Håndbok på lønnsområdet, Kortversjon for ansatte 2009. Lønn og reiser

Håndbok på lønnsområdet, Kortversjon for ansatte 2009 Lønn og reiser Oppdatert 20.08.2009

RUTINER FOR ATTESTASJON OG BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET 4 Budsjettdisponeringsmyndighet 4 Attestasjonskontroll 4 Kort informasjon om forkortelser i dokumentet 4 HOVEDLØNN 5 Rutine 5 Endringer av faste lønnsopplysninger 5 Endringer av faste personopplysninger 5 Permisjoner 5 Kortvarige permisjoner med lønn 5 Kortvarige permisjoner uten lønn 6 Langvarige permisjoner 6 Fødselspermisjon 6 Skattetrekk 6 Registrering av forlengelse av engasjement 6 Lønnsforskudd 6 Lønnslån 7 Stansing av lønn 7 Overtid og merarbeid 7 BONUSLØNN 7 Korttidsengasjementer, honorarer og tilfeldig lønn 8 Feriegodtgjørelse betales normalt sammen med lønnsutbetalingen. 8 Selvstendig næringsdrivende 8 Feriepenger 8 REISEVIRKSOMHET OG FLYTTEGODTGJØRELSE 8 Generelle bestemmelser 8 Reiseforskudd 9 Personlig kredittkort 9 Flyttegodtgjørelse 9 Reiseregninger 9 UTBETALING AV LØNN OG GODTGJØRELSER 9

Utbetaling av fast lønn, hovedlønnskjøring 9 Utbetaling av bonuslønn 10 Utbetaling av reise og flyttegodtgjørelse 10 Rutine ved for mye utbetalt lønn 10 DIVERSE GODTGJØRELSER 10 Elektroniske kommunikasjonstjenester 10 Annet 10 Terminalbriller 10 Spesielle hjelpemidler 10 Klesgodtgjørelse 10

RUTINER FOR ATTESTASJON OG BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET Budsjettdisponeringsmyndighet Budsjettdisponeringsmyndighet skal ALLTID foreligge ved tilsettinger og pålegg, eller godkjenninger av personellmessige disposisjoner som medfører oppgavepliktige ytelser. Budsjettdisponeringsmyndighet er myndighet til å gi utbetalingsordre. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak., tildelingsbrev eller vedtak i høgskolens styre. Den skal videre påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig. Med disposisjonen dokumenteres også at utbetalingen som følger er i samsvar med den strategi enheten (avdelingen/instituttet) har valgt. Den budsjettdisponeringsberettigede kan ikke undertegne godtgjørelser/utbetalinger til seg selv eller sin familie, eller andre parter det kan reises spørsmål om den budsjettberettigedes habilitet. Attestasjonskontroll Attestasjon skal foreligge ved lønnsberegningsbekreftelse. Alle utgifter skal være attestert før utbetaling finner sted. Gjennom attestasjon bekrefter bemyndiget person at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. Med attestasjonen dokumenteres også at utgiften som påføres er i samsvar med den strategi enheten (avdelingen/instituttet) har valgt. Den som attesterer skal forsikre seg om at det leverte er i tråd med bestilling og i tråd med eventuelle avtaler om pris, kvalitet og levering. Attestasjonsansvarlig skal også påse at betalingsdokumentet er påført nødvendige opplysninger for riktig betaling, postering og kontroll(bilagskontering). Dette medfører at vedkommende må sette seg tilstrekkelig inn i høgskolens økonomimodell. Før et bilag attesteres skal attestasjonsmyndighet forsikre seg om at man har de nødvendige grunnlag for å kontrollere bilaget og at varen/tjenesten det gjelder er bestilt av en person med bestillingsmyndighet. Vedkommende skal også forsikre seg om at alle fullmakter er i orden før underskrift. Når bilaget kommer til en med budsjettdisponeringsmyndighet skal det være kontrollert og funnet i orden, samt påført nødvendige konteringer. Viktig for alle ansatte om attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet Alle bilag som sendes til lønn skal være attestert og ved behov også signert av budsjettdisponeringsmyndighet. Bilagene skal være påført nødvendige opplysninger og kontering. Mangler noe av det ovennevnte vil bilaget bli sendt i retur for korreksjon. Kort informasjon om forkortelser i dokumentet SSØ er Statens Senter for Økonomistyring og HiBu benytter deres tjenester i forbindelse med lønn. ESS er de ansattes selvbetjeningsportal i forbindelse med reiseregninger, timeregistrering og annen lønnsrelevant informasjon.

SAP er HiBus lønnssystem. HOVEDLØNN Gjelder både faste og midlertidig tilsatte, samt timelønnede med kontrakt på ca 200 timer eller mer per semester, som får utbetalt lønn den 12. hver måned. (Man skal også registreres som midlertidig tilsatt dersom arbeidstiden overskrider 60 timer på en måned) Registrering av personal og lønnsdata skal skje så snart som mulig etter at en person har akseptert tilbus om stilling, senest innen fristen for første lønnsutbetaling. Skjema som benyttes er innmeldingsskjema SAP, som også finnes i kortversjon. Rutine Så snart den tilsatte har takket ja til stillingen, fylles Innmeldingsskjema SAP ut. Skjemaet fylles ut på grunnlag av tilsettingsbrev, arbeidsavtale samt øvrige nødvendige innhentede opplysninger. Skjemaet undertegnes og sendes videre til den som har budsjettdisponeringsmyndighet for signering, deretter til lønnsavdelingen. Skattekort skal vedlegges skjemaet, alternativt trekkes 50 prosent til skattekort foreligger. Eksempel på arbeidsavtale finnes hos SSØ Endringer av faste lønnsopplysninger Eksempel på endringer; stillingsbetegnelse/prosent, lønnsplassering, evt. B-tillegg, tjenestested, konteringsopplysninger (art, budsjettenhet, formål, prosjekt) Registrering skal skje umiddelbart når endring oppstår og senest fra det tidspunktet endringer gjelder. Skjema Endring av faste lønnsopplysninger benyttes. Endringer av faste personopplysninger Eksempler på endringer; adresse, nærmeste pårørende, bankkonto, telefonnummer, epostadresse. Registrering skal skje umiddelbart når endring oppstår. For de fleste endringer kan den ansatte selv korrigere dette i ESS, ved å logge seg inn, klikke på Persondata, og her endre opplysningene. For endring av navn eller epostadresse må dette gjøres av personalavdelingen og skjema Endring av personlige opplysninger benyttes. Dette skjemaet benyttes også av de som ikke har tilgang til ESS. Det gjøres spesielt oppmerksom på at endring av navn kun blir foretatt når det ligger ved bekreftelse fra Folkeregisteret på endringen. Permisjoner Kortvarige permisjoner med lønn Herunder velferdspermisjon, tillitsmannsarbeid etc. Søkes gjennom ESS, leder for avdelingen godkjenner eller avviser søknaden elektronisk. (saksflyt)

Kortvarige permisjoner uten lønn Skriftlig søknad sendes leder for avdelingen som fatter vedtak om godkjenning eller avslag. Skjema for søknad om permisjon. Langvarige permisjoner Skriftlig søknad sendes leder for avdelingen som videreformidler søknad til personalavdelingen for videre behandling i tilsettingsråd/utvalg evt taes avgjørelse i samråd med personalsjef. Skjema for søknad om permisjon. Fødselspermisjon I henhold til faste regler, se for eksempel NAV eller Folketrygdloven. Skjema for søknad om permisjon. Skattetrekk SSØ importerer fil med opplysninger om skattetrekk fra Skattedirektoratet direkte i SAP før lønnsberegning i januar. Reglene sier at lønnsmottakeren skal levere skattekort til arbeidsgiver. Skattekortene tas i mot og arkiveres. I de tilfeller skattekort ikke leveres eller leveres for sent trekkes 50 prosent inntil skattekort foreligger. Dersom skattetrekket skal endres, sendes nytt skattekort til lønnsseksjonen, som så foretar endring i trekk. Registrering av forlengelse av engasjement Forlengelse av midlertidig tilsetting, også vikariater. For ansatte med midlertidig tilsetting registreres varslingsdata i SAP. I god tid før gjeldende tilsettingsperiode går ut, varsler personalavdeling den aktuelle avdeling om at, og når tilsettingsforholdet utgår. Dersom det er grunnlag for fornyet engasjement, og vedtak om dette fattes i henhold til personalreglementet, registreres ny tilsettingsperiode i SAP, eventuelt andre endringer i tilsettingsforholdet registreres via saksgang i SAP. Lønnsforskudd En ekstraordinær rutine og en eventuell nødløsning når nødvendige lønnsdata ikke er innmeldt til fastsatt tid. Lønnsforskudd kan gies når den ansatte, på grunn av forsinket registrering i SAP, ikke får lønn til fastsatt tid. Lønnsforskudd kan innvilges av leder for avdelingen. Lønnsforskudd på ferielønn kan utbetales dersom ferien tas ut før ordinær ferielønn utbetales, jf. ferieloven. Søker fyller ut søknadsskjema og leverer til leder. Leder kontrollerer at skjema er i overensstemmelse med regelverket, underskriver og oversender saken til personalseksjonen. Lønnsforskudd initiert av personalseksjonen godkjennes av rådgiver lønn. Etter godkjenning registreres lønnsforskuddet i SAP og iverksettes så fort som mulig (neste lønnskjøring). Lønnsforskuddet trekkes ved neste ordinære lønnsutbetaling eller etter nærmere avtale.

Referanse; Statens Personalhåndbok Lønnslån Søker sender skriftlig søknad til egen driftsenhet med påkrevd dokumentasjon og underskrevet avtale om tilbakebetaling Leder kontrollerer at søknaden og vedlegg er i overensstemmelse med regelverk, attesterer og oversender saken til personalavdelingen. Referanse; Statens Personalhåndbok Stansing av lønn Ved opphør av tilsettingsforhold er i tillegg til ordinær fratredelse, utløp av midlertidige stillinger, overgang til pensjon og uførepensjon, permisjon uten lønn og dødsfall. Melding om stans av lønn må være meddelt personal eller lønn innen den 30. for stans av lønn påfølgende måned. Oppsigelse av tilsettingsforhold leveres avdelingen eller personalseksjonen. Leder av avdelingen oversender oppsigelsen straks til personalseksjonen for registrering i SAP. Feriepenger skal normalt utbetales ved fratreden dersom vedkommende ikke går over i annen statlig stilling, jfr. ferieloven 11 (3). Dersom vedkommende går over i stilling hos annen statlig arbeidsgiver skal det sendes en melding til denne dersom denne er oppgitt. Sluttoppgjør skjer normalt ca 6 uker etter fratreden, hvis ikke annet er avtalt i det enkelte tilfelle. Overtid og merarbeid Det inngås avtale om overtidsarbeid mellom den ansatte og nærmeste leder før overtidsarbeidet igangsettes. Når overtidsarbeidet skal godtgjøres etter medgått tid, skal regning fylles ut. Overtidsregningen godkjennes og signeres av budsjettansvarlig, og oversendes personalseksjonen. Overtid registreres i SAP og utbetales i forbindelse med neste kjøring av hovedlønn. Personalseksjonen varsler om overtid i strid med AML s begrensning på hhv. 200 og 300 t. i året. Varsler kjøres ut hvert kvartal. Personer i deltidsstillinger må fylle opp stillingen til 100%, for en periode før de kan ta ut overtidsgodtgjørelse. Periode kan være dag, uke eller måned avhengig av avtalt arbeidstid. Skjema for avtale om overtid og skjema for føring av overtid. BONUSLØNN Gjelder engasjementer hvor timeantallet ikke overskrider ca. 200 timer eller hvor lønn utbetales på grunnlag av timelister slik som eksamensvakter, sensorer, gjesteforelesere, komitémedlemmer, studenter som engasjeres i ulike former for betalt aktivitet samt møtegodtgjørelse Utbetaling til selvstendig næringsdrivende/enkeltpersonforetak vil også bli utbetalt via bonuslønn.

Korttidsengasjementer, honorarer og tilfeldig lønn Avtale/kontrakt inngås ved bruk av aktuelt avtale-/kontraktsskjema. Avtale/kontrakt skal alltid inngås i forkant av at arbeidet utføres. Avtale/kontrakt skal undertegnes av arbeidstaker, arbeidsgiver og attesteres av person med attestasjonsmyndighet. Originalkontrakt/-avtale sendes personalavdelingen så snart den er undertegnet og før arbeidet påbegynnes. Personalseksjonen kontrollerer at avtale/kontrakt er korrekt og fullstendig utfylt samt at nødvendige vedlegg er med. Når arbeidet skal godtgjøres etter medgått tid, skal timeliste leveres i etterkant og godkjennes av budsjettansvarlig. Lønnsdataene registreres i SAP i henhold til inngått avtale/kontrakt eller etter timeliste. For timelønnede benyttes C-tabell 37,5 timers uke. Feriegodtgjørelse betales normalt sammen med lønnsutbetalingen. Selvstendig næringsdrivende I en del tilfeller, ved engasjement av timelærere etc, vil de aktuelle personene være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund som selvstendig næringsdrivende/enkeltpersonsforetak og dermed leverer faktura isteden for lønnskjema. For å sikre korrekt utbetaling skal følgende dokumentasjon foreligge: 1. Bekreftelse fra enten Foretaksregisteret eller Enhetsregisteret 2. Personnummer og organisasjonsnummer skal være oppgitt Selvstendig næringsdrivende vil få tilsendt lønns- og trekkoppgaver som for vanlige lønnsmottakere innenfor fastsatt frist. Er DU selvstendig næringsdrivende? Feriepenger Gjeldende sats for feriepengeberegning er 14,3% for personer som har fylt 60 år før 01.09 i det aktuelle opptjeningsåret. For alle andre er satsen 12%. Unntak gjelder personer over 60 år og som tjener mer enn 6 G; de får 14,3 % feriepenger av de fem første ukene, men mottar bare 12 % feriepenger for den 6. uken. Feriepenger utbetales sammen med lønn i juni for alle ansatte. Samtidig trekkes det i lønn for feriefritiden. Referanse; Statens Personalhåndbok. REISEVIRKSOMHET OG FLYTTEGODTGJØRELSE Generelle bestemmelser Høgskolen følger statens reiseregulativ, se Personalhåndboka pkt. 11.2 og 11.3 I tillegg er det utarbeidet interne retningslinjer for Høgskolen i Buskerud, som gjengis i dokumentet Lønnshåndbok 2009 Reisen skal foregå på den for arbeidsgiver billigste måte, som regel ved bruk av kollektivtransport. Hjemmel for bruk av egen bil gis automatisk for reiser innen Buskerud. Dersom egen bil skal brukes utenfor fylket, skal det innhentes forhåndsgodkjenning hos

nærmeste overordnede med budsjettdisponeringsmyndighet. Godkjenning skal alltid framgå av reiseregningsskjema. Veiledning til utfylling av reiseregning i ESS finner du her. Adgangen til å reise på høgskolens regning avgjøres i den enkelte driftsenhet og må klareres med den som har budsjettdisponeringsmyndighet. Når slik tillatelse foreligger, kan den enkelte selv bestille reisen. Reiseforskudd Reiseforskudd gies som hovedregel kun til enkeltreiser der utgiftene antas å overstige kr 2000,-, forskudd under 2000,- utbetales normalt ikke. Før forskudd innvilges, skal det foreligge et realistisk anslag over utgiftene med begrunnelse og formål for reisen. Tilsatte oppfordres til å benytte kredittkort fremfor forskudd. Forskudd gis ikke til de som disponerer personlig kredittkort i henhold til Statsavtalen, se avsnitt 11.3.4 og 12.3. Disse leverer reiseregning på ordinær måte etter at reisen er foretatt. Personlig kredittkort Dette tilbudet får alle som har en viss reisevirksomhet med utleggsbehov (hotell, tog, drosje mv.). Kortet skal kun brukes til utlegg som skal dekkes av arbeidsgiver. Flyttegodtgjørelse Flyttegodtgjørelse gis normalt til nytilsatte som har vært ansatt i 4 års umiddelbart forutgående tjeneste i statlig virksomhet eller i særskilte tilfeller slik som ved ansettelser innenfor fagområder der det er rekrutteringsproblemer Referanse; Statens personalhåndbok Reiseregninger Reiseregning skal normalt fylles ut av den enkelte reisende så snart reisen er foretatt og seinest innen en måned. Dersom det er gitt forskudd i forbindelse med en gitt reise, skal oppgjør foretas umiddelbart etter at den aktuelle reisen er foretatt. Forskuddet avregnes mot reiseregning. Dersom oppgjør ikke er foretatt innen 2 måneder etter at reisen er avsluttet, vil forskuddet normalt bli trukket i første lønnsutbetaling. Nytt forskudd vil ikke bli utbetalt før reiseregning er levert for det foregående. Reisende som ikke innen tre måneder har levert reiseregning, kan seinere ikke påregne reiseforskudd. Ved utlegg, for eksempel drosjeregninger, skal kvittering/bilag legges i egen konvolutt og sendes personalseksjonen, merket med navn og reisenummer (tildeles av SAP ved registrering av reisen). Veiledning til utfylling av reiseregning i ESS Vanlig reiseregningsskjema utfylles av alle som ikke er ansatt ved HiBu. UTBETALING AV LØNN OG GODTGJØRELSER Utbetaling av fast lønn, hovedlønnskjøring

Fast lønn utbetales den 12. i hver måned eller siste arbeidsdag før den 12. når denne ikke faller på en virkedag. Utbetaling av bonuslønn Bonuslønn utbetales etter særskilt godkjenning, og utbetalingen skjer 2 ganger i måneden i henhold til fastsatt kjøreplan. Utbetaling av reise og flyttegodtgjørelse Utbetalingen skjer normalt 4 ganger i måneden i henhold til fastsatt kjøreplan. Rutine ved for mye utbetalt lønn Den aktuelle personen kontaktes for å avtale tilbakebetaling. Denne kontakten kan skje muntlig med etterfølgende skriftlig bekreftelse på det man er blitt enige om. Den skriftlige meldingen skal inneholde: - beløp og utbetalingsdato - innbetalingskonto (høgskolens inntektskonto) - frist for innbetaling Kopi av brevet sendes personalavdelingen med opplysninger om kontering. Som et alternativ til tilbakebetaling kan det avtales at kravet avregnes mot vedkommendes tilgodehavende når det gjelder feriepenger dersom denne summen gir tilstrekkelig dekning. DIVERSE GODTGJØRELSER Elektroniske kommunikasjonstjenester Reglene kommer til anvendelse for ledere som har fått innvilget fast godtgjørelse for elektroniske kommunikasjonstjenester og ansatte som disponerer mobiltelefon på høgskolens regning. Regningen betales av den enkelte ansatte. Originalregning med kvittering leveres den aktuelle avdeling, hvor det påføres kontering. Nærmeste overordnede attesterer. Alle bilag for telefoni og/eller internett som sendes til lønn sendes sammen med dette skjemaet. Avis har eget skjema. Annet Terminalbriller Det er utarbeidet eget skjema for søknad om dekning av utgifter til terminalbriller, Refusjon av kostnader til terminalbriller for personale som arbeider mye ved PC. Det gis refusjon for inntil kr. 1000,- for innfatning, glass dekkes etter behov og etter dokumentasjon fra optiker eller øyelege. Søknad om dekning av utgifter skal leveres overordnet leder (budsjettdisponeringsmyndig) påført erklæring og tilbud fra optiker. Budsjettdisponeringsmyndig attesterer på skjema og sender dette til økonomiseksjonen. Det er Personaldirektøren eller personaldirektøren som kan innvilge refusjon. Utbetaling skjer i henhold til rutine for varer og tjenester, kap. 13 og 14. Spesielle hjelpemidler Refusjon ved innkjøp av spesielle hjelpemidler skjer etter særskilt søknad. Klesgodtgjørelse

Det ytes ikke ordinær klesgodtgjørelse til personale i høgskolen. For mer inngående informasjon om et tema, se hoveddokumentet. Det samme gjelder for AFP, pensjon, inngående om fødsels og adopsjonspenger, bidrag og påleggstrekk, fagforeningstrekk og kontrollrutiner for lønn.