Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne Mandag 27.04.2009 Kl 16:30 på Frivillighetssentralen Enkel bespisning kl 16:00. Vennligst gi beskjed dersom du ikke skal spise. Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon 32220100 eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. For rådmannen møter: kommunalsjef Bjørn Harry Støle Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål.
SAKSLISTE: Saksnr 10/2009 Godkjenning av protokoll 11/2009 Meldinger 13/2009 Hovedutvalgenes sakslister i april 12/2009 Mandat for programmeringsfasen
10/2009 Godkjenning av protokoll
11/2009 Meldinger
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2009/43 Saksbehandler: Anne K Olafsen 13/2009 Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne 27.04.2009 19/2009 Kommunestyret 19.05.2009 Hovedutvalgenes sakslister i april Vedlagt følger til orientering sakslister til: Planutvalgets møte 28.04.09 Miljøutvalgets møte 28.04.09 Tjenesteutvalgets møte 29.04.09 Formannskapets møte 30.04.09
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2009/1554 Arkiv: Saksbehandler: Bjørn Harry Støle Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 12/2009 Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne 27.04.2009 15/2009 Tjenesteutvalget 29.04.2009 Mandat for programmeringsfasen Rådmannens forslag til vedtak: På bakgrunn av Lier kommunes reglement for styring av byggeprosjekter fastsettes følgende mandat for programmeringsfasen: 1. Det utarbeides forslag til et konkret romprogram for videre prosjektering, og en redusert usikkerhet i forhold til økonomi, kvalitet og framdrift om hvordan Lier kommune kan møte det fremtidige behov for plasser med heldøgns omsorg, inkludert oppdekning av dagens plasser ved Frogner sykehjem. Grunnlaget for programmeringsfasen er resultatet av strategifasen, datert 31.10.2005, vedtatt av kommunestyre, den 20.06.2006, sak 50, og Omsorgsplan 2018, vedtatt av kommunestyre, den 03.02.2009, sak 3. Mandatet for programmeringsfasen og kvalitetssikringen av den gjennomføres i tråd med det dom fremgår av rådmannens saksutredning. 2. Programmeringsfasen organiseres med Tjenesteutvalget som oppdragsgiver og rådmannen som prosjektansvarlig. Rådmannen vurderer om det skal etableres intern eller ekstern prosjektleder. 3. Etter at programmeringsfasen er sluttført, gjennomføres en idéfase om den fremtidige bruk av Frogner sykehjem. Resultatet av dette arbeidet legges frem i løpet av første halvår 2010. 4. Arbeidet med å utvikle helhetlige gode bo- og omsorgsmiljøer for eldre og andre med omsorgsbehov trygghetsentra, starter opp etter at det nye sykehjemmet står ferdig i 2013. Antall mulige trygghetssentra og lokaliseringsalternativer for disse fastsettes gjennom rulleringen av kommuneplanen. 5. Det planlegges ikke på det nåværende tidspunkt, noe tilbygg på Liertun, mot nord og øst. Som oppfølging av kommunestyresak 11/2009 Tiltakspakke for kommunesektoren, vurderes det om det vil være mulig å øke med noen beboerrom på Liertun, ved å bygge ut lokalene for aktivitets- og fellessamlinger i 4. etasje.
Rådmannens saksutredning: Utredning: Bakgrunn Strategifasen har gått over en lang periode: Den 26.04.2005, sak 32, vedtok kommunestyret mandat for strategifasen for vurdering av rehabilitering/ombygging av Frogner sykehjem, eventuelt nybygg. Formålet med strategifasen var en overordnet utredning og anbefaling om hvordan Lier kommune kan møte det fremtidige behov for plasser med heldøgns bemanning, inkludert oppdekning av dagens plasser på Frogner. Strategifasen skulle gi grunnlag for å velge "riktig prosjekt", dvs. legge til rette for en god tjenesteyting og legge til grunn økonomiske beregningsmodeller som sammenstilte investeringskostnader og bygningsdriftskostnader over en lengre periode, avstemt med kommunens økonomi. Den 07.03.2006, sak 16, drøftet kommunestyret resultatene av strategifasen gjennom rapporten Prosjekt Frogner sykehjem strategifasen, datert 31.10.2005. Utredningen anbefalte at Frogner på sikt legges ned som sykehjem, men at det ble gjort midlertidig tiltak (miljøtiltak) med begrensede kostnader (2,5 mill. i investering og 0,8 mill i økte driftskostnader). Dette ga kommunen et handlingsrom fram mot 2008/2009, fordi tilbudet ved Frogner kunne opprettholdes på kort sikt. Da kommunestyret behandlet strategifasen i møte den 20.06.2006, sak 50, var anbefalingen at Lier kommune sto overfor følgende muligheter og veivalg, for perioden 2006 2018: 1. Bygge nytt sykehjem da, som måtte ferdigstilles i 2008, innenfor en investering på 90 mill. kroner ekskl. tomtekostnader og inventar, samt årlige driftskostnader på 8,0 mill. kroner (bygningsdrift/renter/avdrag), og økte utgifter til pleie- og omsorgstjenestene, på inntil ca. 1 mill. kroner, til sammen ca. 9 mill. kroner. 2. Gjøre midlertidige tiltak på Frogner (Miljøalternativet), for 2,5 mill. kroner, og økte driftskostnader på 0,8 mill. kroner/år, samt planlegge byggestart for nytt sykehjem, som erstatning for Frogner i 2011, og være innflyttingsklart i 2012. Kommunestyret besluttet å utsette byggingen av nytt sykehjem, og det ble vedtatt å midlertidig oppruste Frogner i tråd med anbefalingen fra strategiarbeidet. Imidlertid ble Frogner sykehjem ansett å ha en begrenset tid som sykehjem, og at det innen 6-7 år burde erstattes av et mer moderne bygg. Omsorgsplan 2018 Ved behandlingen av Handlingsprogrammet 2008 2011, vedtok kommunestyret at arbeidet med å vurdere hvordan Frogner sykehjem skal erstattes innen 2012/2013, skulle starte opp i 2008, og at ulike lokaliseringsalternativ skulle utredes.
På denne bakgrunn utarbeidet rådmannen Omsorgsplan 2018 som bl.a. skulle gi grunnlag for å vedta hva som skulle til grunn for det nye sykehjemmet. Kommunestyret behandlet Omsorgsplan 2018, i møte den 03.02.2009, sak 3, og bl.a. følgende vedtak ble fattet: a) Antall sykehjemsplasser og/eller boliger med heldøgnsomsorg økes i samsvar med statens retningslinjer for antall plasser. Det bygges nytt sykehjem i Lier kommune som kan tas i bruk innen utgangen av 2013. Antall plasser og fordelingen mellom sykehjemsplasser, trygghetsplasser og boliger med heldøgns bemanning, besluttes gjennom programmeringsfasen. b) Parallelt med denne, gjennomføres en idéfase om fortsatt bruk av Frogner sykehjem i omsorgskjeden eller alternativ bruk av bygningen. c) Rådmannen legger fram en egen sak for Tjenesteutvalget om målsetting, mandat og organisering av programmeringsfasen, i tråd med Lier kommunes dokument for styring av byggeprosjekter. d) Lier kommune skal bidra til å utvikle helhetlige gode bo,- og omsorgsmiljøer for eldre og andre med omsorgsbehov omtalt som trygghetsentra. Et trygghetssenter skal ha nærhet til ulike omsorgs- og helsetjenester, som f eks. boliger med livsløpsstandard, tilrettelagte boliger, trygghetsplasser, andre elementer i omsorgskjeden og fasiliteter som sosiale møteplasser, kulturtilbud og offentlig transport. Trygghetssentra skal bidra til brukernes trygghet, aktivitet og trivsel og til en effektiv og kvalitativ god omsorg. Et trygghetsenter skal tilrettelegges for de krav fremtidens eldre og andre med omsorgsbehov vil ha behov for å etterspørre. e) Ved Liertun bør det planlegges et tilbygg mot nord og øst, primært for å etablere nødutgang på bakkeplan fra etasjene, som brannrømmingsveier, med mulighet for å nytte utvidet tilbygg til annet. Formålet med saken Formålet med denne saken er å gi grunnlag for beslutninger om gjennomføring og avklaring av ansvar, roller og organisering i programmeringsfasen for en mulig erstatning av Frogner sykehjem, innen 2013. Rådmannen legger med dette frem sak om målsetting, mandat og organisering av programmeringsfasen, i tråd med Lier kommunes dokument for styring av byggeprosjekter. Programmeringsfasen del av prosjektforløpet Lier kommunes reglement for styring av byggeprosjekter, fastsetter ulike faser i et byggeprosjekt: Styring av byggeprosjektene Rådmannen Politikere Kommunestyret Mandat og godkjenning av resultat Sluttrapport Innspill Strategi Program Forprosjekt Bygge Andre Virksom het D emografi Faglige behov Plankomité (Styringsgruppe) Byggekom ité For hver av fasene utarbeider oppdragsgiver et konkret mandat.
Resultatet av programmeringsfasen skal være et konkret romprogram for videre prosjektering og en redusert usikkerhet i forhold til økonomi, kvalitet og fremdrift. Usikkerheten skal være redusert fra +/- 30 % i strategifasen, til +/- 20 % i programmeringsfasen. Oppdragsgiver er ansvarlig for at det foreligger et konkret mandat, og grunnlaget er resultatet av strategifasen. Konsekvensene av kommunestyrets vedtak Kommunestyret vedtok at rådmannen skulle legge frem en egen sak for Tjenesteutvalget om målsetting, mandat og organisering av programmeringsfasen, i tråd med Lier kommunes dokument for styring av byggeprosjekter, og at antall sykehjemsplasser og/eller boliger med heldøgnsomsorg skulle økes i samsvar med statens retningslinjer for antall plasser. Et nytt sykehjem skal kunne tas i bruk innen utgangen av 2013, og antall plasser og fordelingen mellom sykehjemsplasser, trygghetsplasser og boliger med heldøgns bemanning, skulle besluttes gjennom programmeringsfasen. Den foreliggende sak er etter rådmannens vurdering en oppfølging av dette. Parallelt med programmeringsfasen skal det, etter kommunestyrets vedtak, gjennomføres en idéfase om den fremtidige bruk av Frogner sykehjem. Rådmannen foreslår at denne idéfasen gjennomføres når programmeringsfasen er sluttført og tar sikte på å legge frem resultatet av dette arbeidet i første halvår 2010. Rådmannen foreslår at arbeidet med å bidra til å utvikle helhetlige gode bo,- og omsorgsmiljøer for eldre og andre med omsorgsbehov trygghetsentra, starter opp etter at det nye sykehjemmet står ferdig i 2013. Antall mulige trygghetssentra og lokaliseringsalternativer for disse, bør fastsettes som en del av rulleringen av kommuneplanen. Rådmannen foreslår videre at det ikke på det nåværende tidspunkt planlegges et tilbygg på Liertun, mot nord og øst. Begrunnelsen for dette er at som forberedelse av mulige prosjekter til den statlige tiltakspakken, gjennomførte rådmannen en befaring. Denne befaringen ga grunnlag for å si det ikke vil være gunstig å utvide Liertun mot nord og øst. Det vil både bli trangt og løsningen vil vanskelig kunne oppfylle kravene til dagens standard for sykehjem og/eller boliger med heldøgns bemanning. Det vil imidlertid kunne være mulig å øke med noen beboerrom ved å bygge nye lokaler for aktivitet og fellessamlinger i 4. etasje. Mandat for programmeringsfasen På bakgrunn av Lier kommunes reglement for styring av byggeprosjekter, fastsettes følgende mandat for programmeringsfasen: Det utarbeides forslag til et konkret romprogram for videre prosjektering, og en redusert usikkerhet i forhold til økonomi, kvalitet og framdrift om hvordan Lier kommune kan møte det fremtidige behov for plasser med heldøgns omsorg, inkludert oppdekning av dagens plasser ved Frogner sykehjem. Grunnlaget for programmeringsfasen er resultatet av strategifasen, datert 31.10.2005, vedtatt av kommunestyret, den 20.06.2006, sak 50, og Omsorgsplan 2018, vedtatt av kommunestyret, den 03.02.2009, sak 3. Mandatet vil også angi krav til behandling. Målsetting med programmeringsfasen
Programmeringsfasen skal inneholde: Foreløpig romprogram med funksjonsbeskrivelse og teknisk kravspesifikasjon. Grunnlaget vil være Lier kommunes kravspesifikasjon for kommunale bygg. Vurdering av energi-/varmekilder (for eksempel vannbåren varme, varmepumpe etc.) og andre forhold som kan bidra til energiøkonomisering. Bygget planlegges med smarthusteknologi og lagt til rette for at omsorgsteknologi kan tas i bruk. Krav til størrelse på og utforming av uteareal. Vurdering av behov for arealer til andre formål for eksempel dagsenter, kjøkken og eventuelt vaskeri. Spesifikasjon av nødvendig ekstern infrastruktur som må belastes prosjektet. Forslag til mulig valg av tomt, og kostnader knyttet til eventuelt erverv. Mulige lokaliseringsalternativer søkes avklart gjennom rulleringen av kommuneplanen. Dokumentasjon av at brukernes interesser er ivaretatt i bygget, herunder også tilrettelegging for forflytningshemmede. Foreløpig plan for/beskrivelse for sikring av estetikk/kunstnerisk utsmykking, uarbeidet i samarbeid med Kultur- og fritid. Vurdering av forhold fra Grønt blad sjekkliste for helse- og miljøvurderinger. Spesifikasjon av behov som ikke foreslås dekket, men som har vært drøftet underveis, med en begrunnelse for hvorfor behovet ikke er tatt med, samt en angivelse av kostnader og eventuelle andre konsekvenser, dersom behovet skal ivaretas. Anbefaling om entrepriseform. Plan for engasjement av ekstern bistand til prosjekteringen, inkl. ansvarlige PBLfunksjoner. Korrigert og kvalitetssikret beregning av byggeutgifter og fremtidige driftsutgifter, med en redegjørelse for usikkerhet og risiko. Det aksepteres en usikkerhet på +/- 20 %). Eventuelle avvik i forhold til strategifasens kalkyler skal forklares. Resultatet av programmeringsfasen skal gi grunnlag for en beslutning om nytt sykehjem som erstatning for Frogner sykehjem skal videreføres i en forprosjektfase, og skal derfor inneholde en skisse til målsetting, mandat og organisering av neste fase (forprosjektfasen). Programmeringsfasen skal skje i dialog med brukerorganisasjonene, Rådet for eldre og personer med nedsatt funksjonsevne og de ansattes organisasjoner. Programmeringsfasen skal være gjennomført innen 31.12.2009. Dersom kalkylen, inkl. beregnet usikkerhet, utarbeidet på grunnlag av romprogrammet gir en betydelig overskridelse i forhold til strategifasens kalkyle, inkl. akseptert usikkerhet, må ny politisk behandling vurderes. Rådmannen er ansvarlig for å vurdere dette. Kvalitetssikring/risk management Kvalitetssikringen av programmeringsfasen skal bygge på: Mandatet vedtatt av oppdragsgiver. Prosjektplanen for gjennomføring av programmeringsfasen. Prosjektleders og plankomiteens kompetanse. Utfylling av standard kalkyleskjema, basert på vedtatt kravspesifikasjon Kommunikasjonen mellom prosjektleder og prosjektansvarlig (rådmannen), med et spesielt fokus på eventuelle avvik i forhold til byggekostnad, kvalitet og framdrift Medvirkning fra aktuelle kommunale virksomheter. Ekstern kvalitetsrevisor.
Prosjektansvarliges godkjenning av resultatet, inkl. beregnet usikkerhet. I løpet av programmeringsfasen skal aktuelle systemer for kvalitetssikring av både prosess og resultat, prosedyrer for korreksjon m.v. vurderes og eventuelt forbedres. Organisering av programmeringsfasen Oppdragsgiver: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Tjenesteutvalget Rådmannen Intern eventuelt ekstern prosjektleder, utpekt/engasjert av rådmannen.