MØTEINNKALLING Dato onsdag 02.03.16 Tid Kl. 16.15 Sted D9 Sakliste Konstituering av møtet Ref-sak 05/16 Godkjenning av referat fra Studentrådet SVTs møte 17.02.16 * Ref-sak 06/16 Saker fra studenttillitsvalgte, orientering fra FTVene SVT-sak 04/16 Suppleringsvalg av vara til Studenttinget 2016 * SVT-sak 08/16 Workshop: Studentrådsvalguke * SVT-sak 09/16 Eventuelt Evaluering av møtet Studentrådet SVT Emily og Sarah Dersom du skal forlate møtet før det er ferdig må du gi beskjed til Sarah eller Elin før møtet. Dersom du ikke kan møte opp MÅ du gi beskjed til Sarah eller Elin før møtet. * = Alle vedlegg blir lagt i hyllene på Studentrådskontoret!
KAKE-TIL-MØTENE-LISTE - VÅREN 2016 FTV 17/02 GEO 2/3 SOSANT 16/3 ISØ 30/3 ISS 13/4 PED 27/4 VLR 11/5 ISH PSYK PLU HTV NOSEB IØT De som ikke får tildelt ansvar nå i vår, må regne med å få dette til høsten. Ansvar kan byttes internt, men gi gjerne FTVene/Elin beskjed om det.
REFERAT Studentrådet SVT sitt møte 17.02.16 kl 16.15 i rom D9 Møteleder: Referent: Tellekorps: Sarah R. Skallist Elin Juliussen Ida Amalie Krüger og Henrik S. Dahl Studentrådet SVTs medlemmer: Fakultetstillitsvalgt 1 (FTV1) Fakultetstillitsvalgt 2 (FTV2) GEO SOSANT SOSANT ISØ ISØ ISS sosiologi PED PSYK PSYK PSYK ISH ISH PLU HTV IVR IVR NOSEB FTV IØT FTV IØT IØT Meldt fravær: GEO ISS statsvit. ISS Idrett/MKI IØT Ikke møtt: PED NOSEB Observatør Studenttinget Studenttinget FTV2 HF Student og tidligere FTV2 SVT Emily Catherine F. Jackson Sarah Renton Skallist Kristiane Midtaune Mathias Tømmervold Henrik Eiskerstrand Sperre Brage Sjursen Lien Malin Albrecht Ellingsen Lars Adrian Hole Pål Eltvik Øien Sara Wathne Lena Sæle Ida Antonsen Marte Underhaug Stine Andersen Vegard Riksheim Tandstad Mathilde Kjelberg Volle Emma Louise Erstad Anna Maria Garke Mikkel Balder T. Lindheim Synne Mari Pedersen Trude Haugsvær Verling Jacob Berg Lofthus Mathias Moene Rød Guro Elisabeth Kolstad Eirik Gartland Wahlstrøm Jim Henrik Austbø Judite Je Morten Djupdal Jone Trovåg Ida Amalie Krüger Henrik Stamnes Dahl Studentrådets saker Konstituering av møtet Innkallingen ble godkjent, møteleder og referent valgt. Ref-sak 03/16 Godkjenning av referat fra Studentrådet SVTs møte 27.01.16 Godkjent.
Referat fra SVT-møte 27.01.16 Side 2 av 3 Ref-sak 04/16 Saker fra studenttillitsvalgte, orientering fra FTVene. GEO Jobber med fagtilbudene ISS Vært på ledermøte, dialogmøte med NOKUT Fått valgt 2 PTV PLU Fått valg nye PTVer ISH Vært i møte med inst.leder Flere nye fag dette semesteret Sosant Jobber med Antropologidagene 1. - 3. mars NOSEB Jobber med å bli kjent IVR Vært i Pedagogisk komite Jobber med å få i alle PTVene PSYK Studentutvalgsmøte IØT Vært i formøte til styret Har startet et prosjekt om læringsmiljø Har hatt studentrådsmøte Jobbet med fusjon IØT Vært i møte med inst. Sett på organisering av instituttstrukturen STi Morten Har vært på seminar Hatt STi-møte med alle campuser Jobbet med fakultetsstrukturen FTV1 Emily Vært på formøte til styret Institutledermøte AU-møter Møte med Studentservice TUV-møte Omorganiserer Sprett FTV2 Sarah Vært på formøte til styret LOSAM Vedtaksmøte Instituttledermøte i dag O-sak 01/16 Info fra Studentservice om redusert åpningstid i skranken Seksjonssjef Anne S. Ellingsen og rådgiver Anette Lindi orienterte om Studentservice og om endringene i åpningstider i skranken og hvorfor. Det ble stilt spørsmål underveis og etter presentasjonen. SVT-sak 04/16 Suppleringsvalg av vara til Studenttinget 2016 Saken utsettes til neste møte SVT-sak 05/16 Høring om nytt studentdemokrati 2017 Morten orienterte om høringa. Diskusjon rundt bordet og FTVene tar med innspillene i høringsuttalelsen. Høringa legges ved referatet. SVT-sak 06/16 Organisering av studentrepresentasjon på fakultetsnivå Sarah orienterte om saken og den ble diskutert i det vide og brede. Inntil Sara forslo å legge saken død for nå og evt. ta det opp på et senere møte etter at FTVene har diskutert saken og kommet frem til enighet. SVT-sak 03/16 Eventuelt Elin Melhusbanken kommer til å fase ut minibanken i løpet av året.
Referat fra SVT-møte 27.01.16 Side 3 av 3 Evaluering av møtet Kommentarene blir tatt til etterretning. Sarah R. Skallist møteleder (sign.) Elin Juliussen referent (sign.)
Til: Fra: Kopi til: Studenttinget Studentrådet SVT Gjelder: Saksbehandler: HØRINGSSVAR OM ORGANISERING AV DET NYE STUDENTDEMOKRATIET FØRSTE HØRINGSRUNDE Emily Catherine Dato: 24.02.16 Signatur: Arkiv: 06/16/2.4/ECFJ Studentrådet SVT takker Studenttinget for invitasjonen til høring om nytt studentdemokrati 2017 Høringen tar utgangspunkt i innspill fra Studentrådet SVTs møte den 17.02.16. Hva ønsker SVT? Studentrådet SVT mener det er nyttig for begge parter at en representant fra STi er med på våre studentrådsmøter. Vi mener at dette hjelper med STi sin synlighet overfor studentene. Synlighet er noe som jobbes med i studentrådene og studentrådet SVT mener at synlighet er noe som må jobbes mer med for STi. Vi mener også at skillet mellom STi og Studentrådene må bli klarere for både studentene og for medlemmene av STi og for de tillitsvalgte. Studentrådet SVT vil også anbefale å være mer synlig på Dragvoll da det vil hjelpe til med å forbedre inntrykket studentene har av STi. For å sikre at STi har god kontakt med studentene foreslås det at det kan være hensiktsmessig at en FTV eller en ITV fra hvert av studentrådene får en stol rundt bordet på STi. Det vil sikre informasjonsflyten både til og fra STi. Vedkommende vil da sitte i alle studentrådsmøtene på sitt fakultet og i alle STi sine møter for å sikre informasjonsflyten. Dette gjelder også studentrådene fra Gjøvik og Ålesund. Geografisk representasjon og demokratisk medvirkning er viktig i studentdemokratiet. Dette vervet ville også blitt mer attraktivt hvis studentene fikk godtgjørelse som passet til arbeidsoppgaven. POSTADRESSE: TELEFONER: GATEADRESSE: NTNU Dragvoll FTR: 73 59 01 85 Universitetssenteret på Dragvoll 7491 TRONDEHIM Konsulent: 73 59 67 42 Trondheim
J.nr. SVT 06/16/2.4 Side 2 av 2 Vi ønsker også presisere at den ordningen som finnes på fakultetsnivå av i dag er en god ordning, og vi ønsker å fortsette med dette oppsettet videre. Det som kan ses på er ordningen for programtillitsvalgte (PTV), da de ikke har noen formelle fora der de er i kontakt med de instituttillitsvalgte, og det er derfor noe personavhengig hvor god kommunikasjonen er i dette leddet. Studentrådet SVT stiller spørsmål ved kvalitetssikringen når alle som stiller til STi blir valgt. Studentrådet SVT stiller seg positiv til VT og deres mandater. POSTADRESSE: TELEFONER: GATEADRESSE: NTNU Dragvoll FTR: 73 59 01 85 Universitetssenteret på Dragvoll 7491 TRONDEHIM Konsulent: 73 59 67 42 Trondheim
SVT-sak 05/16 Saksbehandler: Emily Catherine F. Jackson Suppleringsvalg av vara til Studenttinget 2016 Forkortelser SVT FTV STi - SVT-fakultetet / Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse - Fakultetstillitsvalgt - Studenttinget Det skal suppleres inn 8 vara fra Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse til Studenttinget NTNU. FTVene har fra allmøte fått fullmakt til å supplere denne listen. Aktuelle kandidater bør derfor melde seg til FTVene så raskt som mulig. Perioden det skal velges for er ut året 2016. På møtet vil det bli gitt informasjon av hva vervet som vara til Studenttinget NTNU innebærer. Ellers kan man lese mer på www.studenttinget.no FTVene håper alle gjør en liten innsats med å skaffe aktuelle kandidater.
SVT-sak 08/16 Saksbehandler: Ida Amalie Krüger og Sarah Renton Skallist WORKSHOP STUDENTRÅDSVALGUKE Forkortelser HF SVT FTV ITV STi VT - Det humanistiske fakultet - SVT-fakultetet - Fakultetstillitsvalgt - Instituttillitsvalgt - Studenttinget - Velferdstinget Bakgrunn for saken: Hvert semester holder vi allmøter med valg av nye tillitsvalgte, både på fakultet og på institutt, på HF og SVT. Våren 2015 gjennomførte vi for første gang en felles valguke for alle instituttene, og høsten 2015 kjørte vi en revidert versjon hvor vi hadde satt av tre uker for å gjennomføre dette. Uke 1: Vi hadde stand med fokus Still til valg både for ITV og FTV, og blestet allmøtene for fakultetene. Uke 2: Startet med allmøte for fakultetene, og avstemmingen åpnet for disse valgene. Etter at allmøtene var gjennomført startet instituttene med sine allmøter. Denne uka fikk da fokus Kom på allmøter og stem. Fredagen denne uka avsluttet valget for FTV. Uke 3: Avsluttingen på allmøter, og ukesfokuset ble Stem!. Fredagen denne uka avsluttet valget for ITV. Disse ukene hadde vi stand 2-3 dager i uken. I løpet av disse 3 ukene hadde vi stand med boller 2 ganger. I tillegg til dette hadde vi banner, plakater og flyers. På så godt som alle allmøtene var instituttledere invitert til å snakke om fusjon og hva som rører seg på instituttet. På allmøtene for fakultetene var dekan tilstede for å informere om hva som rører seg på fakultetet. På seminar våren 2016 satt vi i gang en arbeidsgruppe for blant annet valgukene, og det kom et forslag om å kalle det Studentrådsvalguke, ettersom det er lett å bli forvirret av alle valgene som ofte faller samtidig. (NTNU styret, STi, VT etc). Vi har tatt utgangspunkt i at vi fortsetter med 3 uker, og for våren vil disse ukene være uke 14-16. (04.04-22.04).
SVT-sak 08/16 Side 2 av 2 Workshop: Vi ønsker at dere i grupper skal diskutere disse spørsmålene og skrive ned tanker dere får, slik at vi kan bruke dette til å gjennomføre valguka på en best mulig måte. 1. Hvordan får vi til å gjennomføre dette med størst mulig medvirkning av ITVene? 2. Hva skal til for at flere (ITVer) står på stand eller blir med i arbeidsgruppa? 3. Hvordan kan vi gjøre det attraktivt å stille til valg? 4. Hvordan får vi flere studenter til å møte opp på allmøtene? 5. Hvordan kan vi engasjere studenter til å stemme både på institutt- og fakultetsnivå? 6. Hvilke informasjonskanaler bør vi ta i bruk for å nå ut til studentene? 7. Hvilke forventinger har dere til FTVenes innsats? 8. Hvilke forventninger har dere til ITVenes innsats? 9. Hva kan vi gjøre annerledes i år for å få et bedre resultat? 10. Annet vi må tenke på/ta hensyn til? Vedlegg: Erfaringsskriv V15
Notat Gjelder: Erfaringsskriv om Valguken våren 2015 Saksbehandler: Dato: 08.05.15 Erling Ravnanger Lande Forkortelser HF SVT FTV ITV STi VT - Det humanistiske fakultet - SVT-fakultetet - Fakultetstillitsvalgt - Instituttillitsvalgt - Studenttinget - Velferdstinget Det hele begynte med en ide fra en tidligere ITV Einar Tryti. Opprinnelig var ideen å forenkle hele konseptet med valg av tillitsvalgte på flere nivå. Tidligere har dette vært rotete, der ITVer fra ulike institutt har hatt allmøter der de tillitsvalgte ble valgt. Disse var generelt preget av lavt oppmøte, lav kandidatoppslutning, lite engasjement, og et rent fokus på valg. Våren 2015 begynte planleggingen av valguken med en enkel workshop på oppstartseminar. ITVene ble delt inn i grupper, der de skulle fylle ut et SWOT-skjema med konseptet valguke. Premissene var ikke satt i stein, og undertegnede la vekt på å la de tillitsvalgte føle eierskap til prosjektet. Det har hele veien vært sentralt at dette ikke skulle være noe FTVene styrte top-down. Innspill på seminaret ble tatt imot, og ingen ting skjedde på en stund før midt ute i semesteret. Vi ble informert av Orgnest i studenttinget at hvis vi ville, kunne vi ha digitalt valg i valgperioden vår. Dette ble sett på som en god ide av flere, og vi ble enige om at vi skulle ha digitalt valg gjennom valgweb på fakultetsnivå. Det ble deretter skrevet en høring til studentrådsmøte om digital stemmegiving, der ITVene kunne ta stilling til om de synes dette hørtes ut som en god ide, og om de ville gjøre dette på sitt institutt. Høringen er lagt som vedlegg 1. Undertegnede kontaktet personen ansvarlig for valgsystemet på NTNU (Trond Kandal), og fikk tilgang til å administrere valg i valgweb. Deretter ble det satt opp noen testvalg på de instituttene som ville bruke digitalt valg av nye ITVer i valgperioden, og for fakultetet. Dette gikk som planlagt, og det så ut som alt fungerte. Vår konsulentvikar Synøve Almås tok på seg ansvaret for å lage en webside i tiden før valguken begynte. Tanken var å bruke den i forbindelse med valguken, og legge ut relevant informasjon: en beskrivelse av kandidatene, oversikt over når allmøtene er, hvordan en stemmer osv. Dette ble gjort ganske enkelt på wordpress, og vi fikk ordnet nettadressen hfsvt.studentrad.no.
Side 2 av 11 På AU-møte i siste del av mars ble det satt opp en grov skisse over valguken. Det ble skrevet i all hast en høring til eventuelt på dette, og tatt opp i studentrådsmøte. Denne er lagt som vedlegg 2. Det ble satt en frist til ITVene for å sette opp allmøte og melde inn til FTVene, med informasjon om tid, sted (romnr), og om de skulle ha digitalt valg eller ikke. De fleste ITVer klarte å holde fristen. Ny rekord! ITVene ble oppfordret til å ha en diskusjonssak på allmøtet sitt, fordi med digitalt valg kommer fokuset for allmøtet til å endres. Det ble en stor suksess på enkelte institutt. Mandag 13., og tirsdag 14. april ble det laget bannere. I forkant hadde disse blitt designet av en ITV i photoshop. Vi brukte en projektor og tegnet omriss, for så å male banneren på tirsdagen. Tirsdagen ble en lang dag for de som var med og hjalp til. Samtidig satt ITV (Turi Marte Ånerud) som hadde designet banneren, og designet flyere og plakater. Alt er lagt som vedlegg. Onsdag 15. april ble bannere og plakater hengt opp, altså en uke før valguken begynte. Samtidig hadde vi stand i gata, der vi delte ut twist, smash og annet smågodt. Vi hadde med oss flyere med oversikt over når allmøtene var, og fokuset var å få folk til å stille til valg. Dette skulle kandidatene gjøre ved å sende epost til FTVene der det var digitalt valg, eller møte på allmøte der det ikke var det. Vi informerte også om hva studentrådet holder på med. Dette ble også gjort torsdag 16. april. Det ble skrevet et skriv som de som sto på stand skulle ha lest, slik at alle som sto på stand hadde den samme ideen om hva vi drev med på stand. Denne er lagt som vedlegg 5. Torsdag 23. april valguken begynte. Vi flyttet kontorvakta utenfor kontoret. De som hadde vakt satt altså utenfor kontoret i stedet. I tillegg hadde vi satt opp en doodle der ITVene kunne melde seg opp for å stå på stand sammen med de som hadde kontorvakt. Vi anbefalte å ha 2 ITVer pluss de som hadde kontorvakt til å stå på stand. Denne torsdagen hadde vi også bestilt 600 boller til å dele ut, samt kaffe fra maskina. Også her ble det skrevet et skriv som de på stand skulle ha lest for å ha det samme grunnlaget. Dette ble sendt ut på mail, og er lagt som vedlegg 6. Valguken fortsatte fredag med boller til overs fra dagen før. Vi lånte telefonavlukket og brukte det som stemmeavlukke. Der hadde vi satt opp en laptop med skjøteledning, klart til å logge inn i valgweb. Det er viktig å fikse på strøminnstillingene slik at den ikke slår seg av. Vi hadde også skrevet ut informasjon om kandidatene i papir og hadde med på stand. Mandag 27. april var det allmøte for fakultetene klokken 14:15, der vi bestilte pizza. Klokken 13:00 denne dagen gikk vi innom lesesalene med noe godt og en liten flyer med informasjon om allmøtet (saksliste, og at det blir pizza var det viktigste) som skulle skje den neste timen. Tirsdag 28. april hadde vi fortsatt stand, men nå lå fokuset på å få folk til å stemme. Vi hadde også boller, men vi hadde glemt å reservere oss på vaffel. Onsdag 29. april var den siste dagen i valguken, og vi hadde boller og kaffe, og prøvde å få folk til å stemme. Det digitale valget stengte 23:59. Torsdag 30. april var valguken over, og vi hadde et kort møte der vi gikk gjennom valgrapporten og alle var enige i hvem som hadde vunnet. Vinnerne ble gratulert, og kontrakter skrevet der nyvalgte ble valgt.
Side 3 av 11 Resultatet var at valgdeltakelsen gikk markant opp på de fleste institutt som benyttet seg av det digitale valget. På ISS gikk valgdeltakelsen fra 10 oppmøtte på allmøte før jul opp til 87 stemmer i det digitale valget for ITV for Statsvitenskap. Psykologi fikk 138 stemmer(!). Flere institutt fikk flere kandidater til samme valg. ISS hadde tre kandidater til ITV for statsvitenskap. Jevnt over ble det minst to kandidater til hver ITV-posisjon. Vi tror standaktiviteten hadde mye med dette å gjøre. I tillegg tror jeg ITVene følte at noe stort var i sving, slik at det ble mer motiverende å gjøre en større innsats for å få folk til å stille. Det var ingen andre kandidater til FTV på begge fakultet enn de som stilte til gjenvalg. Her er det altså forbedringspotensiale. Min profeti er at dette vil bli bedre på sikt, fordi: de som er ITVer fra før av er preget av å ha blitt valgt inn ved å tilfeldigvis ha vært i et allmøte, der de har blitt benket. Det er ikke disse personlighetstypene jeg tror er de mest engasjerte. Ved å ha valgt inn ITVer som selv må melde kandidatur på epost, tror jeg vil virke som en mekanisme som gjør at en vil i høyere grad få ITVer som er mer engasjerte. Etter ett år, vil derfor de som nå er valgt inn på denne måten som ITV, ha mulighet til å stille som FTV. Det vil vise seg. Hva kunne vært gjort annerledes? Denne saken ble også tatt opp på semesterets siste møte 06.05.15, slik at dette blir skrevet basert på egne tanker, innspill underveis og i etterkant, samt innspill fra studentrådsmøtene. Perioden var preget av å gjøre ting i siste liten. Enkelte ting hadde vi ikke tenkt på før rett før noe måtte gjøres. Eksempler er flyeren, som ikke var en tanke før vi holdt på med banneren. Flyeren ble en stor suksess, og det anbefales på det sterkeste å lage en slik oversikt over når og hvor almøtene er i et hefte med informasjon om hva dette dreier seg om. Leksa er altså at sett datoer for når ting skal gjøres tidlig. Det gjør det lettere å forholde seg til for alle som er involvert. Sett deretter opp en doodle lang tid i forkant, slik at ITVer kan melde seg på. Det muliggjør også at dersom det er få påmeldte, går det an å ta dette opp i studentrådsmøte og si at vi trenger flere folk. Oppfordre ITVer til å stille til FTV. Dette bør bli sagt gjentatte ganger på studentrådsmøte. Dersom noen er nysgjerrige, ta dem med og forklar hva vervet mer presist går ut på. Skriv opp en liste med alt som skal gjøres og hvem som har ansvaret tidlig. Denne gangen var det en person som gjorde mesteparten. Deleger rettferdig i AU-møter. Gi ITVer mer ansvar. Det bør informeres bedre om at det er valg både på institutt og fakultetsnivå. Folk i gata trodde de hadde stemt, mens de egentlig bare hadde stemt på instituttet. Tenk gjennom hvordan dette vil bli påvirket av STi-valg og styrevalg fremover. Det bør informeres i flyer bedre om PTV-vervet. Dette er en fin måte å få folk inn i studentdemokratiet, slik at de kan stille til ITV neste gang. Det går an å vurdere å ha stand slik vi hadde det, før selve valguken begynner. Det var mange institutt som hadde allmøte utenfor selve valguken, fordi det ikke passet med noe annet tidspunkt.
Side 4 av 11 Få ITVer til å informere instituttene om at mandager 14:15 er allmøtetid, og det skal ikke holdes forelesninger. Spør konsulent hvis du trenger bevis på dette. Gå gjennom hvordan man skal oppføre seg på stand i forkant. Våre stander hadde ofte tillitsvalgte som satt bak bordet, og ikke aktivt snakket med forbipasserende. Det fungerer ikke. Det hadde fungert bedre dersom alle hadde digitalt valg. Det er enklere for den jevne student å forholde seg til. Vi kunne promotert valguken bedre i forkant på sosiale medier. Forslag: bilder av maling av banner, og andre ting vi gjør i forkant. En setning på engelsk i flyeren. Kronologisk rekkefølge av allmøtene i flyeren. Det var noen som var mer aktive enn andre. Det er kjedelig for noen at andre ikke prioriterer dette samarbeidsprosjektet. Det kan gå an å vinkle det som at «dette er noe alle tjener på, og fungerer bare dersom alle bidrar». Det er kjedelig å sanksjonere de som ikke deltar like mye, men det går an å snakke om det i studentrådsmøtene i forkant. Flyeren bør vise bedre hvordan man skal gå fram for å stemme. Allmøtene for fakultetene var dårlig planlagt. Disse bør bli planlagt tidligere slik at det kan blæstes om hvilken diskusjonssak vi skulle ha. Velg et tema studentene kan snakke om. Finn dessuten en løsning på hvordan man kan skille institutt-allmøter fra fakultetsallmøter, og gjør skillet synligere. Dette kan for eksempel gjøres med flowcharts over hva et institutt er og hva et fakultet er. Vi kunne informert bedre om hvor studentene har stemmerett. En kan vurdere å betale ITVene for å stå på stand for å få større oppmøte. F.eks halv lønn. En annen mulighet er å spandere lunsj på de som står på stand. Eller en konkurranse der den som står mest på stand får gavekort på SiT. En bør redusere antall folk på stand til totalt 3 personer. 4 ble for mye, og førte til at folk bare satt bak bordet og pratet. Enkelte mener også at valguken favnet litt for mye, for mye informasjon. Opprette facebookarrangement for fakultetsallmøtet tidligere. Masterstudentene i sosialantropologi var misfornøyd med at valget ble gjort før sommeren, fordi studentene alltid er på feltarbeid det semesteret. Må finne en løsning på dette. F.eks digitalt valg
Side 5 av 11 Vedlegg 1 Bakgrunn for saken Valgoppslutning har i all tid vært en av studentdemokratiets største utfordringer. Sist allmøte for studentene ved SVT-fakultetet, var det nøyaktig 50 stemmeberettigede. Det betyr 50 av ca. 8000 = en oppslutning på 0,00625%. Neste allmøte for studentene ved SVT-fakultetet, har FTVene på SVT-fakultetet vurdert en digital stemmegivningform. Denne problematikken gjelder sannsynligvis ikke bare på fakultetsnivå. I et forsøk på å oppnå høyere valgtall, har det blitt diskutert om en nå skal forsøke en løsning der noen institutt bruker digital stemmegivning. Merk: Det vil fortsatt være nødvendig med allmøter, selv når valget blir gjort utenfor. Dette er for å informere om sentrale saker på fakultet/institutt-nivå, og for å gi kandidatene en sjanse til å presentere seg selv, og velgere stille spørsmål. Til diskusjon 1) Som ITV, mener du at en digital stemmegivningform kan gi økte valgtall ved ditt institutt? 2) Vil du prøve dette til neste valg? 3) Finnes det noen problemer en bør tenke på når en går over til digital stemmegivning?
Side 6 av 11 Vedlegg 2 Valgukeplan: 27. april allmøte for begge fakultetene. Valguken starter torsdag 23. april, og slutter onsdag 29. På stand i selve valguken har vi med PC til å stemme, en oversikt over når allmøtene er, informasjon om kandidatene (som kandidatene selv skriver på forhånd), muligens også boller/snacks. I forkant har vi stand med boller, en dag i uken i to uker, f.eks. Det vil si en stand i perioden 6-10 april, og en i perioden 13-17 april. Vi trenger ikke å stå der hele dagen, men det er fint om vi kan stå den travleste tiden på dagen, dvs. 11-13. På denne standen informerer vi om vervene, hører om det er interesse for å stille som tillitsvalgt. Hvis interesse, gir vi informasjon om hvordan man skal gå fram (dette innebærer å skrive en liten tekst om seg selv, som vi har med på standen i valguka). I denne perioden har vi også plakater og banner som promoterer valguken. Det kan stå noe så enkelt som «Vil du bli tillitsvalgt»? Og kontaktinformasjon. Forslag til tidsplan: Mandag 6. april: Vi henger opp plakater og banner Onsdag 8. april: Stand med boller og informasjon Torsdag 16. april: Stand med boller og informasjon Torsdag 23. april: Valguken starter med stemmestand med informasjon om når allmøtene er Fredag 24. april: Valguken fortsetter Mandag 27. april: Allmøte for studentene ved begge fakultetene klokken 14:15 Tirsdag 28. april: Valguken fortsetter Onsdag 29. april: Siste dag med stands i valguken Torsdag 30. april: Valget er over 23:59 (vi kan også ha det åpent til søndag 3. mai 23:59). Mandag 4. mai: Vinnerne gratuleres, og kontrakter skrives. Spørsmål til diskusjon: 1. Er det noe med denne planen som bør endres? 2. Har du noen ideer som bør være med i denne planen? 3. Er dette gjennomførbart? 4. Har du interesse for å delta på dette opplegget?
Side 7 av 11 Vedlegg 3 Flyer
Side 8 av 11 Vedlegg 4 Plakat
Side 9 av 11 Vedlegg 5 Smørbrødliste til stand onsdag og torsdag uke 16. Ha med: Liste over allmøtedatoer Informasjon om hvordan man stiller til valg Informasjon om hvordan man velger Hvor man finner informasjon om kandidatene (webside) Snæks Plakater Studentrådsgensere God stemning Hva gjør vi på stand? Vær frampå. Spør forbipasserende «vil du være tillitsvalgt?», «vet du hva en instituttillitsvalgt er?», «vil du ha snæks?» osv. Generelt: snakk med folk og vær behjelpelig med informasjon. Viktig å være frampå, og «selge» tillitsvalgtvervene. Forklar hvor ITV og FTV ligger i «studentdemokratilinja». Informasjon om hvordan man velger 1. Gå på innsida 2. søk «valgweb» 3. Trykk på lenken: «Skjema for kontroll av mantall/stemme ved valg». Hvor finner man informasjon om kandidatene? Gå til www.hfsvt.studentrad.no, og under «valguke» finner du kandidatene.
Side 10 av 11 Vedlegg 6 Hei engasjerte instituttillitsvalgte! Her kommer litt informasjon om hvordan standaktiviteten kommer til å være i valguken. Det er viktig at alle som skal sitte kontorvakt og være med på stand leser dette, slik at alle har det samme grunnlaget for å svare på spørsmål og vite hva vi skal gjøre på stand. Vi flytter ut kontorvakta fra klokken 10 til klokken 14. Denne perioden er de som vanligvis har kontorvakt, pluss de som har satt seg opp på stand, med utenfor kontoret. Utenfor denne perioden har vi kontorvakt som vanlig. Vi tenker at vi trenger de to som vanligvis sitter på vakt pluss to til. Hvis du har skrevet deg opp når du vanligvis har kontorvakt, er det ryddigst om du fjerner dette fra doodleen. Dersom det ikke er to som har skrevet seg opp på et gitt tidspunkt, skriv deg gjerne opp! Vi trenger all den hjelp vi kan få! Minner også om at det står i stillingsinstruksen for ITV at en skal bidra med standaktivitet for studentrådet. Dette må du vite når du er på stand: Oversikt over når allmøtene er (står i flyer) Om valget er digitalt eller ikke (står i flyer) Hva vervene går ut på Hvordan man stiller (hvis allmøtet ikke har vært enda) Ha med: Flyers til informasjonsspredning En egen flyer vi har til å krysse ut de allmøtene som har vært. Bærbar pc til velging (lånes av FTVene, og logges inn med gjestebruker) Boller (kun torsdag 23. og onsdag 29.) Kaffe Et par lure smil Utskrevet og sammenstiftet ark med informasjon om kandidater fra nettsidene våre. Hold dette oppdatert! Hva gjør vi på stand? Alle de vanlige tjenestene vi har på kontorvakt gjør vi fortsatt på stand. Hvis noen skal booke stand, banner eller bokskap, tar vi med vedkommende inn på kontoret, og ordner det på vanlig måte. Det er nødvendig å skaffe seg oversikt over når allmøtene til de institutt og fakultet som har allmøte til hvilken tid fordi resten av tiden brukes på to ting: 1. Å prøve å få nye kandidater til FTV og ITV stillinger der det ikke har vært allmøte enda. 2. Å få folk til å stemme digitalt der det har vært allmøte og digitalt valg. Vær behjelpelig med informasjon, spør folk om de vil være tillitsvalgte, opplys om når og hvor allmøtet for instituttet deres er, og når og hvor allmøtet for fakultetet er. Dette blir bra! Stå på! Vi går for intet annet den høyeste valgoppslutningen i historien til HF og SVT! Med vennlig hilsen Erling, Sarah, Ida og Sindre
Side 11 av 11 Vedlegg 7 banner