Referat fra møte i styringsgruppen for faglig etablering 7. januar 2013 Sted: Tilstede: Forfall: Drammen Gunnar Horgen, prorektor HIBu, Heidi Kapstad, dekan HIBu, Kristin Barstad, dekan HiVe, Berit Bratholm, ansattrepresentant HIVE, Anne Fængsrud, viserektor utdanning HiVe, Hans Anton Stubberud, dekan HiBu, Bonnie Uchermann, ansattrepresentant HiBu, Sidsel Solbrække, dekan HiVe, Inger Johanne Kraver, dekan HiVe, Arvid Siqveland, dekan HiBu, Hein Lindqvist, dekan HiVe, Frank Johnny Idland, studentparlamentsleder HiBu, Kåre Sandvik, prorektor HiBu, Do Duy- Tho, dekan HiVe og Elisabeth E Borhaug, referent. Jorun Ulvestad, prorektor HiVe og Tonje Berg, studentparlamentsleder HiVe. Sak 1/13 Sak 2/13 Sak 3/13 Godkjenning av møteinnkalling Møteinnkallingen ble godkjent. Konstituering av styringsgruppen (heretter benevnt SGFE) Det ble besluttet at SGFE har delt lederskap mellom Jorun Ulvestad og Gunnar Horgen. De fire prorektorene (Gunnar Horgen, Jorun Ulvestad, Anne Fængsrud og Kåre Sandvik) utgjør et arbeidsutvalg for SGFE. Oppnevning av sekretariat Elisabeth E Borhaug fungerer som sekretær for møtene og har ansvar for bl.a. møteforberedelser, møteinnkallinger og møtereferater. Møtereferatene sendes ut på høringsrunde med kort frist på et par dager til å komme med innspill. Referatet anses som godkjent dersom det ikke har kommet innspill innen fristen. Ingeborg Tveter Thoresen fra HIVE og Widar Hvamb forespørres om de vil ta på seg oppgaven som skribenter for bl.a. å lage en sluttrapport på bakgrunn av arbeidet i SGFE. Ved at det er to personer som ivaretar denne oppgaven blir det mer robust og gis tilstrekkelig kapasitet. Skribentene skal ha hovedfokus på mandatet og sikre at alle punktene blir besvart. Sak 4/13 Gjennomgang av mandat, fremdriftsplan og arbeidsform Dekan for Fakultet for lærer (Hein Lindquist) orienterte om hvordan de to lærerfakultetene har organisert arbeidet for å sikre at alle mandatets punkter blir besvart. Arbeidet ledes av en Styringsgruppe HUT som består av de to dekanene, en instituttleder fra hver institusjon, to ansatte representanter og to studenter. Styringsgruppen HUT skal lede arbeidet i delprosjekt HUT, og koordinere i forhold til de arbeidsgruppene som blir etablert, samt være ansvarlig for informasjon til og fra saksforberedende organ og SGFE. Det er videre etablert fire arbeidsgrupper. Hver arbeidsgruppe består av to personer fra hver institusjon, til sammen fire personer og en student. Arbeidsgruppene ledes av en instituttleder. I tillegg kan det opprettes ad- hoc- grupper ved behov. 1
Punktene i mandatet er fordelt til de ulike arbeidsgruppene (utdanning, FoU, ekstern samhandling og forskning) og styringsgruppe HUT er ansvarlig for å løse fakultetets mandat og levere et koordinert resultatet til styringsgruppen for faglig etablering. Fakultetene for økonomi og samfunnsvitenskap (ØS) er i gang med å etablere sin organisering av prosjektet og vil i hovedsak lage en tilsvarende organisering som lærerfakultetene. Alle fakultetene anbefales å benytte samme hovedmodell som HUT med lokale varianter. Studentrepresentanten påpekte i møtet at det kan bli vanskelig å finne tilstrekkelig med studentrepresentanter til alle arbeidsgruppene som fakultetene oppretter, men at de skulle forsøke å få det til. SGFE skal koordinere innspillene fra fakultetsgruppene. Det er viktig at samspillet mellom faglig og administrativ etablering fungerer godt. Informasjon om fremdrift og utvikling av administrativ etablering skal være et punkt på hvert møte i styringsgruppen. Det ble poengtert at det er den faglige etableringen som må være førende for hele etableringsprosjektet. Fra tjenestemannsorganisasjonene ble det poengtert at arbeidsgiver/leder må sørge for at de ansatte blir godt ivaretatt, og at det skapes rom til å gjøre fusjonsarbeidet. Arbeidsutvalget, som består av de fire prorektorene, ønsker å få møteinnkallinger og referat fra de enkelte fakulteters styringsgrupper, for slik å kunne følge arbeidets gang og være oppdatert på arbeidet. Prorektorene kan inviteres inn i møter dersom det er ønskelig. Det er viktig at det er god dialog mellom SGFE, arbeidsutvalget, og arbeidsgruppene på fakultetene, men det presiseres at det er dekanene som leder arbeidet på fakultetsnivå og innkaller prorektorene ved behov. Sak 5/13 Saker som skal til behandling i Fellesstyret: 1) Forslag til valgreglement Styringsgruppen gikk igjennom utkast til valgreglement som var sendt ut på forhånd. Valgreglementet ble enstemmig besluttet med de innspillene som kom frem i møtet (se under). Reglementet oversendes til videre behandling i SO og derfra til Fellesstyret for endelig beslutning. Studentrepresentantene hadde en del innspill til 17, og vil komme med nytt forslag til 17 og vil i dialog med arbeidsutvalget finne den endelige formuleringen. Det ble videre gjort en presisering i 21 omkring oppnevning av eksterne styremedlemmer. Følgende forslag ble fremmet og godtatt i tråd med plattformdokumentets pkt 4 Styrings- og ledelsesstruktur, Sammensettingen av den fusjonerte høgskolens styre: «Styret bør ha en sammensetning der de to fylkene er representert blant de eksterne medlemmene.» 2
«To av de eksterne styremedlemmene og to personlige varamedlemmer oppnevnes av fagdepartementet etter forslag fra Fellesstyret. Det tredje eksterne styremedlemmet og personlig varamedlem oppnevnes av Buskerud fylkeskommune og det siste eksterne styremedlemmet og personlig varamedlem oppnevnes av Vestfold fylkeskommune etter forslag fra henholdsvis Høgskolens avdelinger i Buskerud og Høgskolens avdelinger i Vestfold». Det gjøres en kvalitetssikring av metoden for vekting av stemmene. Det skrives også en definisjon av begrepet preferansevalg under 36. 2) Kvalifikasjonskriterier og rekruttering av rektor Det anbefales av styringsgruppen at følgende kvalifikasjonskriterier legges til grunn i forbindelse ved valg av rektor. har førstehånds erfaring fra høgskolens kjerneområder har høy vitenskapelig kompetanse innenfor minst et av høgskolens fagområder har en motiverende og inkluderende leder stil preget av samarbeid, Det er ønskelig at det rekrutteres kandidater til rektorfunksjonen både internt og eksternt. Det ble ikke anbefalt å benytte et eksternt rekrutteringsfirma for å rekruttere rektorkandidater. Det anbefales at Fellesstyret oppnevner en gruppe ledet av Steinar Stjernø som arbeider med å finne gode kandidater som kan stille til rektorvalg. I tillegg til leder består gruppen av minimum to ansattrepresentanter fra Fellesstyret og evt. en student. Disse oppnevnes av Fellesstyret. Det er valgstyret som skal godkjenne kandidatene som stiller til valg og sørge for at disse blir presentert i institusjonen. Prosedyre for forslag på kandidater til rektorstillingen er beskrevet i valgreglement for Høgskolen i Buskerud og Vestfold 23. 3) Kvalifikasjonskriterier og rekruttering av prorektor(er) Prorektor(ene) skal ansettes i åremålsstilling. Styringsgruppen anbefaler at det blir to prorektorer (2 x 100%) ved HiBV, som har ansvar for henholdsvis forskning og utdanning. En av prorektorene skal være stedfortreder for rektor. Styringsgruppen har samlet seg om to alternative forslag for prorektorene (se pkt. A og B nedenfor). Arbeidsutvalget ble pålagt å lage en analyse av de to modellene og utrede nærmere konsekvensene ved de to forslagene. Analyse og evt. anbefaling sendes så ut til 3
styringsgruppen for å få tilbakemelding på hvilket alternativ som skal anbefales for SO og Fellesstyret. Blir man ikke enige om et av alternativene, må det vurderes om det skal innkalles til et ekstraordinært møte i styringsgruppen. Forslag A: Det opprettes to 100% stillinger som prorektor uten linjeansvar, henholdsvis med ansvar for forskning og utdanning. De inngår i rektoratet og arbeider utadrettet og deltar i det faglig strategiske arbeidet sammen med rektor. Denne modellen vil medføre at det anbefales at det ansettes studie- og forskningssjef/direktør. Forslag B: Det opprettes to 100% stillinger som prorektor, henholdsvis med ansvar for forskning og utdanning med linjeansvar. Prorektorene rapporterer til henholdsvis rektor i faglig strategiske saker og til høgskoledirektøren når det angår administrative studie- og/eller forskningssaker. Denne modellen vil medføre at det ikke anbefales at man ansetter studie- og forskningssjef/direktør, da disse funksjonene vil overlappe prorektorenes roller. Et tredje alternativ ble tatt opp, men ble ikke realitetsbehandlet. Forslaget var at man har en prorektor i 100% stilling som er stedfortreder for rektor med ansvar for eksterne relasjoner/universitetsfond. Prorektor rapporterer til rektor og har ikke linjeansvar. Det tilsettes forskningssjef og studiesjef i 100% stilling som rapporterer til høgskoledirektør og har linjeansvar. Uavhengig av hvilket alternativ vi velger, anbefaler styringsgruppen at følgende kvalifikasjonskriterier legges til grunn i forbindelse ved ansettelse av prorektor FoUoI. har førstehånds erfaring fra høgskolens kjerneområder har høy vitenskapelig kompetanse og minimum godkjent doktorgrad innenfor minst et av høgskolens fagområder har innovasjonskompetanse og erfaring med regional samarbeid, samt et nasjonalt og internasjonal forskningsnettverk har en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, Styringsgruppen anbefaler at følgende kvalifikasjonskriterier legges til grunn i forbindelse ved ansettelse av prorektor utdanning. 4
har førstehånds faglig utviklingserfaring fra høgskolens kjerneområder, samt erfaring med strategisk utviklingsarbeid i et institusjonsperspektiv har høy vitenskapelig kompetanse og fortrinnsvis godkjent doktorgrad innenfor minst et av høgskolens fagområder har undervisningserfaring har en motiverende og inkluderende lederstil preget av samarbeid, For begge stillingene gjelder at de må ha evne til strategisk tenkning, være oppdatert på det som skjer i sektoren og være pådrivere for målet om å bli universitet. 4) Strategiplan og profil (Visjon og mål) Det ble foreslått å nedsette et arbeidsutvalg (utgått av SGFE) for å lage et utkast til visjon og mål for arbeidet fremover med utgangspunkt i det allerede eksisterende arbeidet. Viktigheten av å fremheve universitetsambisjonen ble presisert under dette punktet. Beslutningen ble at Arvid Siqveland begynner å samle det som allerede foreligger i Plattformdokumentet og fra Utredningsgruppe 1 (UG 1). Dette går på sirkulasjon mellom dekanene og legges frem for styringsgruppen på neste møte. Sak 6/13 Sak 7/13 Sak 8/13 Etablering/oppnevning av arbeidsgrupper for de ulike mandatene Dette punktet ble tatt under sak 4/13. Budsjett for styringsgruppen i 2013 Forslag til budsjett ble vedtatt. Det er ønskelig at et av de neste møtene gjøres til et arbeidsseminar som går over en dag/kveld, slik at man får bedre tid til å arbeide med mandatet. Arbeidsutvalget lager et forslag på når og hvor. Det foreslås videre at et av møtene i styringsgruppen samkjøres med et møte i prosjektledergruppen for administrativ etablering. Møteplan for vår/høst 2013 Møteplan ble besluttet og Elisabeth sender ut invitasjon i outlook på alle møtene så snart som mulig. Neste møte er 11.februar på Bakkenteigen fra kl.09.00 15.00 5