Kategori: Pasientforløp og samhandling Gyldig fra: 18.01.2016 Organisatorisk plassering: HVRHF - Helse Bergen HF Brukerveiledning Dok. eier: Øygunn Kallevik Dok. ansvarlig: Jeanette Krabbedal/Mona Styve Forklaring på loggutskrift fra DIPS Hva er en logg En logg viser alle som har vært inne i journalen. Utskrift av innsynslogg Arbeidsbeskrivelse for internt bruk i Fagsenteret Hvem har tilgang til den elektroniske journalen I et sykehus er det mange yrkesgrupper som arbeider med og i tilknytning til pasientbehandlingen. De vanligste yrkesgruppene er leger, sykepleiere og helsesekretærer, men fysioterapeuter, sosionomer og annet helsepersonell har også tilgang til journalen. Ikke alle disse personene trenger være ansatt på den avdelingen eller posten du er innlagt på. En del administrativt personell har tilgang for å kvalitetssikre at behandlingen du har fått har blitt kodet rett. Dette er viktig av hensyn til sykehusets inntekter. I forbindelse med overgang til nytt journalsystem har det blitt utført en del testing og manuell overføring av data. Derfor vil du kunne finne at IT-personell har vært inne i journalen din. Det er også en stor del automatisk overføring av for eksempel epikriser, prøvesvar osv. Disse fremkommer med bruker BROKER, EDI, MELD, DIPS og lignende. Vaskehjelper, administrativt personell (ut over helsesekretærer) eller teknisk personell og lignende har ikke tilgang til journaler. Hva slags tilgang har personellet En journal er i utgangspunktet stengt for innsyn når pasienten ikke er i behandling. Journalen er også stengt for innsyn fra andre avdelinger/poster enn der pasienten behandles. For å kunne åpne en journal utenom behandlingsperioden må helsepersonellet benytte seg av eksplisitt tilgang. Det er bare de som har behov for å kunne åpne lukkede journaler som får denne rettigheten. De må begrunne hvorfor de har brukt disse rettighetene hver gang de brukes. Helsepersonell tilknyttet avdelingen du er i behandling på har tilgang til din journal fra du blir henvist til du er ferdig behandlet. Hva kan kjennetegne urettmessig tilgang til journalen Helsepersonell som ikke har noe med pasientbehandlingen å gjøre, skal ikke åpne en journal. Det er selvsagt vanskelig for en pasient å vite om alle som har vært inne i journalen har gjort dette rettmessig. Det du som pasient kan se etter, er om noen du kjenner og som ikke har vært med i behandlingen av deg har åpnet journalen. Sykehuset utfører også kontroller ved at - avdeling kontrollerer dokumentlogg når det er pasienter som er kjent i media, bekjente av ansatte, ansatte eller ved mistanke om uregelmessigheter Ref. nr.: 02.1.5.5.3.19-29 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 1 av 7 Bedriftsnavn: Helse Bergen
- intern «IKT- avdeling» utfører overordnet kontroll ved gjennomgang av eksplisitte tilganger Hva gjør du hvis du finner noe ureglementert, eller lurer på om noe er ureglementert Ta kontakt med sykehuset, enten ved søk på aktuelle avdeling på våre nettsider www.helse-bergen.no/omoss eller med legen som har behandlet deg sist (eller ved den avdelingen der du lurer på om noe ureglementert har skjedd). Det er viktig for Helse Bergen å få undersøkt om noen har snoket i journaler, slik at dette kan stoppes og hindres i framtiden. All oppdaget snoking blir tatt opp som personalsak. Har du spørsmål om loggen kan du kontakte: Helse Bergen HF Dokumentasjonsavdelinga Postboks 1400 5021 Bergen Merk henvendelsen med saksnummer fra utlevert logg eller Ta kontakt med behandlingsansvarlig eller journalansvarlig ved aktuell avdeling. Vedlegg: I - Innsynslogg II - Avdelingsoversikt (kortnavn) Ref. nr.: 02.1.5.5.3.19-29 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 2 av 7
Vedlegg I: Innsynslogg I DIPS (pasientjournalsystemet) fremkommer 2 typer logger: 1. Forenklet innsynslogg Tiltakslogg Dette dokumentet viser hvilke steder du har hatt kontakt med og når denne kontakten har vært. Innsynslogg Brukerens navn viser hvem som har vært inne i journalen din. Personid er et entydig nummer på den ansatte. Avd er avdelingen brukeren er ansatt ved. Det medfølger en liste med forkortelsen og full avdelingsbetegnelse. Stilling er den rollen den ansatte har. Første innsyn er første dato for kontakt for aktuell periode. Siste innsyn er siste dato for kontakt for aktuell periode. Innsyn i antall dokumenter viser hvor mange dokumenter den ansatte har vært inne i i den aktuelle perioden. 2. Utvidet innsynslogg Denne gir tilsvarende oversikt som forenklet innsynslogg, men også oversikt over hvilke enkeltdokumenter som har blitt åpnet. Historisk logg Helse Bergen byttet journalsystem 26.april 2010. Dersom du har bedt om logg fra tidsperiode før dette, eller som overlapper med denne, vil du få utlevert logg som er konvertert fra journalsystemet Doculive. Alle journaldata fra dette systemet er lagt inn i DIPS slik at alt finnes på ett sted i dag. Forklaringer på loggutskrift fra Doculive På første side er det en oversikt over alt personell som har vært inne i journalen, avdelingen de er ansatt på, hvor mange dokumenter de har lest i journalen, samt første og siste gang de var inne i journalen. Tall i parentes: Det er mulig å innhente journalopplysninger mellom Helse Bergen og Haraldsplass Diakonale Sykehus, men kun for leger. Dette gjøres fordi det er rundt 90% overlapp av pasienter mellom sykehusene, og journalopplysninger kan være avgjørende for å kunne gi pasienten riktig og god behandling. Hvilken avdeling helsepersonellet er ansatt på: Dersom det står Å Inaktivt personell, så gjelder det personell som har sluttet. Dersom det står Å felles journal, så omfatter dette personell som er ansatt ved arkivet eller dokumentasjonsavdelingen, eller studenter. Av og til forekommer det at ansatte ved andre Ref. nr.: 02.1.5.5.3.19-29 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 3 av 7
avdelinger tar vikariater på avdelingen, og de framkommer da med den avdelingen de er fast ansatt ved. Å Test Avdeling omfatter personell som tester nye versjoner av systemet. Detaljer: Etter oversikten over personer, så gis det mer detaljer for hva hver enkelt person har gjort i journalen. På siste side i loggen finner du en forklaring på forkortelser etc. som her benyttet her. Ref. nr.: 02.1.5.5.3.19-29 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 4 av 7
Vedlegg II: Avdelingsoversikt (kortnavn) Avdkortnavn Avdnavn Klinikknavn Avdelingstype AFMR-HBE Avdeling for fysikalsk medisin og rehabilitering ReHabiliteringsklinikken AFR-HBE Avdeling for rusmedisin Avdeling for rusmedisin Psykiatrisk klinisk (AFR) AIT-HBE Avdeling for immunologi og Klinikk for transfusjonsmedisin AKMO-HBE Akuttmottak Mottaksklinikken Ikke klinisk AKUTT-HBE Akuttenheten Mottaksklinikken AMK-HBE Akuttmottak kontor Ikke klinisk AUTR-HBE Utredningsavdelingen Mottaksklinikken BALL-HBE Bjørgvin avd. allmennpsykiatri Bjørgvin DPS Psykiatrisk klinisk BDS-HBE Brystdiagnostisk senter Radiologisk Klinikk BERGENLE Bergen Legevakt Ikke klinisk BKB-HBE Barneklinikken Barneklinikken BNOR-HBE Bjørgvin DPS avd. Nordhordland Bjørgvin DPS Psykiatrisk klinisk BREH-HBE Bjørgvin DPS avd. rehabilitering Bjørgvin DPS Psykiatrisk klinisk BSA-HBE Brannskadeavsnittet Kirurgisk klinikk DOK-HBE Dokumentasjonsavdeling Drift-/teknisk divisjon EDI-HBE EDI avdeling for epikrisesendinfg Drift-/teknisk divisjon Ikke klinisk EKIR-HBE Bryst- og endokrinkirurgisk Kirurgisk klinikk avdeling ERGO-HBE Ergoterapitjenesten Ortopedisk klinikk FJELL-HBE Fjell Ikke klinisk FORSK-HBE Forskning Forsknings- og utviklingsavdelingen FOU-HBE Seksj.for kval.utv.&smittevern Forsknings- og utviklingsavdelingen FYS-HBE Fysioterapitjenesten Ortopedisk klinikk FØDE-HBE Fødeavdelingen Kvinneklinikken GEKIR-HBE Gastro og akutt kirurgisk avdeling Kirurgisk klinikk GYN-HBE Gynekologisk avdeling Kvinneklinikken HAB-HBE Habiliteringstjenesten for voksne ReHabiliteringsklinikken HFD-HBE Brukere ansatt på HFD Ikke klinisk HJER-HBE Hjerteavdelingen Hjerteavdelingen HUD-HBE Hudavdelingen Hudavdelingen HVN-HBE Brukere ansatt ved andre foretak Ikke klinisk IT-HBE IT Ikke klinisk KAKIR-HBE Karkirurgisk avdeling Kirurgisk klinikk KALL-HBE Kronstad allmennpsykiatri Kronstad DPS Psykiatrisk klinisk Ref. nr.: 02.1.5.5.3.19-29 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 5 av 7
KIOT-HBE Kysthospitalet i Hagevik Ortopedisk klinikk KJKIR-HBE Kjevekirurgisk avdeling Klinikk for hode/hals KREFT-HBE Kreftavdelingen Kreftbehandling og medisinsk fysikk KREH-HBE Kronstad psykosebehandling Kronstad DPS Psykiatrisk klinisk KSK-HBE Kirurgisk serviceklinikk Kirurgisk serviceklinikk LAB-HBE Laboratoriet Klinikk for Laboratorium LOGO-HBE Logopedtjenesten Nevroklinikken LUNG-HBE Lungeavdelingen Lungeavdelingen MED-HBE Medisinsk avdeling Medisinsk avdeling MEDTEK-HBE Medisinsk teknisk avdeling Drift-/teknisk divisjon Ikke klinisk MGM-HBE Medisinsk genetikk Klinikk for NAPOS-HBE Nasjonalt kompetansesenter for Medisinsk porfyrisykdommer servicedivisjon NEVR-HBE Nevrologisk avdeling Nevroklinikken NKIR-HBE Nevrokirurgisk avdeling Nevroklinikken ORTO-HBE Ortopedisk avdeling Ortopedisk klinikk PAM-HBE Psykiatrisk akuttmottak Psykiatrisk klinikk Psykiatrisk klinisk PATO-HBE Patologisk avdeling Klinikk for Laboratorium PBU-HBE Klinikk psykisk helse for barn og Psykiatrisk klinisk unge PKIR-HBE Plastikkirurgisk avdeling Kirurgisk klinikk PRES-HBE Prestetjenesten Medisinsk servicedivisjon PSO-HBE Avd psykosomatisk medisin Klinikk for Psykiatrisk klinisk psykosomatisk medisin PSYA-HBE Avdeling spesialisert Psykiatrisk klinikk Psykiatrisk klinisk psykosebehandling RAD-HBE Radiologisk avdeling HBE Radiologisk Klinikk Røntgenavdeling REVM-HBE Revmatologisk avdeling Revmatologisk avdeling SIK-HBE Avd sikkerhet Klinikk for sikkerhet Psykiatrisk klinisk SMERTE-HBE Smertebehandling og palliasjon Kirurgisk serviceklinikk SOI-HBE Avd for seksuelt overførbare Hudavdelingen sykdommer STE-HBE Avd stemning Psykiatrisk klinikk Psykiatrisk klinisk TLFSIK-HBE Telefonsentralen/Sikkerhet Psykiatrisk klinikk Ikke klinisk UKIR-HBE Urologisk avdeling Kirurgisk klinikk UTLAND-HBE UTLAND KOMPETANSEMANGEL VBUP-HBE Psykisk helsevern for barn og VOSS SJUKEHUS Psykiatrisk klinisk unge, Bup Voss VFOD-HBE Voss Føde avdeling VOSS SJUKEHUS Ref. nr.: 02.1.5.5.3.19-29 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 6 av 7
VFYS-HBE Voss Fysioterapi avdeling VOSS SJUKEHUS VGYN-HBE Voss Gynekologisk avdeling VOSS SJUKEHUS VIKAR-HBE Vikarsenteret Ikke klinisk VKIR-HBE Voss Kirurgisk avdeling VOSS SJUKEHUS VMED-HBE Voss Medisinsk avdeling VOSS SJUKEHUS VOPR-HBE Voss Operasjons- og akutteining VOSS SJUKEHUS Ikke klinisk VREHAB-HBE Voss Rehabilitering VOSS SJUKEHUS VRTG-HBE VS Røntgen avdeling feilregistrert Røntgenavdeling VSTØ-HBE Voss Støtteeininga VOSS SJUKEHUS Ikke klinisk VVPS-HBE Voss Vaksenpsykiatriske avdeling VOSS SJUKEHUS Psykiatrisk klinisk YMED-HBE Yrkesmedisinsk avdeling Yrkesmedisinsk avdeling ØDPS-HBE Øyane DPS Øyane DPS Psykiatrisk klinisk ØK-HBE Økonomiavdelingen Ikke klinisk ØNH-HBE Øre/Nese/Hals avdeling Klinikk for hode/hals ØYE-HBE Øyeavdelingen Øyeavdelingen Ref. nr.: 02.1.5.5.3.19-29 Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 7 av 7