ØVRE EIKER KOMMUNE Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Kerteminde, rådhuset i Hokksund Dato: 12.09.16 Tidspunkt: 12:00 Følgende medlemmer møtte: Andreas Sveaass Inger Solberg Bjørn Karlsen Niclas Tokerud Følgende medlemmer møtte ikke: Tone Hau Steinnes Følgende varamedlemmer møtte: Steinar Karlsen Rådmann Trude Andresen (til stede under sakene 032/16-033/16) Daglig leder Pål Ringnes (møtesekretær), Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn Leder forvaltningsrevisjon Torkild Halvorsen, Buskerud Kommunerevisjon IKS Underskrifter: Andreas Sveaass Inger Solberg Bjørn Karlsen Niclas Tokerud.. Steinar Karlsen.....
PS 030/16 Godkjenning av innkalling og saksliste og vurdering av lukking av møtet ved behandling av konkrete saker Innkalling og saksliste godkjennes. Behandling i kontrollutvalget ble enstemmig vedtatt. Innkalling og saksliste godkjennes. PS 031/16 Protokoll fra møte den 25.04.16 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25.04.16 godkjennes. ble enstemmig vedtatt. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25.04.16 godkjennes. PS 032/16 Henvendelse fra rådmannen (fremmet i møtet) Saken tas til foreløpig orientering. Kontrollutvalget vedtok enstemmig å lukke møtet i medhold av kommuneloven 31 nr. 2. Rådmannen orienterte om saken og besvarte spørsmål. 2
ble enstemmig vedtatt. Saken tas til foreløpig orientering. PS 033/16 Rådmannens kvarter Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Rådmannen orienterte blant annet om følgende (stikkordsmessig): - Budsjettarbeidet i kommunen - Eiendomsporteføljen og prosess om fremtidig organisering - Kultur og livskraft - Status for kommunereformen - Prinsipper for helse- og omsorgstjenesten og veileder - Inneklima ble enstemmig vedtatt. Rådmannens redegjørelse tas til orientering. PS 034/16 Forvaltningsrevisjon om samhandlingsreformen Kontrollutvalget tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS om samhandlingsreformen til etterretning og oversender denne til kommunestyret med følgende anbefaling: Kommunestyret tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS om samhandlingsreformen til etterretning, Kontrollutvalgets leder Anders Sveaass oppsummerte med følgende tilleggsforslag: 3
Kontrollutvalget vil i løpet av våren 2017 invitere rådmannen for å følge opp aktuelle forbedringer. og lederens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vil i løpet av våren 2017 invitere rådmannen for å følge opp aktuelle forbedringer. Kontrollutvalget tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS om samhandlingsreformen til etterretning og oversender denne til kommunestyret med følgende anbefaling: Kommunestyret tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS om samhandlingsreformen til etterretning, PS 035/16 Regnskapsrevisjon 2015 Brev nr. 17 til kontrollutvalget ble enstemmig vedtatt. PS 036/16 Budsjett 2017 for tilsyn og kontroll Det foreslås at det for 2017 bevilges til sammen kr 1 093 000 til Tilsyn og kontroll i Øvre Eiker kommune. Kontrollutvalgets leder Anders Sveaass oppsummerte med følgende tilleggsforslag: 4
Det foreslås å bevilge til sammen kr 25 000 til kontrollutvalgsopplæring. og lederens tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Det foreslås at det for 2017 bevilges til sammen kr 1 118 000 til Tilsyn og kontroll i Øvre Eiker kommune. PS 037/16 Plan 2016 for revisjon mv. ble enstemmig vedtatt. PS 038/16 Eventuelt Byggesak Sekretæren viste til tidligere spørsmål fra kontrollutvalget om det er en eller to som underskriver på byggesakene samt om det er en ansatt som har dedikert kontrollfunksjon innen bygge sak- Fra rådmannen har kontrollutvalget fått følgende svar: 1. Vi praktiserer i hovedsak kun en underskrift, men har diskutert om vi skal gjøre om dette til to. Som myndiggjorte medarbeidere i kommunen har vi valgt å videreføre vår praksis med en underskrift. I enkeltsaker benytter vi to underskrifter (saksbehandler og fagleder). 2. Som sagt øker vi nå kapasiteten, og ansettelsesutvalget skal ha møte i morgen ang. hvem vi skal kalle inn til intervju. Det er ikke helt sikkert at den som blir ansatt vil være personen som får tilsyn som sin hovedoppgave, men da vil det bli en av de som allerede jobber på byggesak som får dette ansvaret. 5
Kontrollutvalgskonferanse i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) Kontrollutvalgets leder Andreas Sveaass deltok på konferansen i juni og orienterte kort om temaene. Saker som er unntatt offentlighet Nestleder Inger Solberg reiste spørsmål om kontrollutvalgets håndtering av dokumenter som er unntatt fra offentlighet. Lederen oppsummerte med at saksdokumenter unntatt offentlighet i hovedsak sendes medlemmene før møtet, for deretter å samle inn angjeldende dokumenter etter kontrollutvalgets behandling. 6