Dato: 29. april 2005 Fullmaktssak /05 Bergen Bygg og Eiendom KF Skoler - Ombygging og tilpassing til ny pedagogikk 2005 Søknad om bevilgning. Valg av Totalrådgiver. PEAD BBE-1632-200504174-3 Hva saken gjelder: Bergen Kommune v/ BBE KF i samarbeid med byrådsavdeling for Oppvekst foretar jevnlig en rekke mindre ombygginger av og tilpassinger til ny pedagogikk i eksisterende skolebygg. For inneværende år, 2005, er det i økonomiplanen for 2005 2008 avsatt samlet 4,0 mill til dette formål. Søknad om bevilgning. Investeringsmidler merket Diverse ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk er primært ment benyttet i skoler som ikke er tilgodesett med egne midler i investeringsprogrammet. Midlene skal både brukes til generelle ombyggingsarbeider for å tilpasse skoleanleggene til nye reformer, og til standardhevende tiltak. Disposisjon av disse midlene foretas i samarbeid mellom BBE KF og BOPP på grunnlag av de ombyggingsbehov de enkelte barne- og ungdomsskoler har innsendt og fått godkjent av BOPP. Utbyggingsavdelingen er kjent med at Fylkesmannen i Hordaland ikke har godkjent bruk av investeringsmidler for 2005. Byrådet har imidlertid i byrådsmøte den 08.06.05 behandlet sak: Bruk av midler fra investeringsposten "Ombygginger og tilpasninger til ny pedagogikk" ( 4 millioner kroner) før fylkesmannen har godkjent investeringsbudsjettet Byrådet behandlet saken i møtet 080605 sak 1312-05 og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det skrives kontrakt for bruk av 4,7 millioner til gjennomføring av tiltak under investeringsposten Ombygginger og tilpasninger til ny pedagogikk Midlene, 4,7 mill fordeler seg på 4,0 mill for 2005 og 0,7 mill som restmidler fra 2004. Saksutredning for byrådssak 1312/05 følger vedlagt som vedlegg I.
Valg av totalrådgiver. Bergen Bygg og Eiendom KF utbyggingsavdelingen ønsker å engasjere en totalrådgiver som skal bistå BBE KF og BOPP med den praktiske gjennomføringen av de ulike ombyggingsprosjektene. For å sikre effektiv saksbehandling både hos rådgiver og oppdragsgiver og god informasjonsflyt, anses det formålstjenlig å samle både utreding og kalkyle, prosjektering og oppfølgelse av disse arbeidene i en kontrakt. På grunnlag av ønske om å inngå kontrakt med det firmaet som har levert tilbud som er det økonomiske mest fordelaktig for Bergen Kommune, har BBE KF foretatt et valg. Denne saken gjelder både søknad om bevilgning og valg av totalrådgiver. Vedtakskompetanse fullmaktssak 2) Bevilgningssaker under 5,0 mill: Styresak 75/01: 3. Styret videredelegerer innenfor investeringsbudsjettet pkt. III-B-1 fullmakt til administrativ leder, å treffe gjennomføringsvedtak, samt slutte nødvendige kontrakter når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Styresak 44/03: Styret tar justerte budsjettfullmakter pkt. III B 1 om gjennomføringsvedtak i forbindelse med investeringsbudsjettet til etterretning og ber administrasjonen som hovedprinsipp fremlegge driftsmessige konsekvenser av investeringer på standardisert skjema i alle bevilgningssaker. ------------------------------------------ 3) Slutte kontrakt (velge leverandører): Gjeldende økonomihåndbok, pkt III B 1. Investeringer i fast eiendom Styrene kan - uten beløpsbegrensning - treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjett som bystyret har vedtatt for foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. (Se også kommentarer vedr. låneopptak under punkt I Generelle bestemmelser innledningsvis). Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert
skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser Størrelsesorden på driftskonsekvensene Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 4 under. Styret har i sak 75/01 delegert fullmakter til administrativ leder som nevnt over. ------------------------------------------ Fullmaktsvedtak: Direktøren har i medhold av fullmakt sitert ovenfor gjort følgende vedtak: 1. Det bevilges 4,0 mill til dekning av diverse mindre ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk ved skoler på barne- og ungdomstrinnet for år 2005. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 2005 22210 4,0 mill av totalt 4,0 mill Lån 3. Finansiering av bevilgningen gitt under pkt. 1 skjer i henhold til finansieringsplan i henhold til gjeldende årsbudsjetter. 4. De inngås kontrakt med firma MUR STIL A/S som totalrådgiver for gjennomføring av diverse ombygginger 2005 ved barne- og ungdomsskoler samt SFO-baser. 5 Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht. vedlagte innstilling ( vedlegg 2) Bergen den 2005 Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Trykt vedlegg: 1. Saksutredning for Byrådssak 1312/05 2. Notat av 25.04.2005 med administrasjonens innstilling (vedlegg 2, unntatt off.)
Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak: 1.1 Bystyret behandlet Byrådets forslag til økonomiplan for 2005-2008 den 13.12.2004. Diverse ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk 2005 av barne og ungdomsskoler inngår i denne økonomiplanen 1.2 Byrådet behandlet i møte den 08.06.05 sak nr 1312-05 om Bruk av midler fra investeringsposten "Ombygginger og tilpasninger til ny pedagogikk" ( 4 millioner kroner) før fylkesmannen har godkjent investeringsbudsjettet, 2.0 Bakgrunn for saken Investeringsmidler merket Diverse ombygginger og tilpassing til ny pedagogikk er primært ment benyttet i skoler som ikke er tilgodesett med egne midler i investeringsprogrammet. Midlene skal både brukes til generelle ombyggingsarbeider for å tilpasse skoleanleggene til nye reformer, og til standardhevende tiltak. I investeringsbudsjettet for 2005 er av satt 4,0 mill til Diverse ombygginger av, og tilpassing til ny pedagogikk i barne- og ungdomsskoler. Disposisjon av disse midlene foretas i samarbeid mellom BBE KF og BOPP på grunnlag av de ombyggingsbehov de enkelte barn og ungdomsskoler har innsendt og fått godkjent av BOPP. 3.0 Gjennomføringsfasen Før arbeidene kan gjennomføres må det utarbeides nødvendig beskrivelse og tegninger, og det må innhentes offentlig tillatelse for de arbeidene som krever dette. Hovedparten av tiltakene er imidlertid av en slik karakter at det ikke kreves byggesaksbehandling. Arbeidene vil deretter bli gjennomført så raskt som mulig. De arbeider som er beskrevet i gjennomføringsfasen er hovedoppgaven til det firma som engasjeres i denne sak. Ombyggingsarbeidene er planlagt gjennomført i løpet av siste halvdel av 2005. 4.0 Kostnader, økonomistyring Administrasjonen er kjent med at Fylkesmannen i Hordaland ikke har godkjent Bergen Kommunes investeringsbudsjett for 2005. Med bakgrunn i manglende godkjenning har Byrådet i møte den 08.06.05 behandlet sak nr 1312/05 som omhandler Bruk av midler fra investeringsposten "Ombygginger og tilpasninger til ny pedagogikk" ( 4 millioner kroner) før fylkesmannen har godkjent investeringsbudsjettet og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det skrives kontrakt for bruk av 4,7 millioner til gjennomføring av tiltak under investeringsposten Ombygginger og tilpasninger til ny pedagogikk Saksutredning for byrådssak 1312-05 er vedlagt som vedlegg 1.
5.0 Brukermedvirkning. De ombyggingsprosjektene som utføres innenfor denne bevilgingsrammen er prioritert av Byrådsavdeling for oppvekst med bakgrunn i initiativ og søknader fra de enkelte skolene. Planlegging gjennomføres i tett samarbeid med skolene for å sikre at brukernes behov blir ivaretatt. Den enkelte skole har meldt sitt ønske til Byrådsavdeling for oppvekst (BOPP). Byrådsavdelingen foretar en samlet vurdering av alle søknadene og gjort en utvelgelse av de prosjektene som bør kostnadsberegnes, og som vil inngå i den endelige oppstillingen over de ombyggingsprosjektene som kan utføres innenfor den investeringsrammen som er gitt i vedtatt økonomiplan. Bergen Bygg og Eiendom KF iverksetter de enkelte prioriterte ombyggingsarbeidene etter at Direktøren i BBE KF har på fullmakt bevilget nødvendige midler. Skisserte løsninger vil bli lagt fram for Verneombudet ved de enkelte skolene og fremlegges som sak til AMU for byrådsavdeling for oppvekst til orientering. Byrådsavdeling for oppvekst vil sende melding til de enkelte skolene om hvilke prosjekter som er aktuelle å gjennomføre. 6.0 Prosjekter som inngår i Diverse ombygginger 2005. I samråd med Byrådsavdeling for oppvekt fordeles de midler, samlet 4,7 mill, fordelt på 4,0 mill for 2005 og 0,7 mill som restbeløp fra 2004 til følgende 24 skoler : Barneskoler ( 16 skoler): Bjørndalsskogen skole Fjellsdalen skole Haukedalen skole Haukeland skole Hellen skole Kalvatræet skole Krohnengen skole Kronstad skole Li skole Liland skole Lyshovden skole Løvås skole Slettebakken skole Søreide skole Søråshøgda skole Åstvedt skole
Kombinerte skoler (4 skoler) Eidsvåg skole Kjøkkelvik skole Kyrkjekrinsen skole Nattland skol Ungdomsskoler (4 skoler) Sandgotna skole Salhus skole Slettebakken skole Slåtthaug skole 7.0 Totalrådgiver: BBE KF har utlyst tilbudskonkurranse med forhandlinger om gjeldende oppdrag gjennom Norsk Lysingsblad, DOFFIN-basen den 10.03.2005, og i dagspressen, kommunetorget den 21.03.2005. Det meldte seg 13 rådgivende ingeniør og arkitektkontorer som ønsket å gi pristilbud på oppdrager. Ved tilbudsfristens utløp den 25.04.2005 leverte 11 av interessentene tilbud. BBE KF har gjennomført forhandlinger med de 4 av tilbyderne basert på at disse har tilfredstilt våre krav til kvalifikasjon. Evalueringen av tilbudene framgår av vedlegg 2, unntatt offentligheten.
7