Oslo universitetssykehus HF Protokoll UTKAST Møtenavn: Styremøte Dato dok.: 17.12.2010 Dato møte: 17. desember 2010 kl. 08.00-14.30 Ullevål sykehus, Legemessa Offentlighet: Referent: Randi Borgen Til stede: Steinar Marthinsen, Gøran Stiernstedt, Ellen Christine Christiansen (gikk kl. 13.45, ikke til stede på sak 163), Gro Balas, Tor Ingebrigtsen, Marianne Borgen, Anders Utne,Vibeke Braastad Kristiansen, Arnhild Hage, Bjørn Wølstad-Knudsen, Rita von der Fehr, Christina Schøndorf. Forfall: Guro Fjellanger, Barbro Hætta-Jacobsen. Til stede fra Brukerutvalget: Arild Engen, Nina Adolfsen. Til stede fra konsernrevisjon Helse Sør-Øst RHF: Liv Todnem Til stede fra administrasjonen: Siri Hatlen, Jan Eirik Thoresen, Morten Reymert, Jonette Øyen, Kenneth Solstrand, Eva Bjørstad, Erlend B Smeland, Jørgen Jansen, Tove Strand m.fl. Sak 151/2010 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 163: Rapportering per november ble ettersendt. Sak 169: Virksomhetsoverdragelse av telekommunikasjon til Sykehuspartner ble etteranmeldt og ettersendt som tilleggssak til dagsorden. Sak 170: Protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst RHF 16.12.2010 ble lagt fram i møtet. Styret godkjenner innkalling og saksliste.
Sak 152/2010 Godkjenning av protokoll styremøte 24.11.2010 Styret godkjenner protokollen fra møtet 24. november 2010. Sak 153/2010 Godkjenning av protokoll lukket behandling styremøte 24.11.2010. Behandlet i lukket møte jfr. offentleglova 23. Sak 154/2010 Beslutningssak: Budsjett for 2011 Oppdrag- og bestillerdokument 2011 for Oslo universitetssykehus HF fra eier vil presisere oppdaget og gi rammer for finansiering for 2011. Dette vil bli vedtatt i foretaksmøte januar/februar. Foreløpig budsjett er basert på avklarte forutsetninger og dialog med Helse Sør-Øst RHF om innholdet i oppdraget og styringsmål som kommer. Budsjett for 2011 inneholdende drift- og investeringsbudsjett, aktivitetsmål og rammer for klinikkene ble gjennomgått. Driftsbudsjettet er strukturert etter henholdsvis ordinær drift og omstillingsaktiviteten. Faktorer som omstillingsarbeidet og tilpasning til redusert inntektsnivå etter overføring av oppgaver til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF vil prege den økonomiske situasjonen neste år. På dette grunnlag er det vurdert og anslått en resultatrisiko på vel 400 mill kroner i omstillingsbudsjettet. Driftbudsjettforslaget balanserer mot et nullresultat. For å sikre kontroll med drift og derved den økonomiske risiko skal det etableres et eget styringsregime med månedlig oppfølging av klinikkene. Det ble lagt fram protokoll fra møte mellom partene fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden om drøfting av saken i medhold av hovedavtalen kap. VII jfr. arbeidsmiljøloven. 1. Styret vedtar foreløpige aktivitetsmål og budsjett for Oslo universitetssykehus HF for 2011 i samsvar med tabellene 3 og 5. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å gjennomføre investeringer i 2011 i samsvar med investeringsplanene i tabellene 7, 8 og 9. Investeringene i 2011 forutsettes gjennomført innenfor rammen av samlet tildelt likviditet fra Helse Sør-Øst RHF. 3. Styret merker seg at budsjett 2011 på nåværende tidspunkt er utarbeidet i en situasjon med stor usikkerhet knyttet til pasientstrømmer til Oslo universitetssykehus HF, kapasitetsreduksjon og midlertidig døgndrift ved Aker m.m., og med stor vekt på hensynet til pasientene. Styret ønsker framover å holdes løpende orientert om kapasitetsnedtak og forbedringstiltak. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 2 av 10
4. Styret tar til etterretning gjensidig forståelse mellom Helse Sør-Øst RHF og Oslo universitetssykehus HF om nødvendigheten av å revidere resultatmål og dedikert styringsregime i forbindelse med 1 tertial 2011. 5. Styret ber administrerende direktør komme tilbake med et oppdatert forslag til budsjett til styremøte 17. februar 2011. Sak 155/2010 Beslutningssak: Overføring til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF Med bakgrunn i Helse Sør-Øst RHF styrevedtak 108-2008 har det gjennom året vært arbeidet med overføring av pasientgrunnlag tilsvarende ca 160 000 personer fra Oslo universitetssykehus HF til Akershus universitetssykehus HF og overføring av lokal- og områdefunksjoner til Vestre Viken HF. Oppgavene og aktivitetene for å få dette gjennomført til 01.01.2011 er organisert i eget overføringsprosjektet. Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF er klare for å ta over pasientene som planlagt per 01.01.2011. Det er lagt til rette for en trygg overføring av pasienter, og det er bl.a. lagt planer for beredskap og øyeblikkelig hjelp slik at drift og overføringsaktiviteter også i perioden etter nyttår håndteres sikkert. Saken gir en orientering om framdrift i forhold til de samlede aktiviteter og planer herunder personellsituasjonen og risikoanalyse. Eiendeler, rettigheter og forpliktelser som omfattes av virksomhetsoverdragelsen til Akershus universitetssykehus HF er estimert til 315 238 788. I forhold til overføring til Vestre Viken HF ble styret i møtet presentert fisjonsbalansen hvor det fremgikk at eiendeler til en verdi av kr 13 532 000 skal overføres Vestre Viken HF. 1. Styret tar statusrapporteringer, inkludert risikovurderinger og redegjørelse som ble gitt til saken, til etterretning. 2. Styret foreslår overfor foretaksmøtet at virksomhetsoverdragelsen gjennomføres ved nedsettelse av kapitalen som vist i fisjonsbalansen. De utfisjonerte deler av Oslo universitetssykehus HF benyttes som tingsinnskudd ved kapitalforhøyelsen i Akershus universitetssykehus HF. Virksomhetsoverdragelsen gjennomføres etter helseforetaksloven 15 ved overføring av eiendeler som vist i dokument om økonomiske konsekvenser av områdeoverføringen. 3. Styret foreslår overfor foretaksmøtet at overdragelsen av eiendeler til Vestre Viken HF gjennomføres ved nedsettelse av kapitalen i Oslo universitetssykehus HF som vist i fisjonsbalansen. Kapitalnedsettelsen gjennomføres etter helseforetaksloven 15. De overførte eiendelene benyttes som tingsinnskudd ved kapitalforhøyelsen i Vestre Viken HF. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 3 av 10
Sak 156/2010 Orienteringssak: Framtidig bruk av Aker sykehus som samhandlingsarena oppfølging av foretaksmøte 24. november Saken konkretiserer foretakets forståelse av vedtaket fra foretaksmøtet 24. november 2010. Det skisseres formål, tiltak og ansvarlige parter. Innholdet i Aker sykehus som samhandlingsarena skal utvikles i et samarbeid med Oslo kommune og de øvrige sykehus som betjener Oslos befolkning, inkludert Akershus universitetssykehus HF og Sunnas HF. Samarbeidet skal nedfelles i formelle avtaler. Oslo universitetssykehus HF skal bidra med spesialisthelsetjenester som i hovedsak vil dreie seg om poliklinikktjenester og ambulante tjenester. Fra sykehusets side skal arbeidet organiseres som prosjekt. 1. Styret tar redegjørelse om oppfølging av foretaksprotokoll av 24. november 2010 vedrørende utvikling av Aker sykehus til samhandlingsarena til orientering. 2. Forslag til statusrapport sendes styret for kommentar før oversendelse til Helse Sør-Øst RHF. Sak 157/2010 Orienteringssak: Drift på Aker 2011-2012. Oppgaven med å planlegge et faglig forsvarlig og rasjonell drift for øyeblikkelig hjelp, akuttkirurgisk og elektiv virksomhet etter overføring av pasientaktivitet til Akershus universitetssykehus HF er organisert som prosjekt. Prosjektet har avgitt en rapport per 01.12.2010. Styret ble gitt en orientering om status for arbeidet, inkludert risikoanalyse om håndtering av den forestående neddimensjonering og samling av pasientaktivitet ved Aker de førte driftsmånedene i 2011. Styret tar redegjørelse om drift på Aker 2011-2012 til orientering. Sak 158/2010 Orienteringssak: Status omstilling og utvikling i Oslo universitetssykehus HF Arbeidet med omstilling og utvikling er fundamentet for å oppfylle målet med hovedstadsprosessen og oppdraget fra eier. Aktivitetene er organisert i flere prosjekt. I denne saken ble det gitt status for arbeidet med prosjektene aktivitet, ventelister og organisasjonsstruktur og for klinikk redesign. Andre deler av omstillings- og utviklingsarbeidet er orientert om i egne saker. (Sak 155, 156, 157, 159 og 163.) Arbeidet med å legge til rette for korrekte styringsdata innen årsskiftet har blitt prioritert. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 4 av 10
Forslag til vedtak: 1. Styret tar redegjørelsen om arbeidet med redesign samt status arbeid med enhetlig aktivitetsregistrering, rydding av ventelister og innarbeidelse av ny organisasjonsstruktur i de kliniske IKT systemene i Oslo universitetssykehus HF til orientering. 2. Styret er tilfreds med at kvalitetssikring av styringsdata gis høy prioritet. Sak 159/2010 Orienteringssak: Status for arbeidet med langsiktig arealplan for Oslo universitetssykehus HF Det er igangsatt arbeid med en plan for sykehusets samlede disponering og utvikling av eiendom og bygninger. Forslag til langsiktig arealplan skal foreligge høsten 2011. I dette arbeidet foretas en dimensjonering av virksomhetens framtidige kapasitets- og arealbehov samt vurdering av eksisterende bygningsmasse og deres funksjonelle, tekniske og økonomiske egnethet for framtidig bruk. Det skal legges til rette for at styret involveres i diskusjon av spørsmål av overordnet og strategisk karakter. Dette vil bli fremmet som egne tema til styret for avklaring underveis i prosessen. Arealplanen vil også være et viktig grunnlag i arbeidet med idefaseutredningene for samlokalisering av funksjoner innen området somatikk for å samle lands- og regionsfunksjoner, samt innen området psykiatri for å kunne samle regionsfunksjonene. Styret tar redegjørelse om status for arbeidet med langsiktig arealplan for Oslo universitetssykehus HF til orientering. Sak 160/2010 TEMASAK Det ble gitt en presentasjon fra forskningsmiljøet innen fremragende forskning og innovasjon ved: Leder Tone Tønjum, CMBN, Centre for Molecular Biology and Neuroscience, Senter for fremragende forskning og Leder Stefan Krauss, SFI Cast, Senter for forskningskrevet innovasjon. Styret tar presentasjonen til orientering. Sak 161/2010 Orienteringssak: Nedskrivning av eiendomsverdier Eksisterende areal eid av Oslo universitetssykehus HF vil gradvis fases ut av ordinær sykehusdrift grunnet flere forhold som arealeffektivisering, reduksjon i aktivitet som følge av overføring av oppgaver til Akershus universitetssykehus HF og Vestre Viken HF, samt nybygg som erstatter utdaterte og lite tidsmessige bygg. Saken reiser spørsmålet knyttet til verdivurdering av arealer som ikke lenger er i bruk til sykehusformål og redegjør for status for en slik verdivurdering. Dersom en verdivurdering tilsier at verdiene i balansen ikke Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 5 av 10
lenger lar seg forsvare skal foretaket gjøre en regnskapsmessig nedskrivning. Endelig beslutning tas i forbindelse med fastsettelse av regnskap for 2010 og i samråd med Helse Sør-Øst RHF. Styret tar redegjørelsen om nedskrivning av eiendomsverdiene på Dikemark, Akersbakken, Radiumhospitalet og Aker sykehus til foreløpig orientering og får saken tilbake i forbindelse med årsoppgjøret for 2010. Sak 162/2010 Prosjekt innføring av klinisk arbeidsflate Saken ble behandlet i lukket møte jfr. offentleglova 23. Sak 163/2010 Rapportering per november 2010 Rapporteringen omfatter rapportering av hovedtall innen pasientbehandling og aktivitetsdata, økonomisk resultat og ressursbruk, styringsparametre, bemanning og sykefravær samt investeringer og likviditet med grunnlag i periodiserte aktivitetsmål og periodisert budsjett. Innenfor psykisk helsevern for barn og unge er det positiv aktivitetsutvikling sammenliknet med fjoråret. Innenfor somatikken er aktiviteten i 2010 høyere enn i 2009 for antall sykehusopphold (døgn, dag og poliklinikk), mens antall DRG-poeng er på omtrent samme nivå som året før og lavere enn måltallene. For voksenpsykiatrien og tverrfaglig spesialisert rusbehandling er aktiviteten for døgnvirksomheten lavere enn budsjettert og lavere enn i 2009. Imidlertid er den polikliniske aktiviteten som budsjettert og noe høyere enn i 2009. Det skal sikres god utnyttelse av kapasiteten i aktivitetsområdene gjennom konkrete tiltak i arbeidet med redesign og budsjett 2011. Det arbeides intensivt med å kvalitetssikre datagrunnlaget for ventelister og fristbrudd slik at rapporteringen blir korrekt innen utgangen av året. Regnskapet per november viser et negativt avvik fra budsjett på 251 mill kroner (1,5 pst av samlede kostnader). Forventet resultatavvik per utgangen av desember er 305 mill kroner. Antall årsverk i november 2010 var 130 lavere enn i november 2009. Sykefraværet er stabilt med 7,3 pst i oktober og 1,0 prosentpoeng lavere enn samme periode i 2009. I lys av den pågående omstillingsprosessen vurderes det som positivt at sykefraværet er på relativt stabilt nivå og lavere enn i 2009. Likviditeten anslås å utvikle seg bedre, prognosen for beholdningen ved utgangen av 2010 viser en bedring med 254,3 mill kroner i forhold til likviditetsbudsjettet for 2010 (som var på 1 974,5 mill kroner). Styret ble orientert om konsekvensene av nye beregninger av pensjonskostnader for 2010. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 6 av 10
Styret tar rapporteringen per november til orientering. Sak 164/2010 Beslutningssak: Instruks for Kreftregisterets enhetsstyre I saken ble det lagt fram forslag til ny instruks med innarbeidede kommentarer fra tidligere styrebehandling av saken. (Møte 30.09.2010, sak 109). Forslaget skal erstatte gjeldende styreinstruks av 12.12.2003. Etter sammenslåing og overgang til Oslo universitetssykehus HF har styret i Kreftregisteret sett behov for å ajourføre instruksen. Kreftregisteret er i gang med strategiarbeid for virksomheten. 1. Styret godkjenner instruks for Kreftregisterets enhetsstyre. 2. Styret ber om å få en egen orientering om resultatet av arbeidet med en strategi slik at innholdet kan diskuteres i styret før endelig strategi besluttes. Sak 165/2010 Beslutningssak: Framtidig leieforhold for Søndre Oslo Distriktspsykiatrisk senter (DPS) Det har vært et samarbeid med OBOS om et prosjekt som innebærer at OBOS fører opp et nybygg tilpasset Søndre Oslo DPS sine behov som foretaket skal leie av OBOS. I første omgang skal det utarbeides planer for gjennomføring og fremforhandle en leieavtale. Søndre Oslo DPS har i dag virksomheten spredt på 3 steder. En samling av virksomheten vil styrke tilbudet til pasientene og gi god ressursutnyttelse. Saken vil igjen bli lagt fram for styret til godkjenning når en fremforhandlet leieavtale og videre planer for oppføring bygget er ferdigstilt. 1. Styret godkjenner at det gjennomføres videre planlegging med sikte på å realisere en avtale med OBOS om et leiebygg for Søndre Oslo DPS i tråd med den beskrivelse som er forelagt i saken. 2. Forut for inngåelse av en leieavtale legges det frem en sak for styret for godkjenning. Sak 166/2010 Beslutningssak: Valgstyre til valg av ansattes styremedlemmer. Inneværende periode for styremedlemmer valgt av og blant de ansatte løper ut 15. mars 2011. Før utløpet skal det avholdes valg på styremedlemmer til neste periode. Saken beskriver oppnevning av et Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 7 av 10
partssammensatt valgstyre for å forestå den praktiske gjennomføringen av valget. Styret oppnevner følgende partssammensatte valgstyre til valget av styremedlemmer av og blant de ansatte: Kjersti Baksaas Aasen, Dnlf Brynhild Asperud, NITO Veronica Kollevåg, NSF Tove Røsten, Fagforbundet Merete Skaug, spesialrådgiver Direktørens HR-stab Tone Hagedal Wright, spesialrådgiver Direktørens HR-stab Brit Ranang, spesialrådgiver Direktørens HR-stab Truls Gamnes, juridisk rådgiver/advokat Økonomisk og juridisk stab Sak 167/2010 Beslutningssak: Årlig melding Oslo universitetssykehus HF er pålagt å avgi en årlig melding til Helse Sør-Øst RHF. Årlig melding omfatter styrets plandokument og styrets rapport for foregående år. I rapporten skal blant annet oppdraget, gitt i foretaksmøter og gjennom driftsavtalen utkvitteres. Årlig melding skal behandles og vedtas av styret. Frist for ferdigstillelse av årlig melding er 1. mars 2011, med forutgående behandling i styret 17. februar 2011. Rapporteringsdelen av meldingen har frist 21. januar 2011. Idet styret ikke møtes før 17. februar 2011 bes administrerende direktør gis fullmakt til å sende rapporteringsdel til Helse Sør-Øst RHF. Merknader som styret eventuelt måtte ha på saken vil bli ettersendt til Helse Sør- Øst RHF etter styremøtet. 1. Styret tar saken til etterretning. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å sende rapporteringsdelen av årlig melding til Helse Sør-Øst RHF den 21. januar 2011 med påfølgende fremleggelse for styret i styremøte 17. februar 2011. Sak 168/2010 Andre orienteringer Følgende saker ble lagt fram til orientering: 1. Oppfølging etter foretaksmøte vedrørende navnebruk ved Oslo universitetssykehus HF - vedlagt 2. Tverrfaglig spesialisert rusbehandling muntlig 3. Konsernrevisjonen og oppfølging i Oslo universitetssykehus HF - vedlagt 4. Melderutiner til barnevern og politi om barn utsatt for vold og overgrep - vedlagt 5. Administrerende direktørs utvalg for kvalitet og pasientsikkerhet vedlagt 6. Møte med Oslo kommune 6. desember 2010 muntlig 7. Forvaltningsavtale mellom Oslo universitetssykehus HF og Inven2 arbeidsgiveransvar for midlertidig ansatte og bruk av forskningsfond vedlagt 8. Overnattingsbygg for pårørende på Rikshospitalet - vedlagt 9. Status God vakt svar fra Oslo universitetssykehus HF muntlig 10. Uttalelse fra Landsstyret i Rødt tillitsvalgte Are Saastad vedlagt Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 8 av 10
11. Referat fra møte i arbeidsmiljøutvalget 11.11.2010 og 09.12.2010 - utrykt 12. Referat fra møte i Brukerutvalget 22.11.2010 og 13.12.2010 - utrykt Styret tar saken til orientering. Sak 169/2010 Beslutningssak: Virksomhetsoverdragelse Av telekommunikasjon til sykehuspartner Saken gjelder formalisering av virksomhetsoverdragelse av det som gjenstår av telekommunikasjonstjenester fra Oslo universitetssykehus HF til Sykehuspartner. Overdragelsen inngår i realisering av felles tjenesteleverandør for IKT som del av Sykehuspartner. Styret har tidligere behandlet virksomhetsoverdragelse av tjenesteområdet fra Ullevål sykehus og Aker sykehus i styresak 109-2009: Virksomhetsoverføring av IKT til Sykehuspartner. I denne saken omfattes overdragelse av tjenesteområdet fra Rikshospitalet med verdier og forpliktelser. Verdien av de eiendeler som overføres Sykehuspartner er estimert i fisjonsbalansen til 18 mill kroner. 1. Styret vedtar det fremlagte forslag til avtale om overføring av telekommunikasjonstjenestene til Helse Sør-Øst RHF ved Sykehuspartner. 2. Administrerende direktør gis fullmakt til å signere overføringsavtalen og foreta den nærmere avgrensing av virksomheten som skal overdras i tråd med avtalens bestemmelser. 3. Styret anbefaler foretaksmøtet i Oslo universitetssykehus HF at overføring av telekommunikasjon fra helseforetaket til Helse Sør-Øst RHF ved Sykehuspartner, håndteres regnskapsmessig som tingsuttak i form av nedsettelse av egenkapital. Tingsuttaket skal skje til kontinuitet, det vil si til regnskapsmessige bokførte verdier som tilsvarer bruksverdi for eiendelene. Tingsuttaket skal skje med virkning fra 1. januar 2011. Sak 170 2010 Protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst RHF Protokollen ble delt ut i møtet. Protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst RHF 16.12.2010 tas til etterretning. Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 9 av 10
Steinar Marthinsen Styreleder Göran Stiernstedt Nestleder Marianne Borgen Barbro Hætta-Jacobsen Gro Balas Guro Fjellanger Arnhild Hage Ellen Christine Christiansen Anders Utne Vibeke B. Kristiansen Tor Ingebrigtsen Bjørn Wølstad-Knudsen Christina Schøndorf Rita von der Fehr Oslo universitetssykehus HF styreprotokoll 17. desember 2010 side 10 av 10