Møtebok Tid Tirsdag 14. mai kl. 15.00 Sted Lørenskog rådhus, formannskapssalen Tilstede Erik Bratlie, leder medlemmer Andreas Halvorsen, nestleder Kari Bruun Jens Bruun Tilstede varamedlemmer Forfall Hans Moen Thilagawaty Sanmuganathan Andre Rådmann Ragnar Christoffersen (under sak 17, 18 og 19) Assisterende økonomisjef Idar H. Simonsen (under sak 17 og 18) Revisjonssjef Nina Neset Oppdragsansvarlig revisor Heidi Fjermeros Fagansvarlig forvaltningsrevisor Ellen Lange Kjell Nordengen, sekretær Behandlede saker 17/2013 Årsregnskap årsmelding 18/2013 Revisjonsbrev nr. 9 årsregnskap 2012 19/2013 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Investeringer i Lørenskog 20/2013 Plan for selskapskontroll 2013 2016 21/2013 Overføring av midler 22/2013 Orientering ved revisjonen 23/2013 Saker til oppfølging 24/2013 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten
Sak nr. Sak Møtedato 17/2013 Årsregnskap - årsmelding 07.05.13 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Årsberetning 2012 (sendt medlemmene tidligere) 2. Revisors beretning 3. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse 4. Kontrollutvalgets sak 18/2013 vedlegges til kommunestyret Saksopplysninger Kommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. (Kommunelovens 48, punkt 1 og 2.). Lørenskog kommunes årsregnskap for 2012 er avlagt og fremlegges for Kontrollutvalget til behandling. I henhold til 7 i Kontrollutvalgsforskriften skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være formannskapet i hende før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Årsregnskapet og årsrapporten skal vedtas av kommunestyret. Årsrapporten skal oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsrapporten skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. (Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10). Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april, jf. forskrift om revisjon i kommuner, 5. I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om følgende forhold: 1. om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk, 2. om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap stemmer med regulert budsjett, 3. om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistens med årsregnskapet, og om forslag til anvendelse av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd, er i samsvar med lov og forskrifter, 4. om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisor har avlagt beretning 18.april 2013. Kommunestyret selv godkjenner årsregnskapet. Det følger av kommuneloven 48 at vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. Revisor må i ettertid følge opp at vedtaket er i samsvar med lov og forskrift. 2
Saken fremlegges noe annerledes enn tidligere. I denne saksfremstillingen omtales kun formelle forhold, mens selve uttalelsen er formet som et brev. Forslaget til uttalelse er vedlegg 3. Forslag til vedtak Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012. Kontrollutvalgets behandling Revisjonen gikk igjennom revisors beretning. Rådmann og assisterende økonomisjef besvarte spørsmål. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2012 med de endringer som fremkom i møtet. Utskrift Lørenskog kommunestyre 3
Sak nr. Sak Møtedato 18/2013 Revisjonsbrev nr. 9 årsregnskap 2012 07.05.13 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Revisjonsbrev nr. 9 årsregnskap 2012 2. Rådmannens kommentarer til revisjonsbrevet 3. Notat vedrørende regnskapet 2012 (bare til kontrollutvalget) Saksopplysninger I revisjonsforskriftens 4 er det oppgitt flere forhold som revisor plikter å påpeke skriftlig. Ved revisjonen av årsregnskapet er det funnet avvik som faller inn under forskriftens 4. Kontrollutvalgsforskriftens 8 fastslår at kontrollutvalget skal påse at slike påpekninger blir fulgt opp. I nummerert brev er det for det første omtalt de forbehold revisor har tatt i beretningen. Det gjelder: - Kommunen har solgt to eiendommer der hele eller deler av salgssummen ikke er bokført i investeringsregnskapet. Samlet utgjør dette kr. 48,6 mill. - Det er manglende reguleringer av investeringsbudsjettet som har medført et avvik på kr. 158 mill. mellom regnskap og budsjett. Avvik ble også påpekt av revisor i 2009, 2010 og 2011. I tillegg påpekes det i brevet følgende forhold: - Kommunen har solgt to eiendommer (Fjellhamarhallen og Lørenskog ishall) til Lørenskog kommunale pensjonskasse. Eiendommene er leid tilbake av kommunen. Det er bedt om dokumentasjon på om transaksjonene er finansielle eller operasjonelle leieavtaler. Spørsmålet er under vurdering. - Det er svakheter i anleggsmodulen. Feilen i anleggsmodulen medfører at balanseverdier blir avskrevet raskere enn forskriften legger opp til. Dette er også påpekt tidligere. - Selvkostregnskapet for byggesak hadde et overskudd på kr. 3 mill. i 2011. Dette ble ikke avsatt til fond, og er omtalt i nummerert brev nr. 8 til regnskapet 2011.Selvkostregnskapet for 2012 viser et overskudd for byggesak og regulering. Når det gjelder selvkostregnskapet mangler det dokumentasjon på sammenhengen mellom kostnadene bokført i kommunens regnskap og tallene i selvkostregnskapet. I noten om selvkost opplyser kommunen at det ikke er avsatt til fond i 2012 fordi overskuddet dekker tidligere års underskudd. Revisjonen har tidligere år tatt forbehold om selvkostregnskapet innenfor plan og byggesak. Det kan derfor ikke tas standpunkt til om det faktisk har vært underskudd, eventuelt beløpets størrelse og den manglende avsetning av årets overskudd til selvkostfond. - Kommunen har ikke budsjettert for gevinst og tap på finansielle instrumenter. - Av større budsjettavvik i drift er avskrivninger som er budsjettert med kr. 82,6 mill. mens regnskapet viser kr. 105,6 mill. - Kommunens økonomireglement er ikke oppdatert, enkelte deler er fra før år 2000. Dette er også påpekt tidligere. - Detaljeringsgraden i skjema 1 B (fordeling på driftsenhetene) har ikke samme detaljeringsgrad som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet i vedtak av 30. november 2012. 4
- Note 3 til regnskapet, som gjelder garantier gitt i medhold av sosiallovgivningen er ikke fullstendig. Årets note inneholder kun garantier gitt i 2012. - For sosiale ytelser etter sosialtjenesteloven er det differanse mellom innberettet beløp og regnskapsført tall. Det er ikke foretatt avstemning. Rådmann er gitt mulighet til kommentere revisjonsbrev nr. 9/2012 før utvalget behandler det. Et eventuelt svar fra rådmann vil bli ettersendt. Saken legges frem uten forslag til vedtak da rådmannens svar kan ha betydning for hvordan utvalget skal påse at de påpekte forhold blir fulgt opp. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Oppdragsansvarlig revisor orienterte om nummerert brev. Assisterende økonomisjef kommenterte nummerert brev, og delte ut nytt svar fra kommunen. Rådmann besvarte spørsmål. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Kontrollutvalget ber administrasjonen om en redegjørelse for status i oppfølgingen av punktene i revisjonsbrev nr. 9 i slutten av 2013. Utskrift 5
Sak nr. Sak Møtedato 19/2013 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Investeringsprosjekter i Lørenskog kommune Saksbehandler Kjell Nordengen 07.05.13 Saksdokumenter 1. Revisjonsrapport Gjennomgang av gangbroa over Langvannet, Haneborg allé, Kjennveien 2. Revisjonsrapport Gjennomgang av Kjenn skole (Rapportene er sendt medlemmene tidligere) 3. Kommunens svar på rapportene er sendt pr. mail, og ble delt ut i møtet Saksopplysninger Våren 2012 ble kommunestyret informert om overskridelser på flere investeringsprosjekter i kommunen. I forbindelse med dette vedtok kommunestyret at det skulle gjennomføres forvaltningsrevisjon for prosjektene gangbroa over Langvannet, Kjennveien og Kjenn skole. I juni 2012 vedtok kommunestyret at det også skulle gjennomføres forvaltningsrevisjon for Haneborg allé. Det legges frem to rapporter, en for Kjenn skole, som ble styrt av tidligere bygg- og eiendomstjenesten, og en for de andre investeringsprosjektene, som ble styrt av tidligere tekniske tjenester. Kjenn skole Formålet med gjennomgangen har vært å undersøke om investeringsprosjektet har vært styrt og gjennomført på en hensiktsmessig måte og i tråd med de retningslinjene kommunen/bygg- og eiendomstjenesten har, samt om bygg- og eiendomstjenesten har hatt tilfredsstillende rutiner for sine investeringsprosjekter. Revisjonens vurderinger er følgende: Politisk og administrativ behandling Administrasjonen må sørge for å kvalitetssikre de kostnadskalkylene som legges frem for politisk behandling. Formannskapet er ikke blitt holdt tilstrekkelig informert om utviklingen i byggeprosjektet. Reglement for byggekomiteen setter krav til at noen av sakene skal behandles av hovedutvalget. Skisseprosjektet er av administrasjonen ikke blitt lagt frem for skole- og oppvekstutvalget, slik det er krav om. Formannskapet har ved to anledninger nedstemt forslag om å oversende skisse- /forprosjekt til skole- og oppvekstutvalget. Reglement for byggekomite er vedtatt av kommunestyret, og formannskapet har ikke anledning til å gå ut over disse rammene. Formannskapet skulle ha oversendt saken til kommunestyret allerede i august 2009. Kostnadene for prosjektet var på dette tidspunkt anslått til kr. 142,8 mill., mens budsjettet var på kr. 127 mill. 6
Offentlige anskaffelser 1. Anskaffelse av arkitekt- og prosjekteringstjenester Anskaffelsene er konkurranseutsatt korrekt i forhold til kontraktens verdi og art. Det er ikke ført fullstendig anskaffelsesprotokoll. Avtalen er inngått i tråd med konkurransegrunnlaget. 2. Avrop på rammeavtale om prosjektledelse Avropet i 2008 om å forestå prosjektledelsen er gjort på en gyldig rammeavtale og innenfor de oppgaver som rammeavtalen er ment å dekke. Avropet er skriftlig og undertegnet av begge parter. Utvidelsen av oppdraget i 2010 var av ikke uvesentlig art, og det kan stilles spørsmål ved om dette skal vurderes som en revidering av eksisterende avrop eller et nytt ekstra oppdrag. Dette får betydning fordi rammeavtalen med firmaet var utløpt på det tidspunkt revideringen skjedde. Det er ikke gått nærmere inn i denne problemstillingen. 3. Anskaffelse av bygge- og anleggskontrakt Anskaffelsene er konkurranseutsatt korrekt i forhold til kontraktens art og verdi. Det er ført anskaffelsesprotokoll og det er skrevet kontrakt i henhold til konkurransegrunnlaget. Planlegging, organisering og gjennomføring av prosjektet Samlet sett er hovedinntrykket at det var etablert en hensiktsmessig prosjektorganisasjon og tilfredsstillende styring og oppfølging når det gjaldt selve gjennomføringen av prosjektet. Den svakheten som er avdekket er i hovedsak knyttet til kapasitet i bygg- og eiendomstjenestens egen organisasjon. Manglende kapasitet medførte at det tok tid å få avklart beslutninger som prosjekteier måtte ta. Gangbroa over Langvannet, Haneborg allé, Kjennveien Formålet med prosjektet har vært å foreta en vurdering av byggeprosjektene fra behovet for en investering oppstår, via politisk og administrativ behandling til planleggings- og gjennomføringsfasen. Hovedproblemstillingen har vært om investeringsprosjekt blir underlagt tilfredsstillende styring og kontroll, herunder om kommunens retningslinjer for investeringsprosjekter er tilstrekkelige og følges i praksis. Rapporten avdekker alvorlig svikt ved gjennomføringen av investeringsprosjekter ved tidligere tekniske tjenester. Rapportens hovedfunn oppsummeres slik: Kostnadene til investeringsprosjektene er ikke tilstrekkelig utredet før kommunestyrebehandling. Kostnadsoverskridelsene underveis i prosjektene blir ikke forelagt politisk nivå på det tidspunkt administrasjonen blir klar over at budsjettene ikke vil holde. Det er avdekket vesentlige brudd på grunnleggende krav i anskaffelsesreglene. Det er ikke inngått skriftlig kontrakt/avtaler med leverandørene som er brukt. (Unntatt for Kjennveien der det foreligger kontrakt med entreprenør). 7
Mangler ved søknad om igangsettelsestillatelse (byggesøknad). For ett av prosjektene mangler slik søknad helt. Manglende dokumentasjon på kostnader og utført arbeid fra entreprenør. Vesentlig svikt ved oppfølging av prosjektene. Oppfølgingen av prosjektene blir vanskelig når helt sentrale styringsdokument som kontrakt, fremdriftsplaner og kvalitetssystem mangler. Store mangler ved arkivering av dokumentasjon i prosjektene, og manglende krav til hvordan prosjektene skal dokumenteres. Tekniske tjenester hadde ikke tilstrekkelig kapasitet til å følge opp prosjektene. Vesentlige mangler ved rapportering av prosjektene. De største svakhetene gjelder gangbroa over Langvannet og Haneborg allé. De viktigste årsakene til manglene kan, etter revisjonens vurdering, oppsummeres i fire hovedkategorier: 1. Rapportering - mangelen på et formålstjenlig rapporteringssystem som måler prosjektenes utvikling mot realistiske budsjetter og prognoser er årsaken til at de store overskridelsene ikke blir avdekket på et tidligere tidspunkt. 2. Internkontroll - manglende arbeidsdeling, oppfølging fra overordnet og etterlevelse av lover, regler og interne reglement er en viktig årsak til de store svakhetene i prosjektgjennomføringen. 3. Kapasitet og kompetanse - behovet for kapasitet og kompetanse når det gjelder oppfølging av investeringsprosjektene ved tidligere tekniske tjenester har vært undervurdert. 4. Ledelse - ledelse på alle nivå svikter når investeringsprosjekter gjennomføres uten et system som gir betryggende kontroll. Revisjonen anbefaler følgende tiltak: Rapportering Tiltak 1; Tiltak 2; Tiltak 3; Tiltak 4; Rapportering på prosjektperspektivet bør skje jevnlig både til politisk og administrativt nivå og være tilpasset behovene for mottakerne av rapportene. All rapportering bør være oversiktlig, forutsigbart og gjenkjennelig. Kostnadssiden ved prosjektene må være tilstrekkelig utredet før de vedtas iverksatt. Rapportering på årsperspektivet må bygge på realistiske og oppdaterte budsjett og prognoser. Tilskudd er en del av finansieringen av et prosjekt og skal ikke redusere kostnaden på prosjektet. 8
Intern kontroll etterlevelse av lover og retningslinjer Tiltak 5; Tiltak 6; Tiltak 7; Tiltak 8; Tiltak 9; Arbeidsdeling og klare ansvarslinjer og systematisert oppfølging av ledelsen bør ivaretas i alle prosjekter. Det bør settes krav til hvordan prosjektene skal følges opp, dokumenteres og arkiveres. Det bør etableres et system for godkjennelse av anskaffelser over en viss størrelse. Kommunes anskaffelsesreglement bør vurderes for å tydeliggjøre når og hvordan en rammeavtale skal brukes. Videre bør kommunen holde oversikt over bruken av sine rammeavtaler. Søknader og tillatelser må foreligge før prosjektene starter. Kapasitet og kompetanse Tiltak 10; Kommunen bør gjennomføre jevnlige vurderinger knyttet til kapasitet og kompetanse i egen organisasjon både for det enkelte prosjekt og hele prosjektporteføljen Ledelse på alle nivå Tiltak 11; Risikovurderinger bør gjennomføres for investeringsprosjekter, både for prosjektporteføljen som helhet og for det enkelte prosjekt. Tiltak 12; Basert på risikoanalysen bør det formaliseres et system for å sikre tilstrekkelig kontroll med investeringsprosjekter. Systemet bør være slik at det har kontrollmekanismer i seg for å fange opp feil og svakheter. Arbeidsdeling og god kommunikasjon både oppover og nedover i organisasjonen, sammen et tilpasset rapporteringssystem er viktige elementer i et slikt system Tiltak 13; Det bør jobbes systematisk med en kontrollkultur fordi investeringsprosjekter er et område med risiko for uregelmessigheter, misligheter og overfakturering. Det å følge opp revisjonens anbefalte tiltak vil være et omfattende arbeid, og må nødvendigvis skje over noe tid. I følge kontrollutvalgsforskriftens 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan merknader er blitt fulgt opp. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og oversender dem til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber rådmann følge opp følgende punkter: 9
Rapportering Rapportering på prosjektperspektivet må skje jevnlig både til politisk og administrativt nivå og være tilpasset behovene for mottakerne av rapportene. All rapportering skal være oversiktlig, forutsigbart og gjenkjennelig. Kostnadssiden ved prosjektene må være tilstrekkelig utredet før de vedtas iverksatt. Rapportering på årsperspektivet må bygge på realistiske og oppdaterte budsjett og prognoser. Tilskudd er en del av finansieringen av et prosjekt og skal ikke redusere kostnaden på prosjektet. Intern kontroll etterlevelse av lover og retningslinjer Arbeidsdeling og klare ansvarslinjer og systematisert oppfølging av ledelsen skal ivaretas i alle prosjekter. Det må settes krav til hvordan prosjektene skal følges opp, dokumenteres og arkiveres. Det må etableres et system for godkjennelse av anskaffelser over en viss størrelse. Kommunes anskaffelsesreglement må vurderes for å tydeliggjøre når og hvordan en rammeavtale skal brukes. Videre må kommunen holde oversikt over bruken av sine rammeavtaler. Søknader og tillatelser må foreligge før prosjektene starter. Kapasitet og kompetanse Kommunen må gjennomføre jevnlige vurderinger knyttet til kapasitet og kompetanse i egen organisasjon både for det enkelte prosjekt og hele prosjektporteføljen Ledelse på alle nivå Risikovurderinger må gjennomføres for investeringsprosjekter, både for prosjektporteføljen som helhet og for det enkelte prosjekt. Basert på risikoanalysen skal det formaliseres et system for å sikre tilstrekkelig kontroll med investeringsprosjekter. Systemet må være slik at det har kontrollmekanismer i seg for å fange opp feil og svakheter. Arbeidsdeling og god kommunikasjon både oppover og nedover i organisasjonen, sammen et tilpasset rapporteringssystem er viktige elementer i et slikt system 10
Det må jobbes systematisk med en kontrollkultur fordi investeringsprosjekter er et område med risiko for uregelmessigheter, misligheter og overfakturering. 2. Kommunestyret ber rådmann utarbeide en plan for oppfølgingen som tilstiles kontrollutvalget, og at kontrollutvalget holdes orientert om oppfølgingen. Kontrollutvalgets behandling Rådmannen ga sine synspunkter. Det vil bli nedsatt en tverrfaglig prosjektgruppe. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak 1. Kontrollutvalget konstaterer at det er avdekket alvorlig og gjennomgående svikt ved planlegging, inklusive fastsettelse av kostnadsestimat, ledelse, oppfølging og kontroll med investeringsprosjekter i Lørenskog kommune. Kontrollutvalget mener videre at det er kritikkverdig at gjennomgangen avdekker omfattende brudd på anskaffelsesreglene, byggesaksforskriften og interne reglement i Lørenskog kommune. Svikten anses som vesentlig for prosjektene gangbroa over Langvannet og Haneborg Allé. 2 Kontrollutvalget oversender rapportene til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret konstaterer at det er avdekket alvorlig og gjennomgående svikt ved planlegging, inklusive fastsettelse av kostnadsestimat, ledelse, oppfølging og kontroll med investeringsprosjekter i Lørenskog kommune. Kommunestyret mener videre at det er kritikkverdig at gjennomgangen avdekker omfattende brudd på anskaffelsesreglene, byggesaksforskriften og interne reglement i Lørenskog kommune. Svikten anses som vesentlig for prosjektene gangbroa over Langvannet og Haneborg Allé Rapportering Kommunestyret ber rådmann følge opp følgende punkter: Rapportering på prosjektperspektivet må skje jevnlig både til politisk og administrativt nivå og være tilpasset behovene for mottakerne av rapportene. All rapportering skal være oversiktlig, forutsigbart og gjenkjennelig. Kostnadssiden ved prosjektene må være tilstrekkelig utredet før de vedtas iverksatt. Rapportering på årsperspektivet må bygge på realistiske og oppdaterte budsjett og prognoser. Tilskudd er en del av finansieringen av et prosjekt og skal ikke redusere kostnaden på prosjektet. 11
Intern kontroll etterlevelse av lover og retningslinjer Arbeidsdeling og klare ansvarslinjer og systematisert oppfølging av ledelsen skal ivaretas i alle prosjekter. Det må settes krav til hvordan prosjektene skal følges opp, dokumenteres og arkiveres. Alle anskaffelser må gjennomføres og dokumenteres i tråd med gjeldende regelverk. Fakturaer må undergis en reell kontroll og oppfølging. Kommunes anskaffelsesreglement må vurderes for å tydeliggjøre når og hvordan en rammeavtale skal brukes. Videre må kommunen holde oversikt over bruken av sine rammeavtaler. Søknader og tillatelser må foreligge før prosjektene starter. Kapasitet og kompetanse Kommunen må gjennomføre jevnlige vurderinger knyttet til kapasitet og kompetanse i egen organisasjon både for det enkelte prosjekt og hele prosjektporteføljen Ledelse på alle nivå Risikovurderinger må gjennomføres for investeringsprosjekter, både for prosjektporteføljen som helhet og for det enkelte prosjekt. Risikovurderingen må dokumenteres og legges til grunn ved valg av entrepriseform. Basert på risikovurderingen skal det formaliseres et system for å sikre tilstrekkelig kontroll med investeringsprosjekter. Systemet må være slik at det har kontrollmekanismer i seg for å fange opp feil og svakheter. Arbeidsdeling og god kommunikasjon både oppover og nedover i organisasjonen, sammen et tilpasset rapporteringssystem er viktige elementer i et slikt system Det må jobbes systematisk med en kontrollkultur fordi investeringsprosjekter er et område med risiko for uregelmessigheter, misligheter og overfakturering. 3. Kommunestyret ber rådmann utarbeide en plan for oppfølgingen og legger den fram for kontrollutvalget i september 2013. 4. Kontrollutvalget anbefaler at revisjonen presenterer rapportene i kommunestyret. 12
Utskrift Lørenskog kommunestyre 13
Sak nr. Sak Møtedato 20/2013 Plan for selskapskontroll 2013-2016 07.05.13 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Plan for selskapskontroll 2013 2016 2. Offentlig informasjon om Nitor AS Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet plan for selskapskontroll i møte den 27. november 2012. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kontrollutvalget vedtar forslaget til plan for selskapskontroll for perioden 2013-2016. 2. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen gjennomfører selskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS i 1. halvår 2013. 3. Plan for selskapskontroll oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak av plan for selskapskontroll 2013-2016. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen ved behov. Kommunestyret behandlet planen i møte den 13. februar 2013. Følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret anmoder om at selskapskontroll av Nitor AS, med datterselskap framskyndes. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen ved behov. 3. Kommunestyret ber om en orientering dersom planen for selskapskontroll endres. I planen er selskapskontroll av Nitor AS planlagt gjennomført 1. halvår 2016. På bakgrunn av kommunestyrets anmodning behandles planen på nytt. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Utvalget fant Andreas Halvorsen inhabil jfr. forvaltningslovens 6, 1. ledd, bokstav e, og han fratrådte ved behandlingen. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Eierskapskontroll i Nitor AS med datterselskap gjennomføres høsten 2013. Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar saken til orientering. Utskrift Lørenskog kommunestyre 14
Sak nr. Sak Møtedato 21/2013 Overføring av midler 07.05.13 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forvaltningsrevisjonsrapporten Investeringsprosjekter i Lørenskog kommune hadde pr. 17. april 2013 kostet kr. 426.000, og da var rapporten ikke ferdigstilt. Kommunestyret har bevilget kr. 400.000 til prosjektet. Differansen mellom kommunestyrets bevilgning og rapportens kostnad må dekkes opp. Den blir på kr. 50.000,-. Kontrollutvalget har i budsjett 2013 en pott på kr. 50.000,- til uforutsette oppgaver. Forslag til vedtak Kr. 50.000,- tas fra kontrollutvalgets pott for uforutsette oppgaver og overføres til Nedre Romerike distriktsrevisjon. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Kr. 50.000,- tas fra kontrollutvalgets pott for uforutsette oppgaver og overføres til Nedre Romerike distriktsrevisjon. Utskrift 15
Sak nr. Sak Møtedato 22/2013 Orientering ved revisjon 07.05.13 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de saker som står på sakslista. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Revisjonssjefen orienterte. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Saken tas til orientering. Utskrift 16
Sak nr. Sak Møtedato 23/2013 Saker til oppfølging 07.05.13 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saker til oppfølging Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Lista oppdateres, for øvrig tas saken til orientering. Utskrift 17
Sak nr. Sak Møtedato 24/2013 Eventuelt 07.05.13 Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Ingen saker. Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift Dato: 14. mai 2013 Underskrift Erik Bratlie, leder 18