Referat frå fylkesstyremøte 4/17 4H Hordaland

Referat frå fylkesstyremøte 4/17 4H Hordaland Dato: 21.08.2017 INNKALLING TIL STYREMØTE nr 4 /17 i 4H Hordaland Dato: 16. august Klokka: Kl. 12.00 Stad: Garnes 4H gard Desse blir kalla inn til styremøte: Ingrid Otnes, Janniche Bergås, Mona Feste, Ingrid Marie Helland, Andreas Ølvestveit, Torstein Lunde, Øyvind Henden, Turid Herland og Silje Lilleås. Sakliste SAK 29/17 Godkjenning av referat frå dei siste møta, 11.5.17 og 10.6.17 SAK 30/17 Økonomistatus SAK 31/17 Orientering/referatsaker SAK 32/17 Invitasjonar og Representasjonar SAK 33/17 Plakettfest SAK 34/17 Senior- og alumnsprell SAK 35/17 Leirkler SAK 36/17 Arbeidsplan SAK 37/17 H.A.N.S.A. -rapport SAK 38/17 Superhelga klubbrådgjevarsamling og superkurs SAK 39/17 Kandidater til DAF-instruktørkurs SAK 40/17 Arrangørar til neste års arrangement, SAK 41/17 Eventuelt SAK 42/17 Saker til neste møte REFERAT FRÅ FYLKESSTYREMØTE 4/17 Stad: Garnes 4H-gard Tilstades: Åshild Irene Lie, Ingrid Marie Helland, Ingrid Otnes, Mona Feste, Janniche Næss Bergås, Torstein Lunde, Turid Herland Fråfall: Andreas Ølvestveit, Øyvind Henden, Silje Lilleås Møtestart: 12.10 SAK 28/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Forslag til vedtak: Innkalling og sakliste godkjent Vedtak: Godkjent 1

2 SAK 29/17 Godkjenning av referat frå sist styremøte Vedlegg: Fylkesstyremøte 11. mai 2017 og Ekstraordinært fylkesstyremøte 10. juni 2017 Forslag til vedtak: Godkjent med eventuelle endringar. Vedtak: Godkjent med dei innkomne endringane SAK 30/17 Økonomistatus Orientering: Mona har fått oversikt frå banken, layout på oversikten var litt vanskeleg. For å få betre oversikt over om vi held oss til budsjettet, skal den som har ansvar for eit arrangement følgje meir med på budsjettet under planlegging. Heile styret skal og verte meir involvert i økonomien til fylket. Det kjem til å bli jobba meir med dette på neste styremøte. Vedlegg: 4H Hordaland avd. pr 31.05.2017 og Budsjett_4hhordaland2017 SAK 31/17 Orienteringssaker /Referatsaker Tiltak Orientering Ansvarleg Fylkesleir 2017 Turid Distriktsmøter 2017 Dei ansvarlege for kvart distrikt Nordisk Leir 2017 Turid/Åshild/Cecilie Distriktsleirane 2017 Turid Klubbar som slit ++ Her må me kanskje gjera Turid tiltak. Info om kven det gjeld. Klatrejungelkurs Referat og vegen vidare Turid Kulturmidlar frå 10 000 kr, kva skal me gjera Turid Fylkeskommunen her, var søkt om meir Regionmøte m/rogaland og landstyret i Stavanger Info om helga, kven som skal og kan reise. 22-23 sept. Åshild / (Synnøve) Fylkesleir: 153 deltakarar. 25 arrangørar. Førebels rekneskap viser eit overskot på ca. 65 000 kr. Litt merkeleg å vere på campingplass og inne i ein hall store delar av leiren, men sjølve arrangementet var veldig bra. Til alumnane: Då senior- og alumnkvelden vert arrangert var det litt kjipt for juniorane, det blei stille og rolig for dei som var igjen. Kanskje ta det seinare på kvelden, eventuelt sjå på andre tidspunkt. Distriktsmøter: Ingrid oppdaterer infoskrivet og sender ut før September Sunnhordaland: Andreas og Ingrid Marie. På Førland gard i september. Nordhordaland, dato ikkje sett. Mona og Janniche. I september. Voss: Ingrid og Torstein. Ingrid tek kontakt med Voss Tinghus for å bestille kantina. Tidleg i September Hardanger, 9.-11. juni. Åshild og Turid. Sender ut mail med referat. Nordisk leir: Turid har ikkje fått oppdatering frå Cecilie, som var hovudleiar, men Torstein, som var leiar, tok ein kjapp oppdatering av leiren. Bussen var ikkje optimal, forseinkingar både til og frå leiren. Burde velje eit anna busselskap til neste år. I følgje Turid er økonomien på fellesreisa i pluss. Det vert og kjøpt inn eit partytelt for bruk på storleirar.

3 Elles var det bra oppførsel på deltakarane og lite problem undervegs, så alt i alt ein vellukka leir. Det vert og diskutert å få til litt meir organisering på telta til neste år, sånn at vi ikkje, for eksempel, har ein lavvo der det søv to stk. Leiarvurdering ikkje gjort enda, vert sendt ut når det er gjort. Turid skal få tilbakemelding frå Cecilie og dei andre. Bør byrje å tenke på kven det kan vere aktuelt å sende som leiar og hovudleiar allereie no, sidan vi mest sannsynleg blir mange til neste år. Distriktsleirar Nordhordaland deltok på Voss. Her har vi fått beskjed om at både transport og heile leiren fungerte bra. Samla påmelding frå kvar klubb er ikkje optimalt når det er førstemann til mølla på aktivitetane. Når det ikkje er mogleg i praksis, lat heller vere å skriv førstemann til mølla. Hardanger: Her var Turid og Åshild innom ein tur. Leirplassen var full, mange deltakarar og mange telt. Ikkje stor plass. Leiarane sov i campinghytter over plassen, men det såg ut til å fungere godt. Sunnhordaland: Avlyst. Klubbar som slit: Eige dokument sendt ut til styret, unntatt offentlegheita Vedlegg: Klubbpleie høsten 2017 Klatrejungelkurs: Sendte Rune Solberg på kurs i Stjørdal. Søkte studieforbundet og fekk dekt nesten alt. Ble veldig engasjert og ynskjer no å halde kurs for fleire, det er tenkt at han då kan halde eit av kursa på Storkurs. Han skal i tillegg fortelje litt på klubbrådgjevarsamlinga, og halde eit kurs på Osterøy i 2018 for rådgjevarar, alumnar og moglegens siste års senior. Juniorsprell: Rune Solberg tek ansvar for juniorsprell, tek med ungdommen på fjellet. Det er tenkt å arrangere juniorsprellet i september 2018. Kulturmidlar: 4H Hordaland fekk 10 000 kr frå fylkeskommunen for bodstikka, eit prosjekt der samfunnsengasjert ungdom skulle vere tema. Søkte pengar frå LNU og, men der fekk vi ingenting. Det blir derfor for lite midlar til å gjennomføre prosjektet, i tillegg kom dei alt for seint. Pengane vert sendt attende. Regionmøte: Fredag til laurdag, 22-23. september. Her er eit av måla å bli kjent med landsstyret og fylkesstyret i 4H Rogaland. Kven kan: Janniche (førebels), Åshild, Mona, kanskje Andreas. Skal ha eit lite styremøte på laurdag formiddag. Turid reiser på synfaring av leirområdet ilag med Rogaland og landsstyret. SAK 32/17 Invitasjonar og Representasjon Invitasjon til Dato Kven frå styret deltar/deltok? Agromøte 3.nov 17 Åshild Irene og Turid Jubileumshaustfestar Oktober Kven drar? Jubileumshøstfestar: 28. Oktober Samhald II Vert bestemt fortløpande på facebook når vi får datoane. SAK 33/17 Plakettfest (orientering?) Ansvarlege: Torstein og Ingrid Marie. Underhaldning er i boks. Får storkurs eller fylkesleir gratis neste år som ``betaling``.

4 18. november. I fjor betalte klubbane plakettfesten og plaketten for mottakarane. Foreldra betalar sjølve. Ganske mange som skal ha gratis plakettfest, så ta hensyn til det når det kjem til pris. BUL-ervingen kan vere aktuell. Åshild kan stille til disposisjon med maten om vi ikkje finn noko anna, men må da vite det ganske fort. Invitasjon til plakettfesten må ut innan august er omme. Vedtak: Styret tek infoen til etterretning. SAK 34/17 Senior- og Alumnsprell (orientering) Ansvarlege: Mona, Janniche og Andreas. Påmeldte: 32 stk. Påmeldingsfrist på fredag (18.08). Skryt til dei ansvarlege om at dei gjekk ut til alle tuna på nordisk leir og informerte. Mykje av den vidare organiseringa er avhengig av talet påmeldte. SAK 35/17 Leirkler Ansvarleg: Torstein (for leirbukser) Under Fylkesleiren var det store ønskjer om fleire jakker, så me må jobba med dette og. Kvar kan me finne tak i dette? Torstein sjekkar opp. Sender over designa som vert brukt sist. Turid har betalt leirbuksene. Rekninga vert betalt på fredag, så over helga mangla 249 kr innbetaling, pga kursendring over helga. Sendinga vert derfor forsinka. No ventar vi på ankomst, informer på senior- og alumnsprell. Har eventuelt med bukser til prøving av storleik. Innkjøpsprisen ligg på ca 450 kr per bukse, foreslått at utsalspris vert lagt på 500 kr, sånn at den ligg på ca det same neste gong. Her kan det jo skje endringar i kurs osv. Forslag til vedtak: Utsalgspris på buksene blir satt på 500 kr. Vedtak: Einstemmig vedteke at buksene vert satt til 500 kr utsalspris. SAK 36/17 Arbeidsplan (diskusjon) Ansvarleg: Heile styret Kommentarar: Ingen endringar naudsynt Forslag til vedtak: Godkjenne med eventuelle kommentarar/ endringar Vedtak: Godkjent slik ho låg føre. Vedlegg: Arbeidsplan 2017 SAK 37/17 H.A.N.S.A. -rapport (orientering) Ansvarleg: Silje H.A.N.S.A.-observatør var ikkje tilstades.

5 SAK 38/17 Superhelga klubbrådgjevarsamling og superkurs (9.-11. februar) Hotell er booka- Park Hotell på Voss. Ingrid, Torstein og Turid skal sjå på området og skulen når dei har distriktsmøte på Voss. Klubbrådgjevarsamlinga, ansvarlege: Ingrid Marie og Øyvind (Turid ansvarleg for hotellbooking). Øyvind går mest sannsynleg ut, Torstein tek over. I år, fokus på det økonomiske? Tips frå Synnøve om kva som kunne vore lurt å ta opp her. Ragna Flotve kunne tenkje seg å ha eit opplegg om å jobbe med prosjekt og knytte det opp mot å starte bedrift. Superkurs, ansvarleg: Ingrid. Har spurt eit par instruktørar allereie. Mona og Janniche sekretær Helene og Jens Arne årsmøteseminar Eirik Førde og Espen aspirantleiarkurs Andre: Maren, Elisabeth Administratorar: Sindre Mikkelsen Årsmøte, ansvarleg: Andreas - Voss vidaregåande skule. Kan spørje Voss vgs om dei kan lage mat, spørje dei andre klubbane om dei kan bake ei kake. (utklypt frå referat etter 8.mars møte) Ta kontakt med han på vgs så snart som mogleg. SAK 39/17 Kandidatar til DAF- instruktørkurs Kandidatar foreslått førre møte: Torstein Lunde, Thomas Valdersnes, Silje Lilleås, Kårstein. Ingrid får liste frå Turid. Forslag til vedtak: Ingrid ser gjennom liste ilag med Turid og høyrer med kandidatar Vedtak: Ingrid ser gjennom liste ilag med Turid og finn kandidatar. SAK 40/17 Superkurs 2018 - Skulestad Storkurs 2018 Hjorten 4H Arrangørar til neste års arrangement Fylkesleir 2018 - H.A.N.S.A.? Fikk melding frå alumnklubben om at dei ynskjer å arrangere fylkesleir 2018. Spurte om eit opplegg rundt det før vi sa ja, men har ikkje fått noko tilbakemelding. Styret ser derfor på moglegheita for å ikkje arrangere fylkesleir 2018, men i staden sende så mange som mogleg av dei over 14 på landsleir i Rogaland og gjeve 2. års junior tilbodet om å reise på distriktsleirane. I tillegg vert det i 2018 arrangert juniorsprell, så vi syns dei får eit godt tilbod til aktivitetar sjølv om fylkesleir vert avlyst. Distriktsleirar 2018 Hardanger: Rossarvarden 4H? Nordhordaland: Team Flatøy 4H (ok med andre års junior),

6 Sunnhordland: Øvrebygda 4H (ok med andre års junior) Voss, Ulvik og Granvin: Høymolen 4H Juniorsprell 2018 Fjelltur med Rune Solberg ok

Forslag til vedtak: Lat vere å arrangere fylkesleir 2018 grunna manglande arrangør og det at landsleiren er så nærme. Sende 2. års junior på distriktsleir i staden. Vedtak: Einstemmig vedteke å ikkje arrangere fylkesleir 2018. SAK 41/17 Eventuelt - Alumnløftet har ikkje fått tilbakemelding frå H.A.N.S.A., Åshild har sendt dei signert versjon. Vedlegg: Alumnløftet revidert 10.06.17 - Sak frå landsstyret: Merknad frå landsstyret at omgrepet økonomiansvarleg bør verte konkretisert, vedtektsendringar 2019 grunna 5 dagar for seint for vedtektsendring 2019. Ynskjer å leggje inn eit punkt om at at styret og styreleiar står ansvarleg for økonomien, og at økonomiansvarleg berre er ein dedikert person for å få god rapportering og oversikt over pengebruken. Vedlegg: Åshild har vidaresendt mail frå landsstyret med emne: ``Fwd: Årsmøtet deres er godkjent i styret`` - Sak frå landsstyret: Landsstyreleiar går opp i 100% stilling for å få fullført alle arbeidsoppgåver som må bli gjort før landsmøtet, økonomien i stillinga kjem frå ei anna stilling og er ikkje nye pengar. Sender tilbakemelding til landsstyret om at vi syns det er positivt, men at fylkesstyra skulle vore involvert tidlegare. Vedlegg: Utvidede arbeidsoppgaver - landsstyreleder - Arrangering av landsleir start å tenke på stad 4H Hordaland kan arrangere landsleir, snart vår tur. - Medlemsundersøking: Tenker på eventuelle ting som vi syns det kunne vore lurt å spørje om i ein sånn undersøking. Vert tatt opp på neste møte, sidan vi syns det var uklart frå landsstyret kva dei ynskte ut av sjølve undersøkinga. - Draumeplassen: søknadsfrist 15. september. Litt uklart kva konkurransen går ut på, alle kan lese gjennom forslaget og så gjer vi eit vedtak på Facebook. Vedlegg: Prosjektplan Draumeplassen 2018-2019 - Gøy på landet på Førland 4H-gard 3. september. Andreas hadde sagt han kunne reise? Torstein kan kanskje. Åshild skriv til Guro om ho treng hjelp til noko, og reiser sjølv. SAK 42/17 Saker til neste møte (23. september?) Godkjenning av saksliste og innkalling Orienteringssaker: - Status/plan for arbeidet i valkomitèen - Status 4H-gard i VEkST Postadresse og besøksadresse: Kvassnesvegen 15, 5914 ISDALSTØ Telefon: 97098941 E-post: hordaland.styret@4h.no Organisasjonsrådgiver Turid S. Herland: Turid.herland@4h.no Internett: www.4h.no/hordaland Bankgiro: 3480 11 32121 Organisasjonsnummer: 993 230 170

- Status rekneskap - Status søknadar/tildelingar - Nytt frå landsstyret - Korleis har det gått med IFYE? - H.A.N.S.A.-oppdatering - Referat frå arrangement som har vore Diskusjonssaker: - Revidering av årets budsjett - Haustfestrepresentantar Neste møte blir under regionsmøtet 22.-23. september. Møteslutt: 16.00