Kravspesifikasjon, digitale skilter Terje Kvernes, AV-koordinator Det Matematisk-naturvitenskapelige fakultet August, 2015
1. Bakgrunn På det matematisk-naturvitenskapelige fakultetet benyttes det i dag et utall teknologiske løsninger for digital skilting, hvorav de aller fleste kun dekker et begrenset område og behov. Svært ofte er løsningen begrenset til det umiddelbare behovet man har sett for seg i en begrenset behovsanalyse og man ender opp med flere løsninger tilpasset forskjellige aspekter innenfor samme problemdomene. Samtidig med dagens tilstand så ser man et stadig større ønske om digitale informasjonskanaler til en rekke bruksområder, og ønskene kommer både fra leverandørene og mottakerne av tjenestene man ser tilbudt. Ansatte ved flere organisatoriske enheter ønsker å kunne distribuere og innhente informasjon på en effektiv og målrettet måte, mens studentene ser hvordan andre institusjoner tilbyr moderne og attraktive digitale skilt, interaktive kart og undervisningsorienterte applikasjoner som preger hverdagen deres. Det er et klart mål at vi på sikt skal kunne tilby interaktive skiltingsløsninger for de som befinner seg i våre lokaler, slik at man kan finne fram til undervisning, delta på arrangementer, sette av tid i ens egen kalender når man ser noe som tar tak i ens interesse, og hvor disse løsningene er samkjørte slik at man til enhver tid opplever at man interakterer med en organisasjon ett universitet. 2. Primære målområder Digital skilting omfatter et ekstremt bredt spekter og det er mange løsninger vi kan benytte av oss av, men det er ønskelig at vi begynner med grunntjenester som gir en høy og sikker effekt i forhold til investeringen knyttet til løsningen. I så måte er det plukket ut to grunntjenester som må leveres. 1. En løsning for digital presentasjon på vegg, ofte kalt «vegg-tver», og 2. en digital interaktiv kalendertjeneste til undervisnings- og møterom tilbudt utenfor rommene løsningen omfatter. Målområdene er definert ut ifra erfaringer gjort over de siste årene og samtaler med brukere av digitale presentasjonsløsninger. På sikt er det åpenbart at vi vil ønske flere tjenester levert, blant annet kartløsninger, hylleskilting, interaktive stands, og så videre. 3. Kravspesifikasjoner For hver av grunntjenestene er det en rekke detaljer som må dekkes. Overordnet til begge behovsområdene er at en felles struktur skal dekke begge løsningene. Det er et absolutt krav at både innholdsprodusenter og brukere skal oppleve løsningene som enhetlige og uadskilte. Krav representerer behov som den spesifikke tjenesten skal dekke, mens ønsker er behov som tjenesten gjerne skal dekke og som det vil telle positivt at tjenesten har mulighet til å levere. Detaljer rundt implementasjonen er opp til leverandøren med mindre noe annet er : 3 :
klart spefisiert, samtidig som leverandøren bes ha forståelse for at UiO har en rekke interne og eksterne avhengigheter som må oppfylles, hvorav alle ikke nødvendigvis er oppgitt i dette dokumentet. For alle leverte løsninger til UiO i dag er følgende punkter ønsket der det er relevant: 1. Utstyret som leveres skal driftes av leverandøren men benytte UiO sitt fysiske og logiske nettverk, 2. nettverksenheter som kan benytte strøm over nettverket (PoE) foretrekkes, 3. effektbehovet målt i watt på PoE-baserte enheter skal dokumenteres og bekreftes forstått av mottaker ved UiO før leveranse finner sted, 4. løsninger som kan gå over IPv6 alene vil bli svært positivt vurdert, og 5. dersom løsningen har behov for trådløst nettverk så ønskes det at utstyret skal benytte 5Ghz-båndet til all trafikk. 3.1. Digital presentasjon på vegg Primært skal slike løsninger benyttes til å dekke designerte områder med innhold produsert av universitetets ansatte, men det er også viktig at det er enkelt å inkorporere innhold fra studentforeninger og andre samarbeidspartnere. Målet er å tilby en helhetlig presentasjon av relevant informasjon, både lokalt og på tvers av universitetet, for studenter, ansatte og besøkende. Innholdet produseres både lokalt og sentralt, og løsningen må støtte en dynamisk fletting av innhold produsert fra flere kilder. Absolutte krav til løsningen: 1. En felles tjener på tvers av alle brukere av tjenesten, skalerbart på tvers av organisasjonsstrukturer, 2. binding mot UiO sine rettighetsstrukturer slik at UiO sine brukeridentifikasjoner og gruppeoppsett bestemmer tilgang i tjenesten, 3. hierarkisk oppsett av innhold slik at lokale brukere kan tilby lokalt materiell, samtidig som høyt prioritert sentralt innhold kan flettes inn ved behov, 4. innhold skal kunne publiseres og trekkes tilbake basert på tidspunkt og skal kunne legges klart i spillelisten i god tid i forveien, 5. tjenesten skal leveres etter prinsippet Software-as-a-Service (SaaS) hvor produktet og alt vedlikehold er inkludert i en fast kostnad basert på bruk, 6. det skal klart avgrenses i hvilken grad maskinvaren i bruk er UiO sitt ansvar, og hvilken maskinvare som er underlagt leverandørens ansvar, 7. tjenesten skal leveres over UiO sine nettverksløsninger, og 8. tjenesteleverandøren skal være ansvarlig for tjenestens maler, tilhørende integrering mot eksisterende løsninger hos UiO og vedlikehold av programvaren. Behov som er ønsket dekket: 1. Kontrakten bør inneholde en klar oversikt over kompensasjon ved nedetid på spillelister individuelt, tjenesten sentralt, tilgang for brukere og andre hendelser, : 4 :
2. det bør tilbys regelmessig kursing fra leverandøren i Oslo-området for UiO sine brukere av løsningen, 3. kursingen bør kunne tilbys både på norsk og engelsk, 4. kursing lokalt hos UiO er også positivt, 5. kostnaden på kurs skal dokumenteres årlig og presenteres til tjenestemottakeren, 6. løsninger som kan gå over IPv6 alene vil bli svært positivt vurdert, 7. malene levert fra tjenesteleverandøren bør vedlikeholdes regelmessig og oppdateres i samsvar med UiO sitt formspråk, 8. det skal legges til rette for lokalt innholdsproduksjon utenfor UiO sine maler, 9. overvåkning av tjenesten ønskes tilgjengeliggjort for relevant personell hos UiO, 10. tjenesten kan enkelt utvides mot interaktive skjermer for kart og tilsvarende bruk, 11. på sikt vil det være et sterkt ønske knytte løsningen opp mot nødtjenester slik at skilting mot utganger trer i kraft ved alarmer. 3.2. Kalendertjeneste for undervisning- og møterom Absolutte krav til løsningen: 1. Fullstendig integrasjon mot UiO sine kalenderløsninger (Exchange og vår egenutviklede TP), UiO vil tilby utstrakt støtte i forbindelse med støtte mot TP, 2. presentasjon av timeplaner skal integreres mot UiO sine studiesider der det er relevant, 3. booking av rom skal tilbys via en enkel og sikker metode, RFID-lesere for å lese ansatt- og studentkort ved UiO foretrekkes, 4. det skal kunne tilbys enkel navigering på panelene som automatisk tilbakestiller seg til en standardvisning etter en periode med inaktivitet. Behov som er ønsket dekket: 1. Felles malplattform relativt til andre digitale skiltløsninger levert i samme løsning, 2. mulighet for tilknytning til alarmsystemer, 3. både brukeren av rommet og personen som gjennomførte bestillingen (informasjon som må hentes fra TP / Exchange) skal kunne legge inn fraværsmeldinger som vises i systemet, 4. autorativ kilde for fravær bør være Exchange eller TP og dataene hentes derfra, forslag til teknisk implementasjon ønskes, 5. det bør være mulig å fraværsmelde direkte på panelet og denne meldingen skal sendes både til brukeren og til bestilleren av rommet (en student kan for eksempel melde ifra om at en gruppelærer ikke har møtt, medingen loggføres med studentkortet), 6. mulighet for informasjon om tilsvarende rom (innenfor gitte parametre, herunder også gjeldende aktivitet). : 5 :
: 6 :