LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/13 Dato: 22.01.13 kl. 16.00 18.00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Benjamin Le Maitre Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Nils Ludvig Ulstrup, møtte for Tharaldsen Kåre Egeland, møtte for Rømteland Andre til stede: Ordfører Janne Fardal Kristoffersen Revisor Silje Djuvik Støle, deler av møtet Revisjonssjef Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Arild Tharaldsen, nestleder Jon Harald Rømteland, medlem Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 01/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA 25.09.12 SAK 02/13 MØTEPLAN 2013 FOR KONTROLLUTVALGET SAK 03/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON 2013 SAK 04/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012 2015 SAK 05/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING - DRØFTING FASTE POSTER - Nytt fra sekretær og revisor EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 01/13 E-post 13.12.12 med vedlegg fra revisjonssjef Irene Loka til kontrollutvalgene Ref. 02/13 Innkalling til representantskapsmøte Kommunerevisjonen Vest Underskrift: Benjamin Le Maitre Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor
SAK 01/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE 25.09.12 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 25.09.12 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Forslag til møteprotokoll fra møte 25.09.12 Forslag til møteprotokoll fra 25.09.12 legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 25.09.12 godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/13 MØTEPLAN 2013 FOR KONTROLLUTVALGET Utvalget drøftet innspill om endring av møtedag. Møtene avholdes på tirsdager. Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2013: 22. januar 19. mars 28. mai 9. september 11. november evt. desembermøte Det legges med dette frem forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2013. Normalt sett vil det være behov for om lag 6 møter pr. år, fordelt med 3 møter på våren og 3 møter på høsten.
Avhengig av saksmengde og tidsfrister kan det bli aktuelt å avlyse møter eller avholde ekstramøter. Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2013: SAK 03/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Utvalget drøftet prioriteringen og vurderte øvrige innspill til prosjekter. 1. Kontrollutvalget bestiller fra Kommunerevisjonen Vest forvaltningsrevisjon av følgende område: Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2. Prosjektplan for gjennomføring av prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget til godkjenning innen så snart som mulig. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om prosjektet etter behov. 4. Prosjektet skal gjennomføres innenfor de disponible budsjettrammer for 2013. 1. Kommunestyrevedtak av 13.12.2012 Plan for forvaltningsrevisjon 2. Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret vedtok plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 som foreslått fra kontrollutvalget. I planen er følgende prosjekter prioritert: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 1 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2 7 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å vurdere eksisterende rutiner, og foreta kontroll av om større anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 3 10 Det kan være aktuelt å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter. 4 12 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt er å vurdere om Lindesnes kommune følger retningslinjer for beregning av selvkost. 5 14 Det kan være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til kommunens bruk av spesialundervisning.
Vurderinger: For å komme raskest mulig i gang med forvaltningsrevisjon i 2013, er det fornuftig med en bestilling allerede nå. En naturlig videre saksgang er at kontrollutvalget bestiller en prosjektplan for det prosjektet som ønskes gjennomført. Prosjektplanen vil sette rammene for gjennomføringen av prosjektet og drøfting omkring hva utvalget konkret ønsker svar på, vil være sentralt ved utarbeidelse av prosjektplanen. Jeg antar at utvalget vil følge opp prioriteringen som ligger i planen der prosjekt nr. 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. I kontrollutvalgets sak til kommunestyret står det at: Kontrollutvalget vil i løpet av planperioden prøve å få gjennomført flest mulig prosjekter innenfor de budsjettrammer som blir gitt av kommunestyret. Det er viktig at samlet ressursbruk til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll holder seg innenfor de gitte rammer pr. budsjettår. 1. Kontrollutvalget bestiller fra Kommunerevisjonen Vest forvaltningsrevisjon av følgende område: Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2. Prosjektplan for gjennomføring av prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget til godkjenning innen så snart som mulig. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om prosjektet etter behov. 4. Prosjektet skal gjennomføres innenfor de disponible budsjettrammer for 2013. SAK 04/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Lindesnes kommune 2012 2015, der følgende selskaper prioriteres: Specto AS (Tidligere Lindesnes Asvo AS) Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det.
1. Forslag til plan for selskapskontroll datert 14.01.13 Bakgrunn: Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av en plan for selskapskontroll og denne planen skal vedtas av kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper (aksjeselskaper og interkommunale selskaper), herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. I forrige periode ble det gjennomført selskapskontroll i følgende selskaper i regi av Lindesnes kontrollutvalg: Maren AS med datterselskap 2008 Brannvesenet Sør IKS - 2012 Konklusjon: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Lindesnes kommune foreslått følgende prioritering av eierskapskontrollen for planperioden 2012-2015: Specto AS (Tidligere Lindesnes Asvo AS) Prioriteringen er basert på selskapenes tjenestetilbud til kommunens innbyggere, selskapenes samfunnsmessige ansvar, kommunens eierandel, økonomisk gevinst- og tapspotensial og kommunens motiv for eierskapet. Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Lindesnes kommune 2012 2015, der følgende selskaper prioriteres: Specto AS (Tidligere Lindesnes Asvo AS) Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det.
SAK 05/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING - DRØFTING Saken ble diskutert. Utvalgssekretær orienterte om regelverk for valg av revisjonsordning i kommuner og om andre kommuners arbeid med dette temaet. Revisjonssjef orienterte om selskapets arbeid med denne saken. Ordfører opplyste om at det måtte være feil ordlyd i protokoll/kommunestyrets budsjettvedtak punkt 18 og at dette ville bli fulgt opp. Kontrollutvalget ber eierne om å samles for å diskutere denne problemstillingen. 1. Særutskrift fra kommunestyret, budsjett for 2013 2. Notat fra Agder Sekretariat av 26.11.12 regler ved valg av revisjonsordning Kommunestyret har gjennom sitt budsjettvedtak for 2013 bedt kontrollutvalget om å legge revisjonen ut på anbud, se vedtakets punkt 18. Det gjelder særegne regler for valg av revisjonsordning for en kommune. Disse reglene er det nærmere redegjort for i vedlagte notat fra Agder Sekretariat. Hovedessensen i reglene er at kontrollutvalget har ansvaret for å utrede spørsmål knyttet til revisjonsordningen og i tillegg er det kontrollutvalget som har innstillingsrett overfor kommunestyret i slike saker. Vurderinger: Etter sekretariatets vurdering er det ikke i samsvar med gjeldende regelverk å iverksette kommunestyrets vedtak før det har vært gjennomført en grundig utredning av spørsmålet med påfølgende behandling av saken i kommunestyret. Denne saken legges i første omgang fram for drøfting i kontrollutvalget.
FASTE POSTER - Nytt fra sekretær og revisor EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet Edita Schultz etterlyste behandling av innsendte spørsmål, jf. e-post. Leder beklaget at dette ikke hadde blitt tatt opp på dagens møte og opplyste at innsendte tema/spørsmål vil bli satt på sakskartet til neste møte REFERATER Ref. 01/13 E-post 13.12.12 med vedlegg fra revisjonssjef Irene Loka til kontrollutvalgene Ref. 02/13 Innkalling til representantskapsmøte Kommunerevisjonen Vest Referatene ble tatt til etterretning.