Stavanger, 13.06.17 REFERAT FRA STYREMØTE nr 4/17 i 4H ROGALAND Dato: 13.06.2017 Klokka: 18:00 Sted: Pedersgata 32C, Stavanger Tilstede: Styret: Magne Helleren, Johanna Veim Eikje Vara: Sverre Nærland, Levar Sand Fra kontoret: Jørgensen, Katrine Sægrov Forfall: Torbjørn Joa, Åsmund Langeland Mæle, Sara Barata, Ola Johan Tomlinsson, Torill Søyland Utbjoa, Jon Byberg Sakliste SAK 35/17 Godkjenning av innkalling og sakliste SAK 36/17 Godkjenning av referat fra sist styremøte SAK 37/17 Orienteringssaker SAK 38/17 Invitasjoner og representasjon SAK 39/17 Godkjenning av nytt budsjett transport til Nordisk leir 2017 SAK 40/17 Fordeling av overskudd mellom 4H Rogaland og teknisk arrangør på fylkesarrangement. SAK 41/17 Hovedleder fra Rogaland på landsleir 2018 SAK 42/17 Godkjenning av evalueringsrapport storkurs 2017 SAK 43/17 Senior og alumnsprell 2018 SAK 44/17 Forslag til arrangør av fylkessarrangement i Rogaland frem til 2025 SAK 45/17 Fordeling av midler til 4H-nemndene SAK 46/17 Plakett fest i Rogaland 2018 SAK 47/17 Handlingsplan 2017 SAK 48/17 Lån til Landsleirkomiteen SAK 49/17 Innkomne saker/ eventuelt Innkalling og sakliste godkjent 1
2 SAK 36/17 Godkjenning av referat fra sist styremøte Referatet fra styremøte 2.5.2017 er godkjent på e-post like etter møtet, men blir formelt godkjent på styremøtet. Referat fra styremøte 2.05.2017 er godkjent. SAK 37/17 Orienteringssaker Tiltak Om tiltaket/status Ansvarlig for å orientere Nytt fra landsstyret Torbjørn har telefonmøte mandag 05.06 og vil derfor informere om denne saken under møtet. Magne har fått melding fra Torbjørn: Landsstyret har lagt ut en sak om det er noen interesse for landsleir 2020. Signe Lindbråten er ny generalsekretær i 4H Norge. Hun har vore med i BU tidligere. De holder på med protokollgodkjenning og de lurer på om hovedkontoret fortsatt skal ligge på Hellerud (Oslo) eller om det er gode argumenter for å flytte det. Torbjørn/Magne Nytt fra landsleir komiteen Program: Utkast til program er laget. Deriblant avtale om at hele leiren reiser til kongeparken søndag 23. juli. Ukeplan: Lørdag åpning Søndag bli kjent dag, slaget på Øksnevad, Kongeparken på kvelden Mandag aktivitetsdag Tirdag aktivitetsdag Onsdag - aktivitetsdag Torsdag Åpen dag med volleyball og matgate Fredag byvandring i Stavanger Lørdag reis hjem Teknisk: Kommunen liker forslag om badeland. (Er ingen avtale på dette ennå) To/tre brakker a 10 dusjer. Dusjer med gymsalen blir reservert dugnadsfolk og benyttes som tilrettelegging. Er i dialog med Kim om scene og lys. Ser på muligheten for å sette scenen i bunn av bakken, da kan «skråningen» benyttes til tilskuerne. Planlagt møte med Øksnevad før ferien, Morten. Rektor og driftsleder Jan Liland. Frivillighet: Starter til høsten, Elin lager skriv og sender til klubbene i høst. Økonomi: Budsjettutkast er levert til hver avdeling. De forskjellige komiteene må gi tilbakemelding før fylkesstyremøte 13.juni. Tanker om leiravgift: Kr 2500,- i leiravgift og vi prøver å unngå egenandeler på aktivitetene. Påmelding 1.april-15.mai. øker avgift kr 3000,- Sponsorer jobbes det med, Sparebankstiftelse i Klepp søkt om kr 200000,- Lager sponsorpakker. Informasjon: Mangler folk i underkomiteen. Det er laget utkast til logo. Traktorhjul, kløver med H, bølger, steinbukk. Teknisk designer er forespurt. Konkurranse med frist 1.juni. Sikkerhet: Sykestue bemannes hele døgnet, innendørs i skolebygget? Røde Kors og Norsk Folkehjelp ikke kontaktet ennå. Skisse fra sentralt kommer, men vi vet ikke når. Sverre
3 Naturdagene Se Vedlegg: Evaluering av Naturdagene på Dyrsnes 2017 Magne Regnskap 2017 Rogalandsgården i Kamerun, Sambolabo Ansettelse av ekstra org. Rådgiver Besøk av landsstyre i september Fylkesleir 2017 går gjennom regnskapet. Dette ser bra ut. Invitere Neri Havrevold til møtet der revidering av budsjettet blir tatt opp i september. De hadde møte 8.juni, våren 2018 (i vinterferien) skal de reise til Kamerun på evalueringstur. 4H Rogaland får mulighet til å sende 3 representanter. Vi må sende ut informasjon i høst. De skal ha nytt møte i september der dato, pris osv. bør være i orden slik at vi får ut informasjon. Magne blir med på dette møtet. Vi tar opp igjen saken fra sist tur, og informerer om at det er ny tur på gang, Katrine legger ut. Annonse ligger nå ute på NAV og diverse nettsider og nyhetsbrev. Vi har pr 1. Juni fått inn 3 søknader. Alle er relevante søkere. Vi setter nå ned et ansettelsesutvalg som avgjør hvem som får stillingen. Søknadsfristen er endret til 15. Juni. Pr. 13.juni er det kommet inn 4 søknader. Intervju begynner 20.juni. Helga 22.-24. September kommer landsstyret i 4H Norge på besøk til Rogaland. Styret i 4H Hordaland vil også komme til Rogaland. Endelig program lages i disse dager, ligger vedlagt. Hele styret bør sette av hele helgen. Påmelding i medlemsregisteret. sjekker transport fra Stavanger til Øksnevad. 4H-nemnda i Vindafjord er snart klar for leir, og jobber godt. Katrine og har fordelt oppfølgingen fra kontoret sin side mellom seg. (og Ola?) deltar på siste møte i komiteen 6. Juni. Alt utstyr blir da kjørt inn til Vikedal. Ola representerer fylkesstyret under selve leiren. Katrine er beredskapsansvarlig i Rogaland og Torbjørn er på varslingslista og vil bli en del av beredskapsteamet om noe alvorlig skulle skje. Økonomisk ser leiren ut til å gå med solid overskudd på grunn av flere deltakere enn bereknet og enorm innsats på sponsorarbeidet. Kontoret sender ut leirhefte og info 14.juni. Vanskelig å få plass ledere til leiren. Siste leder kom på plass i dag. Magne SAK 38/17 Invitasjoner og Representasjon Invitasjon til Dato Hvem fra styret deltar/deltok? Naturdagene på Dyrsnes 7. mai Magne Helleren, Ola Johan Tomlinsson
4 SAK 39/17 Godkjenning av budsjett transport til Nordisk leir 2017 Se vedlegg: budsjett 25.05.2017 Styret godkjenner forslag til budsjett for transport til nordisk leir 2017 med et underskudd på kr. 18 990 ved 80 deltakere og kr. 10 490 ved 45 deltakere. SAK 40/17 Fordeling av overskudd mellom 4H Rogaland og teknisk arrangør på fylkesarrangement På de fleste fylkesarrangement som ikke blir arrangert av fylkesstyret ligger det en avtale til grunn med teknisk arrangør. I denne avtalen blir det beskrevet hva som forventes av de forskjellige partene og hvordan overskuddet/underskuddet blir delt. I Rogaland har ikke denne avtalen blitt endret noe særlig de siste ti årene og vi bør derfor vurdere om det er grunnlag for å endre dagens modell. Årets fylkessleir har ikke denne standard avtalen ettersom de ikke mente den var god nok med tanke på alt arbeidet de legger ned. Etter årets Storkurs, som fikk et overskudd på hele 137 472.01kr, ser vi at marginene kan bli gode når arrangør gjør en skikkelig god innsats. Siden dette er en så sentral del av fylkets arbeid bør vi bruke nok tid å finne den beste løsningen for alle parter. Se Vedlegg: Fylkesleir 17 (Hordaland sin) Vi setter ned ei arbeidsgruppe på tre personer i fylkesstyret til å drøfte dette videre å lage en avtale. Åsmund, Magne og Torbjørn blir med i denne arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa tar kontakt med nemnder som har vert teknisk arrangør i det siste om hva de tenker om avtaler. Statusrapport på møtet 22.august og endelig forslag må være klart til møtet i September. SAK 41/17 Hovedleder Rogaland Landsleir 2018 De siste åra har kontoret, med Katrine Sægrov, vært hovedleder for gruppa fra Rogaland på lands- og nordisk leir. Hun har andre oppgaver under landsleiren i Rogaland 2018 og vi trenger derfor noen andre som kan være hovedleder. Vi regner med rekordstor deltakelse fra fylket og ønsker derfor å ha to hovedledere som kan fordele oppgavene. Oppgavene blir noe informasjon i forkant samt en koordinerende/deltakende rolle underveis på arrangementet. Tror det hadde vært lurt å spørre aktuelle kandidater allerede nå og at de var med på leiren i sommer som en opplæringens arena. 4H Rogaland må legge inn en ekstra leder, kr 2500,- Kandidater er Kristin Søyland (allerede med som leder) og Elin Nærland Vi sender Elin Nærland og Kristin Søyland på årets leir. Kristin Søyland er allerede med som leder og vi legger inn kr 2500,- for å sende med Elin Nærland som leder i sommer.
5 SAK 42/17 Godkjenning av evalueringsrapport storkurs 2017 Se vedlegg: Rapport til Fylkesstyret Evalueringsrapporten blir godkjent med disse kommentarene: - Viktig med fokus på leir-regler, også må ledermøtet under leiren. - Vi må lage en avtale som skal brukes mellom RAA og komiteer på arrangement, slik at alle parter er klar over hva som forventes og hvilke oppgaver som skal gjennomføres. - På neste styremøte må vi ta opp evt. godtgjørelse av overskudd. (På grunn av overgang til ny avtale) SAK 43/17 Senior og Alumnsprell 2018 Som dere allerede er orientert om vil 2018 bli et travelt år for oss i Rogaland. Vi er satt opp til å ha alumnsprell i 2018, men vi har nok ikke kapasitet til å gjennomføre dette med ønsket kvalitet. Skal vi henvende oss til andre fylker og spørre dem om de kan ta arrangementet, eventuelt bytte til et annet år. Hordaland har i 2017 og har derfor et godt utgangspunkt for gjennomføring. Skulle vi lagd en prioriteringsliste og hørt med de andre fylkene? Listen nedenfor har sitt utgangspunkt i planen for de neste årene (se vedlegg). Det virker som om Hordaland har en god kultur for å arrangere slike arrangementer ettersom de har sagt ja til å ta over begge Sogn og Fjordane sine oppsatte år. Vi velger å gi/bytte fra oss arrangementet og vil gi/bytte det til følgende fylker i prioritert rekkefølge: 1. Hordaland 2. Møre og Romsdal 3. Sogn og Fjordane Torbjørn følger opp saken. SAK 44/17 Forslag til arrangør av fylkessarrangement i Rogaland frem til 2025 informerer: Det er tradisjon for at styret setter opp en rulleringsliste over arrangører av fylkesarrangement i 4H Rogaland. Dette har fungert greit, men jeg vil også anbefale å ta denne lista opp til vedtak på årsmøtet, slik at medlemmene får eierskap til lista. I forslaget under har jeg prøvd å ta hensyn til lokaler tilgjengelig og klubbenes kapasitet. Dette endrer seg stadig, og lista bør derfor justeres oftere enn hvert 10. år. Forslaget er utgangspunkt for diskusjon. Se vedlegg: Sak_fylkesarrangører2017-2025
. Vi tar det opp på årsmøtet og får medlemmene til å stemme hvert 3. år for plan de neste tre årene. På årsmøtet i 2018 vil vi vedta for 2020, 2021 og 2022 slik at arrangørene alltid vil ha mer en 1 år til å planlegge frem til arrangementet skal holdes. Kommentarer på oversikten: - Vibå 4H byttes ut med Frøy 4H 2021 og 2022 - Bygdevon 4H og Snøklokka 4H får ansvar for styrevervskurs 2023 og 2024. - Klepp 4H nemnd har endret navn til Klepp og Time 4H nemnd. Dette må oppdateres. Sak 45/17 4H-nemndsstøtte 2017. Vi skal dele ut 10 000kr i nemndsstøtte. I år har følgende 4 nemnder sendt inn søknader: Hå, Klepp, Hjelmeland og Strand, og Sandnes og Sola. De har tilsammen søkt om 24 000kr. Se vedlegg: 02.06.2017 Søknad om støtte til 4H-nemda Vi deler ut følgende summer til nemndene: 2000,- til Sandnes og Sola, 2000,- til Hjelmeland og Strand, 3000,- til Hå og 3000,- til Klepp. sender ut tildelingsbrev til nemndene. Sak 46/17 Lån til Landsleirkomiteen Landsleir komiteen trenger midler til planlegging av leiren. De har rett på et lån hos 4H Norge på 100 000kr, men vi har kapitalen til å kunne låne dem det selv. Vi gir komiteen et lån på kr. 100 000,- rentefritt. Sak 47/17 Handlingsplan 2017. Hvert år blir det lagd en handlingsplan som beskriver hva vi skal jobbe for å på hvilken måte. Vi må følge opp handlingsplanen som ble skrevet i fjor og se til at det blir gjort. Skal vi sette ut ei arbeidsgruppe som passer på at handlingsplanen blir fulgt eller skal vi gi en ansvaret? Se vedlegg. Magne og Johanna blir med i denne arbeidsgruppa. Status legges fram på møtet i august. 6
Sak 48/17 Plankettfest i Rogaland 2017. I fjor prøvde vi å arrangere Rogalands første plakettfest, men på grunn av for få påmeldte deltakere måtte vi avlyse. Skal vi prøve oss i år også? Torbjørn har kontaktet Silje G. Kyllingstad som var leder for arrangementet i fjor for å høre om interessen for å prøve igjen er der. Silje G. Kyllingstad, Brit Kyllingstad og Kristoffer Skarra var med i fjor. Hvis vi prøver å gjennomføre dette må en fra styret gå inn i årets komite. Me prøver igjen, og bruker samme opplegg som i fjor, kontakter Vitengarden og får dato slik at vi kan få sendt ut informasjon og påmelding til høsten. Vi tar saken opp igjen på møtet i august. Vi setter ned en komite når vi ser hvordan påmeldingen går. 7 Sak 49/17 Innkomne saker. - Budsjett for landsleiren foreligger ikke pr. 13.06.17. Når budsjettet er klar må vi gå gjennom dette. - Prosjektidè/invitasjon til samarbeid: Gyldne øyeblikk Anders Midttun har kontaktet med en prosjektidè, er dette noe vi i 4H skal bli med på? Hvor passer dette inn hos oss? - Etnemarknaden. 11-13 august i år er det Etnemarknaden, er dette en plass vi burde vise fram 4H? Det er flere klubber som det kan være aktuelle både i 4H Rogaland og i 4H Hordaland. - Når budsjettet kommer fra landsleirkomiteen tar Sverre, Torbjørn og Åsmund tar kontakt med Asle for gjennomgang av budsjettet. - Gyldne øyeblikk. Sverre avtaler et møte med Anders Midttun der han sjekker opp opplegget, kva er det og kor kan det brukes? Passer det f.eks til styrevervskurs. Sverre tar opp saken igjen på neste styremøte. - Etnemarknaden: De aktuelle klubbene skal ha fylkesleir snart + det er sommerferie. God idè til 2018!