Kontrollutvalget i Evenes kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte onsdag 28. november 2012 kl. 09.00 ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 13/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 18. juni 2012 Sak 14/12 Videre arbeid med plan for forvaltningsrevisjonperioden 2011-2014. Sak 15/13 Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon 76 96 55 51/99 61 68 81. Evenes, 20. november 2012 Åse Elvemo Kontrollutvalgets leder Narvik, 20. november 2012 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/12 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 18. juni 2012 Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra møtet 18. juni 2012
Kontrollutvalget i Evenes 2011-2014 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenes rådhus 18. juni 2012 Fra sak: Til sak: 09/2012 12/2012 Fra kl.: Til kl.: 12:00 15:30 Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) Leif Jørgen Jakobsen Aina Heimdal Ragnar Fronth IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Espen Lund, Hålogaland Revisjon AS, møtte fra sekretariatet ANDRE: Fra KomRev Nord IKS møtte Annita Hakvåg 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Sak 09/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 15. mars 2012 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og etter en korreksjon av deltakere ble det fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 15. mars 2012 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 05/12 til sak 08/12 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 18.06.2012 Side 1
Kontrollutvalget i Evenes 2011-2014 Sak 10/12 Årsregnskap mv for Evenes kommune 2011. Hugo Heimgård var til stede fra administrasjonen og svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer og sekretariatet. Annita Hakvåg redegjorde kort for revisjonens arbeid med revisjon av regnskapet for 2011. Etter en diskusjon i kontrollutvalget avsa kontrollutvalget slik UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2011 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold om at kommunen innenfor handlingsområdene C Barnehager, H barnevern, I Vann og avløp og J Fysisk planlegging har betydelige budsjettavvik. Kontrollutvalget vil anmode om at administrasjonen etablerer tilfredsstillende rutiner snarest slik at budsjettavvik avdekkes på et tidlig stadie og bringes til kommunestyret for behandling. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot revisjonens presisering om at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres rutiner slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretas i fremtiden. Forholdet er tatt opp av kontrollutvalget tidligere. 2-3: Kontrollutvalget vil avslutningsvis henlede oppmerksomheten til note nr. 2 til regnskapet for 2011 hvor det fremkommer at kommunen har bokført premieavvik knyttet til pensjoner med totalt kr. 14,305 mill. Kontrollutvalget oppfordrer kommunenstyret til å be om en orientering om premieavvikets betydning for kommunens økonomi og likviditet i kommende år. Enstemmig uttalelse. Sak 11/12 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets medlemmer ønsket tid til å vurdere ulike mulige prosjekter nærmere og det ble fattet slikt VEDTAK: Saken utsettes til neste møte. Enstemmig vedtak. Sak 08/12 Eventuelt/orienteringssaker Årsberetning og regnskap KomRev NORD IKS til orientering Sak 05/12 til sak 08/12 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 18.06.2012 Side 2
Kontrollutvalget i Evenes 2011-2014 Det ble gitt en overordnet orientering om det fremlagte regnskapet for KomRev NORD IKS. Kontrollutvalget fattet deretter følgende VEDTAK: Orienteringen tas til etterretning. Møtet ble etter dette hevet. Evenes, 18. juni 2012 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg Sak 05/12 til sak 08/12 - Protokoll Kontrollutvalgsmøte Evenes 18.06.2012 Side 3
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/12 Sakstittel: Videre arbeid med plan for forvaltningsrevisjonperioden 2011-2014. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Med bakgrunn i vedtak i kontrollutvalgsmøte 15. mars, følger nedenfor aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter som det arbeides videre med å definere innenfor eller utenfor plan for forvaltningsrevisjon Barnevern Sykefravær, kommunen som IA-bedrift Faste eiendommer Spesialundervisning Samhandlingsreformen, jfr. vedtak i kommunestyret Evenes, servicekommunen i Nord hva innebærer det? Kampflyplass Evenes, - konsekvenser for den kommunale forvaltningen Samarbeid kommune lokalt næringsliv Vedlegg: Ingen (dokumentasjon er sendt ut tidligere)
Evenes Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/12 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssake Vedlegg: Ingen