Fylkesmannen i Oslo og Akershus Endelig rapport fra oppfølgingstilsyn av de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen ved Aurskog-Høland kommune Virksomhetens adresse: Rådhusveien 3, 1940 Bjørkelangen Tidsrom for tilsynet: 10.04.14 26.08.14 Kontaktperson i virksomheten: Anne Gro Kvåle Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikrer at en søkers rett til økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i NAV blir ivaretatt. Tilsynet omfattet kommunens behandling fra de mottar en henvendelse til vedta er fattet. Det vil si håndtering av henvendelser, kartlegging og innhenting av relevante opplysninger og kommunens vurderinger og beslutninger. Det er spesielt undersøkt om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger. Oppfølgningstilsynet tok utgangspunkt i avvikene fra tilsynet som ble gjennomført i perioden 08.06.11 til 02.12.11 og bygget på avvik og funn fra det forrige tilsynet. Det ble gitt 2 avvik ved det forrige tilsynet: Avvik 1: Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad. Avvik 2: Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig behandling av nødhjelpssøknader. Fylkesmannen avsluttet tilsynet med avslutningsbrev av 28.09.12 Det ble gitt 1 avvik under dette tilsynet. Avviket er som følger: Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering i alle saker om økonomisk stønad Dato: 26.08.14 Hallvard Øren revisjonsleder Grete Finstad, Søren Rystad revisorer 1
Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 3 4. Hva tilsynet omfattet... 4 5. Funn... 4 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem... 5 7. Regelverk... 5 8. Dokumentunderlag... 5 9. Deltakere ved tilsynet... 6 2
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aurskog-Høland kommune i perioden 10.04.14 26.08.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Aurskog-Høland kommune har 15546 innbyggere pr.1.4.2014. NAV-kontoret ble etablert i 2007. NAV-leder rapporterer direkte til kommunalsjef i rådmannens stab. Kontoret er delt inn i tre team etter dato. I hvert team inngår både statlige og kommunale sosiale tjenester. I tillegg er en del kommunale spesialoppgaver, som økonomisk rådgivning, rus med mer, organisert i eget team. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 10.04.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 11.06.14. Intervjuer 4 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 13.06.14. 3
4. Hva tilsynet omfattet Temaet for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret at søknader om økonomisk stønad ble behandlet i henhold til lov- og forskriftskrav. Tilsynet var en oppfølging av tilsyn gjennomført 08.06.11 til 02.12.11 og bygget på avvik og funn fra det forrige tilsynet. Det ble gitt 2 avvik ved det forrige tilsynet: Avvik 1: Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk stønad. Avvik 2: Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig behandling av nødhjelpssøknader. Fylkesmannen avsluttet tilsynet med avslutningsbrev av 28.09.12 5. Funn Avvik: Aurskog-Høland kommune sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurdering i alle saker om økonomisk stønad Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav (STL) 18, 19,20, 21, 4. 5 og 6. Lov om sosiale tjenester i Nav (STL) 41, jf. forvaltningsloven 17. Avviket bygger på følgende: Det var ulik praksis vedrørende direkteutbetaling til kreditorer uten samtykke Fylkesmannen fant at det var manglende hjemmel i to saker i forbindelse med garanti for depositum Tilsynet avdekket uklar praksis ved NAV-kontoret om innhenting av kontoutskrift fra brukere Få ansatte som behandler mange saker, og har liten tid til kartleggings- og oppfølgingsarbeid Det kartlegges ikke hva barn og unge har av behov, særlig til fritidsaktiviteter Det settes sjeldent vilkår i vedtak, og når det stilles vilkår følges disse i liten grad opp Opplæring og oppfølging av nyansatte er ikke satt i system Mangler som fremkommer i vedtak er ikke fanget opp og rettet i vedtakskontrollen Avvikssystemet i kommunen er et åpent system som ikke egner seg for å melde faglige, sensitive feil. Samtidig er det rom for å kunne melde faglige avvik til nærmeste leder 4
Tilsynet har for øvrig merket seg at: Det har skjedd et godt arbeid etter forrige tilsyn. Det skrives mange gode vedtak, som er selvforklarende og tydelige Kontoret er omorganisert for å forhindre sårbarhet i organisasjonen, og er et system som nå er igangsatt for å sikre kompetansen internt Det blir gitt hjelp i korte akutte situasjoner, og ut over det ytes livsopphold etter statlige retningslinjer 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Kravet til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosiallovgivningen gjennom systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid. Tilsynsmyndighetene har avdekket svikt i forhold til forsvarlig kartlegging og vurdering av søknader, noe det også ble gitt avvik på ved tilsyn i 2011. Kommunen har endret organisering ved kontoret siden forrige tilsyn til team basert på datoer i måneden. Denne endringen medfører at det må sikres et system slik at saker behandlet i de ulike team får en lik saksbehandling. Videre fremkommer det også i dette tilsynet at systemet for internkontroll har mangler. Det resulterer blant annet i at mangler i vedtak ikke er fanget opp og rettet i vedtakskontrollen. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen 8. Dokumentunderlag Dokumenter i forbindelse med tilsyn gjennomført i perioden 08.06.11 til 02.12.11, rapporter utarbeidet etter tilsynet og kommunens tilbakemeldinger som gav grunnlag for å lukke tilsynet 28.09.12. Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: E-post fra NAV-leder Anne Gro Kvåle datert 27.05.14 med informasjon om bruk av rutiner ved saksbehandlingen, bruk av livsoppholdssatser, organisasjonskart og oversikt over ansatte. E-post fra NAV-leder Anne Gro Kvåle datert 03.06.14 med informasjon i e-posten om hvordan innhente informasjon, om livsoppholdssatser, om nødhjelp, og om mottaket ved NAV-kontoret. Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 7 mapper med vurderinger av både 18 og 19 inkludert 3 avslag 5 mapper med saker om nødhjelp 4 mapper med saker hvor søker er forelder med barn 5
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om oppfølgingstilsyn datert 10.04.14 E-post fra Aurskog-Høland kommune v/nav-leder datert 27.05.14 Oversendelse av program datert 28.05.14 pr post til kommunen E-post til kommunen datert 28.05.14 med spørsmål knyttet til rutiner ved NAVkontoret og tilbakemelding om flere forhold i forbindelse med lukking av avvik ved forrige tilsyn. Programmet ved tilsynet fulgte e-posten som vedlegg. E-post fra Aurskog-Høland kommune v/nav-leder datert 03.06.14 med svar på henvendelse datert 28.05.14 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Lasse Fure Kommunalsjef x Anne Gro Kvåle NAV-leder x x x Eva Orheim Avdelingsleder x x x Asmund Nybak Avdelingsleder x Rune N. Gundersen Veileder x x x Stine Bergo Veileder x x x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Hallvard Øren Grete Finstad Søren Rystad Revisjonsleder Revisor Revisor 6