ÅRSMELDING 2016 FOR KONTROLLUTVALET I ØYGARDEN KOMMUNE Bilde frå Øygarden kommune si nettsida.
Innhald 1. Føremål og oppgåver for kontrollutvalet...3 2. Samansetjing av kontrollutvalet...3 3. Om verksemda i 2016...3 4. Sekretariatsordninga...3 5. Revisjonstenesta...4 6. Forum for kontroll og Tilsyn (FKT)...4 7. Opplæring...4 8. Kontrollutvalet i Øygarden kommune si heimeside...4 9. Arbeid med forvaltningsrevisjon...5 9.1. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020...5 9.2. Forvaltningsrevisjon av handsaming av byggesøknader og oppfølging av ulovleg bygging...5 9.3. Oppfølging av forvaltningsrevisjon av informasjonstryggleik, IKT-drift og kommunikasjon...6 10. Arbeid med selskapskontroll...7 10.1. Plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020...7 10.2. Gjennomførte selskapskontrollar i 2016...7 2
1. Føremål og oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet har som oppgåve å føre tilsyn med den kommunale forvaltninga, på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet skal og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Oppgåvene til utvalet omfattar alt innanfor tilsyn og kontroll, både rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I «Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar» finn ein kva som er oppgåvene til kontrollutvalet. «Føremålet med kontrollutvalet sitt arbeid er å medverke til at det vert allmenn tillit til at kommunen sine oppgåver vert løyst på best mogleg måte, og i samsvar med gjeldande lover og forskrifter.» 2. Samansetjing av kontrollutvalet Kontrollutvalet for perioden 2015 2019 er slik samansett : Medlemmer : Varamedlemmer : Per Morken, (Ap), leiar Vara for Per Morken: 1. Rigmor Fjeldstad (Ap) 2. Helga Vik Barsnes (Ap) 3. Egil Eikanger (Ap) Merethe Refvik, (TVØ), nestleiar Vara for Vik og Refvik: Olav Martin Vik (TVØ), medlem 1. John Vik Didriksen (TVØ) 2. Åse Lillian Rong (TVØ) 3. Therese Hellesøy Strand (TVØ) 4. Arvid Inge Rong (TVØ) Hilde Bjørkmann (H), medlem Vara for Hilde Bjørkmann: 1. Arvid Hellesund (H) 2. Gunnar Eivind Herdlevær (H) 3. Osvald Dale (H) Villie Petro Nygård (Frp), medlem Vara for Villie Petro Nygård: 1. Karstein Pahr (Krf) 2. Klara Fjeldstad (Krf) 3. Endre Dåvøy (Krf) Per Morken er medlem i kommunestyret denne perioden. 3. Om verksemda i 2016 Kontrollutvalet hadde 5 møter. Kontrollutvalet handsama 60 saker. Kontrollutvalet har åpne møter. Ordførar har møte- og talerett i kontrollutvalet og har møtt på nokre av møta. Rådmann og andre tilsette i kommunen har møtt for å informera til kontrollutvalet, når dei har vorte innkalla. Revisjonen har og møtt på møta i kontrollutvalet. Kontrollutvalet har fått tilgang til den informasjon det vart bede om. 4. Sekretariatsordninga I kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredsstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som kontrollutvalet har trong for. 3
Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utfører sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Øygarden kommune. Elin Molven Wilhelmsen og Roald Breisten har utført sekretæroppgåvene på kontrollutvalsmøta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er forøvrig sekretariat for kontrollutvalet i fylkeskommunen, samt kontrollutvala i desse kommunane: Samnanger, Stord, Kvinnherad, Bømlo, Tysnes, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Sund, og Fitjar. 5. Revisjonstenesta Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Øygarden kommune. Kommunestyret vedtok våren 2016, etter konkurranseutsetting, å forlenga avtaletid med Deloitte med verknad frå 1.7.2016 for 4 nye år, fram til 30.06.2020. Val av revisor skal iflg. Kommunelova 78, pkt. 4 avgjerast av kommunestyret, etter innstilling frå kontrollutvalet. Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om revisjonen sitt arbeid. På grunnlag av revisjonen sine rapportar, rekneskapsplan og annan informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar. Ansvarleg revisor har vore partner i Deloitte Bjarne Ryland, som i tråd med regleverket har lagt fram eigenvurdering for at Deloitte er uavhengig i høve til Øygarden kommune. Unni Renate Moe har vore kontaktperson hjå Deloitte når det gjeld arbeid med rekneskapsrevisjon, og er den som har møtt i slike saker i kontrollutvalet. 6. Forum for kontroll og Tilsyn (FKT) FKT er ein landsomfattande organisasjon som har som oppgåve å vera møte- og kompetanseplass for kontrollutvala og deira sekretariat. Kontrollutvalet i Øygarden kommune er medlem i FKT. Medlemmer frå kontrollutvalet i Øygarden deltok på FKT sin årskonferanse og årsmøte som vart arrangert på Gardermoen i juni 2016. 7. Opplæring Det er gjennomført kurs i regi av Deloitte i Øygarden kommune i 2016. Tema for kurset var lov om offentlege anskaffingar og kontrakts- og leverandøroppfølging, og målgruppa var kontrollutvalet, politikarar og administrasjonen i kommunen. Dei fleste medlemmane i det nye kontrollutvalet deltok på folkevaldopplæring for kontrollutvala i Hordaland, som vart avvikla på Solstrand Hotel og Bad i januar 2016. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune stod som arrangør for dette. 8. Kontrollutvalet i Øygarden kommune si heimeside Kontrollutvalet sine saker vert lagt inn på møteplan til kommunen, på same måte som dei andre politiske utvala. Informasjon om medlemmene i kontrollutvalet er supplert med både e- 4
post og telefonnr. Det er og lagt ut informasjon om kva rolle utvalet har, samt link til aktuelle lover og forskrifter, Deloitte AS og sekretariatet. Administrasjonen i Øygarden kommune har i 2016 også vore svært hjelpsam i høve bestillingar frå kontrollutvalet. Informasjonen har kome raskt på plass, på ein svært god måte. 9. Arbeid med forvaltningsrevisjon 9.1. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 om Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Deloitte har i 2016, på bestilling frå kontrollutvalet, leia arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Øygarden kommune. I analysearbeidet vart både administrativ og politisk leiing involvert. Vidare vart kontrollutvalet i sterk grad involvert, m.a. i 2 prosessmøte, som til slutt enda opp i at utvalet laga innstilling til kommunestyret på plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020. Planen vart vedteken i tråd med innstillinga i kommunestyremøte 14.12.2016. 9.2. Forvaltningsrevisjon av handsaming av byggesøknader og oppfølging av ulovleg bygging Kontrollutvalet bestilte i sak PS 18/16 i møte 14.3.16 forvaltningsrevisjon av handsaming av byggesøknader og oppfølging av ulovleg bygging. Revisjonsrapport vart handsama i kontrollutvalet i sak PS 55/16 i møte 21.11.16 og det vart vedteke slik innstilling til kommunestyret: «På bakgrunn av forvaltningsrevisjon av handsaming av byggesøknader og oppfølging av ulovleg bygging i Øygarden kommune ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Siker at lovpålagte fristar for handsaming av byggesaker, inkludert klagesaker blir etterlevd. 2. Etablere system for jamleg evaluering av eige arbeid, slik at læring og kontinuerleg forbetring av byggesakshandsaminga i kommunen blir sikra. 3. Sikre korrekt oversikt over sakshandsamingstid og etterleving av fristar i alle sakstypar, for å kunne sikre etterleving av fristar og korrekt rapportering til kommuneleiinga og KOSTRA. Kommunen bør i denne samanhengen undersøke i kva grad og korleis sakshandsamingssystemet kan bidra til oversikt og sikker informasjon 4. Sikre at sentrale krav til sakshandsaming i forvaltningslova blir etterlevd i samband med handsaming av alle byggesaker. Under dette: a. Sikre at det blir gjennomført vurderingar knytt til habilitet jf. fvl. kap. II og at dette blir dokumentert b. Sikre at det blir sendt foreløpig svar til søkjar i saker der dette er aktuelt jf. fvl. 11a andre og tredje ledd c. Sikre at det i vedtak blir informert om klagerett og retten til å sjå dokumenta i saka jf. fvl 27 5. Fullføre arbeid med å utvikle rutinar og malar for byggesakshandsaming, og etablerer system som sikrar at rutinar og sakshandsamingspraksis blir jamleg drøfta og evaluert. 6. Gjennomføre systematiske risikovurderingar av arbeidsprosessane, og ved behov set i verk tiltak for å redusere uønskt risiko. 7. Styrke kommunen sitt informasjonsarbeid knytt til byggesaker ved å 5
a. Oppdatere eksisterande plan for brukarmedverknad b. Utbetre nettsidene slik at informasjon knytt til byggesøknadar blir lett å finne fram til for innbyggarane og lenker som ikkje fungerer blir tatt bort. 8. Vurdere tiltak for å sikre at sakshandsamarar får meir tid til sakshandsaming 9. Sikre oppfølging av eldre saker som er registrert som moglege ulovlege tiltak eller som elles blir vurdert som viktige å følgje opp. 10. Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan 1.4.2017 som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga.» Kommunestyret vedtok samrøystes innstillinga frå kontrollutvalet i møte 14.12.16. 9.3. Oppfølging av forvaltningsrevisjon av informasjonstryggleik, IKT-drift og kommunikasjon Det vart gjennomført forvaltningsrevisjon av informasjonstryggleik, IKT-drift og kommunikasjon i 2015. Rapport etter prosjektet vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 08.09.2015. Det vart vedteke å innstilla slik til kommunestyret i saka: 1. Forslag til tiltak i dei 5 punkta i forvaltningsrevisjonsrapporten som gjeld «Informasjonstryggleik, IKT-drift og kommunikasjon» i Øygarden kommune vert følgt opp. 2. Rådmann lagar ein handlingsplan innan 01.01.2016 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvar for iverksetjinga. I revisjonsrapporten kom Deloitte med desse 5 forbetringspunkta: 1. Med utgangspunkt i plan for datatryggleik, etablere eit styringssystem for informasjonstryggleik som tilfredsstiller krav i lov og forskrift, og som ein del av dette: a) utvikle skjema og verktøy som understøttar sentrale prosessar i informasjonstryggleiksarbeidet, slik som avviksskjema og verktøy for risikovurdering b) gjere rettleiingsmateriell og verktøy enkelt tilgjengeleg for brukarar av IT-systema 2. Utarbeide meir detaljerte beredskapsplanar som skildrar korleis IKT-eininga internt skal handtere og vurdere situasjonar der informasjon og IKT-system er utsett for stor risiko 3. Operasjonalisere måla for IKT-drifta i kommunen, og velje måleindikatorar som gjer det mogleg å følgje opp at ein når vedtekne målsettingar. 4. Operasjonalisere mål knytt til elektronisk og telefonisk kommunikasjon med innbyggarane i kommunen, og velje måleindikatorar som gjer det mogleg å følgje opp at ein når vedtekne målsettingar..5. Setje i verk opplæringstiltak for å sikre at dei tilsette har tilstrekkeleg kunnskap om krav og forventningar knytt til bruk av IKT-systema og informasjonstryggleik i kommunen.» Denne forvaltningsrevisjonen er følgd opp ved to høve i 2016 seinast i sak 51/16 i møte 21.11.16 der dette vart protokollert: «Handsaming i møtet: Rådmann, Siri Fahlvik Pettersen, og fagleiar IKT, Grethe Oen, orienterte om status i høve oppfølging av handlingsplan for forvaltningsrevisjon av informasjonstryggleik, IKT-drift og kommunikasjon og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det kom m.a. fram at grunna sjukdom har ikkje handlingsplanen hatt den prioritet som den elles ville hatt. Ny oppdatert skriftleg status i høve forvaltningsrevisjonen vart lagt fram i møtet. Kontrollutvalet registrerer at det er gjort ein del arbeid i høve oppfølging av forvaltningsrevisjon av Informasjonstryggleik, IKT-drift og kommunikasjon, men at det framleis er ein del arbeid som ikkje er sluttført. På bakgrunn av dette ønskjer kontrollutvalet at rådmannen kjem i møte i april/mai 2017 for å orientere om ny status i saka. 6
Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Vedtak: Kontrollutvalet registrerer at det er gjort ein del arbeid i høve oppfølging av forvaltningsrevisjon av Informasjonstryggleik, IKT-drift og kommunikasjon, men at det framleis er ein del arbeid som ikkje er sluttført.. På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om at rådmannen kjem i møte i april/mai 2017 for å orientere om ny status i saka.» 10. Arbeid med selskapskontroll 10.1. Plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyd slik: «Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Deloitte har i 2016, på bestilling frå kontrollutvalet, leia arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll i Øygarden kommune. I analysearbeidet vart både administrativ og politisk leiing involvert. Vidare vart kontrollutvalet i sterk grad involvert, m.a. i 2 prosessmøte, som til slutt enda opp i at utvalet laga innstilling til kommunestyret på plan for selskapskontroll for 2016 2020. Planen vart vedteken i tråd med innstillinga i kommunestyremøte 14.12.2016. 10.2. Gjennomførte selskapskontrollar i 2016 Det er ikkje gjennomført prosjekt innan selskapskontroll eller eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune i 2016. 11 Arbeid med rekneskapsrevisjon og den økonomiske situasjonen i Øygarden kommune Kontrollutvalet sin uttale om Øygarden kommune sin årsrekneskap for 2015, hadde bl.a. med desse opplysningane: driftsrekneskapen viste kr. 325.734.552 til fordeling drift, eit rekneskapsmessig meirforbruk på kr 0, og eit positivt netto driftsresultat på kr. kr. 64.692.215. Frå rådmann si årsmelding er trekt fram: «I juni 2015 kom Finansdepartementet med høyringsframlegg om endringar i eigedomsskattereglane, noko som kan føra til at kommunen får eit inntektsbortfall på inntil 117 mill kr med verknad frå 1. januar 2017. Det same gjeld framlegg om nytt inntektssystem som kom på høyring like før jul. Varsla bortfall av basiskommunentilskotet på 13 mill kr kan verta ein realitet om Øygarden held fram som eigen kommune.uvissa knytt til i kva omfang nye framlegg til endra rammevilkår vil påverka det økonomiske handlingsrommet, er viktig å ha med seg når disponeringa av kommunen sitt økonomiske overskot skal vedtakast. Øygarden kommune har i 2015 eit historisk godt årsresultatet. Rekneskapen syner eit netto driftsresultat på 64,7 mill kr mot driftsresultatet i 2014 som vart 38,2 mill kr. I prosent gjev dette eit netto driftsresultat på 11,79 prosent mot 7,6 prosent i 2014. Det er tilrådd at kommunane minimum bør ha 1,75 prosent, og i lys av dette er resultatet svært godt. Rådmannen meiner det er viktig å ha fondsmidlar disponibel, dersom det kjem endringar i eigedomsskattereglane og kommunen på kort varsel får eit stort bortfall av inntekter. 7
I 2015 går drifta utanom VAR, samla sett med positivt overskot på 3,8 mill kr. Tenesteområda innan sentraladminstrasjon/stab, skular, kultur og, pleie og omsorg, bidreg til det positive resultatet. Nokre einingar har eit overforbruk. Det er ein større auke innan Familiens Hus og NAV. Dette samsvarar med utviklinga på landsbasis, der det berre innanfor barnevern er ein auke i utgiftsvekst med heile 5,7 prosent i 2015. Utgiftene innan sosiale tenester (sosialhjelpsmottakarar) ligg an til å auka mest av alle tenester på landsbasis, særleg i mindre kommunar.» Oppsummering/tilrådingar frå kontrollutvalet vedr. åresrekneskap og årsmelding for 2015: Øygarden kommune har både tilfredsstillande lånegjeld, driftsresultat og disposisjonsfond for 2015. Kontrollutvalet ber rådmannen sette fokus på forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7. frå Deloitte AS. 11 Andre saker / orienteringssaker i kontrollutvalet i 2016: Orienteringssak om etikkarbeid i Øygarden kommune Orienteringssak om manglande arbeidsplan/vaktplan VAR Orientering i kommunestyret om roller og ansvar for kontrollutvalet Orientering om Blomvåg Vassverk Orientering om kostnader til grunnskule og barnehagar i Øygarden kommune Budsjett for kontroll og tilsyn i Øygarden kommune for 2017 Kontrollrapport vedrørande Skatteoppkrevjarfunksjonen for 2015 Årsmelding 2015 for kontrollutvalet Øygarden, 08.02.2017 Per Morken utvalsleiar 8
Øygarden kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen telefon: 55 23 94 53 / 55 23 94 47 / 55 23 94 06 / 55239418 e-post: hogne.haktorson@hfk.no e-post: roald.breistein@hfk.no e-post: kari.nygard@hfk.no e-post: kjartan.haugsnes@hfk.no e-post: kontrollutvalet@hfk.no 9