BERG KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Berg kommune Møtedato: 17.3.2016 Varighet: 1000-1230 Møteleder: Morten Eriksen Sekretær: Bjørn-Harald Christensen Faste medlemmer Morten Eriksen Werner Enoksen Ann Marit Skogstad Knut Ole Rabbmo Henriette Nergård Personlige varamedlemmer Bård Lysberg Wivi Jakobsen Margrethe Gundersen Kjell Jensen Unni Lorentzen Esaiassen Fra utvalget møtte: Morten Eriksen Wivi Jakobsen Ann Marit Skogstad Knut Ole Rabbmo Unni Lorentzen Esaiassen Fast medlem Varamedlem Fast medlem Fast medlem Varamedlem Henriette Nergård og Werner Enoksen hadde meldt forfall til møtet, og varamedlemmer møtte. Fra politisk ledelse møtte: Ordfører Roar Åge Jakobsen, tilstede med unntak av sak 01 og 07/2016. Fra administrasjonen møtte: Rådmann Tore Jan Gjerpe, tilstede i sakene 01 og 07/2016. Fra KomRev NORD IKS møtte: Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen
2 Merknader til innkalling og sakliste: Innkallingen og sakliste enstemmig godkjent, med den endring at sak 07 tas etter sak 01/2016. Utvalget ble gjort kjent med at medlem Werner Enoksen og personlig varamedlem Wivi Jakobsen har ansettelsesforhold i kommunen, og derfor ikke er valgbar til kontrollutvalget. Det ble opplyst at dette vil bli tatt opp som egen sak i førstkommende kommunestyremøte. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel 01/16 Godkjenning av protokollen fra møte 8.12.2015 02/16 Rapportering fra revisor orientering status i revisjonsarbeidet for 2015 Berg kommune 03/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor 04/16 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 05/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 06/16 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 07/16 Restanser manglende oppfølging forvaltningsrevisjonsrapporter m.m. henvendelse fra rådmannen 08/16 Presentasjon av kontrollutvalget på kommunens hjemmeside på internett 09/16 Gjennomgang av formannskapssaker 10/16 Referatsaker 11/16 Møte i kontrollutvalget - møtedato U. off.
3 Sak 01/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 8.12.2015 Protokollen fra møte 8.12.2015 godkjennes. Protokollen fra møte 8.12.2015 godkjennes. Sak 02/16 RAPPORTERING FRA REVISOR ORIENTERING STATUS I REVISJONSARBEIDET 2015 BERG KOMMUNE Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisjonens notat av 15.3.2016 lest opp i møtet Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 03/16 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR
4 Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Sak 04/16 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Det ble opplyst at oppdragsansvarlig revisor Vik er ansattes representant i styret i KomRev NORD, men vil fratre styret primo april 2016. Pkt. 1 som innstillingen, og punkt 2 «Utvalget tar til orientering at oppdragsansvarlig revisor trer ut av styret (ansattes representant) i KomRev NORD primo april 2016. Innstillingen med endringsforslag enstemmig vedtatt 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 2. Utvalget tar til orientering at oppdragsansvarlig revisor trer ut av styret (ansattes representant) i KomRev NORD primo april 2016. Sak 05/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2015 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k:
5 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll og sak m/vedlegg sendt elektronisk 18.3.2016 til: - Berg kommune v/ordføreren Sak 06/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2016 Utkast til årsplan for 2016 godkjennes med de endringer som framkom i møtet. Utkast til årsplan for 2016 godkjennes med de endringer som framkom i møtet. Sak 07/16 RESTANSER MANGLENDE OPPFØLGING FORVALTNINGS- REVISJONSRAPPORTER M.M. Rådmannen informerte om saken i møtet.
6 Kontrollutvalget tar rådmannens muntlige orientering til etterretning, og forventer at kontrollutvalget får en skriftlig rapportering til neste møte. Kontrollutvalget tar rådmannens muntlige orientering til etterretning, og forventer at kontrollutvalget får en skriftlig rapportering til neste møte. Utskrift av saksprotokoll sendt elektronisk 18.3.2016 til: - Berg kommune v/rådmannen Sak 08/16 PRESENTASJON AV KONTROLLUTVALGET PÅ KOMMUNENS HJEMMESIDE PÅ INTERNETT 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslaget til presentasjon av kontrollutvalget på kommunens internettside. 2. Kontrollutvalget ønsker at utvalgets møteplan, offentlige sakslister og møteprotokoller gjøres alment tilgjengelig på kommunens internettside. 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslaget til presentasjon av kontrollutvalget på kommunens internettside. 2. Kontrollutvalget ønsker at utvalgets møteplan, offentlige sakslister og møteprotokoller gjøres alment tilgjengelig på kommunens internettside. Sak 09/16 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER Gjennomgangen tas til orientering.
7 Gjennomgangen tas til orientering. Sak 10/16 REFERATSAKER Referert: A. KONTROLLUTVALGSSEMINAR - INVITASJON - K-Sekretariatet brev av 21.1.2016 Knut Ole Rabbmo og Unni Lorentzen Esaiassen påmeldes seminaret den 12.4.2016 i Tromsø. Knut Ole Rabbmo og Unni Lorentzen Esaiassen påmeldes seminaret den 12.4.2016 i Tromsø. Sak 11/16 MØTE I KONTROLLUTVALGET - MØTEDATO Neste møte fastsettes til torsdag26. mai 2016 kl. 1000. Neste møte fastsettes til torsdag 26. mai 2016 kl. 1000.