Referat Hovedstyremøte - SSK Dato: 2015-06-18 Tid: 18:30 Torsdag 2015-06-18 Møtenr.: 05/2015 Referent: Gunnar Buvik Tilstede: Siv Øye Carlsen, Gunnar Buvik, Annette Lervik, Stig Bendiksen, Lisbeth Hjelle, Kurt Midttun (Delvis), Christensen (daglig leder) Forfall: Aleksander Rodrigues, Trude E. Jensen, Knut Ivar Hesjedal Nr. Sak Frist: Ansv.: 1. Sak 1 Status/planer oppgaver fra tidligere møter. Viktig å stramme inn på at alle leverer reiseregninger og km-oppgjør månedlig! Også viktig å gjennomgå alle spiller- og trenerkontrakter og påse at disse følges, og at det ikke dekkes andre utgifter enn de som er avtalt. Beredskapsplanen er nå revidert og den nye sammensetningen av beredskapsgruppen er kunngjort på web. Gjennomgang av beredskapsplanen gjennomført. publiserer den reviderte planen på nett og i Dropbox så snart den er klar. Siv minnet om oppgavefordelingen for arbeidet med Kvalitetsklubb: Kvalitetsklubb Aktivitet: Stig, Lisbeth Kvalitetsklubb Organisering: Siv, Gunnar, Annette Kvalitetsklubb Kompetanse: Lisbeth, Stig Kvalitetsklubb Samfunn og verdiarbeid: Gunnar, Siv, Annette Anleggsdrift: Knut Ivar, Kurt Klubb-butikk/Drakt-avtale: Trude Kommunikasjon: Kurt Kvalsvik Dugnadsorganisering: Annette, Trude Alle gikk kort gjennom status og fremdriftsplan for arbeidet videre. Når det gjelder Kvalitetsklubb er det lurt å lage en liten GAP-analyse mellom kravene i KK og det vi har i dag. Siv sender ut kopi av GAP- analyse laget av hennes gruppe. En del av de løse rutinene vi har i dag bør formaliseres og inntas i Klubbhåndboken. Der hvor vi mangler rutiner kan vi ta utgangspunkt i utkast som ligger på NFF sine Kvalitetsklubbsider. Tekstforslag leveres til Gunnar som syr det inn i utkast til revidert Klubbhåndbok. Man bør ta mål av seg til å få gjort unna en god del av dette arbeidet før neste styremøte. 1 av 5 Løpende Gr. ledere Siv Alle
2. Sak 2 Organisering Siv og Gunnar la frem forslag til ny organisering. Forslaget ble noe endret ift. ordlyden for valg av medlemmer til idrettsgruppene se endelig forslag vedlagt. Hovedstyret godkjenner endringer i organiseringen av klubben som foreslått i saken Styreleder, nestleder og daglig leder gis fullmakt til å revidere klubbens reglementer som nødvendig for å reflektere de foreslåtte organisasjonsendringene Hovedstyret avklarer forslaget med NIF og kaller så inn til et ekstraordinært årsmøtet med anbefaling om å godkjenne den nye organisasjonsplanen og de foreslåtte vedtektsendringene 3. Sak 3 Profilering/sponsing/prising av drakter orienterte. Viktig at vi profilerer oss profesjonelt og i samsvar med gjeldende sponsoravtaler mht. draktreklame. Nye retningslinjer for dette samt nye retningslinjer for rabatt ifm. kjøp av drakter ble presentert. Det ble også etterlyst en Profilhåndbok for klubben, som også tar for seg dokumentmaler, profilering på sosiale medier etc. Daglig leder implementer og publiserer de nye retningslinjene for profilering/sponsing/prising av drakter i samarbeid med lederne for gruppestyrene. Gruppene må sørge for å gjøre de nye retningslinjene godt kjent blant medlemmene. Daglig leder setter i gang arbeidet med å få laget utkast til en profilhåndbok for klubben. 4. Sak 4 Økonomi. orienterte. Pr. Mai ligger vi ca. 1,3 Mill. Kr. bak budsjett. Justert for periodisering, etterslep OTD og ikke-balanseførte poster mv. ligger vi ca. 500.000 Kr. bak budsjett. Dette betyr at den økonomiske situasjonen fortsatt er krevende (Ref. forrige styremøte) og det er generelt behov for å stramme inn og sette i verk spesifikke tiltak for å bedre situasjonen. Ny grundig status på situasjonen presenteres etter halvårsresultatet er klart, på neste styremøte. Daglig leder iverksetter spesifikke tiltak som avtalt i møtet. Idrettsgruppene pålegges et generelt budsjettkutt på 10% og rapporter tilbake på neste styremøte hvilke tiltak som gjøres for å oppnå dette. Alle må også jobbe med å se på muligheter for å øke inntektene til klubben, f. eks ved å ta nytt dugnadsoppdrag for Periferifestivalen, arrangere Håndball Cup og utvide Bilmessen. 5. Sak 5 Diverse info. Oppgavekortet: presenterte oppgavekortet. Programmet ligger på: https://sotrask.oppgavekortet.no/minside/ Her kan alle få oversikt over aktuelle dugnadsjobber og registrere seg på jobber. Vi bli fullt implementert innen slutten av august. Mer info følger senere. Ledersamling 26-28 Sep. Vil foregå om bord på Fjordline. NB! Fra lørdag til mandag! Sett av tiden! Mer info følger senere. Irene og Trenerkoordinatorene inviteres med. Høst 2015 1/7 Gunnar Siv Alle side 2 av 5
Feriestengning. Klubbkontoret vil ikke være bemannet i uke 29, 30 og 31. To nye app er! Kurt presenterte to nye mobilapper som han egenhendig har utviklet! Den ene viser alle treningstidene og kampoppsettene for alle fotballagene. Se sotrask.no under Fotballmenyen for nærmere info om hvordan denne installeres. Den andre er en mobilapp for fjernstyring av flomlysene på fotballbanene. Meget bra! Fremtidsvyer. orienterte kort om aktuelle fremtidige konsepter for utvidelser i idrettsparken. Siv Øye Carlsen Stig Bendiksen Håkon Leigland Gunnar Buvik Lisbeth Hjelle Knut Ivar Hesjedal Trude Espedal Jensen Alexander Rodrigues Kurt Midttun Annette Lervik side 3 av 5
VEDLEGG SAK OM ORGANISERING: side 4 av 5
side 5 av 5