NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Det historisk-filosofiske fakultet Møtereferat Til stede:. Kathrine Skretting, Kari Melby, Margrethe Aune,Vegard Austmo, Magnar Breivik, Lars Sigfred Evensen, Hans Otto Frøland, Arne Halvorsen, Jonathan Knowles, Marie Oust Ledsaak, Bjørn Rasmussen, Kalle Sognnes og Tor A. Åfarli. Fra administrasjonen: Ivar Østerlie og Ingrid Aukrust. Forfall: Annlaug Bjørsnøs Gjelder: INSTITUTTLEDERMØTE 17. APRIL 2007 Møtetid: kl. 12.15-15.00 Møtested: Møterom 7, bygg 2, nivå 5, Dragvoll Dato: 22.04.2007 Signatur : Arkiv: 2006/3282 HFL 28/2007 ORIENTERINGSSAKER Post.doc.-prosessen Det ble orientert om prosessen. HFL 29/2007 FELLES OPPSETT FOR INDIVIDUELLE ARBEIDSPLANER VED HF-FAKULTETET Jfr. HFL 8/2007 (instituttledermøte 13.02.2007). Vedlegg: Notat av 10.04.07 til Instituttledermøtet fra Dekanus. Det fremlagte notatet er 2. utkast. Det endelige notatet må tas opp med fagforeningene gjennom LOSAM før det effektueres. Momenter fra diskusjonen: Målstyringsaspektet i notatet bør tones ned. Vi må ta vare på tillitsaspektet som er en viktig faktor for motivasjon og jobbutførelse. Det er viktig å få frem at normer er et verktøy for å skjerme forskningsandelen av stillingene. Det er også viktig å ha gjennomgående normer som i utgangspunktet gjelder for alle, men hvor det er mulig å ta individuelle hensyn i særlige tilfelle.
Normering av forskningsaktiviteter Det er delte synspunkter på om det er nødvendig å normere forskning, og i tilfelle hva som skal inngå i normeringen på hvilken måte. Normering er viktig for å synliggjøre og skjerme forskning. Det er ikke nødvendig å normere forskning. Arbeidsavtalen registrerer hva man har tenkt å gjøre, og det er rapporteringen som er viktig. Det er instituttleders ansvar å se til at de ansatte underviser/forsker/administrerer innefor de rammer som gjelder. Det er ikke ønskelig med normering av forskning som blir for detaljert og rettet mot kontroll. Forslaget legger ikke opp til noen form for timeregistrering, men registrering av hvor mange % av forskningstiden som brukes til de ulike aktivitetene som er lagt inn under forskning. Det er særlig viktig å få registrert hvor mye ressurser som brukes til eksternfinansiert virksomhet og til kunstnerisk virksomhet. Ved store prosjekter er administrasjon en stor oppgave som bør normeres. Normering av prosjektadministrasjon/forskningsadministrasjon vil vise omfanget og kan forklare hvorfor noen aktive prosjektledere ikke publiserer så mye. Kategoriene i normeringen følger NTNUs strategi som er det vi skal rapportere etter. Det er et problem at strategien ikke følger de tradisjonelle oppdelingen i undervisning/forskning/administrasjon, men har formidling/nyskaping i tillegg. Formidling/nyskaping er lagt inn under forskning og vil dermed spise av forskningsdelen. Normering Ph.d. og master Det forslås at 25% av timeverkene knyttet til veiledning av en kandidat ikke kan godskrives arbeidsplanene før kandidaten er ferdig. Instituttene som har hatt arbeidsavtaler har ulik praksis på dette området. Momenter fra diskusjonen: Det oppleves som urettferdig å holde tilbake timersom er normert. Fakultetet har fokus på gjennomstrømning, og dette kan være ett av flere virkemidler. Normering av veiledning av Ph.d. og master er knyttet opp til resultatmidlene. Resultatmidlene skal legge press på å få kandidatene gjennom og utbetales fra NTNU først når kandidatene er ferdige. Det innebærer at i den grad det utløses midler underveis må fakultetet forskuttere. Fullfører ikke kandidatene blir det ingen midler. Ved å holde tilbake 25% signaliseres det at dette er resultatmidler samtidig som det legges opp til et humant system hvor 75% utløses underveis.
Normering av undervisning Normering av undervisningen ved Institutt ofr musikk må avklares med instituttet både når det gjelder utøvende musikk og musikkvitenskap. Bortfall av undervisning Studenter på emner med mindre enn 5 studenter som følger undervisningen tilbys lesekurs og veiledning. Det er for dyrt å finansiere emner med så få studenter. Modellen skiller ikke mellom emner på bachelor og masternivå, noe som kan medføre at rekrutteringen til master svekkes. Dette kan motvirkes ved å lage større emner på masternivå, lage studieopplegg i samarbeid med andre institutter etc. Dette kan være nødvendig for å opprettholde fagbredden. Det må tas hensyn til fonetikk som alltid vil være et lite fag og hvor NTNU har nasjonalt ansvar. Reduksjon av belastning i arbeidsplanene som følge av at få studenter avlegger eksamen. Dette punktet tas ut. Normering av administrasjon Det er instituttleders ansvar å fordele administrasjonsressursen slik at den holdes innenfor rammen av 6% av instituttets ressurser. Det kan være vanskelig for små miljøer å holde seg innenfor rammen. Jo mindre fagmiljø jo færre å fordele et stort antall administrative oppgaver på. Normering av frikjøp for instituttleder bør stå i notatet. Studentene er ikke fornøyd med at administrasjonen effektiviseres på en slik måte at de demokratiske prosessene forvitrer. Det medfører at informasjonen blir for dårlig, at beslutningsprosessene blir ugjennomsiktige og at studentene får for lite innflytelse. Avsnitt om at ikke alt arbeid kan utføres innenfor ordinær arbeidstid går ut. Det vises for øvrig til notatet. HFL 30/2007 EVALUERING AV STUDIEPROGRAM MOMENTER Vedlegg: Notat Saken ble utsatt til neste møte
HFL 31/2007 INFORMASJONSGANG MELLOM FAKULTET OG INSTITUTT Det ble etterlyst bedre kommunikasjon mellom instituttledere og fakultetsnivået slik at det ikke fattes beslutninger/vedtak på fakultetsnivå uten at instituttleder blir trukket med i prosessen. Dekanus følger opp saken, bl.a. for å. se på mulighetene for å lage sjekklister for saksgang i ulike sakstyper. Studentene ber fakultetet være behjelpelig med å gi studentrepresentantene tilgang til Ephorte. Studentrepresentantene er avhengig av tilgang til Ephorte for å gjøre jobben sin. HFL 32/2007 YMSE Undervisningstilbudet på INL Åpent brev fra studenter på INL til fakultetsdirektøren ble delt ut på møtet. Det er nødvendig med nedskjæringer, men studentene skal ha tilbud om gruppeundervisning. Det er tilsvarende bekymringer ved andre institutter. Det er viktig å få frem konsekvensene av vedtak som fattes. Det er også viktig å sørge for at de styrende organer får kjennskap til konsekvensene slik at de kan vurdere om konsekvensene blir det som var ønsket/tilsiktet. Veiledning master Studentene informerer Dekanus som forbereder saken til neste møte. Bruk av mastergradslesesaler Instituttene må se på bruken av mastergradslesesalene, særlig i bygg 6B. Når arealene på disse lesesalene står tomme er det vanskelig å argumentere for behovet. Instituttene må ta kontakt med sine mastergradsstudenter og refordele plassene fra studenter som ikke bruker sine plasser til studenter som venter på plass. Dersom instituttene ikke har studenter med behov for leseplass, må plassene omfordeles til andre institutter. Konsekvenser av forslagene til innsparing Fakultetet er pålagt å foreta nødvendige innsparinger i 2007. Det er ikke kommet reaksjoner på fakultetets brev med forslag til tiltak. Tiltakene må settes i verk, og institutter som arbeider med slike saker kan ta kontakt med Liv Unhjem. Tilsetting av stipendiater i 2007 Det lyses ut 5 stipendiatstillinger i 2007. Dette er en overbooking på 3 i forhold til det HF har fått tildelt i 2007. Det kan hende at dette må hentes inn neste år dersom tildelingen blir like dårlig i 2008. 1. august blir sannsynlig søknadsfrist. Det må arbeides for å få forståelse for at HF må få flere stipendiater.
Ivar Østerlie fakultetsdirektør