MØTEREFERAT Møte: Styret ved Universitetet i Tromsø Møtedato: Torsdag 5.februar 10.00-15.30 Møteleder: Referent: Jarle Aarbakke, rektor Britt Elin Steinveg, assisterende universitetsdirektør Akivref.: 200900473-3/HSK001/MØTEBOK Til stede: Universitetsstyret: Aarbakke, Jarle Valvåg, Herbjørg Muotka, Silje Katrine Ovesen, Stein Nafstad, Petter Devold, Hege Hafstad, Anne Dragøy Skrøvset, Siw Mikalsen, Øyvind Elvebakk, Ida Prorektorer: Ekeli, Britt-Vigdis Rice, Curt Administrasjonen: Lønnum, Lasse, universitetsdirektør Steinveg, Britt Elin, assisterende universitetsdirektør Trollvik, Lisbeth, fusjonssekretariatet Sak S 02-09, S 03-09 og S 04-09 Stavem, Gunnhild, personal- og organisasjonsavd. Sak S 05-09 Nesheim, Tore, universitetsdirektørens stab Sak S 06-09 Forfall: Brekke, Pål Bjørks, Svien Styremøtet startet med en seminardel kl 10.00 til kl 13.30. På seminardelen ble det følgende områder presentert og diskutert: Strategier, utfordringer og status i fusjonsprosessen ved rektor Jarle Aarbakke
Styrets ansvar og rolle og arbeidsdeling styret og universitetsdirektøren ved universitetsdirektør Lasse Lønnum Strategiprosess for det nye universitetet ved rektor Jarle Aarbakke Styremøtet ble satt kl 13.30 SAK 01-09 REFERATSAKER (ARKIVREF. 200900473-1) 1. Møte i Universitetsstyret, referat fra møte 11. og 12.desember 2008 2. Saker behandlet på fullmakt, referat fra 29.januar 2008 3. Statsbudsjett for 2009 kap. 271 Tildelingsbrev for Universitetet i Tromsø 4. Styret i Senter for samiske studier, referat fra møte 1.september 2008 5. Styret i Senter for samiske studier, referat fra møte 13.oktober 2008 6. Styret i Senter for samiske studier, referat fra møte 17.oktober 2008 7. Museumsstyret, referat fra møte 12.desember 2008 8. Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskaplige fakultet, referat fra møte 15.desember 2008 9. Styret i Senter for samiske studier, referat fra møte 18.desember 2008 10. Universitetsstyrets tilsettingsutvalg, referat fra møte 18.desember 2008 11. Møtebok for Høgskolestyret 11.12.2008 Herbjørg Valvåg viste til at det var to ulike vedtak i universitetsstyrets vedtak i sak 67/08 Organisering av fakultet 3 punkt 6 og vedtak i høgskolestyret på sak 65/08 Organisering av fakultet 3 punkt 6. Til dette orienterte universitetsdirektør om at vedtak som er fattet i de to gamle styrene formelt ikke kan endres, men at Avdeling for Bygg og Eiendom har startet utredningen av samlokalisering av lærerutdanningene i tråd med intensjonene. Saken skal legges fram for universitetsstyret i maimøte. SAK 02-09 VALGREGLER FOR FAKULTETER OG INSTITUTTER VED UNIVERSITETET I TROMSØ (ARKIVFER. 200900429-1) Universitetsstyret godkjenner valgreglementer for fakultetene. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK 03-09 VALGREGLER FOR INSTITUSJONSNIVÅET UNIVERSITETET I TROMSØ (ARKIVREF. 200900446-1) Universitetsstyret godkjenner endringer av valgreglementet for institusjonsnivået, på følgende punkt: 5 Stemmerett nr 2 endres til: Stemmerett under a og b faller bort for den som har permisjon for å arbeide i stiling utenfor universitetet. Den som har permisjon fra fast stilling for å arbeide i annen midlertidig stilling ved universitetet, beholder valgbarhet og stemmerett tilknyttet sin faste stilling. side 2
Når studentene velger sin representant i valgmøte, kan forslag fremmes inntil en uke (fem virkedager) før valget, og kandidatene offentliggjøres seinest dagen for valgmøte, Unntak for denne regelen kan gjøres hvis det ikke er nominert valgbare kandidater inne opprinnelig frist. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. SAK 04-09 INTERIMSSTYRER NYE FAKULTET VÅREN 2009(ARKIVREF. 200900455-1) 1. Universitetsstyret oppretter følgende interimsstyrer: Fakultet for helsevitenskap Olav Helge Førde, dekan, MF, leder Arnfinn Andersen, dekan, AFH, nestleder Svein Ivar Mellgren, vitenskapelig ansatt, MF Bård Smedsrød, vitenskapelig ansatt, MF Magne Flaten, vitenskapelig ansatt, ISP Anita Gudmundsen, midlertidig vitenskapelig ansatt AFH Torbjørn Søreng, tekn/adm MF Hege Devold, tekn/adm MF Studentrepresentanter: Oscar Grøntoft, studentrepresentant AFH Ole Mikal Dragland, studentrepresentant IPS Marius Edvardsen, studentrepresentant MF Fakultet for naturvitenskap og teknologi Tore O. Vorren, dekan MNF, leder Terje F. Olsen, dekan AFI, nestleder Gunnar Hartvigsen, prodekan MNF Tor Schive, prodekan AFI Arne O. Smalås, vitenskapelig ansatt MNF Gunn Helene Turi, tekn/adm AFI Gerd Anne Haugan, tekn/adm MNF Elise Blixgård, studentrepresentant AFI Andreas Svendby, studentrepresentant MNF side 3
Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Petter Nafstad, dekan, SV-fak. leder Vibeke Lundby, dekan, AFL nestleder Rolf Gaasland, dekan, Hum. fak. Anne Britt Flemmen, SV-fak. Jan Helge Bergheim, tekn/adm Hum. fak. Dag Elvevold, tekn/adm AFL. Kristine Bentzen, midlertidig vit. Ansatt, Hum. fak.. Jan Christian Claussen, studentrepresentant, SV-fak. Silje Reiersen, studentrepresentant, AFL. Fakultet for marin biovitenskap, fiskeri og økonomi Jan-Eirik Angell Killie, dekan NFH, leder Terje Olsen, dekan AFI, nestleder Claire Armstrong, vitenskapelig ansatt, NFH Karina Lundvang Sævareid, studentrepresentant, NFH Stefan Hansen, studentrepresentant, NFH Tobias Tamelander, midlertidig vitenskapelig ansatte, NFH Ingrid Dyrkorn Heimland, tekn/adm, AFI Det kunstfaglige fakultet Håkon Stødle, dekan, leder Michael Strobelt, prodekan, nestleder Marte Liset Sverdrup, vitenskapelig ansatt Pat Manwaring, vitenskapelig ansatt Ole Kristian Brose, vitenskapelig ansatt Magnus Asplund, studentrepresentant Gunnhild Huser, studentrepresentant Jenny Marie Johnsen, ekstern Åge Johnsen, ekstern side 4
Det juridiske fakultet Trude Haugli, dekan, leder Tore Henriksen, prodekan, nestleder Gunnar Eriksen, prodekan Stian Ørbeck Sørheim, midlertidig vitenskapelig ansatt Annikken Steinbakk, tekn/adm Berit Ballari, studentrepresentant Stig Eidissen, studentrepresentant Arild Eidesen, ekstern observatør 2. Interimsstyrene gis følgende mandat: Interimsstyret skal ta beslutninger som gjelder for det nye fakultetet. Interimsstyret skal gjennomføre en prosess for å utnytte de nye mulighetene fusjonen gir, og for å ivareta den faglige integrasjonen ved fakultet. Interimsstyret skal styre og kontrollere fusjonsarbeidet etter vedtak fattet i universitetsstyret og i samråd med fusjonssekretariatet. Interimsstyret skal utarbeide forslag til budsjett for det nye fakultetet for perioden 1.8.2009 og ut året. Interimsstyret skal oppnevne valgstyre for valg til nytt fakultetsstyre og instituttstyrer ved de institutter som skal ha et styre. Interimsstyret skal foreslå eksterne medlemmer til fakultetsstyrene, herunder ekstern styreleder. Interimsstyret skal behandle forslag til ny organisasjonsplan og bemanningsplan med stillingsbeskrivelser for det nye fakultetet. Interimsstyret skal vedta hvilke institutter som skal ha instituttstyre. Interimsstyret skal lyse ut og tilsette i stillinger som instituttleder. Interimsstyret skal oppnevne et eget innstillingsutvalg som avgir innstilling til interimsstyret. Dersom praktisk mulig skal ansatt dekan for det nye fakultet være medlem av innstillingsutvalget. Interimsstyret har anledning til å prolongere instituttledere med inntil 5 måneder dersom dette er nødvendig. Øvrige tilsettingssaker behandles av ordinære tilsettingsorgan i henhold til universitetsstyrets vedtak i sak S 78-08. Interimsstyret skal påse at personalpolitiske tiltak vedtatt av overordnet myndighet følges opp. side 5
Interimsstyret skal starte arbeidet med gjennomgang av studieprogramporteføljen, herunder gjennomgang av emneporteføljen med hensyn til nedleggelse og evt. opprettelse av emner, jfr. sak SG 28-08 for styringsgruppa om utdanningsvirksomheten. Interimsstyret skal vedta modell for styring og ledelse av studieprogrammene, i henhold til vedtak i universitetsstyret. Interimsstyret kan oppnevne nødvendige arbeidsgrupper. 3. Interimsstyrenes funksjonstid er fra 5.2.2009 til 31.7. 2009 Rektor Jarle Aarbakke framsatte følgende endringsforslag under punkt 1 For Fakultet for marin biovitenskap, fiskeri og økonomi sendes oppnevningen tilbake til NFH og Avdeling for ingeniør- og økonomifag hvor disse bes om å oppneven representanter til interimsstyret i tråd med intensjonene for fusjonen. Rektor gis fullmakt til å godkjenne endelig sammensetning av interimsstyret. Aarbakkes forslag ble enstemmig vedtatt. Rektor Jarle Aarbakke framsatte følgende endringsforslag under interimsstyrets mandat (punkt2): Interimsstyret skal lyse ut stillinger som instituttleder og avgi innstilling ovenfor universitetsstyret på disse stillingene. Aarbakkes forslag ble enstemmig vedtatt. Innstillingen ble enstemmig vedtatt med de endringer som fremkommer ovenfor. SAK 05-09 PERSONALREGLEMENTER VED UNIVERSITETET I TROMSØ (ARKIVREF. 200900397-3) 1. Universitetsstyret godkjenner personalreglement for tjenestemenn i teknisk og administrative stillingen ved Universitetet i Tromsø, jf. fremlagt avtaletekst. 2. Universitetsstyret godkjenner personalreglement for tjenestemenn i undervisnings- og forrskerstillinger ved Universitetet i Tromsø, jf. fremlagt avtaletekst. I første punkt skal det legges til: med de endringer som framkom på møte. Innstillingen ble enstemmig vedtatt med de endringer som fremkommer ovenfor. SAK 06-09 RAPOPORTER OG PLANER (2008-2009) FOR UNIVERSITETET I TROMSØ (ARKIVREF. 200900468-1) side 6
Styret gir universitetsdirektøren fullmakt til å ferdig stille Rapport 2008 og Plan 2009. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Tromsø, 06.02.2009 Britt Elin Steinveg assisterende universitetsdirektør side 7