Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: avtalt møterom, Øvrebygda skule Dato: 26.10.2016 Tidspunkt: 14:30 16:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Gro Rydland Nestleiar SP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ingen varamedlemmer møtte Merknader Varamedlemmer var innkalla, men ingen av dei hadde anledning å møta. Før møtestart fekk kontrollutvalet ei kort orientering om Øvrebygda skule v/rektor Sigbjørn Aarland. Andre som møtte: Navn Kari Gåsemyr Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor Deloitte til og med PS 41/16 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune til og med PS 42/16 Svein Malvin Marås utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 35/16 PS 36/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 37/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 2015/202 PS 38/16 Plan for selskapskontroll for perioden 2016-220 2015/203 PS 39/16 Referatsaker RS 17/16 Vedtak i kommunestyret vedr. Selskapsoversikt 2015 2015/203 PS 40/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 41/16 PS 42/16 PS 43/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune Konkurranseutsetting av sekretariatstenester for Fitjar kommune 2014/34 2015/205 2
PS 35/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Det kom ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 36/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til møteprotokoll frå kontrollutvalsmøte 28.09.16. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 28.09.16 vart samrøystes godkjent. PS 37/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart Kari Gåsemyr frå Deloitte orienterte om plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet drøfta saka og konkluderte med at ein vil be om at Deloitte presenterer planen for kommunestyret når saka skal handsamast der. vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart 3
PS 38/16 Plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Kari Gåsemyr frå Deloitte orienterte om plan for selskapskontroll. Kontrollutvalet drøfta saka og konkluderte med at ein vil be om at Deloitte presenterer planen for kommunestyret når saka skal handsamast der. vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. PS 39/16 Referatsaker Vedtak i kommunestyret vedr. Selskapsoversikt 2015. - Gjennomgått og teke til orientering. Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet pr 25.10.16 vart delt ut. - Gjennomgått og teke tilorientering. Referatsakene vart teke til orientering. PS 40/16 Gjennomgang av møteprotokollar /vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått. Det var ingen saker ein ville be om meir opplysningar om på noverande tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 4
Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 41/16 Eventuelt Ingen saker under eventuelt. PS 42/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune Forslag til vedtak 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Møtet vart lukka i samband med handsaming av denne saka med heimel i kommunelova 31.3, jf. offl. 14. Sekretariatet presenterte forslag til konkurransegrunnlag for konkurranseutsetting av revisjonstenestene i Fitjar kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke: 1. Framlagt konkurransegrunnlag vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. PS 43/16 Konkurranseutsetting av sekretariatstenester for Fitjar kommune Det føreligg ikkje forslag til innstilling. Sekretariatet forlet møtet før handsaminga av saka. Møtet vart lukka med heimel i Kommunelova 31, jmf. Forvaltningslova 13, pkt.2. Presentasjon av saka, som Helge Drange frå Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum hadde laga, vart lagt fram. Vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet si innstilling er at ein går for tilbodet frå Hordaland fylkeskommune slik det ligg føre. 5