Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/13 Dato: 17.10.2013 kl. 15.00-18.00 Sted: Kommunehuset, Posten MØTEBOK Tilstede: Brynjulf Aagesen, leder Evelyn Molle Honnemyr Ivar Mjåland (2. varamedlem) Gunnar Håverstad hadde forfall Dessuten møtte: Rådmann Sten A. Reisænen (orientering) Revisjonssjef Steinar Risinggård Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: Sak 08/13 Godkjenning av møtebok Sak 09/13 Budsjett for Kontroll og Tilsyn 2014 Sak 10/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon Orientering: Rådmann og ordfører var invitert for å orientere om omorganiseringsprosjektet samt legge frem en oversikt over kommunens forpliktelser i de utbyggingsprosjekter (tomteområdene og sentrumsutviklingen) som Iveland kommune er involvert i. Referatsaker: Møtebok fra Agder Sekretariat Uavhengighetserklæring fra revisor Fast post: Revisor orienterer Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 38 35 14 09 Mobiltelefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 38 35 52 77 Mobiltelefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Eventuelt Kvinesdal, 18. oktober 2013 Agder Sekretariat Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Utskrift sendes elektronisk til: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Fædrelandsvennen og Setesdølen 2
Møtebok, 17. oktober 2013 Iveland kontrollutvalg SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 6. mai 2013 ble godkjent. SAK 09/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 Enstemmig vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr. 697 793. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 09/13 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2014 Vedlegg: 1. Agder Sekretariat, styret sak 09/13 2. Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, styrets innstilling til budsjett og økonomiplan samt kommentarer til budsjett for 2014. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlet virksomhet. Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold m.m. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte 9. oktober 2013 og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet fra hver av eierkommunene blir kr 114.000 for 2014. Kommunerevisjonens budsjettforslag Sekretariatet har mottatt sitt forslag til budsjett fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, samt kommentarer til signal fra eierkommunene om 2 % reduksjon på drift i 2014. Forslag til budsjett er gjort i henhold til disse styringssignalene. 3
Kontrollutvalget sine utgifter Ifølge forskrifta skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalget sine utgifter. Dette gjelder bl.a. møtegodtgjørelse, reiseutgifter, kurs mm. Beløpet for eventuelt kjøp av andre konsulenttjenester er økt til kr 80 000. Kommentarer til disse budsjettforslagene Kontrollutvalget ser med stor bekymring på at revisjonens muligheter til å gjennomføre de kontroller/prosjekter som utvalget har ansvaret for, blir enda mindre enn tidligere år. Regnskapstallene de siste år fra revisjonen viser at det er lite midler som blir igjen til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon når regnskapsrevisjon og bistand til administrasjonen er utført. Tallene fra årsregnskapet for 2012 viser denne fordelingen for revisjon: 2012 2011 2010 Regnskapsrevisjon 293 774 291 895 272 728 Bistand 127 230 117 141 74 988 Forv.rev/selskapskontroll 37 602 8 845 47 936 Kontrollutvalgets rolle er bl.a. å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Kommunestyret har vedtatt en plan for forvaltningsrevisjon for 2012-2015 hvor tre prosjekter er planlagt gjennomført. Det er også vedtatt plan for selskapskontroll for 2012-2015 hvor der vil bli gjennomført kontroller med kostnader for kommunen. Foreslått beløp, kr 80.000 til Andre konsulenttjenester er tenkt brukt til konsulentbistand i prosjekter hvor kontrollutvalget/revisjon må leie inn ekstern bistand, eventuelt som honorar for forvaltningsrevisjon / selskapskontroll. Budsjettforslaget: Det fremlagde budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Forslag til budsjett for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for 2014 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2014 Tilskudd til revisjonsdistrikt Andel av sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter ; Møtegodtgjørelse m.v. Budsjettforslag 2014 Vedtatt budsjett 2013 Vedtatt budsjett 2012 Kr. 463 793 Kr. 444 484 Kr 458 606 Kr. 114.000 Kr. 109 000 Kr 104 000 Kr 15.000 Kr 15.000 Kr 15.000 Kurs og andre utg. Andre konsulenttjenester Kr 25.000 Kr 80.000 Kr 25.000 Kr 50.000 Kr 25.000 Kr 50.000 4
Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2014 på kr. 697 793. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. SAK 10/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Enstemmig vedtak: Saken utsettes til neste møte. Sekretær innhenter div. opplysninger. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 10/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015, er følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt aktuelle (i uprioritert rekkefølge): 1. Oppfølgingen av PPT-tilrådinger i skole- og barnehager samt kvaliteten på gjennomføringen av spesialundervisning 2. Offentlige anskaffelser 3. Oppfylles lovkravene om særskilt språkopplæring for elever med annet morsmål enn norsk og samisk Før revisjonen kan starte arbeidet med et forvaltningsrevisjonsprosjekt, må kontrollutvalget foreta en bestilling av et konkret prosjekt, og forhold omkring formål, problemstilling, gjennomføring, tidsplan og ressursbruk bør drøftes i utvalget. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Setesdal Revisjonsdistrikt IKS om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet Kontrollutvalget ønsker å få fremlagt en prosjektplan som grunnlag for en drøfting av problemstilling, gjennomføring og tidsplan før oppstart av prosjektet. 5
Orienteringssaker: Rådmann og ordfører var invitert for å orientere om omorganiseringsprosjektet samt legge frem en oversikt over kommunens forpliktelser i de utbyggingsprosjekter som Iveland er involvert i. Ordfører var forhindret fra å møte. Utbyggingsprosjekter Rådmannen la frem en oversikt over de aktuelle utbyggingsprosjekter og orienterte om hvert enkelt prosjekt. Oversikten viste følgende prosjekt: o Skislandsåsen boligfelt o Bjørnehatten boligfelt o Heimreneskilen boligfelt o Iveland Panorama o Åkle o Utbygging Iveland kraftstasjon Møtet ble lukket under deler av orienteringen fordi det ble gitt aktuell informasjon som var unntatt offentlighet. Tas til orientering Omorganisering: Rådmannen orienterte om bakgrunnen for ny organisasjonsmodell for administrasjonen. Organisasjonskart ble utlevert. Han orienterte om modellen og om erfaringer med den nye organiseringen. Ansvarsområdene til enhetsledere og tjenesteledere ble gjennomgått. Spørsmål omkring personalansvar ble avklart. Rådmannen er personalansvarlig for alle. Erfaringene med modellen er gode. Det ble stilt spørsmål om omorganiseringen burde vært vedtatt i kommunestyret før gjennomføring, sett i forhold til kommunens delegasjonsreglement. Tas til orientering. ---------------------------------------------------------------------------- Referatsaker: Disse sakene ble referert og tatt til orientering: Møtebok fra Agder Sekretariat Uavhengighetserklæring fra revisor Eventuelt Etter møteplanen er neste møte i kontrollutvalget 4. desember 2013 6