SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jan Mathys Truyen Arkiv: Arkivsaksnr.: 08/13317-1 Dato: 04.09.2008 LEGATBEHANDLING I DRAMMEN KOMMUNE INNSTILLING TIL: Formannskapet Administrasjonens innstilling: Saken tas til orientering Nils Fr. Wisløff rådmann Kari Høyer kommunaldirektør
LEGATER Innledning/bakgrunn for saken Det har i løpet av det siste året vært reist enkelte spørsmål rundt legater der Drammen kommunes folkevalgte eller administrative organer er involvert. På denne bakgrunn fremmes en informasjonssak om kommunens rolle og rutiner rundt legatbehandling. Saken inneholder en gjennomgang av hva et legat rettslig sett er, kommunens rolle ved oppnevning av styremedlemmer og administrasjon av legater, samt en gjennomgang av arbeidet i legatstyrene. Saksutredning Hva er et legat? Et legat eller en stiftelse i er en selvstendig formuesmasse basert på en gave fra den eller de som har opprettet legatet, med eventuelle senere kapitaltilførsler i form av avkastning på kapitalen, nye gaver eller andre inntekter. Bestemmelser om legatets formål, drift og styring følger av vedtektene for det enkelte legat, samt stiftelseslovens generelle regler. At en stiftelse/legat er selvstendig innebærer at stifterne/giverne av formuesmassen ikke lenger har rådighet over midlene. Et legat har ofte, men ikke alltid et allmennyttig eller veldedig formål. Enkelte legater og stiftelser har betydelig økonomisk virksomhet. Stiftelsesloven (tilgjengelig på http://www.lovdata.no/all/hl-20010615-059.html) gir det rettslige rammeverket for legater. Etter loven er styret det øverste organ i den enkelte stiftelse. En statlig tilsynsmyndighet, Lotteri- og stiftelsestilsynet i Førde forer register over alle landets ca 8.000 stiftelser, samt tilsyn og kontroll med at forvaltningen av stiftelser skjer samsvar med loven. Tilsynet er ikke et klageorgan for vedtak truffet i den enkelte stiftelses styre. Oppnevning av styremedlemmer skjer i henhold til regler gitt i vedtektene til stiftelsen. Kommunale organer eller andre som er gitt myndighet til å oppnevne styremedlemmer kan ikke instruere den enkelte stiftelse, og vedtak truffet av styret er ikke gjenstand for klage. Kommunens innflytelse på legatene er derfor begrenset. Vedlegg 1 gir en oversikt over legater der Drammen kommune har en rolle i form av å utpeke styremedlemmer, administrasjon eller forvaltning av legatmidler. I legater der Drammen kommune har en rolle ble det totalt i 2007 for regnskapsåret 2006 delt ut kr. 2.759.279 fra 24 ulike legater. Legatporsjoner av ulik størrelse ble mottatt av til sammen ca 300 personer i Begrepene stiftelse og legat er i denne saken brukt om hverandre, men innholdet i begge begreper er rettslig sett det samme. Loven bruker konsekvent begrepet stiftelse, mens de stiftelser/legater vi her taler om som regel omtales som legater.
og 41 organisasjoner. Mer enn halvparten av dette beløpet ble delt ut fra Einar Juels legat til frivillige organisasjoner. Drammen kommunes administrasjon av stiftelser/legater Kommunens rolle i forvaltningen av stiftelser er som nevnt avhengig av stiftelsens vedtekter. Rollen kan være å oppnevne styremedlemmer, en sekretariatsfunksjon, eller av administrativ art, som forvaltning av formuesmasse. Kommunal oppnevning av styremedlemmer Drammen kommunes kan utøve innflytelse over en stiftelse gjennom oppnevnelse av styremedlemmer der kommunen i vedtektene er gitt slik myndighet. Valgperioden for styremedlemmer er etter loven 4 år med mindre annet følger av vedtektene. Hvilket kommunalt organ som oppnevner styremedlemmer følger vedtektene. I Drammen er både bystyret, formannskapet og rådmannen er gitt myndighet til å oppnevne styremedlemmer til legatstyrer. Ulike vedtekter har ulike løsninger. Et eksempel er Bertha og Henry Juel Andresens Legat der Rådmannen oppnevner ett av tre styremedlemmer, mens øvrige styremedlemmer oppnevnes uavhengig av Drammen kommune. Et annet eksempel er Legat for syke og bekjempelse av sykdom der bystyret oppnevner 4 av 5 styremedlemmer, mens rådmannen oppnevner det siste styremedlemmet. I andre legater er familiemedlemmer til giveren gitt myndighet til å oppnevne ett eller flere styremedlemmer, eller som i Iver A Juel og hustrus legat som i sin helhet er knyttet til Drammen videregående skole. Der styremedlemmer oppnevnes av politiske organer har praksis vært å fordele disse mellom ulike politiske partier i forbindelse med valg til styrer og utvalg i etterkant av kommunevalget hvert fjerde år. I forbindelse med siste valg opplevde enkelte legater at de utpekte styremedlemmer verken var orientert eller motivert for å utføre vervet som styremedlem. Hovedtyngden av arbeidet i legatstyret består i å gå gjennom søknadene om tildeling av legatporsjoner og delta på ett årlig utdelingsmøte, som regel av inntil en halv dags varighet. I tillegg kommer gjennomgang av årsrapport og regnskaper i forbindelse med årsoppgjøret hver vår. Styremedlemmer utpekt av politiske organer mottar vanlig møtegodtgjørelse for styremøtene ii. Der styremedlemmer oppnevnes av rådmannen har man søkt å finne en person med relevant kompetanse og bakgrunn. Styremedlemmer som er oppnevnt av rådmannen mottar ingen særskilt godtgjørelse for dette arbeidet, fordi det inngår i jobben som kommunal tjenestemann. Sekretariatsfunksjon Kommunen har påtatt seg sekretariatsfunksjon for en rekke legater, først og fremst legater der kommunen oppnevner alle eller et flertall av styremedlemmene. Gjennom de siste 10 år har man, blant annet for å forenkle det administrative arbeidet, søkt å slå sammen en rekke mindre legater med lignende formål der ii Ordforeren er i kraft av sin stilling er styreleder i Ingeborg Halck Syvertsens legat. Han har verken krevd eller mottatt møtegodtgjørelse for dette arbeidet.
dette har passet. I legater der styrene (f. eks. på grunn av særlige familietilknytninger) ikke har ønsket å gå inn i de sammensatte legater har kommunen overlatt sekretariatsfunksjonen til det enkelte legatstyre. Sekretariatsfunksjonen ivaretas av overformynderiet. Denne funksjonen består av å svare på henvendelser, utlyse de årlige legatutdelinger, motta og kontrollere søknader og vedlegg, lage innstilling til legatstyrene, gjennomfore utdelingsmøter og utbetale tildelte beløp. Til sekretariatsfunksjonen hører også føring av regnskaper. Overformynderiet fører separate regnskaper for hvert enkelt legat. Disse revideres av kommunerevisjonen og sendes inn til Brønnøysundregistrene og til stiftelsestilsynet som har tilsyn iht. lov. Regnskapene er offentlige. Formuesforvaltning Legatenes formuesmasse består i finansielle midler og til dels fast eiendom. Der det er bestemt i vedtekter eller av legatets styre forvaltes pengemidler gjennom Drammen overformynderis fellesforvaltning. Det vil si at midlene inngår i fellesforvaltningens formuesmasse (sammen med midler tilhørende personer under overformynderiets forvaltning for kommunene Drammen, Svelvik og Sande). Midlene er investert i henhold til vergemålslovens regler (Forskrift om plassering av umyndiges midler av 08.02.2000), og er investert i obligasjoner utstedt av den norske stat, norske finansinstitusjoner og fond som investerer i norske obligasjoner, samt bankinnskudd. Investeringsbeslutninger tas av den faste overformynder i samråd med en finanskonsulent i kommunes administrasjon. De politisk valgte overformyndere i Drammen, Svelvik og Sande orienteres løpende om investeringsbeslutninger. Avkastningen på midlene varierer med rentemarkedet og var i 2007 på 4,6 %. I en artikkel i Dagens Næringsliv i desember 2006, beregnet avisen at Drammen overformynderi hadde nest høyest avkastning av landets overformynderier. Kommunen mottar er forvaltningsavgift som utgjør 5,9% av avkastningen av de fellesforvaltede midler i henhold til forskrift om Fastsettelse av forvaltningsavgift etter vergemålsloven av 14.12.1990. Arbeidet i legatstyrene. Arbeidet i legatstyrene avhenger av legatets formål. I enkelte legater, som f. eks. Erik Børresens stiftelse og Stiftelsen Cappelens gate 41 deles det ikke ut økonomiske midler. Her ivaretas formålet blant annet ved å forvalte eiendom og tilgodese beboere. I de fleste legatene er hovedfunksjonen likevel å dele ut avkastningen i henhold til formålet. Denne prosessen beskrives nærmere nedenfor. Mange legater ble opprettet i en tid da offentlige stønadsordninger ikke eksisterte eller hadde en mindre fremtredende rolle enn i dag. Legatutdelinger kan i dag ikke dekke enkeltmenneskers basisbehov. Legatporsjoner skal ikke erstatte offentlige ytelser, men utgjør et verdifullt tilskudd for dem som mottar slik støtte. Hvem som mottar støtte fra et legat er imidlertid avhengig av legatets formål, hvor mye som er til utdeling og styrets vurdering av den enkelte søknad. Så lenge utdelinger er i henhold til formålet, står styret fritt til å avgjøre hvor mange som skal få støtte og hvor stor støtte den enkelte mottager skal få. Styret er verken bundet av likebehandlingsregler eller har begrunnelsesplikt. Styret kan dermed velge å fordele midler til utdeling på alle eller et stort antall søkere, eller å dele ut færre og større legatporsjoner. Det er
årlige diskusjoner om dette i legatstyrene. Noen legater har et generelt formål, f. eks. å støtte til utdanning, men vedtektene kan også gi retningslinjer utover dette, f. eks. i form av botid i Drammen, at særlige grupper skal prioriteres e.l. Legatene annonseres årlig i Drammens Tidende under kunngjøringer. Søknadsskjemaer kan fås tilsendt og er tilgjenglige på Servicetorget i første etasje i Rådhuset, på bibliotekene fra kunngjøringstidspunktet til søknadsfristen utløper og kan dessuten lastes ned fra kommunes nettsider. Både Servicetorget og Overformynderiet gir nærmere opplysninger på telefon hvis noen ønsker det. En stor del av arbeidet med en legatsøknad går ut på å innhente dokumentasjon. For legater som tilgodeser syke kreves f. eks. legeattest. For andre legater kreves dokumentasjon av inntekt og formue samt mottak av offentlige stønader, andre legater igjen krever dokumentasjon av at vedkommende er tatt opp ved en utdannelsesinstitusjon. Det er vanskelig å tenke seg at kommunens administrasjon skal kunne bistå med innhenting av sensitive personopplysinger. For enkelte legater er beløpet som deles ut relativt beskjedent. Det kan stilles spørsmål ved hvor mye saksbehandlingsressurser som kan brukes til å bistå enkeltpersoner med å utarbeide søknader så lenge legatene ikke inngår i kommunens ordinære forvaltningsoppgaver. Alle søknader gjennomgås av administrasjonen som lager en veiledende innstilling, som regel basert på formelle skranker som at dokumentasjonskrav er oppfylt og inntekt. Styret står imidlertid fritt til å overprøve innstillingen, noe som jevnlig skjer. Alle vedtak om utdeling treffes av styret. Ingen utdelingsvedtak treffes administrativt. Arbeidet i legatstyrene er givende og interessant. Det krever imidlertid en viss innsats og styremedlemmene bør være motiverte. Styremedlemmene påtar seg å administrere legatets midler og påtar seg et personlig ansvar overfor tilsynsmyndigheter. Administrasjonens bemerkninger Saken tas til orientering Vedlegg: 1. Oversikt over legater