Årsmelding 2014 for kontrollutvalet Vinje kommune Godkjent av Vinje kommunestyre, dato. 1
1. Kontrollutvalet i Vinje kommune Desse er medlemmer i Kontrollutvalet: Leiar Nestleiar Medlem Ole Kristian Nyhus Aslak Ofte Gunhild Tovsland Personlege varamedlemmar: For leiar: Eva G. Flatland For nestleiar: Ingerid Hayes For medlem: Hans V. Nesheim GRUNNPILARAR I ARBEIDET: Kontrollutvalet opptrer som eit kollegium. ikkje ein arena for partipolitikk. ikkje ein arena for politisk omkamp. ikkje eit klageorgan. ope for alle innspel. 1.1. Oppgåve avgjerande for å oppnå ein velfungerande eigenkontroll i den enkelte kommune. Ein velfungerande eigenkontroll styrkar innbyggjarane sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursane. Kommunane er samfunnet sin viktigaste velferdsprodusent og forvaltar store ressursar på vegne av innbyggjarane. Omfanget av og bredda i den kommunale tenesteproduksjonen gjer det naudsynt med utstrakt styring og kontroll. Kommunane skal sikre at innbyggjarane får dei tenestene dei har krav på, og at ressursane blir forvalta på ein effektiv måte i samsvar med kommunestyra sine føringar. Kommunal eigenkontroll er den kontrollen kommunen sjølv gjennomfører i eiga verksemd. Eigenkontroll er eit viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når dei mål som er sett, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar.. Eigenkontrollen skal òg bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltninga, gjennom førebygging og avdekking av ulovlege og andre uheldige tilhøve. Ein kommunesektor med god eigenkontroll kan òg redusere statleg detaljstyring og kontroll. Dette er sentrale bodskap i rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunene». 1.2 Kommunestyret sitt verktøy kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordna kontrollansvaret for den kommunale verksemda.. Kommunestyret spelar difor ei avgjerande rolle for kva merksemd kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at Kontrollutvalet skal vere eit godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gje Kontrollutvalet gode arbeidsmogelegheiter. 2. Økonomi For å gje Kontrollutvalet gode arbeidskår må kommunestyret stille naudsynte ressursar til disposisjon. Kommunestyret skal kvart år vedta eit samla budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, herunder utgifter til kontrollutvalet, sekretærbistand og revisjon. I tråd med Forskrift om kontrollutvalg 18 er det kontrollutvalet som utarbeider framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kommunestyret ivaretek sitt kontrollansvar blant anna ved å skape gode rammevilkår for kontrollutvalet sitt arbeid. 2
3. Arbeidet i utvalet i 2014 Kontrollutvalet hadde i 2014 fire møter og handsama 15 saker. Ordførar har møte- og talerett i utvalet. Ordførar Arne Vinje har ikkje vore tilstades på møter i utvalet i 2014. Rådmannen har ikkje møterett, men kan eventuelt kallast inn av utvalet. Kontrollutvalet inviterar òg rådmannen og ulike leiarar/tilsette i organisasjonen for å ha kontakt og verte gjensidig oppdatert, for å verte orientert om det enkelte tenesteområdet eller ei særskild sak og for å spre kunnskap om kontrollutvalet si rolle. Fylgjande tilsette i Vinje kommune har møtt i kontrollutvalet i 2014: - Skulesjef Åmot Skule Anders Sandvik (12.03) - Plan- og økonomisjef Jan Myrekrok (27.05) - Rekneskapsansvarleg Marit Cabrera (27.05) - Rådmann Jan Myrekrok (15.12) - Ass. rådmann Gry Åsne Aksvik Wienenga (15.12) - Leiar Teknisk drift og vedlikehald Åge Verpe (15.12) - Avdelingsingeniør bygg Tor Eikeland Lunde (15.12) 3.1 Rekneskapen Kommunane sin årsrekneskap skal etter lova handsamast i kontrollutvalet, før saka vert handsama i formannskap og kommunestyre. Kontrollutvalet ga uttale til Vinje kommune sin årsrekneskap for 2013, der utvalet rådde til at Vinje kommune sin årsrekneskap for 2013 vart godkjent. Utvalet peika i uttala m.a. at fleire einingar framleis har store avvik i høve budsjett, og at fleire investeringsprosjekt har store avvik i høve investeringsbudsjettet. Kontrollutvalet peika òg på at det er behov for å gjennomgå økonomi- og finansreglementet til Vinje kommune, og ba om at sjølvkostområda vert gjennomgått, slik at ulovleg subsidiering og lovleg subsidiering som ikkje er i tråd med kommunestyrevedtak vert rydda opp i. 3.2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt 3.2.1 Eigedomsforvaltning Kontrollutvalet fekk i 2014 bestilt og levert eit forvaltningsrevisjonsprosjekt om eigedomsforvaltning i Vinje kommune. Forvaltningsrapporten vart handsama i kontrollutvalet 15.12.2014, og vedtaket vart som følger: Kontrollutvalet rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Kommunestyret ber administrasjonen: utarbeida ein langsiktig strategi for eigedomsforvalting av kommunale bygg, og legge denne fram for kommunestyret til handsaming. utarbeida ein operativ handlingsplan for eigedomsforvaltinga, som rullerast jamleg. 3
Gjennomføring av forvaltningsrevisjonar er ein viktig reiskap for å bidra til betre måloppnåing og auka kvalitet på tenestene i kommunen. skriftleggjere korleis kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling mellom brukarane og TDV skal vere. Kontrollutvalet ber om at revisjonen får presentere rapporten i kommunestyret. Rapporten vert handsama i kommunestyret i 2015. Kontrollutvalet bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at dei får formidla ei tydeleg bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enigheit om kva forvaltningsrevisjonen skal svare på. Det er ein fordel om kontrollutvalet utarbeider ein plan for korleis revisjonen skal rapportere undervegs i ein forvaltningsrevisjonsprosess, og avtalar kven revisjonen skal kontakte om det oppstår uforutsette hendingar som bør adresserast før neste avtalte møte. Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenterast i kommunestyret, enten av leiar i kontrollutvalet, den representanten i utvalet som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. 3.3 Selskapskontroll/eigarskapskontroll 3.3.1 Vest-Telemark PPT IKS Eigarskapskontrollen i Vest-Telemark PPT vart handsama i kommunestyret i februar 2014. Kontrollutvalet hadde fleire tilrådingar til både styret og eigarane i fellesskap. Kommunestyret vedtok tilrådinga frå kontrollutvalet. 3.3.2 Vest-Telemark kraftlag AS Kontrollutvalet har bestilt eit fellesprosjekt med andre eigarkommunar om eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS, som vert levert i 2015. 3.2.2 Forprosjekt Vest-Telemark PPT Kommunestyret handsama i møte 13.02.2014 rapporten frå Forprosjekt Vest-Telemark PPT. Forprosjektet skulle gje meir informasjon om korleis Vest-Telemark PPT fungerer. Hovudproblemstillinga var om leiarane og fagansvarlege i Vest-Telemark opplever at oppveksteiningane deira får den hjelpa dei treng frå Vest-Telemark PPT. Kommunestyret vedtok innstillinga frå kontrollutvalet samrøystes: Kommunestyret ber administrasjonen: invitere Vest-Telemark PPT til møte i oppveksteiningane slik at deira kompetanse blir betre kjent. organisere ein dialog mellom Vest-Telemark PPT og oppveksteiningane som kan betre balansen mellom kva oppveksteiningane i Vest-Telemark treng og kva hjelp Vest-Telemark PPT kan gje Rådmann orienterar oppvekst- og velferdsutvalet og kontrollutvalet om arbeidet i løpet av hausten 2014. Kontrollutvalet bør følge med på kommunestyret sine saker knytt til val av organisasjonsformer, og vurdere om saksutgreiingane har belyst kontroll og tilsynskonsekvensane av dei ulike vala. I selskapa kommunen eig, har kontrollutvalet rett til å ha ein representant til stades på generalforsamlinga og liknande organ. Det er viktig at selskapskontrollen vert gjennomført på ein planmessig måte, og at den er basert på ei risikoog vesentlighetsvurdering. Resultata av selskapskontrollane skal rapporterast til kommunestyret. Det vil ver e hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. 4
4. Andre saker Orientering og omvisning på nye Åmot Skule Oppfølging av forprosjekt Vest- Telemark PPT IKS Årsmelding frå Kontrollutvalet 2013 Budsjett for 2015 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Vinje kommune Møte- og arbeidsplan for 2015 Orienteringer fra revisor 5. Revisjon Kontrollutvalet skal sjå til at revisjonen av kommunen skjer på ein betryggande måte. Det er difor viktig at utvalet har god dialog med revisor og held seg orientert om revisjonen sitt arbeid. Kontrollutvalet har som hovudregel ei eiga sak med orienteringar frå revisjonen i kvart møte. Vinje kommune har valgt Telemark kommunerevisjon IKS (TKR) som sin revisor. Oppdraget har vore utført av oppdragsrevisor Britt Kristin Gravalid og oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen. Dei har helde utvalet orientert om framdrifta av revisjonsarbeidet undervegs i året. Revisor har møte- og talerett i utvalet. Oppdragsrevisor har vore tilstades på 3 av 4 møter i 2014. I tillegg møtte oppdragsansvarleg revisor Ottar Kleppe i møte 15.12.2014 for å presentere seg og oppdatere utvalet om TKR. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert utført av ei eiga avdeling, som fagansvarleg forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson er leiar for. Vinje kommune er medeigar i Telemark kommunerevisjon IKS. Selskapet vert eigd av alle 18 Telemarkskommunane, Telemark fylkeskommune og Larvik og Lardal kommunar i Vestfold. Selskapet har hovudkontor i Skien. Kjell Ekman er dagleg leiar. Ranveig Sem er styreleiar. 6. Sekretariat Sekretariatet førebur sakene til kontrollutvalet, syter for praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, og føl opp kontrollutvalet sine vedtak. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap og mellom utvalg og administrasjon, og sekretariatet utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget. Kontrollutvalet får sin sekretærbistand frå Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Fast sekretær for kontrollutvalet i Vinje kommune er Beate Marie Dahl Eide. Kontrollutvalet sitt kontroll- og tilsynsansvar er ikkje avgrensa til administrasjonen, men omfattar òg formannskapet, andre politiske utval og ordføraren. KU kan i prinsippet handsame eit kvart tilhøve i kommunen så lenge det kan definerast som kontroll eller tilsyn. KU kan i tillegg kontrollere om saker i kommunestyret er tilstrekkeleg utgreidd. Sekretariatet har ei sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalet og revisor. Det er sekretariatet som formidlar kontrollutvalet sine vedtak til revisjonen, og det er sekretariatet som mottek saker frå revisjonen som skal handsamast i kontrollutvalsmøta. 5
Vinje kommune er medeigar i Temark. Selskapet vart utvida 1.7.2014. Då etablerte ein òg ei eiga avdeling på Agder, lokalisert til Arendal. Med oppdrag for 34 kommuner i Aust-Agder, Vest-Agder og Telemark er Temark no det største kontrollutvalgssekretariatet i landet. Sekretariatet har seks tilsette. Selskapet har hovudkontor i Bø. Øystein Bergh er dagleg leiar. Jørund Ruud er styreleiar. 7. Opplæring Kunnskap om kontrollutvalet si rolle, oppgåver og lovverk er naudsynt for å utføre dei oppgåver som går fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursing kan skje lokalt/regionalt (t.d. vår- og høstkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet vert mellom anna årleg invitert til den landsdekkande kontrollutvalgskonferansen i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalet sine medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå heile landet møtes og drøftar saker og arbeidsmetodar. Kontrollutvalet har utstrakt innsynsrett i den kommunale forvaltningen, og kan gjennomføre de undersøkelser som utvalget mener er nødvendig.. Kontrollutvalets leder har møterett i kommunestyret når utvalgets saker blir behandlet». Det er viktig at kontrollutvalet nyttar høvet til å ta opp eit breitt spekter av saker, og at utvalet er klår over at kontroll- og tilsynsoppgåver omfattar meir enn berre revisjon.. Åmot, 26.02.2015 Ole Kristian Nyhus Leiar Beate Marie Dahl Eide Sekretær 6