Flora kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Flora samfunnshus, møterom Ytterøyane Dato: 31.08.2017 Tid: Kl. 09:30 Faste representantar som møtte: Bjørn Hollevik Else Marie Hammerseth Eva Richter Ole Chrstian Rynning Forfall faste representantar: Olav Mølster Fylgjande vararep. møtte: Unni Giil Sakliste Sak nr. Sakstittel 38/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 39/17 Skriv og meldingar 40/17 Prosjektrekneskap 79592 Høgdebasseng Svanøy 41/17 Allhuset Eikefjord - organisering 42/17 Flora Hamn KF - informasjon 43/17 Tinging av forvaltningsrevisjon 2017 44/17 Budsjett for Flora kontrollutval 2018 45/17 Oppfølgingsliste 4-2017 46/17 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim. KRYSS Revisjon ved Terje Førde og Charles Litsheim. Underskrifter:
38/17: Godkjenning av innkalling og sakliste (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent. FLO- 38/17 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 39/17: Skriv og meldingar Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert tekne til orientering. Politiattestar: Kontrollutvalet ønskjer å kalle inn personalsjefen når dei nye rutinene har fungert ei stund. Føremålet er å få tilbakemelding på korleis oppfølginga fungerer. Eventuell kontroll på oppfølginga seinare. SIS: Kontrollutvalet ønskjer tilbakemelding frå rådmannen om utkast til vedtekter vert formelt handsama i bystyret. Sekretariatet etterspør avklaring. Tilsyn med helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming: Kontrollutvalet ønskjer kopi av Flora kommune si tilbakemelding til Fylkesmannen til neste møte. FLO- 39/17 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 40/17: Prosjektrekneskap 79592 Høgdebasseng Svanøy Kontrollutvalet har ikkje merknadar til sluttrapporteringa for prosjekt 79592 Høgdebasseng Svanøy. Side 2
Revisjonssjef Terje Førde og SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim informerte om endringar idelegasjonsreglement og uavklart problemstilling: Revisjon av prosjekt under terskelverdi?, omdisponering av lånemidlar/mindreforbruk og kontrollutvalshandsaming når rådmannen gjer endeleg vedtak. Sekretariatet legg fram sak med desse problemstillingane til neste møte. FLO- 40/17 VEDTAK: Kontrollutvalet har ikkje merknadar til sluttrapporteringa for prosjekt 79592 Høgdebasseng Svanøy. 41/17: Allhuset Eikefjord - organisering Informasjonen vert teken til vitande. FLO- 41/17 VEDTAK: Informasjonen vert teken til vitande. 42/17: Flora Hamn KF - informasjon Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. FLO- 42/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. Side 3
43/17: Tinging av forvaltningsrevisjon 2017 Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon frå KRYSS Revisjon om «Barnevern bekymringsmeldingar». Hovudproblemstilling: Sikrar kommunen ei god oppfølging av bekymringsmeldingar? Underproblemstillingar: Har kommunen styringsdokument for oppfølging av bekymringsmeldingar? Vert desse følgde opp? Har kommunen styringsdokument for bekymringsmeldingar til barnevernet frå andre tenesteområde (t.d. barnehage, skule, helsestasjon, NAV)? Vert desse følgde opp? Følgjer kommunen gjeldande fristar og andre sakshandsamingsreglar for oppfølging av bekymringsmeldingar? Kor mange saker har kommunen pr år? Kor mange av sakene vert lagde vekk og kor mange vert det sett i verk tiltak for? Revisor får fullmakt til val av tidsperiode for revisjonsprosjektet. Frist for prosjektplan: 18.9.17 Frist for rapport: 1.5.18 FLO- 43/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tingar forvaltningsrevisjon frå KRYSS Revisjon om «Barnevern bekymringsmeldingar». Hovudproblemstilling: Sikrar kommunen ei god oppfølging av bekymringsmeldingar? Underproblemstillingar: Har kommunen styringsdokument for oppfølging av bekymringsmeldingar? Vert desse følgde opp? Har kommunen styringsdokument for bekymringsmeldingar til barnevernet frå andre tenesteområde (t.d. barnehage, skule, helsestasjon, NAV)? Vert desse følgde opp? Følgjer kommunen gjeldande fristar og andre sakshandsamingsreglar for oppfølging av bekymringsmeldingar? Kor mange saker har kommunen pr år? Kor mange av sakene vert lagde vekk og kor mange vert det sett i verk tiltak for? Revisor får fullmakt til val av tidsperiode for revisjonsprosjektet. Side 4
Frist for prosjektplan: 18.9.17 Frist for rapport: 1.5.18 44/17: Budsjett for Flora kontrollutval 2018 Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2018: Konto Tekst B2017 B2018 10804 Godtgjersle folkevalde 87 000 65 000 10806 Tapt arbeidsforteneste - 50 000 10990 Arbeidsgjevaravgift 9 000 12 000 11150 Matvarer 4 000 5 000 11501 Opplæring / kurs / seminar 37 000 30 000 11602 Skyss / diett 6 000 15 000 11920 Husleiger (utvalsmøta) - 5 000 11959 Kontingentar (FKT) 5 000 8 000 Sum 148 000 190 000 FLO- 44/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2018: Konto Tekst B2017 B2018 10804 Godtgjersle folkevalde 87 000 65 000 10806 Tapt arbeidsforteneste - 50 000 10990 Arbeidsgjevaravgift 9 000 12 000 11150 Matvarer 4 000 5 000 11501 Opplæring / kurs / seminar 37 000 30 000 11602 Skyss / diett 6 000 15 000 11920 Husleiger (utvalsmøta) - 5 000 11959 Kontingentar (FKT) 5 000 8 000 Sum 148 000 190 000 45/17: Oppfølgingsliste 4-2017 Side 5
Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. Politiattest ved tilsetjing: Det ser ikkje ut til at det er teke omsyn i utlysningstekstar til dei nye rutinane. Refusjonar frå NAV: Kontrollutvalet ønskjer tilbakemelding frå administrasjonen på neste møte om status. Både totalbeløp og eventuelt kva år uteståande gjeld. Møteplan: Møte den 16. november vert flytta til 17. november. FLO- 45/17 VEDTAK: Gjennomgangen av oppfølgingslista vert teken til orientering. 46/17: Eventuelt Felles kontrollutvalsmøte med Vågsøy kontrollutval Det er ønskje om møte i Kalvåg som høver med båtruter for begge utvala. Nedlegging av asylmottak i Flora Innspel frå Unni Giil: Inndekking av midlar som Flora kommune får som dekningsbidrag frå føretaket dersom konsekvensen vert ein reduksjon. Er det starta arbeid med alternativ? Saka vart drøfta. Spørsmålet vert ein del av budsjetthandsaminga i bystyret. FLO- 46/17 VEDTAK: Side 6