Fjaler kontrollutval SEKOM-sekretariat www.sekom.no post@sekom.no Innkalling Utval: Fjaler kontrollutval Møtested: Fjaler kommunehus, kommunestyresalen Dato: 05.10.2016 Tid: Kl. 09:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet og revisor i sakene 28-29/16 Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: 57 61 27 85 mobil: 971 70 064 Sakliste Sak nr. Sakstittel 26/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 27/16 Skriv og meldingar 28/16 Orientering om rekneskapsrevisjon for 2016 29/16 Forvaltningsrevisjon: Oppvekstsektoren - psykososialt miljø, tinging 30/16 Oppfølgingsliste 4-2016 31/16 Eventuelt Med helsing Magne Norddal Leiar
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 26/16 Fjaler kontrollutval 05.10.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Innkalling og sakliste vert godkjent.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 27/16 Fjaler kontrollutval 05.10.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Saksnummer Tittel Eventuell omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane Høyringsuttale NOU 2016-4 (Frå Sekretariatforum i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane) Tilråding frå SEKOM-sekretariat (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak) Skriv og meldingar vert teke til vitande.
Sekretærforum for kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Høyring om NOU 2016 4 - Ny kommunelov Tilhøvet mellom kontrollutval, revisjon og kontrollutvalssekretariat Innleiingsvis vil vi gje uttrykk for at det er svært uheldig å svekke kontrollutvala sin funksjon ved å redusere sekretariatet sitt ansvar for å påsjå at sakene i utvalet er forsvarleg utgreidd. At slike oppgåver ligg til sekretariatet er heilt avgjerande for bestiller-utfører modellen i kontroll- og tilsynsordninga vi har i dag. Sekretariatet for kontrollutvalet har tre hovudoppgåver. Dei tre oppgåvene er utgreier, sakshandsamar og administrator. Ved å gå inn for at sekretariatet ikkje kan gjere vurderingar opp mot lover og regler avgrensar utvalet sekretariatet si rolle til berre å vere administrator. Dette vil svekke det kommunale sjølvstyret innanfor kontroll og tilsyn alvorleg. Vi vil særskilt gjere det tydelig overfor departementet at vi ikkje støtter formuleringa i kap. 25.3.4.2: "Etter utvalgets mening har sekretariatet ikke anledning til å innhente informasjon og vurdere denne opp mot et regelverk, vedtak e.l. Dette vil etter utvalgets forslag være å utføre revisjon, og dermed en oppgave for revisor." Dette er ei formulering som definerer revisjon så vidt at omgrepet blir meiningslaust. Kontrollutvalet må ha mogelegheit til sjølv å vurdere korleis oppgåver som ikkje fell inn under ein meir presis definisjon av revisjon, skal utførast og kven som skal utføre desse oppgåvene. Revisjon er definert gjennom nasjonale og internasjonale standardar. Det er ikkje naturleg å utvide revisjonsomgrepet i kommunelova. Eigarskapskontroll er eit typisk eksempel på ei oppgåve som ikkje er ei revisjonsoppgåve. Dette er, og børe vere, ei oppgåve som kontrollutvalet kan be sekretariatet eller andre kompetente organ om å utføre. Lovutvalet sitt syn vil også svekke kontrollutvalet sitt ansvar for å påsjå at kommunen har ein forsvarleg revisjon. I dette arbeidet har sekretariata i dag ei viktig rolle. Det er avgjerande at kontrollutvalssekretariatet vert oppretthalde som eit organ med kompetanse til å utføre oppgåvene som både utgreier, sakshandsamar og administrator. Det bør vere krav i lov eller forskrift om minst ein tilsett med tre års høgare utdanning i eit kontrollutvalssekretariat. Denne uttalen er utarbeidd av eit sekretærforum som består av sekretariata for alle kommunane i Møre og Romsdal, 17 av kommunane i Sogn og Fjordane i tillegg til sekretariata for Møre og Romsdal fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune. Leikanger 15.09.2016 Med venleg helsing Einar Ulla Leiar i sekretærforumet
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 28/16 Fjaler kontrollutval 05.10.2016 Arkiv FE - 216 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Orientering om rekneskapsrevisjon for 2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek orienteringa frå revisor om rekneskapsrevisjonen for 2016 til vitande. Saksutgreiing: I kontrollutvalssak 07/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet, som står på oppfølgingslista, er eit av punkta at revisor skal gje orienteringar. Orientering om rekneskapsrevisjonen om våren i samband med uttale til rekneskapen, og om hausten orientere om revisjonsplanen/revisjonsarbeidet. Etter 6 i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet sjå til at årsrekneskapen vert revidert på ein betryggande måte. Under dette halde seg orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at dette føregår i samsvar med dei vedtekter som følgjer av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalet sin instruks eller avtale med revisor. I møte i Fjaler kontrollutval 25.8.2016 sak 25/16 Eventuelt, har vi notert følgjande: Revisor vert kalla inn til neste møte for å informere om revisjonsplanen for 2016. SEKOM-sekretariat har difor førespurt KRYSS Revisjonen om dei har høve til å orientere om revisjonsarbeidet i møte 5. oktober. Revisor Aud Marit Nyland Eide har gitt positiv tilbakemelding om at ho møter i kontrollutvalet for å orientere om revisjonsarbeidet/revisjonsplanen for 2016.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 29/16 Fjaler kontrollutval 05.10.2016 Arkiv FE - 217 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Forvaltningsrevisjon: Oppvekstsektoren - psykososialt miljø, tinging Vedlegg i saka: 27.09.2016 KOM-083/16 Plan for forvaltningsrevisjon for Fjaler kommune 6048 2016-2017, vedteke i kommunestyret 5.9.2016 27.09.2016 Revidert Skulepolitisk plan 2014-2017 6049 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Fjaler kontrollutval tingar forvaltningsrevisjon Oppvekstsektoren psykososialt miljø, av KRYSS Revisjon, der det vert sett fokus på følgjande problemstillingar: Har kommunen rutinar for oppfølging i mobbesaker? Er det klare ansvarstilhøve? Vert rutinar og retningsliner følgde (både eigne og statlege)? Har kommunen fokus på eit godt psykososialt miljø for elevane, og er det etablert gode verktøy for å oppnå dette? Frist for levering: 1.4.2017 KRYSS Revisjon legg fram prosjektplan i neste kontrollutvalsmøte. Saksutgreiing: Fjaler kommunestyre vedtok i møte 5.9.2016 sak KOM-083/16 Plan for forvaltningsrevisjon for Fjaler kommune 2016-2017, i samsvar med tilrådinga frå kontrollutvalet. Der er det prioritert følgjande prosjekt: 1. Oppvekstsektoren 2. Investering 3. Internkontroll 4. Oppfølging av politiske vedtak SEKOM-sekretariat tilrår difor at Fjaler kontrollutval tingar første prosjektet - Oppvekstsektoren av
KRYSS Revisjon. Sidan prosjektet har ein veldig generelt tittel heng vi på - psykososialt miljø, då dette er den aktuell problemstilling som kjem fram i saksutgreiinga til planen. Der er det oppført følgjande om dette prosjektet: Aktuelle problemstillingar: Har kommunen rutinar for oppfølging i mobbesaker? Er det klare ansvarstilhøve? Vert rutinar og retningsliner følgde (både eigne og statlege)? Har kommunen fokus på eit godt psykososialt miljø for elevane og er det etablert gode verktøy for å oppnå dette? Stikkord frå kontrollutvalsmøta: Ressursbruk knytt til mobbing, heng dette saman med kvalitets- og utviklingsmelding (jamfør skriv og meldingar KOM-043/16). Prioritering av ressursar? Samordning og styring av skuledrift Rådmannen opplyser at oppvekstsjef nett er formalisert som 100% stilling Fjaler kontrollutval fekk i møte 25.8.2016 sak 20/16 Informasjon om skulesektoren i Fjaler kommune, ved kommunalsjef for oppvekst. Rådmannen sendte oss i møte - Skulepolitisk plan for grunnskulen i Fjaler 2014-2017, og den følger vedlagt. SEKOM-sekretariat oppfattar at hovedmålet til kontrollutvalet er å få fram om Fjaler kommune har rutiner for oppfølging i mobbesaker, og om retningslinene vert følgde.
FJALER KOMMUNE Arkiv: K1-216 JournalpostID: 16/7115 Sakshandsamar: Lundgård, Martin Dato: 27.08.2016 Saksframlegg Saksnr. utval Utval Møtedato 083/16 Kommunestyret 05.09.2016 Plan for forvaltningsrevisjon for Fjaler kommune 2016-2017 Fjaler kontrollutval sitt framlegg: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Oppvekstsektoren 2. Investering 3. Internkontroll 4. Oppfølging av politiske vedtak 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Vedlegg i saka: 26.08.2016 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Fjaler kommune 2016-2019 med vedlegg 152316 05.09.2016 Kommunestyret Handsaming: Magne Norddal, leiar i kontrollutvalet møtte under handsaming av saka. Rådmannen sitt framlegg vart samrøystes vedteke. KOM-083/16 Vedtak i: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Oppvekstsektoren 2. Investering
3. Internkontroll 4. Oppfølging av politiske vedtak 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. Saksutgreiing: Fjaler kontrollutval handsama sak 22/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Fjaler kommune 2016-2019, i møte 25.8.2016, der dei gjorde følgjande vedtak/tilråding til kommunestyret: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Oppvekstsektoren 2. Investering 3. Internkontroll 4. Oppfølging av politiske vedtak 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden.
SKULEPOLITISK PLAN FOR GRUNNSKULEN I FJALER 2014 2017 Planen er basert på det lovverk, forskrifter, læreplan og sentralt inngåtte avtalar som til ei kvar tid gjeld. Skulepolitisk plan skal rullerast kvart 4. år. Visjon: Fjalerskulen ein døropnar for livet V «Å møtast er ein god start. Å halde saman er framsteg. Å jobbe saman er suksess.» Henry Ford 1
PLATTFORM/OVERORDNA MÅL FOR FJALERSKULEN: Fjalerskulen skal vere ein kvalitativt god skule. Dette inneber at Fjalerskulen skal gje alle elevane eit likeverdig og godt læringsutbytte, ei fagleg utvikling ut frå eigne føresetnader og ein trygg skuledag som fremjar trivsel og personleg utvikling. Kvalitetsmålet på nasjonale prøver og brukarundersøkingar skal minst vere på Sogn og Fjordane nivå. MÅL STRATEGI TILTAK ANSVARLEG Relatert plan/lov Likeverdig tilbod til alle elevane i Fjaler Lik ressurstilgang til skulane Rammetildeling etter vedteken mal Lik fordeling av midlar til forbruk Rektor Rådgjevar Kommunestyret Rammetimetals- modell Årshjul for PPT Like normer for tilrettelagt/ spesialundervisning Lik organisering av undervisningstida ved alle skulane Like godt undervisnings- tilbod for elevane ved alle skulane Systematisk samarbeid mellom skulane og PPT Felles skulerute med høve for kvar skule til 2 valfrie dagar avspasering for elevane pr. år Likt undervisningstimetal i alle fag ved småskule-mellom- og ungdoms- skulesteg på alle skulane Individuelt tilrettelagt undervisning PPT Rektor Skulefagleg Lærarar Rektor Skuleruta Fag- og timefordeling for elevar i grunnskulen (Udir) Grunnskulelova 1-3 Grunnskulelova kap.5 2
MÅL STRATEGI TILTAK ANSVARLEG Relatert plan/lov Likeverdig tilbod til alle elevane i Fjaler Like godt undervisnings- tilbod for elevane ved alle skulane Nytte høve i lovverket til å gje tilbod om alternativ undervisning for enkeltelevar, t.d. ved praktisk tilnærming til faga Godt og likeverdig heim-skule samarbeid Nytte avsette midlar til annan høgskulekompetanse i undervisninga i enkelte tilfelle Lærarar Rektor Skulefagleg ansvarleg PPT Foreldre Kommunestyret Grunnskulelova 1-3 Grunnskulelova kap.5 Tilmeldingsrutinar til PPT Samarbeide om tilnærma lik praksis med : o bruk av arbeidsplanar o elevsamtalen og utviklingssamtalen o undervegsvurdering og vurdering utan karakterar Vurderingsforskrifta Analyse og oppfølging etter: o nasjonale prøver o brukarundersøkingar o kartleggingsprøver o skulevurdering Rutinebeskriving Rapportar 3
MÅL STRATEGI TILTAK ANSVARLEG Relatert plan/lov Årlege Felles utviklingsmål Kommunal utviklingsutviklings-mål og kompetanseplan Systematisk arbeid mellom skulane Individuelle utviklingsmål Felles samarbeidsområde med individuell tilpassing til den enkelte skulen Felles utviklingsmål for alle skulane etter kommunale og nasjonale krav 4.årig utviklings- og kompetanseplan Bruke ståstadsanalysen *(sjå fotnote)for å finne skulane sine utviklingsområde kvart 4.år Årshjul med møteplan for rektorane og skulefagleg ansvarleg for deltaking på viktige kurs og konferansar Analyse og oppfølging etter nasjonale prøver og brukarundersøkingar Samkøyre kulturtiltak, t.d.»den kulturelle skule sekken» Felles innkjøp der det er mogleg Rektor Skulefagleg ansvarleg Kommunestyret Tilsette Rektor Skulefagleg ansvarleg Rektor Tilsette Rektor Skulefagleg ansvarleg Den enkelte skulen sin utviklings- og kompetanseplan Årshjul Rutinebeskriving IKT-samarbeid om: o Skuleadministrativt system o Skulearena o Læringsplattform Samarbeid om planar: o Lokale læreplanar o Mobbing, integrering, trivsel o Elevmedverknad o Overgangane o *Ståstadsanalysen er eit verkty utvikla av utdannings- direktoratet til hjelp for skulane for å finne eigne utviklingsområde. Rutinar for bruk av IKT Handlingsplan mot mobbing Plan for overgangane i Fjaler kommune 4
MÅL STRATEGI TILTAK ANSVARLEG Relatert plan/lov Systematisk arbeid mellom skulane Felles samarbeidsområde med individuell tilpassing til den enkelte skulen Samarbeid om undervisningsmetodar/metodikk mellom barnaog ungdomsskulane så vi oppnår mest mogleg saumlaus overgang mellom skuleslaga. Tilsette Rektor Skulefagleg ansvarleg Samarbeid med andre Lærarsamarbeid Tverrfagleg samarbeid Lærande nettverk i kommunen og/eller i HAFS og med vidaregåande skule Tilbod om hospitering i og utanfor kommunen Samarbeid med/mellom; Barnehagane PPT Barnevern Helsesøster Vidaregåande skule Folkehelsekoordinator NAV Lærarar Ressurslærarar Rektor Skulefagleg ansvarleg Rektor TE-leiarane Skulefagleg ansvarleg HAFS-samarbeid Interkommunale og statlege samarbeidsprosjekt Bedrifter i HAFS Rektor Skulefagleg ansvarleg Utviklingsrettleiar i HAFS Kommunestyret 5
MÅL STRATEGI TILTAK ANSVARLEG Relatert plan/lov Kvalitetssikring Eigenvurdering Skulane si eigenvurdering av pedagogiske mål Alle skulane gjennomfører til fastsett tid: o Nasjonale prøver o Obligatoriske kartleggingsprøver o Elevundersøkinga o Foreldreundersøkinga (kvart 4. år parallelt med ekstern skulevurdering) Lærarane Rektor Foreldre Kvalitets- og utviklingsmeldinga til kvar skule Skulevurdering Aktiv skuleeigar (Kommunestyret) Ekstern skulevurdering av vurderingsgruppa i HAFS kvart 4.år. Fokusområde skal vere trong for forbetring som vert dokumentert via analysar av målingar og Ståstadsanalysen Årleg møteplan for møter mellom skulefokus/formannskap/kommunestyret og skulane Rektor Skulefagleg ansvarleg Ordførar Skulefagleg ansvarleg Vurderingsrapport. Oppfølgings- /evalueringsrapport. Møteplan Like plikter, krav og rettar Like arbeidstilhøve for dei tilsette ved skulane Lik plikt til å vere tilstades på skulen regulert av læraren sin arbeidstidsavtale Felles/parallell samarbeidstid 1/2 dag pr. veke på alle skular o Lokalt utviklingsarbeid o nettverksarbeid, o kompetanseheving Rett til kompetanseheving i tråd med kompetanseplanen Like rettar for tilrettelagt arb. For seniorar. Plasstillitsvald Hovudtillitsvald Rektor Skulefagleg ansvarleg 6
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 30/16 Fjaler kontrollutval 05.10.2016 Arkiv FE - 040 Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste 4-2016 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status 07/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 08/16 Møteplan 2016 for Fjaler kontrollutval 14/16 Rekneskap 2015 Driftsselskapet for Dingemoen Idrettspark 4.4.2016 Aktuelle skriv og meldingar: Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Tertialrapportar Skatterekneskapen Årsmelding SEKOM Årsrapport KRYSS Revisjon Særattestasjonar frå revisor Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan 4.4.2016 Vedtak: Møteplan 2016 for Fjaler kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar: 4. april 11. mai 25. august 5. oktober 29. November 25. januar deltok kontrollutvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala på Skei. 11.5.2016 Vedtak: Kontrollutvalet viser til revisjonsmelding frå KRYSS-revisjon datert 18.4.2016, og gjev følgjande uttale: Kontrollutvalet tilrår at årsrekneskapen for driftsselskapet Dingemoen Idrettspark for 2015 vert godkjent slik han ligg føre. Kontrollutvalet viser til presiseringa i revisjonsmeldinga, jamfør kommunestyrevedtak sak KOM-057/15, og at det enno ikkje er avklart kven som er eigar av reklame- og sponsorinntekter i høve
driftsselskapet, eigar av hall og organisasjonar. 1.6.2016 Sak 18/16 Eventuelt 11.5.2016 22/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Fjaler kommune 2016-2019 26.5.2016 28.9.2016 25.8.2016 5.9.2016 Sendt til Fjaler kommune/kommunestyret. KOM-053/16 handsama i kommunestyret. Dingemoen idrettspark skal innan 1. oktober 2016 avklare pkt 2 i uttalen frå kontrollutvalet. Alle medlemene i kontrollutvalet ynskjer å få tidsskriftet Kommunerevisoren, og SEKOMsekretariat melder inn abonnement for dei 2 nye medlemane, til Norges Kommunerevisorforbund. Sendt innmelding til NKRF. Sendt etterspurnad til NKRF om innmelding er gjort Vedtak: 1. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert vedteken med følgjande prioritering av prosjekt: 1. Oppvekstsektoren 2. Investering 3. Internkontroll 4. Oppfølging av politiske vedtak. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjere endringar i prioritering, og å legge til nye prosjekt i perioden. KOM-083/16 Plan for forvaltningsrevisjon for Fjaler kommune 2016-2017, vedteke i kommunestyret 23/16 Budsjett for Fjaler kontrollutval 2017 25.8.2016 Vedtak: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet på teneste 11051: 26.8.2016 25/16 Eventuelt 25.8.2016 26.8.2016 30.8.2016 Sendt til Fjaler kommune for vidare handsaming. Revisor vert kalla inn til neste møte for å informere om revisjonsplanen for 2016. Sendt melding til KRYSS Revisjon. Kontrollutvalet ynskjer å ha neste møte 5. oktober på Dingemoen skule. Tilbakemelding frå rektor på Dingemoen skule om at dei ikkje har eige møterom på skulen, men kontrollutvalet er velkomen til eventuell omvising.
Kontrollutvalet SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 31/16 Fjaler kontrollutval 05.10.2016 Arkiv Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Eventuelt