Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 12/85 Møtedato/tid: 09.05.2012, kl. 17:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen. Deltagere: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng Arild Øyan Tove Grendstad Kerstin Leistad Grete Mebust Hepsø Gunnar Lohse Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Rådmannen og andre fra administrasjonen Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Forfall: Ingen. Kopi: Ordfører, kontrollutvalgets varamedlemmer, Tor Arne Stubbe, RMN, postmottak RMN, postmottak Malvik kommune. Sakliste 017/12 018/12 019/12 020/12 021/12 022/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 21.03.2012 Regnskap 2011 Malvik kommune - kontrollutvalgets uttalelse Orienteringer om saksbehandlingsprosedyrer knyttet til korttidsopphold i institusjon Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2014 Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 09.05.2012 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 02.05.2012 Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig, KonSek Side 1 av1 1
Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 21.03.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.05.2012 Saksnr 017/12 Gunn Kari Skavhaug 12/85-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på www.konsek.no kontrollutvalgene/malvik 2
Regnskap 2011 Malvik kommune - kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.05.2012 Saksnr 018/12 Arvid Hanssen 216 11/177-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Malvik kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Vedlegg Regnskap 2011- Malvik kommune. Årsrapport 2011- Malvik kommune. Revisjonsberetning 2011 Kontrollutvalgets uttalelse til Malvik kommunes regnskapet for 2011. Saksdokumenter 1. Regnskap for Malvik kommune 2011. (Eget hefte, utsendt direkte fra kommunen) 2. Årsrapport 2011, Malvik kommune, inklusive årsberetning for 2011. (Eget hefte, utsendt direkte fra kommunen. 3. Revisjonsberetning for 2011, datert 13.04.2012. (Vedlagt) 4. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011. (Vedlagt). Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsrapport og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Malvik kommune i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Revisjonsberetning er avgitt 13.04.2012 og er en normalberetning. Dette betyr at en ikke har funnet forhold som er så vesentlig at de ihht god kommunal revisjonsskikk skal tas med i revisjonsberetningen. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor vil gi en kort orientering om revisjonsarbeidet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat mener at regnskapet, sammen med årsrapporten, inklusive årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret 2011. Driftsregnskapet er avlagt med et mindreforbruk (overskudd) på kr 8.548.624, som er på samme nivå som for regnskapsåret 3
2010. Både brutto og netto driftsresultat viser tilfredsstillende positive tall, noe som er viktig å oppnå også fremover. Gjennom rapportering fra administrasjonen har politikerne oversikt over kommunens økonomiske stilling. Selv om tallene har vært positive de 2 siste år har kommunen fortsatt et begrenset økonomisk handlingsrom, som det er viktig å styrke i årene fremover. Det er positivt at det er god styring og budsjettdisiplin i forhold til den ordinære driften. Dette gjør det lettere å oppnå målsettingen om økt handlefrihet. Sekretariatet mener kommunens årsrapport har utviklet seg positiv de senere år og fremstår som leservennlig og gir god informasjon både i forhold til økonomi og driften for øvrig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener det ikke har fremkommet forhold som må omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en kort uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. 4
5
6
MALVIK KOMMUNE KONTROLLUTVALGET (Administrativt utkast) Til kommunestyret i Malvik KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MALVIK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011. Kontrollutvalget har i møte 09.05.2012, sak 18/2012, behandlet Malvik kommunes årsregnskap for 2011. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsrapport Malvik kommune 2011, inklusive obligatorisk årsberetning, og revisjonsberetningen datert 13.04.2012. I tillegg har ansvarlig regnskapsrevisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsrapporten fra rådmannen, gir brukerne god informasjon om de økonomiske forhold, samt annen informasjon om driften av kommunen i 2011. Dokumentene viser at kommunen har god oversikt over økonomien, men fortsatt står overfor økonomiske utfordringer. Dette til tross for at driftsregnskapet for 2011 viser et mindreforbruk (overskudd) på vel 8,5 mill kr, som er på linje med resultatet for 2010. Det er positivt at kommunen har gode rutiner, som gjør at de formelle dokumenter ferdigstilles tidlig og kan brukes aktivt i styringen av kommunen. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke kommentarer til Malvik kommunes årsregnskap for 2011 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Hommelvik den 09.05.12. Per Walseth Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 7
Orienteringer om saksbehandlingsprosedyrer knyttet til korttidsopphold i institusjon Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.05.2012 Saksnr 019/12 Arvid Hanssen 090 11/50-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering.. Saksutredning Kontrollutvalget protokollerte følgene under sak 16/12 Eventuelt, under sitt møte den 21.03.12. På bakgrunn av henvendelse til Per Walseth og diskusjon i kontrollutvalget ble følgende omforente forslag fremmet og vedtatt: Rådmannen innkalles til neste møte i kontrollutvalget 9.mai for å orientere om rutiner for korttidsopphold ved Malvik sykehjem. Sekretariatet tar kontakt med rådmannen før møtet. VEDTAK: Rådmannen innkalles til neste møte i kontrollutvalget 9.mai for å orientere om rutiner for korttidsopphold ved Malvik sykehjem. Sekretariatet har på bakgrunn av behandlingen i kontrollutvalget hatt samtaler med rådmannen. Det ble orientert om behandlingen i kontrollutvalget og hva utvalget etterspør. På bakgrunn av omlegging av visse rutiner, bl.a. som følge av samhandlingsreformen, tilbyr rådmannen å utvide orienteringen noe i forhold til bestillingen. Sekretariatet mener dette er positivt for å gi utvalget et bedre grunnlag for det generelle tilsynsarbeidet. Informasjon og muligheter til å stille spørsmål til administrasjonen er også viktig for fremtidige prioriteringer, spesielt knyttet til forvaltningsrevisjon. I tillegg til saksbehandlingsprosedyrer vil rådmannen legge spesiell vekt på behandling av avvik og uenighetsmeldinger i forhold til utskrivningsklare pasienter og samarbeidsavtalen med St.Olav Hospital.. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må på bakgrunn av orienteringen og svar på spørsmål fra kontrollutvalget vurdere eventuell videre oppfølging av eller om det er ønskelig å vedta innstillingen i saken. 8
Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon 2012-2014 Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.05.2012 Saksnr 020/12 Arvid Hanssen 11/305-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes merke seg de innspill som kommer frem i møtet, og legge disse til grunn i utarbeidelse av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Planen skal i følge forskriften baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Siste overordnede analysedokumentet som sekretariatet utarbeidet er fra 2009. Analysen var og en vesentlig del av grunnlaget som lå til grunn for plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Denne planen fikk kontrollutvalget fremlagt 21.03.12 under sak 12/12, Bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til rapportering og bruk av KOSTRA. Fokus for prosessen med utarbeidelse av analyse- og plandokumenter bør ligge på å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele virksomheten. Det bør legges vekt på å skaffe relevant informasjon fra ulike parter, både fra politisk og administrativt hold og andre relevante kilder. Kommunal- og Regionaldepartementet la i desember 2009 fra et omfattende dokument 85 anbefalinger til styrket egenkontroll i kommunene. I dokumentet anbefales det at arbeidet med overordnet analyse bør sees i sammenheng med annet lignende arbeid som gjøres i kommunen, som for eksempel i forbindelse med arbeidet med internkontrollen, som administrasjonen har ansvaret for. Sekretariatet mener det derfor er viktig at rådmannen får mulighet til å gi innspill, og benytter denne muligheten, når risikovurderinger skal gjøres og aktuelle tilsynsområder skal vurderes/foreslås. Kommunens årsrapport for 2011, samt KOSTRA-analyser er også viktige dokumenter som gir nyttig informasjon om status og utvikling på mange områder i kommunen. Plan for forvaltningsrevisjon skal være et verktøy for kommunestyret for å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Det er derfor en intensjon at de prosjektområdene som fremheves i planen oppfattes som nyttige for kommunestyrets virksomhet. Sekretariatet har derfor lagt opp til at kontrollutvalgets medlemmer, som representerer alle politiske partier i kommunestyret, kan få impulser fra sine gruppeledere/grupper i kommunestyret. I andre 9
kommuner har sekretariatet tatt initiativ til å invitere gruppeleder til kontrollutvalgets møter. Dette kan synes noe ambisiøst når kontrollutvalget dekker alle partigrupper, og har 7 medlemmer. Fra og med perioden 2010-2011 er det i Malvik lagt opp til å vedta toårige planer for forvaltningsrevisjon. Tidligere ble planene vedtatt for ett år. Erfaringen fra siste planperiode er at en toårig plan gir bedre mulighet til helhet i prioriteringene og bedre kontinuitet i arbeidet. Det formelle kravet er en plan i valgperioden, men det er nødvendig å balansere behovet for kontinuitet og planlegging opp mot behovet for å kunne sørge for at planen fortsetter å være relevant. Ved en periode på mer enn to år kan man risikere at planen blir utdatert. Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken1, kapittel 6 og 7 (s. 77-103). Alle faste medlemmer av kontrollutvalget har fått boka utlevert. Elektronisk utgave av håndboken finnes også på KonSek sine hjemmesider. www.konsek.no Videre prosess Etter en innledende diskusjon i dette møtet vil sekretariatet arbeide med overordnet analyse, og utarbeide et utkast til plan for forvaltningsrevisjon. I dette arbeidet vil administrasjonen og revisjonen bli oppfordret til å komme med innspill. Planen bør vedtas på kontrollutvalgets første møte etter sommerferien, 29.august, og i kommunestyret i september. Dette vil gjøre det mulig å igangsette nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt senhøstes, dersom ledige timer (ca 280 timer samlet) til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, ikke benyttes til selskapskontroll. Kommunestyret vil sannsynligvis gi signaler knyttet til selskapskontroll under sin behandling av plan for selskapskontroll 2012-2013, i sitt møte 07.05.12. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget og andre deltakere i møte til å komme med innspill til en diskusjon om risikoområder og mulige områder for forvaltningsrevisjon. Selv om en utarbeider 2-årige planer, mener sekretariatet at det er naturlig at planen nå strekker seg ut 2014, da den sannsynligvis ikke blir vedtatt i kommunestyret før til høsten. Sekretariatet vil legge vekt på de erfaringer og prioriteringer som kommer frem i diskusjonen i den videre prosessen. 1 Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer/2011/kontrollutvalgsboken-omkontrollutvalget.html 10
Referatsaker til kontrollutvalgets møte den 09.05.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.05.2012 Saksnr 021/12 Arvid Hanssen 12/85-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Foreløpig forvaltningsrevisjonsrapport til kontrollutvalget Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 31/12, Forvaltningsrevisjonsrapport byggesaksbehandling i Malvik kommune. 2. Kommunestyrets behandling av sak 33/12, Plan for selskapskontroll 2012-2013. 3. Kommunestyrets behandling av sak 32/12, Kontrollutvalgets årsmelding for 2011. 4. Brev datert 30.03.12 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalgene i eierkommunene, vedrørende status og bruk av foreløpige rapporter av forvaltningsrevisjon på høring. (Vedlagt) 5. Konferanse for kontrollutvalgsmedlemmer i Trondheim 6. og 7. juni. Arrangør er Forum for Kontroll og tilsyn (FKT), hvor kontrollutvalget i Malvik kommune er medlem. Per-Arild Lyng, Gunnar Lohse, Arild Øyan og Grete Mebust Hepsø deltar. 6. Møteplan 2012 for kontrollutvalget. Det er budsjettert med 6 møter, 3 på våren og 3 på høsten. Møte 09.05 er det 3. møte i år. Neste møte er satt opp 29.august. Behov for å tidfeste ytterligere ett møte i vår? 11
12
13
Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.05.2012 Gunn Kari Skavhaug 12/85-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 14 Saksnr 022/12