KONTROLLUTVALGET I TIME KOMMUNE PROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Time Møtenr.: 3 / 2017 Møtedato: 19.06.2017 Utvalgssaksnr.: 12/17-20/17 Disse møtte: Geir Pollestad, (gjekk under sak 18/17). Wenche Paulsen (overtok leiinga frå sak 18/11). Trond Bjørnsen Aud Olene Bjørkås Forfall / varamedlemmer: Alf Inge Håland har meldt forfall, vara er kalla inn. Steinar Undheim, vara Andre som var med i møtet: Rådmann Brit Nilsson Edland. kommunalsjef samfunn og beredskap Bjørn Meling, økonomisjef Aud Steinsland. Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad og forvaltningsrevisor Rune Eskeland, frå Rogaland Revisjon Rådgivar Per Kåre Vatland, frå Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Saker til behandling 12/17 16/00285-15 Godkjenning av protokoll frå møtet 24. april 2017 2 13/17 16/00271-11 Orientering frå kommunalsjef Samfunn og Beredskap 2 14/17 16/00339-4 15/17 16/00327-4 16/17 17/00033-2 Orientering om kommunens tertialrapportering 30.04.2017 Rapport selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av IVAR IKS Bestilling selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Rogaland brann og redning IKS 17/17 16/00283-5 Utveljing av nytt område for forvaltningsrevisjon 4 18/17 16/00272-15 Orientering frå kontrollutvalskonferanse i Tromsø 7.-8. juni 19/17 16/00280-25 Rekneskapsrapport kontroll og tilsyn pr. 30.04.2017 5 20/17 16/00296-25 Statusoversikt juni 2017 6 Referat-/meldingssaker Eventuelt Side 2 3 4 5 Side 1 av 7
Innkallinga ble godkjent utan merknader. 12/17 Godkjenning av protokoll frå møtet 24. april 2017 Kontrollutvalet i Time godkjenner protokollen frå møtet 24. april 2017. Kontrollutvalet i Time godkjenner protokollen frå møtet 24. april 2017. 13/17 Orientering frå kommunalsjef Samfunn og Beredskap Kontrollutvalet i Time tek kommunalsjefen si utgreiing til orientering. Kommunalsjefen orienterte om si avdeling. Kontrollutvalet i Time tek kommunalsjefen si utgreiing til orientering. 14/17 Orientering om kommunens tertialrapportering 30.04.2017 Side 2 av 7
Kontrollutvalet i Time tek rådmannens si utgreiing om tertialrapporten til orientering. Kontrollutvalet i Time tek rådmannens si utgreiing om tertialrapporten til orientering. 15/17 Rapport selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av IVAR IKS Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret i Time tek selskapskontrollen «IVAR IKS» til orientering. Rapporten vert send vidare til styret og representantskapet for oppfølging av rapporten sine konklusjonar og tilrådingar Styret og representantskapet gjer tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalet om korleis rapporten er fylgt opp innan ca. 6 månader etter kommunestyret sitt vedtak. Forvaltningsrevisor presenterte rapporten. Det vart sett fram følgjande forslag til tillegg til vedtak: «Kontrollutvalet i Time meiner det er relevant å sjå nærare på risiko som oppstår gjennom samarbeid med private i dotterselskap med omsyn til forvaltningsmessige forhold og offentlige anskaffingar.» Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatte følgjande vedtak: Kommunestyret i Time tek selskapskontrollen «IVAR IKS» til orientering. Side 3 av 7
Kontrollutvalet i Time meiner det er relevant å sjå nærare på risiko som oppstår gjennom samarbeid med private i dotterselskap med omsyn til forvaltningsmessige forhold og offentlige anskaffingar. Rapporten vert send vidare til styret og representantskapet for oppfølging av rapporten sine konklusjonar og tilrådingar. Styret og representantskapet gjer tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalet om korleis rapporten er fylgt opp innan ca. 6 månader etter kommunestyret sitt vedtak. 16/17 Bestilling selskapskontroll med forvaltningsrevisjon av Rogaland brann og redning IKS Kontrollutvalet i Time vedtek det framlagde prosjektmandatet for gjennomføring av selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Rogaland Brann og Redning IKS i tråd med det utkast til prosjektmandat som ligg føre. Det er ein føresetnad at alle dei andre eigarane deltek i prosjektet. Sekretariatet orienterte om korleis selskapskontrollen skulle finansierast. Kontrollutvalet i Time vedtek det framlagde prosjektmandatet for gjennomføring av selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Rogaland Brann og Redning IKS i tråd med det utkast til prosjektmandat som ligg føre. Det er ein føresetnad at alle dei andre eigarane deltek i prosjektet. 17/17 Utveljing av nytt område for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet Time vel ut området nanm på område for gjennomføring av ny forvaltningsrevisjon. I tillegg til dei momenta som allereie ligg i planen vil kontrollutvalet at revisor og skal sjå på fyljande tilleggsmoment. Side 4 av 7
Kontrollutvalet i Time ber Rogaland Revisjon lage forslag til prosjektmandat til møtet 4. september, som vil danne grunnlag for endeleg bestilling. Kontrollutval valde å sjå på beredskap. Kontrollutvalet vil at revisor i sin gjennomgang skal sjå på plan for beredskaps ut frå spørsmålet «Er me (kommunen) rusta til å takle vår del av beredskapen om det "utenkelege" skulle skje.» Kontrollutvalet Time vel ut området «Kommunens beredskap» for gjennomføring av ny forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet vil at revisor skal vinkle forvaltningsrevisjonen ut frå det spørsmålet som ligg i planen: «Er me (kommunen) rusta til å takle vår del av beredskapen om det "utenkelege" skulle skje.» Kontrollutvalet i Time ber Rogaland Revisjon lage forslag til prosjektmandat til møtet 4. september, som vil danne grunnlag for endeleg bestilling. 18/17 Orientering frå kontrollutvalskonferanse i Tromsø 7.-8. juni Kontrollutvalet tek utgreiinga om fagkonferansen til orientering. Aud Olene Bjørkås orienterte om noko av det som var oppe på FKTkonferansen Kontrollutvalet tek utgreiinga om fagkonferansen til orientering. 19/17 Rekneskapsrapport kontroll og tilsyn pr. 30.04.2017 Side 5 av 7
Kontrollutvalet i Time tek rekneskapsrapport pr. 30.04.2017 til orientering. Kontrollutvalet i Time tek rekneskapsrapport pr. 30.04.2017 til orientering. 20/17 Statusoversikt juni 2017 Kontrollutvalet i Time tek statusoversikt juni 2017 til orientering. Kontrollutvalet i Time tek statusoversikt juni 2017 til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER Ingen meldingar til dette møtet. EVENTUELT Ingen saker under eventuelt Side 6 av 7
Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leiar av kontrollutvalet Sekretær for kontrollutvalet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikkje signatur Side 7 av 7