IKT Fjellregionen IKS RÅDHUSET 2500 TYNSET Styret i FARTT Tynset 24.04.2017 Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 16/2684-9 14780/17 056 Sverre Jenssen 90775415 (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) INNKALLING TIL STYREMØTE IKT FJELLREGIONEN IKS 31. MAI 2017 32/2017 Orienteringssak, referat styremøte 28. april 2017 33/2017 Orienteringssak, regnskap 2017 rapport 1. tertial 34/2017 Statusrapport nytt økonomisystem 35/2017 Web publiseringsløsning, valg av leverandør 36/2017 Saker til representantskapet FARTT 23. juni 37/2017 Investeringsplan 2018-2021 38/2017 Eventuelt Innkjøpssamarbeidet kommuner, FARTT og Abakus Nye personvernregler Mobildekning Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: Tynset kommune Rådhuset 62485000 62485041 988 448 680 Rådhuset E-post: postmottak@fartt.no 2500 Tynset
32/2017 Orienteringssak, referat styremøte 28. april 2017 Vedlegg: Vedlegg sak 32/2017 Referat er formelt godkjent av styret jf. e-postrunde etter siste styremøte. Referat styremøte 28. april 2017 tas til orientering. 33/2017 Orienteringssak, regnskap 2017 rapport 1. tertial Vedlegg: Vedlegg sak 33/2017 Regnskapsfører har oversendt rapport for 1. tertial. Regnskap 2017 rapport 1. tertial gjennomgås. Styret tar regnskap 2017 rapport 1.- tertial til orientering. 34/2017 Statusrapport nytt økonomisystem Vedlegg: Vedlegg sak 34/2017 Statusrapport mai 2017 Vedlegg sak 34/2017 Statusrapport og budsjettendring Styret har vedtatt innføring av nytt økonomisystem med gjennomføring i 2017. Kontrakt ble signert før jul i 2016. Prosjektet er igangsatt og det er utarbeidet styrende dokumenter som kan knyttes til prosjektgjennomføringen. Styret behandlet prosjektbeskrivelse, suppleringsavtale Autopay, samt vedtok styringsgruppe som lagt frem i henhold til prosjektbeskrivelsen, i styremøte 27. januar, sak 07/2017. Styrets vedtatte kostnadsramme for prosjektet i 2017 er 1 million kroner. Prosjektgruppa ser imidlertid at opsjoner som opprinnelig var satt opp i 2018, må løses ut tidligere enn forutsatt. Det vil si at kostnader for integrasjoner og konverteringer kommer i 2017 i stedet for i 2018. Det ligger an til en underdekning forhold til budsjett 2017 og en antatt mindre forbruk i 2018 i forhold til opprinnelig budsjett. Dette er nærmere beskrevet i vedlegg. Prosjektleder Barbo Storruste Røe deltar i møtet og informerer om hvilke konsekvenser dette vil ha for prosjektet. Saken legges frem uten innstilling. Vår ref. : 16/2684-9 2
35/2017 Web publiseringsløsning, valg av leverandør Vedlegg: I 2016 oppnevnte styret i IKT Fjellregionen IKS ei prosjektgruppe som fikk i oppdrag å legge frem en utredning og anbefaling til styret, med tanke på anskaffelse av nytt publiseringssystem. Oppdraget til prosjektgruppa er å gjennomføre et forprosjekt og legge frem rapport med prosjektplan, behovsspesifikasjon og konkurransegrunnlag innen 06.01.2017. Hovedprosjektet skal ha oppstart av innføring av nytt system i 2017 og ferdigstillelse innen 31.12.2017. Forprosjektrapport og behovsspesifikasjon ble lagt frem for styret 27. januar, sak 06/2017. Prosjektgruppa har i samråd med Abakus gjennomført anbudskonkurranse, det er foretatt en vurdering av tilbud og utarbeidet innstilling for valg av leverandør. Prosjektleder Øyvind Streitlien deltar og informerer om prosjektgruppas innstilling med valg av leverandør. Styret vedtar valg av leverandør web publiseringsløsning. 36/2017 Saker til representantskapet FARTT 23. juni Vedlegg: Representantskapet avholder vanligvis to møter pr år, i juni og desember. Styret utarbeider forslag til saker til behandling i representantskapet, dette også i henhold til selskapsavtalen. Styret foreslår følgende saker til representantskapet FARTT 23. juni: - Årsregnskap og revisjonsberetningen 2016 - Årsberetningen 2016 - Orienteringssak, Investeringsplan 2018-2021 - Orienteringssak, budsjett 2018 - Strategiplan FARTT - Valg av styremedlemmer 37/2017 Investeringsplan 2018-2021 Vedlegg: Vedlegg sak 37/2017 Utkast Investeringsplan 2018-2021 Vedlegg sak 37/2017 Systemer til videre utredning Vedlegg sak 37/2017 Foreløpige innspill til Investeringsplan 2018-2021 Vår ref. : 16/2684-9 3
En foreløpig planen ble gjennomgått i styremøte 28. april, med følgende kommentarer fra styret: Sak og arkivsystem: Styret foreslår å skyve på hoved investering på 1,5 million kroner, til 2020. Utviklingsgruppe administrasjon må utrede om «Eksporter til politiker» skal/kan framskyndes og gjennomføres i 2017. Utviklingsgruppa må for øvrig kvalitetssikre og prioritere valg av andre moduler Web publiseringsløsning: Utviklingsgruppe administrasjon og styret må avklare dette. Økonomisystem: Prosjektgruppe og styret må avklare uttak av opsjoner med fram skynding til 2017, utviklingsgruppe administrasjon må kvalitetssikre og prioritere andre moduler Verktøy for analyse, budsjettering, planlegging osv.: Styret foreslår at dette bør samordnes med prosjekt økonomisystem, Utviklingsgruppe administrasjon må kvalitetssikre og prioritere. Internkontroll: Varslingssystem beredskap og VAR: Rekruttering personal: Komtek div moduler: FARTT ressursbehov må avklares. DGW-viewer: Ingen spes kommentar. Qgis: FARTT ressursbehov må avklares. Adobe Pro: Igjen spes kommentar. Direkte remittering Velferd og Familia: Uforandret. Cosdoc +: IP individuell plan: Visma Velferd NAV: Vår ref. : 16/2684-9 4
Visma Voksenopplæring: Ingen endringer eller kommentarer. Læringsplattform skole: Utrede og avklare hvorvidt dette skal/kan gjennomføres i 2017. Utviklingsgruppe oppvekst og Kultur avklarer dette i dialog med daglig leder. Revidert forslag legges frem i styremøte 31. mai. Administrasjonssystem Kulturskole: Utrede og avklare hvorvidt dette skal/kan gjennomføres i 2017. Dette gjelder spesielt ev behov for gevinst ved oppstart ved nytt kulturskole år i 2017. Utviklingsgruppe oppvekst og Kultur avklarer dette i dialog med daglig leder. Revidert forslag legges frem i styremøte 31. mai. Administrasjonssystem barnehage: Ingen endring eller kommentar. Ellers kommenterte styret at Velferdsteknologi er nevnt som et aktuelt område i forhold til nye tiltak og prosjekter men at det synes uklart hvorvidt det er samhandling/samarbeide mellom utviklingsgruppa og rådmenn rundt dette. Styret påpeker at det ikke bare er økonomi som må tas hensyn til i dette men den totale belastningen for organisasjonene og ikke minst FARTT som må ivaretas. Styret foreslår at styreleder og daglig leder går i dialog med rådmenn i FARTT for å få til en felles drøfting av Velferdsteknologi mellom styret i FARTT, utviklingsgruppa og rådmenn. Styrets oppgave blir å drøfte de innspill som foreligger pr dd og vurdere prioritering i kommende periode. Styret skal vedta et forslag til Investeringsplan, i styremøte 22. juni, dette skal sendes til eierkommunene på høring, med frist 1.9.2017. Det er innhentet oppdatert informasjon om innspill til investeringsplanen, se vedlegg. Daglig leder vil orientere nærmere. Saken legges frem uten innstilling. 38/2017 Eventuelt Innkjøpssamarbeidet kommuner, FARTT og Abakus Kort orientering om status. Nye personvernregler Kort om status i forhold til videre oppfølging. Mobildekning Kort orientering om eventuelt samarbeid for bedre mobildekning Vår ref. : 16/2684-9 5