HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 28.11. 2014 Møtetid: Kl. 12.00 15.00 Møtested: kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent SAKLISTE 018/14 Referatsaker 019/14 Orientering fra rådmannen «Budsjettmessig status 3. kvartal» 020/14 Kontrollutvalgets årsplan - møteplan 2015 021/14 Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 022/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Samhandlingsreformen 023/14 Orientering fra revisor statusrapporter Orientering fra revisor - sak 023/14 vil bli behandlet i lukket møte jf. koml. 31.2, fvl. 13. Steinkjer, den 19.11. 2014 Laura Sve Øie Leder Jorunn Sund Kontrollsekretær Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 95985828 e-post: jorunn.sund@komsek.no
SAK 018/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget 28.11.2014 Jorunn Sund 0018/14 427-1743-5,3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1. NKRF Kontrollutvalgskonferanse 2015 vedlegg 2. FKT (forum for kontroll og tilsyn) Konferanse 2015 vedlegg SAK 019/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN «Budsjettmessig status 3. kvartal» Kontrollutvalget 28.11. 2014 Jorunn Sund 019/14 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg Kontrollutvalget ønsker at rådmannen går igjennom budsjettmessig status for Høylandet kommune til og med 3.kvartal 2014. Vurdering Det er viktig at kontrollutvalget og rådmannen har en god dialog. Kontrollutvalget vil be rådmannen orientere i enkelte saker etter behov. Det vil gi kontrollutvalget god innblikk i egen kommunen.
SAK 020/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2015 Kontrollutvalget 28.11.14 Jorunn Sund 020/14 427-1743-5.3 : 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsplan for 2015 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. til kontrollutvalget 1. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan m/ møteplan for 2015. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2015 følger vedlagt denne saken. Planen er utarbeidet på et overordnet nivå, og inneholder ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Årsplanen for 2015 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet.. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året. Kontrollutvalget bør alltid ha rom til å omprioritere innenfor planen dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid, - eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. SAK 021/14 VURDERING AV OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR ER SIN UAVHENGIGHET Kontrollutvalget 28.11.14 Jorunn Sund 021/14 427-1743-5.3 : 1. Kontrollutvalget tar den avgitte uavhengighetsvurdering datert 10.09.2014 oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, til orientering.
1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 10.09.14 vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor sin uavhengighet. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jfr. revisjonsforskriftens 15. Fra og med 01.09.2014 er det egne oppdragansvarlige revisorer for hhv. regnskaps- og forvaltningsrevisjon. SAK 022/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAMHANDLINGSREFORMEN Kontrollutvalget 28.11. 2014 Jorunn Sund 022/14 427-1743-5.3 Kommunestyre 1 Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrapport av samhandlingsformen. 2 Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 1 Prosjektplan datert 20.mai 2014 2 Forvaltningsrevisjon samhandlingsreformen oktober 2014 Ikke trykte vedlegg 1 Lov av 24.6.2011 nr 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester mv (helse- og omsorgstjenesteloven) 2 Lov av 24.6.2011 nr 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) 3 Forskrift av 18.11.2011 nr.1115 om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjeneste og kommunal betaling for utskrivingsklare pasienter 4 Samarbeidsavalen og tjenesteavtalene mellom kommunen og Helse Nord-Trøndelag HF
Den 15.05.14, sak 10/14, kontrollutvalget vedtok en omprioritering i plan for forvaltningsrevisjon for 2012 2015. Med bakgrunn i vedtaket startet Kom Rev Trøndelag IKS opp forvaltningsrevisjonsprosjektet innenfor samhandslingsreformen. Bakgrunnen for prosjektet er å se på hvordan kommunen har løst oppgavene som samhandlingsreformen har gitt. I prosjektplan behandlet i kontrollutvalget den 15.05.14 vedtok kontrollutvalget denne problemstillingen. Har Høylandet kommunen sikret egen oppfølging av samarbeidsavtalen? Har Høylandet kommune etablert et opplegg for mottak av utskrivingsklare pasienter? o Sammenlignende statistikk o Rutiner o Kontroll Medfinansiering av sykehusbehandling o Kostnadsutvikling Kontrollsystem Følger Høylandet kommune opp nasjonale forventninger og føringer innen forebyggende helsearbeid/folkhelsearbeid? Under arbeidet med forvaltningsrevisjonen har revisjonen hatt behov for å justere ordlyden i problemstillingene i forhold til godkjent prosjektplan. Revisjonen opplyser at behovet for justeringer har kommet etter hvert som de har blitt bedre kjent med samhandlingsreformen og arbeidet i kommunene i Indre Namdal. Revisjonen mener at justeringene ikke endrer innholdet i forvaltningsrevisjonsrapporten. I problemstilling 1 er ordet oppfølging erstattet med kjent. Dette blir mer presist, samtidig som oppfølging ivaretas gjennom problemstilling 2 og 3. Når det gjelder problemstilling 4 har revisjonen konkretisert nasjonale forventninger og føringer ved å ta utgangspunkt i bestemmelsene i folkehelseloven om at kommunen skal ha nødvendig oversikt over helsetilstanden i befolkningen, og at kommunen i arbeidet med kommuneplaner skal fastsette mål og strategier som er egnet til å møte egne folkehelseutfordringer. Følgende problemstillinger er besvart i undersøkelsen: 1. Har Høylandet kommune sikret at samarbeidsavtalen er gjort kjent i egen organisasjon? 2. Har Høylandet kommune etablert et system og rutiner for mottak av utskrivingsklare pasienter? 3. Medfinansiering av sykehusbehandling 4. Følger Høylandet kommune opp folkehelselovens bestemmelse om kartlegging av helsetilstanden og at folkehelseperspektivet er ivaretatt i kommunale planer? Det er uheldig at problemstillingene i prosjektplan ikke samsvarer helt med besvart problemstilling i rapporten. Hvis endringer er nødvendig skal Komrev Trøndelag IKS ta dette opp med kontrollutvalget, dette for å få en forvaltningsrevisjonsrapport så nært opp til bestillingen som mulig.
Hovedkonklusjoner jøre samarbeidsavtalen kjent for egne ansatte. Vi mener at kommunen kunne ha informert brukere på bredere basis, men ser at informasjon overfor enkeltbrukere er godt ivaretatt. utskrivingsklare pasienter. or mottak av av sykehusopphold. Helsedirektoratet hadde estimert et forbruk for kommunen på ca 1 million kroner i 2012 og 1,3 millioner kroner i 2013. helsetilstanden. Videre konkluderer revisor med at folkehelseperspektivet er godt ivaretatt og synliggjort i kommunale planer. Vurderinger Forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformen har i hovedtrekk gitt kommunen svar på om hvorvidt samhandlingsreformen er kjent, og om det finnes rutiner for mottak av utskrivningsklare pasienter og medfinansiering av sykehusbehandling og om folkehelsearbeid. Rapporten gir mye god informasjon og kunnskap om samhandlingsreformen selv om rapporten ikke besvarer kontrollutvalgets bestilling. Det anbefales at kontrollutvalget slutter seg til rapporten og oversender denne til kommunestyret til endelig behandling. SAK 023/14 ORIENTERING FRA REVISOR «STATUSRAPPORT» Kontrollutvalget 28.11. 2014 Jorunn Sund 023/14 427-1743-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte redegjørelse til orientering. Ikke trykte vedlegg Revisor vil orientere om status revisjonsarbeidet. Vurdering Da det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13.
Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13.