder. Vi oppfatter vel dette som en del av den muligheten som nå blir liggende i vår nye portal. Det er enighet i rådmanngruppen om at vi ikke går inn på noen felles løsning med «Gule sider»! Fosen Barneverntjeneste Orientering v/therese Guddingsmo og Jostein Magne Krutvik fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rådmann Vigdis Bolås orienterte om bakgrunnen for at denne saken er satt på sakskartet, bla «forvaltningsrevisjon» i Ørland og Rissa. Kontrollutvalget bestiller en avklaring; - Hvilke oppgaver ligger til kommunene? - Hvilke oppgaver ligger til barnevernet? Det har vært en dialog mellom Ørland kommune og leder av Fosen Barneverntjeneste, Therese Guddingsmo og rådmannen i vertskommunen, Vigdis Bolås. Her ble det enighet om at Ørland kommune sender en søknad til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag om skjønnsmidler. Videre at vertskommunen, Rissa, sammen med leder av Fosen barneverntjeneste inviterer seg inn til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag sin representant redegjorde for lovverket rundt barneverntjenesten. Videre en presentasjon om utviklingstrekk på Fosen sammenlignet med fylket for øvrig. Fylkesmannen utarbeider et notat som tar for seg innholdet i bestillingen som Ørland kommunestyre har sendt i forhold til oppdraget med bakgrunn i forvaltningsrevisjonen. Søknaden som Ørland kommune har sendt ang skjønnsmidler blir å betrakte som en felles søknad fra alle medlemskommunene i Fosen barneverntjeneste. Det blir en statusoppdatering i det ekstraordinære rådmannsmøtet den 21. august. Det vises til vedlagte presentasjon! Fosen IKT Ny «tjenestekatalog» og organisering Orientering ved Kristoffer Fjeldvær og Robert Karlsen o Det jobbes aktivt med å redusere restansen på «Helpdesk-saker» o Det har vært jobbet med nye tjenestebeskrivelser gjennomgang
o Forslag til tjenestebeskrivelse sendes ut til kommunene og øvrig kjøpere av tjenester fra Fosen IKT. o Fosen IKT sender skriv til lederne av øvrige fellestjenester om at nye prosjekter må meldes inn før budsjettet for 2016 utarbeides. o Nye prosjekter skal innom «e-fagrådet» for vurdering/prioritering. Det er også viktig at faggruppe «Sak/arkiv» involveres (jf. mandat for faggrupper). o Ny tjenestekatalog «testes ut» på faggruppe Økonomi. Med bakgrunn i presentasjonen og utfordringer med at det på enkelte områder er «delt løsning» mellom Ørland IKT og Fosen IKT vil rådmannen i Ørland kommune ta initiativ til et møte med Fosen IKT. Saken drøftes videre i det ekstraordinære rådmannsmøtet den 21. august For øvrig vises det til vedlagte presentasjon! Kartdataforvaltning og planregister orientering ved representanter fra faggruppe Kart/Gab v/trude Iversen Hårstad og Siri Vannebo Faggruppen ønsker å lufte en del problemstillinger med rådmannsgruppen med tanke på at det må til en oppgradering dagens kartsystem. Den løsningen vi har i dag var en god løsning når den ble tatt i bruk, men mange ting har skjedd i årenes løp. - Webinnsyn - Generelle kartdata. - Vedtatte arealplaner. - Områder under planlegging. Hvorfor må vi ha dette i orden? - Service for innbyggerne. - Verktøy for saksbehandlere. - Lovkrav. Kartgruppen vil frem mot budsjett for 2016 jobbe videre med mulige løsninger for å forbedre dagens kartsystem. For øvrig vises det til vedlagte presentasjon! Kommunereformen status i kommunene Det ble en god runde på oppdatering fra de enkelte kommuner. Mye av informasjonen som ble gitt er kjent gjennom media. Fortsatt ser det ut til at det er Rissa og Leksvik som har kommet «lengst» i prosessen: - Inngått intensjonsavtale - Vedtak om opprettelse av nemnd - Ser ut til at sammenslåing kan være en realitet innen 01.01.18 - Avholder felles formannskapsmøte 28.05-40 % stilling som koordinator for videre arbeid - Fylkestilhørighet er et viktig moment - Det samme med sykehustilhørighet
- Ansatte er involvert i prosesser - Folkeavstemming i forbindelse med kommunevalget - Bred involvering av innbyggerne De øvrige kommunene jobber bla med 5-K alternativet, samtidig jobbes det videre med et alternativ mellom Ørland og Bjugn. Det registreres en viss usikkerhet og ingen bastante konklusjoner er fattet. Rådmannsgruppen besluttet å avvikle et ekstraordinært møte den 21. august. (Varsel om dette ble utsendt 22. mai, regner med at alle har merket seg dette!) Møtet slutt 1515 Vidar Daltveit, ref
FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: 72 53 15 10 TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: 22.05.15 SAK 06/15 Møt e i Rådmannsgruppa den 17. april - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Referat fra møte i Rådmannsgruppa 17.04.15 (utsendt 06. mai 2015) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 03/15 Møte i Rådmannsgruppa den 6. februar - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Refer atet godkjent. Orientering om oppfølging av saker er tatt til etterretning. Sak 04/15 Rådmannsgruppens innstilling er videresendtil behandling i AU og styre. Sak 05/15 Rådmannsgruppens innstilling er videresendtil behandling i AU og styre. Orienteringer /Drøftinger Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) Status og videre fremdrift Fosen IKT Organisering og ressursbruk i forhold til prosjekt/daglig drift Orienteringen ble tatt til etterretning. Rådmannsgruppens konklusjoner er meddelt prosjektleder for DDF Kommunereformen status i kommunene Saken er satt opp som drøftingssak på neste møte i rådmannsgruppen Møte med NAV Sør - Trøndelag NAV har ønske om møte den 17. april Andre orie nteringer
Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 17. april godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Behandling i møtet: Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 17. april godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet.